從1984年12月煙草公司組建以來，基層煙草站的煙葉購進(jìn)入賬，普遍源沿了供銷社系統(tǒng)的傳統(tǒng)會計核算通病，普遍采取用“付款匯總表”替代商品驗(yàn)收單做法，其不能準(zhǔn)確地按照《企業(yè)會計準(zhǔn)則》、《財務(wù)通則》和企業(yè)財務(wù)會計制度要求，及時、真實(shí)和有效地反映和監(jiān)督發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動。
此舉在理論上存在技術(shù)錯誤。
普遍采取用“付款匯總表”替代商品驗(yàn)收單，直接借記庫存商品，貸記相應(yīng)的銀行存款或現(xiàn)金等科目。此舉不符合產(chǎn)品購進(jìn)計價入賬的一般原則，因?yàn)?，煙葉收購與付款往往在時間上并不完全同步，實(shí)際情況是，當(dāng)天收購了多少金額并不一定會付出多少金額。既然存在時間上的應(yīng)付未付煙葉款差額，就應(yīng)該在“應(yīng)付帳款——煙農(nóng)煙葉款”這一負(fù)債科目中反映，“應(yīng)付帳款”科目，借方表示減少，貸方表示增加，余額一般在貸方。
此舉在實(shí)踐工作中存在漏洞。
在計算機(jī)尚未普及的90年代初中期，特別是采用傳統(tǒng)計算工具的90年代前，管理和監(jiān)督上存在諸多漏洞和隱患。如：湖南省永興縣供銷社系統(tǒng)1985年前，農(nóng)副產(chǎn)品收購?fù)瑯硬皇怯蓪?shí)物負(fù)責(zé)人根據(jù)第一聯(lián)的存根聯(lián)匯總制作驗(yàn)收單，而是根據(jù)第二聯(lián)的收購付款小票聯(lián)由出納員匯總后即所謂的“付款匯總表”替代驗(yàn)收單增加庫存商品。供銷與煙草的以下兩個典型案例足以說明其核算和管理上的弊病。80年代初，永興縣大布江供銷社千沖收購部蓋有印章的收購發(fā)票被盜3張，兩次開出并領(lǐng)取品名為山蒼籽油的收購發(fā)票款虛增庫存商品共計6000余元，三年后偷盜者因案中案才暴露；又如：煙草站長無意間發(fā)現(xiàn)煙葉票據(jù)計算錯誤。1996年，某鄉(xiāng)政府收集煙農(nóng)付款票據(jù)向煙站統(tǒng)一結(jié)帳，站部煙葉票據(jù)復(fù)核員計算匯總時，將C3F260公斤誤匯總為2600公斤，差錯金額達(dá)2.8萬余元。事隔將近兩個月，站長在召集收購員通報收購進(jìn)度和等級結(jié)構(gòu)時才偶然發(fā)現(xiàn)這一錯誤。
解決問題的途徑和辦法。
為了解決這一所謂的難題，防止會計信息失真，途徑是實(shí)現(xiàn)“雙控”或“雙牽制”的應(yīng)付帳款平行記帳備抵法。正確的操作是，按照煙葉收購點(diǎn)司磅員（倉庫保管員）、開票員、主驗(yàn)級員或點(diǎn)長“三員”簽字確認(rèn)的驗(yàn)收單（該驗(yàn)收單可用微機(jī)中的電腦匯總替代，但必須簽字確認(rèn)），“借：庫存商品；貸：應(yīng)付帳款”，同時申報煙葉特產(chǎn)稅“借：庫存商品；貸：應(yīng)交稅金”，此可稱其為“一控”。煙站報帳會計報來的“付款匯總表”經(jīng)縣級公司復(fù)核確認(rèn)后，再備抵“應(yīng)付帳款”，即“借：應(yīng)付帳款；貸：銀行存款等”，此可稱其為“二控”。
實(shí)現(xiàn)“雙控”或“雙牽制”的應(yīng)付帳款平行記帳備抵法，其主要意義有以下幾點(diǎn)：
第一，當(dāng)“應(yīng)付帳款”不平衡出現(xiàn)月末貸方余額時，受“付款未達(dá)帳”影響，可迅速反映有多少具體數(shù)額的應(yīng)付未付煙農(nóng)款項(xiàng)，以及隨時掌握付款結(jié)帳的進(jìn)度，防止煙葉收購站（點(diǎn)）付款員蓄意有款不付而“打白條”的現(xiàn)象發(fā)生；出現(xiàn)年末貸方余額時，主要是煙農(nóng)票據(jù)丟失或洗衣服時票據(jù)不小心被清洗掉，造成跨年度未結(jié)帳或有源無主的溢余賬（如果出現(xiàn)有源無主的溢余賬，在一定會計期間應(yīng)轉(zhuǎn)入“營業(yè)外收入”）。同時，此舉有了計算經(jīng)營能力范疇的應(yīng)付帳款——煙農(nóng)煙葉款周轉(zhuǎn)天數(shù)依據(jù)，其周轉(zhuǎn)天數(shù)=（應(yīng)付煙農(nóng)煙葉款期初余值+應(yīng)付煙農(nóng)煙葉款期初末余值）÷2÷煙葉主營業(yè)務(wù)成本×365。其意義在于，如果是財務(wù)上的不及時付款，雖然能直接加速現(xiàn)金周轉(zhuǎn)，減少財務(wù)費(fèi)用，但損失的是煙草信用，甚至影響煙葉收購進(jìn)度。
第二，是目前防止煙葉收購中出現(xiàn)“空頭票”的最有效會計核算辦法。當(dāng)“應(yīng)付帳款”出現(xiàn)借方余額即紅字時，以上兩個典型案例將會發(fā)出預(yù)警，“付款匯總表” 或數(shù)字上的技術(shù)差錯多報冒領(lǐng)，或有意識地虛報冒領(lǐng)，煙站報帳會計還可把煙農(nóng)丟失或洗衣服不小心被清洗掉的票據(jù)款化為己有。同時，此“雙控”的現(xiàn)代核算辦法，使得煙草站站部“核心集團(tuán)”不敢越“三員”驗(yàn)收單的雷池半步多開“空頭票”。根據(jù)從縣局機(jī)關(guān)派出多名煙葉司磅員的調(diào)查顯示，收購結(jié)束后，煙葉司磅員對本收購點(diǎn)煙葉購進(jìn)具體數(shù)量和等級結(jié)構(gòu)心中無數(shù)的占100%，由于傳統(tǒng)核算的機(jī)制存在問題，縣局機(jī)關(guān)派出把關(guān)的煙葉司磅員，失去了應(yīng)有的全過程的系統(tǒng)監(jiān)督作用，使得站部“核心集團(tuán)”開空頭票來增加“庫存商品”貪污現(xiàn)金易如反掌。
第三，只要存在煙葉購進(jìn)，其每天的數(shù)據(jù)將真實(shí)反映在記帳憑證、帳簿和報表中，不會出現(xiàn)報帳會計報帳付款后才被動反映“庫存商品”的現(xiàn)象，也不會出現(xiàn)完全依賴微機(jī)中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)替代會計信息的局面。
第四，充分利用現(xiàn)代“統(tǒng)計信息”的“三員”入庫驗(yàn)收單才是煙葉購進(jìn)計價的會計核算唯一依據(jù)，也是申報煙葉特產(chǎn)稅的唯一合法依據(jù)，存在時間差的被動的“付款匯總表”不能成為其依據(jù)。
