基金項目：湖北省教育廳人文社科學(xué)研究項目（2006y305）
【摘要】地方高校物資在整個采購過程中存在著各種內(nèi)外部風(fēng)險，而管理審計是降低其風(fēng)險并保證物資采購真實性、合法性、經(jīng)濟(jì)性、效益性和效果性的有效手段。
隨著我國高等學(xué)校體制改革的不斷深入和完善，地方高等學(xué)校在地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才培養(yǎng)方面扮演著越來越重要的角色。同時地方高等教育經(jīng)費已由單一的財政全額預(yù)算撥款體制逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槎嗲阑I措教育經(jīng)費的模式，而且高校還面臨著事業(yè)單位的全面改革。這些都促使高校必須確立資金效益觀念，經(jīng)營學(xué)校的理念，建立健全內(nèi)部制約機(jī)制，在多渠道籌措教育經(jīng)費的同時，采取有效的節(jié)流措施，努力降低教育運行成本，實現(xiàn)少投入多收益。這種市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中求生存、求發(fā)展的經(jīng)營學(xué)校新理念的確立，必然要求內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計人員對高校的物資采購進(jìn)行審計和監(jiān)督。
一、管理審計及特點
由于財產(chǎn)的所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的分離，導(dǎo)致了受托的財務(wù)責(zé)任及受托的管理責(zé)任等經(jīng)濟(jì)責(zé)任關(guān)系的出現(xiàn)。最初的審計是財務(wù)審計，主要是鑒證受托財務(wù)責(zé)任，隨著管理的日益科學(xué)化，企業(yè)內(nèi)部大都加強(qiáng)了內(nèi)部控制制度，企業(yè)的錯弊事項大大減少，企業(yè)管理當(dāng)局逐漸將關(guān)注的重點轉(zhuǎn)向加強(qiáng)企業(yè)管理，以提高企業(yè)的競爭能力，這要求審計人員鑒證受托的管理責(zé)任，即現(xiàn)在的管理審計。其特點表現(xiàn)在“5E”審計即：經(jīng)濟(jì)性（Economy）、效率性（Effeciency）、效果性（Effectiveness）、環(huán)保性（Environment Audits）、公平性（Equity Audits）。以鑒明企業(yè)在管理方面存在的薄弱點，并就此提出改進(jìn)意見，提示企業(yè)管理者改善管理，更好地完成受托管理責(zé)任。
地方高校物資采購管理審計，是指地方高校的內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)或內(nèi)部審計人員對高校內(nèi)部有關(guān)職能部門(單位)使用學(xué)校資金獲取物資的真實性、合法性、經(jīng)濟(jì)性、效益和可觀性進(jìn)行審計監(jiān)督的活動。
二、地方高校物資采購審計的必要性
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隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家對價格的控制逐漸放開，尤其在買方市場條件下，出現(xiàn)了名目繁多的促銷手段，其中部分為非法交易。物資采購過程中存在著高買高賣、高估冒算、暗箱操作、收受回扣、變相回扣、變相折讓、貪污受賄等不良現(xiàn)象。對采購行為進(jìn)行審計監(jiān)督可以凈化經(jīng)濟(jì)環(huán)境，從源頭上遏制腐敗，同時也是保護(hù)干部、加強(qiáng)廉政建設(shè)的有效舉措。
?。ǘ┦切聲r期內(nèi)審工作的生命所在
新的時期，傳統(tǒng)的以財務(wù)收支審計為重點的內(nèi)部審計工作已不能適應(yīng)改革和發(fā)展的需要。效益審計、管理審計等已成為內(nèi)部審計工作的重點。對高校物資采購實施內(nèi)部審計，是效益審計、管理審計的重要內(nèi)容，通過對物資采購制度、工程招（投）標(biāo)制度、基建工程竣工決算審計制度等一系列規(guī)章制度的符合性測試，可以了解物資采購中內(nèi)部控制的有效性、科學(xué)性。從而達(dá)到規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高資金使用效益的目的，使內(nèi)部審計的作用在物資管理中收到立竿見影、實實在在的效果。
三、物資采購主要的風(fēng)險類型
（一）物資采購?fù)庖蛐惋L(fēng)險
采購合同欺詐風(fēng)險。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，有時候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。主要包括：以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保；接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款，擔(dān)保財產(chǎn)后逃之夭夭；簽訂空頭合同，而供貨方本身是“空殼公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利，而所需的物資則無法保證；供應(yīng)商設(shè)置的合同陷阱，如供應(yīng)商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。
采購價格風(fēng)險。主要是供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境，在投標(biāo)前相互串通，有意抬高價格，使企業(yè)采購蒙受損失的價格風(fēng)險。企業(yè)采購員認(rèn)為價格合理，批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價從而引起采購風(fēng)險。
