開展物資采購管理審計的實踐與思考
楊送遠
物資采購管理審計，是對企業(yè)物資采購供應過程的各個環(huán)節(jié)進行分析和審查，以便最大化地降低采購成本和存貨管理成本，減少資金占用，促使物資采購做到必需、合理、合法、價廉。因此，物資采購管理審計在企業(yè)物資采購領域的運用也越來越被企業(yè)所重視。今年來，我們在內審實踐中，通過學習和借鑒其他單位的經驗，逐步提高認識和轉變觀念，不斷探索，堅持以提高企業(yè)經濟效益為中心，通過開展物資采購管理審計，緊緊抓住物資采購這個重點，開展物資采購事前的效益審計，為公司的改革與發(fā)展做出了積極的貢獻，取得了一定的成效，現(xiàn)總結一二意在拋磚引玉。
一、開展物資采購管理審計的成因
1、根據(jù)《省局2004年審計工作要點》和《省局2004年委托各單位實施的審計項目計劃》的安排，將我公司作為管理效益審計試點單位之一。為加強企業(yè)物資采購管理，規(guī)范企業(yè)物資采購行為，降低采購成本，堵塞物資采購管理過程中的漏洞，進一步發(fā)揮物資采購在公司經濟建設中的重要作用，保護企業(yè)的合法權益，我們把物資采購審計確定為管理效益審計的立項重點，針對物資采購各環(huán)節(jié)進行管理審計。
2、現(xiàn)代企業(yè)制度的建立以及公司的改革發(fā)展，需要強化內部審計的管理控制職能。隨著市場經濟的發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)法人治理結構的完善，內部審計還只是停留在監(jiān)督、評價等職能上，很不適應市場經濟和內部審計的發(fā)展。內部審計只有通過評價發(fā)現(xiàn)問題，再通過管理和控制職能直接參與管理，把監(jiān)督納入企業(yè)管理當中，發(fā)揮管理、控制職能，才能達到預期的效益審計的目的。
3、開展物資采購管理審計也是市場經濟發(fā)展的必然要求。物資采購價格的控制是物資管理環(huán)節(jié)的關鍵控制點。在目前市場經濟條件下，物資采購屬買方市場，賣方人員上門服務競相推銷自己的產品，由于受計劃經濟的影響，對物資采購價格的管理控制相對滯后，是企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)，開展物資采購管理審計是發(fā)揮內部審計管理和控制職能的一個切入點。
二、開展物資采購管理審計的范圍
企業(yè)物資采購主要是指以生產為目的的主要材料、輔助材料、工具、備件和設備等物資的購買活動。其基本使命就是以盡可能便宜的價格，得到完全符合企業(yè)生產所需的生產物資，它不僅僅是購買物資，也是企業(yè)經營的一個核心環(huán)節(jié)，是企業(yè)獲取利潤的重要來源。企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)往往是企業(yè)經營管理中最薄弱的一環(huán)，也最容易滋生“暗箱操作”、以權謀私、弄虛作假、舍賤求貴、以次充好、收受回扣等等；也最容易“跑、冒、滴、漏”，造成積壓浪費。尤其是隨著市場經濟的發(fā)展和競爭的進一步加劇，物資采購所面對的風險日益增多。因此，管理審計不僅是指向供應商購買產品的過程審計，更應貫穿于采購過程的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃、采購詢價、供應商選擇、采購決策、采購招標、合同評審、質量檢驗、驗收入庫、貨款結算，直到發(fā)料使用為止的過程中所面臨的各種風險審計。通過對物資采購全過程的審計監(jiān)督，加強對物資采購環(huán)節(jié)的內部控制審計與風險管理，以保證生產過程的正常進行，提高材料質量，控制與減少所有與采購相關的成本，為提高企業(yè)產品質量和經濟效益提供有力保證。
三、開展物資采購管理審計的方法與程序