采購質(zhì)量風(fēng)險。主要是由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品性能達(dá)不到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，從而給單位帶來嚴(yán)重?fù)p失，并且可能使單位在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、聲譽等方面造成損害。因采購的原材料存在質(zhì)量問題，將會直接影響到單位正常的教學(xué)、科研和辦學(xué)效益。
技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險。企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品由于社會技術(shù)進(jìn)步引起貶值。由于某種設(shè)備、原材料因技術(shù)進(jìn)步而發(fā)生變化，導(dǎo)致原有原材料因質(zhì)量不符合要求不得不棄之。采購物資由于新項目開發(fā)周期縮短，如計算機(jī)新型機(jī)不斷出現(xiàn)，更新周期愈來愈短，剛剛購進(jìn)了大批計算機(jī)設(shè)備，但因信息技術(shù)的發(fā)展，所采購的設(shè)備已經(jīng)被淘汰或使用效率低下，造成因技術(shù)進(jìn)步而招致的風(fēng)險損失。
采購意外風(fēng)險。物資采購過程中由于自然、經(jīng)濟(jì)政策、價格變動等因素所造成的意外風(fēng)險。如交通意外事故等，不能正常供貨，遭受缺貨風(fēng)險損失。
?。ǘ┢髽I(yè)物資采購內(nèi)因型風(fēng)險
采購計劃風(fēng)險。企業(yè)物資部門及人員計劃管理技術(shù)不適當(dāng)或不科學(xué)，導(dǎo)致采購中的計劃風(fēng)險，即采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃等與目標(biāo)發(fā)生較大偏離。
采購合同風(fēng)險。由于合同訂立者未嚴(yán)格按法律規(guī)定辦事，導(dǎo)致單位蒙受巨大的損失。如情況不明，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；簽證、公證合同比例過低等等。合同行為不正當(dāng)，如賣方采取不正當(dāng)手段，對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標(biāo)底；給予虛假優(yōu)惠，或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品，導(dǎo)致合同風(fēng)險。采購合同日常管理混亂，如合同殘缺現(xiàn)象時有所聞，以致履行時找不到合同文件，使單位難以判別對方是否違約，同時單位自身也常常因為合同管理混亂造成違約而被對方追究。
采購驗收風(fēng)險。由于人為因素造成所采購物資在進(jìn)入倉庫前未按合同及制度要求，對采購物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、單據(jù)等多方面的審核和驗收而引發(fā)的風(fēng)險。如在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不符合合同規(guī)定要求；在價格上發(fā)生變形等。
采購存量風(fēng)險。物資采購量不足，導(dǎo)致正常的教學(xué)科研發(fā)生中斷，造成缺貨損失而引發(fā)的風(fēng)險。物資采購過多，造成積壓，其中多數(shù)因技術(shù)進(jìn)步而導(dǎo)致無形損耗，使單位大量資金沉淀于庫存中，失去了資金的機(jī)會利潤，形成存儲損耗風(fēng)險。物資采購時對市場行情估計不準(zhǔn)，盲目進(jìn)貨，結(jié)果價格很快下跌，引起價格風(fēng)險。單位“零庫存”策略可能因供應(yīng)商出現(xiàn)干擾因素，使單位因無貨而中斷正常的教學(xué)科研活動，或因供應(yīng)商供貨不及時而造成缺貨的風(fēng)險。
采購責(zé)任風(fēng)險。單位經(jīng)辦部門或個人責(zé)任心不強(qiáng)或管理水平不高，有不少風(fēng)險是由于采購人員假公濟(jì)私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾紛。
四、管理審計的主要對策
對地方高校物資采購的審計，既要進(jìn)行符合性測試，又要進(jìn)行實質(zhì)性測試。就是運用管理審計對物資采購的整個控制過程進(jìn)行審計，它不僅是指向供應(yīng)商購買產(chǎn)品的過程審計，也是對采購風(fēng)險控制并貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃、采購詢價、供應(yīng)商選擇、采購決策、采購招標(biāo)、合同評審、訂單處理、驗收入庫，直到發(fā)料使用為止的全過程中所面臨的各種風(fēng)險的評估與審計。
?。ㄒ唬Σ少徣^程、全方位的監(jiān)督
全過程的審計是指從計劃、審批、詢價、招標(biāo)、簽約、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同，質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點的審計監(jiān)督，以防止舞弊行為。全方位的審計是指內(nèi)部審計、財務(wù)審計、制度考核三管齊下，把審計監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質(zhì)量風(fēng)險的第二道防線?？茖W(xué)規(guī)范的采購機(jī)制，不僅可以降低單位的物資采購價格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)采購人員和避免外部矛盾。