為加強物資采購管理審計工作，我們制定了《山東省三河口礦業(yè)有限責任公司物資采購審計辦法》，就審計的內容、審計的要點、審計的方法和程序等，做了明確規(guī)定，編制了較為嚴密的審計實施方案，為開展物資采購管理審計工作奠定了基礎。在物資采購管理審計過程中，我們堅持做好“三審一檢”工作?！叭龑彙奔矗阂皇窃诓少徢皩Σ少徲媱澾M行審核，判斷是否根據(jù)公司生產等實際需要和物資實際庫存情況等編報計劃，避免不合理采購和重復采購，從而增加儲備資金占用額。二是在采購時對采購價格、采購合同、供貨單位資信情況、物資校ㄍ叮┍瓿絳虻冉?猩蠛耍?繁Ｎ鎰什曬汗?痰墓??⒐??、???苊餿飼椴曬漢汀鞍迪洳僮鰲?。?竊誆曬漢蠖愿犢釔本萁?猩蠛耍?榭次鎰什曬旱墓夯醴⑵鄙銜鎰實氖?俊⒐娓裥禿擰⒓鄹瘢?欠裼胛鎰什曬杭蘋?⑷肟庋槭盞?、矔駶h賢?認嚳??式鷸Ц斗絞絞欠裼牒賢?級ǖ慕崴惴絞膠推諳尷嚳?Ｎ?宋頤侵貧┎⒙涫盜恕豆賾詼源笞諼鎰屎凸こ滔钅渴敵懈犢盍?籩貧取罰?暈淳?嗖焐蠹剖疑笄┑鈉本藎?莆窨埔宦剎揮璋燉碭犢罱崴恪！耙患臁本褪嵌圓曬旱奈鎰式?兄柿考煅椋?圓環(huán)?弦?蟮奈鎰剩?鴣剎摯夤芾聿棵盤钚礎拔鎰手始觳緩細瘢?蘋?猓┩嘶跚宓ァ保?枰醞嘶醮?恚?昴誄魷滯嘶醮鍶?我隕系模?∠?洳渭游鎰收校ㄍ叮┍曜矢?。緡撳导{蠹瞥絳潁?br> ?。ㄒ唬?、加強對物資采購計劃的審計。主要審查采購部門物資采購計劃的編制依據(jù)是否科學，是否根據(jù)我公司生產等實際需要和物資實際庫存情況等編制；采購數(shù)量、采購目標、采購時間、使用計劃、物資質量是否有保證措施。通過審計發(fā)現(xiàn)物資采購部門在執(zhí)行采購計劃時，有超出計劃或有的無計劃采購，針對這一問題我們制定了《關于加強工程項目和大宗物資采購的管理規(guī)定》，對大宗物資采購要嚴格按照計劃采購，每月的采購計劃需報監(jiān)察審計室審核后，經公司分管經營的領導審批，報物資比價采購領導小組研究后，由物資供應中心組織采購，并將物資供貨單位及價格情況，及時反饋到監(jiān)察審計室。同時文件規(guī)定物資倉庫要嚴把物資入庫關，對于超計劃或無計劃采購的物資以及質量不合格的物資，拒絕收貨并填寫“物資質檢不合格（計劃外）退貨清單”，報監(jiān)察審計室備案。監(jiān)察審計室每月將物資采購情況在網上進行公示，接受群眾監(jiān)督。
（二）、加強對物資采購合同鑒證審計。1）審查所有物資采購，是否都簽訂相關采購合同。2）審查簽訂經濟合同當事人是否具有主體資格，是否具有民事權利能力和行為能力。3）審查經濟合同當事人意思表示是否真實。4）審查經濟合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規(guī)的要求。5）審查經濟合同主要條款是否完備，文字表述是否準確，合同簽訂是否符合法定程序。通過開展審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)有部分物資未簽訂采購合同，我們及時向物資采購部門提出建議，并制定了相關制度，規(guī)定凡物資采購及單項工程項目金額在2000元以上的，必須簽訂相關合同，合同簽訂時必須有監(jiān)察審計室有關人員參加。年內我們共參與大型工程項目招標20次，參與大宗物資招標（比價）采購38次，審簽各類經濟合同480余份。通過審計鑒證，及時發(fā)現(xiàn)和糾正了在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象，避免了經濟損失，從而減少和避免經濟合同糾紛的發(fā)生，為經濟合同的順利履行奠定了基礎。
?。ㄈ⒓訌妼ξ镔Y采購合同執(zhí)行中的審計。1）審查合同的內容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關合同執(zhí)行中的來往函電、文件，都進行了妥善保存，以備查詢。2）審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程中，對物資都進行驗收控制。3）對不合格品控制執(zhí)行情況審計，發(fā)現(xiàn)不合格或超計劃物資是否及時記錄，并采取有效措施進行處置。
（四）、加強對物資采購結算業(yè)務的審計。主要審查發(fā)票的合法性、正確性。審查發(fā)票的內容是否與簽訂的經濟合同的內容一致；驗收、入庫及簽字手續(xù)是否完備；物資采購合同規(guī)定的貨款支付方式的執(zhí)行情況等。為加強物資采購結算，進一步健全和完善公司財務報銷會簽制度，我們制定了《關于對大宗物資采購及工程項目實行付款聯(lián)審制度》，規(guī)定供貨單位或施工單位在付款前，必須持結算發(fā)票和相關合同，首先到監(jiān)察審計室進行審計，重點審查計劃或報告的簽批和執(zhí)行情況、合同的簽訂和履行情況、比質比價采購結果的落實情況，經審計后在發(fā)票上加蓋“審計專用章”和審計人員個人印章，然后由公司分管領導和分管經營領導或公司主要領導簽字后，到財務科辦理付款結算。財務科依據(jù)審查后的發(fā)票辦理付款手續(xù)。對未經監(jiān)察審計室審簽的票據(jù)，財務科一律不予辦理付款結算。