?。ǘξ锪闲枨蠛臀镔Y采購計劃的審計
審查企業(yè)采購部門物料需求；物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學(xué)；調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實際的情況；計劃目標(biāo)與實現(xiàn)目標(biāo)是否一致；采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質(zhì)量計劃是否有保證措施。
?。ㄈξ镔Y采購招標(biāo)與簽約審計監(jiān)督
依法訂立采購合同是避免合同風(fēng)險，防患于未然的前提條件，也是強(qiáng)化合同管理的基礎(chǔ)。首先，管理審計要對采購經(jīng)辦部門是否履行職責(zé)進(jìn)行審計。審查采購經(jīng)辦部門和人員是否對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財務(wù)狀況；每年是否對供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)審評定，所有供應(yīng)商都必須滿足ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求，考評主要指標(biāo)是對每年所執(zhí)行的合同情況，如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準(zhǔn)時交貨率、來料批次合格率、價格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)等進(jìn)行評審；是否在全面了解的基礎(chǔ)上，作出選擇合格供應(yīng)商的正確決策，使合同建立在可行的基礎(chǔ)上；物資采購招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進(jìn)行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次，管理審計要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結(jié)算方式等各項內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標(biāo)準(zhǔn)，逐一進(jìn)行審核。
?。ㄋ模ξ镔Y采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的審計
當(dāng)前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時會失去有利的地位而遭受風(fēng)險。因此，建立合同臺賬、做好合同匯總，是加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險的一個重要方面。1.對于已簽訂的合同，檢查是否整理成冊，妥善保管；是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。2.審查合同管理部門是否對交付合同進(jìn)行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。3.合同履行完畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進(jìn)行分類匯總，及時提出報告和匯總表，報送單位領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)業(yè)務(wù)部門據(jù)此組織生產(chǎn)，規(guī)劃價位，及時接運和按時承付貨款。是否運用先進(jìn)的管理手段，向相關(guān)部門提供及時準(zhǔn)確、真實的反饋信息，提高合同管理水平。
（五）對物資采購合同執(zhí)行中的審計
1.審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄；是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款；如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處理；對不符合合同部分的貨款是否拒付；是否對有關(guān)合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進(jìn)行了妥善保存，以備查詢。2.審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程進(jìn)行驗收控制。3.對不合格品控制執(zhí)行情況審計，審計物資管理部門是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時記錄。4.管理審計還應(yīng)重視對合同履行違約糾紛處理的審計。5.審查采取“零庫存”策略的企業(yè)，是否保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產(chǎn)需要；是否建立牢固的外部契約關(guān)系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風(fēng)險，規(guī)避成本。
?。ξ镔Y采購績效的審計考核
管理審計應(yīng)督促相關(guān)部門建立合同執(zhí)行管理的各個環(huán)節(jié)的考核制度，并加強(qiáng)審計檢查與考核，審查是否把合同規(guī)定的采購任務(wù)和各項相關(guān)工作轉(zhuǎn)化成分解指標(biāo)和責(zé)任，明確規(guī)定工作的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，分解、落實到各有關(guān)部門和個人，結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核，以盡量避免合同風(fēng)險的發(fā)生。