四、開展物資采購管理審計的作用及效果
2004年我們通過開展物資采購管理審計活動，促進增收節(jié)支600多萬元，其作用和效果是極為顯著的。一是促進了企業(yè)經營管理水平不斷提高。通過物資采購管理審計，把審計關口前移，對材料采購的計劃、招投標、比價、結算付款等全過程監(jiān)督，規(guī)范了物資采購招投標或比價采購等管理程序，建立了規(guī)范、有序的供貨渠道，提高了物資管理工作的透明度,避免了盲目采購、無計劃采購的現(xiàn)象，通過審計達到了健全制度，規(guī)范采購行為的目的。二是找到了企業(yè)降低成本、提高效益的有效途徑。通過開展物資采購審計，在保證物資同等質量的前提下，使采購價格得到了控制，牽住了降低成本的“牛鼻子”，降低了采購費用和管理成本，取得了明顯的經濟效益。內部審計全過程參與監(jiān)督物資采購工作，加強完善了物資采購供應系統(tǒng)，體現(xiàn)了管理控制職能的發(fā)揮，實現(xiàn)了效益審計領域的新突破。三是促進了企業(yè)廉政建設，達到了保護干部的目的。通過開展物資采購管理審計，達到了完善管理制度，規(guī)范采購程序，使采購工作變得“公開、公平、公正”，增強了透明度，杜絕了外來干預和暗箱操作，加大了物資采購部門和人員的壓力和責任，有效地抑制了物資采購管理中的不正之風和腐敗現(xiàn)象，凈化了物資采購渠道,規(guī)范了企業(yè)的采購行為,促進了廉政建設,增強了企業(yè)的凝聚力。
五、開展物資采購管理審計的幾點思考
通過開展物資采購管理審計，使我們深深體會到：
（一）領導的高度重視和大力支持，是做好物資采購管理審計工作的前提條件。物資采購管理審計主要是對物資采購領域的錯弊現(xiàn)象進行揭露，該現(xiàn)象的成因既有人為因素，又有市場因素，有時甚至可能“牽一發(fā)而動全身”。因此，只要企業(yè)領導人認識到物資采購審計的重要性，敢于在企業(yè)內部建立物資采購價格審計機制，并給予大力支持和關心，物資采購審計工作才可能得以順利開展。
（二）建立健全內部控制制度，是做好物資采購審計的基本保障。在物資采購過程中，建立健全內部控制制度，是規(guī)范物資采購行為的關鍵。各部門應認真履行各自的職責，相互銜接、相互制約、相互配合，使物資采購信息公開化、采購過程公正化。一是建立和規(guī)范物資招投標和物資比質比價采購制度。企業(yè)應遵循公開、公平、公正的原則，建立和規(guī)范物資采購制度。二是建立合同會簽制度。審計部門除對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行審計監(jiān)督外，還應通過合同會簽制度明確：未經審計部門會簽的合同，財務部門不得付款，有效控制不合規(guī)的采購行為。三是建立嚴格的物資采購檔案管理制度。根據(jù)檔案管理辦法，將每一次采購活動的全過程記入檔案，以便對各部門及當事人實施監(jiān)督。
（三）利用現(xiàn)代信息網絡技術，是提高物資采購審計工作效率和質量的保證。要充分利用計算機進行物資采購輔助審計，將所有供貨客戶信息、每次供貨價格等情況，輸入電腦，利用計算機進行數(shù)據(jù)的處理和分析，從而判斷是否，達到有效節(jié)約審計時間的目的。
（四）強化隊伍建設、提高整體素質，培養(yǎng)和造就一支過硬的審計隊伍是做好物資采購管理審計工作的前提。事業(yè)成敗，人才是關鍵。要不斷加強對審計人員的政治、業(yè)務和廉政教育，積極開展審計理論研討，鼓勵內審人員自我學習，全面提高政治素質和業(yè)務素質。 要進一步改變工作作風，加強黨風廉政建設，依法審計，熱情服務，當好“衛(wèi)士”。
一年來，我們在物資采購管理審計中，雖然做了一些工作，取得了一定的成績，但與上級領導的要求和兄弟單位相比還有很大差距。在今后的工作中，我們一定再接再厲，開拓進取，虛心學習兄弟單位的先進經驗，取長補短，不斷探索和完善新的更加有效的管理效益審計的方法和途徑，進一步通過管理審計完善內部控制，使企業(yè)經營管理更加高效有序，確保公司經濟快速、有效、健康發(fā)展。
