摘要:目前高校固定資產會計核算和實物管理中常常存在賬賬、賬實不符的現象。這既有會計制度方面的原因,也受高校內部管理體制、管理人員素質等問題的影響,解決這些問題是加強高校固定資產會計核算和固定資產實物管理的關鍵。
關鍵詞:高校;固定資產;實物管理;會計核算
一、引言
高校固定資產是保證學校正常教學、科研、生活的基本保障。是反映高校教學投入。衡量學校辦學實力的重要標志。近幾年來高校固定資產管理成了人們關注的焦點。針對高校管理工作的薄弱環(huán)節(jié),許多專家學者對固定資產管理進行了研究,高校固定資產管理工作有所改善。隨著高校教育快速發(fā)展,高校對固定資產的投人大幅度增加,而高校固定資產管理和核算中的薄弱問題卻仍然存在。本文主要分析高校固定資產總賬與所屬明細賬、實物賬及固定資產實際價值不相符的原因,探析高校固定資產核算和管理中存在的問題,以進一步加強高校固定資產的核算和管理,最終實現固定資產的保值、增值,提高固定資產使用效益的目標。
二、高校固定資產管理與核算中存在的問題
高校對固定資產的管理方法多樣,但基本上分為兩類:一類是設置資產統一管理機構,設置一級實物總賬、資產卡,對固定資產實物進行統一管理,分管部門和使用部門進行二級、三級管理;另一類是沒有統一的管理機構,實行分散分塊管理,即設備管理部門管理教學科研設備,后勤管理部門管理家具和房屋建筑物,圖書館管理圖書資料等。固定資產的會計核算則根據資產管理部門并具的固定資產驗收單、發(fā)票及報廢、調撥等相關原始憑證,設置固定資產總賬和分類賬進行固定資產的增加與減少的核算。據調查,在實際工作中常常發(fā)生固定資產會計總賬、分類明細賬與資產管理部門、使用部門實物總賬、明細賬、資產卡不相符,資產的賬面價值與實物價值不相符等問題,嚴重影響了會計信息的真實性、完整性和及時性。究其原因如下:
(一)相關的管理、會計核算人員對固定資產的管理政策、法規(guī)了解不深,管理意識薄弱,固定資產增、減變化時登記、建卡不夠規(guī)范,固定資產會計核算不規(guī)范,造成固定資產賬賬不符、賬實不符。
1 系統設備固定資產登記不正確,會計核算不規(guī)范
(1)系統設備是指由多個可單獨使用,且使用壽命不同的設備組合。一些高校沒有按系統里的單獨設備登記實物賬及記錄會計賬,整套設備作為一項固定資產進行驗收登記和核算,當系統中的某個設備需更換時,資產管理部門對新更換的設備不再開具固定資產驗收單進行重新登記,財務也不作固定資產增加核算,而只作為設備修繕費支出。由于所購設備時間、地點、品牌、初始入賬價值等存在差異,即使同一設備,新更換的設備往往與原設備金額不相等。由于新更換的設備不進行固定資產的核算,反映在會計賬上該套設備只是初始入賬固定資產原值,使固定資產賬面價值與實物價值不符。
(2)一些高校對系統設備雖按所組成的單獨設備進行了登記,但設備投人使用前的稅費等在各設備之間分配不合理,造成固定資產初始計量不準確,固定資產賬面價值與實物價值不符。
2 各教學部門、科室訂購的圖書資料和一些屬于固定資產的設備,沒有開具驗收單進行固定資產登記,財務部門也沒有告知管理部門就進行固定資產增加的會計核算,使得資產管理部門的實物賬與會計賬產生了差異。
3 因各種原因不及時清理已淘汰、報廢的固定資產,在清理報廢時也不按規(guī)定程序辦理固定資產出售、報廢、毀損、丟失等手續(xù),資產管理部門沒有做減少固定資產的登記,財務也不進行固定資產減少的核算。已淘汰、報廢的固定資產早已不存在,也沒有人去追究固定資產減少的原因,造成固定資產賬賬、賬實不符。
4 在原有基礎上進行改建、擴建的固定資產,應按改建、擴建發(fā)生的支出減改建、擴建過程中的變價收人后的凈值增加固定資產價值。但實際操作中,由于改建、擴建工作主要是后勤部門、基建部門負責實施,工程結算審計后,財務部門按審計結果進行財務決算,會計核算只作修繕費支出處理,財務部門、資產管理部門及使用部門均沒有意識到要進行固定資產增加登記和會計核算,造成固定資產實物價值與固定資產賬面價值不相符。
5 接受捐贈的固定資產,有些資產管理部門和使用部門登記了實物賬,但因為不用支付款項,管理人員沒有意識到需要開具固定資產驗收單進行會計核算;有些資產管理部門、使用部門既沒有登記實物賬,財務也不作任何固定資產增加的賬務處理,這樣就造成固定資產賬賬、賬實不相符。
6 對已經注冊獨立經營的校辦產業(yè)投入的固定資產,固定資產實物已轉出學校,但沒有辦理投資轉移手續(xù),不做固定資產減少的賬務處理,學校固定資產賬面價值仍是原價值,使得學校固定資產賬面價值與實物不符;同時,經營單位不進行固定資產增加的核算,不計提折舊,固定資產產權不明,賬務不清。無形中造成國有資產流失。 (二)原有的固定資產核算和管理相關制度、法規(guī)對固定資產價值的真實性、完整性和及時性的影響
1 由于高校會計制度是以收付實現制為基礎對固定資產進行核算,會出現以下情況:固定資產驗收后,資產管理部門根據本部門填寫的固定資產驗收單,對固定資產的增加及時地登記實物賬與明細賬,建立了卡片;而財務部門有時會遇到資金困難,拖延付款的情況,會計制度對未支付款項的會計事項不要求做賬務處理,付款時才進行增加固定資產的會計核算,這種時間上的差異使得會計賬與固定資產實物賬不相等。
2 現行高校會計制度規(guī)定,已經投入使用但尚未辦理移交手續(xù)的固定資產,可先按估計價值記賬,待確定實際價值后,再進行調整。對這部分固定資產,財務部門按規(guī)定先進行會計核算,做固定資產增加的賬務處理;資產管理部門則在固定資產實際價值確定后,才填寫驗收單登記固定資產實物賬,并建立卡片。有些高校對這部分固定資產既不按規(guī)定估價入賬也不登記,有些工程竣工幾年都未結算,這種時間上的差異,使會計賬與固定資產實物賬不相符:固定資產賬面價值與實物價值不相符。
3 高等學校財務制度規(guī)定,一般情況下,高校的固定資產必須同時具備兩個條件:一是單位價值在規(guī)定標準以上(一般設備單位價值在500元以上。專用設備單位價值在800元以上);二是使用年限在1年以上,單位價值雖未達到規(guī)定標準,但耐用時間在一年以上的大批同類物資,作為固定資產核算和管理。單位價值未達到規(guī)定標準的固定資產是否入賬的不確定性,使各高校固定資產投入指標缺乏可比性,會不同程度地造成固定資產管理的混亂。一是橫向可比性差。由于對單位價值未達到規(guī)定標準的固定資產的“大批量”理解不同,即使是同一類物品。同樣的批量;各高校園 辦學規(guī)模不同,管理觀念不同,對單位價值未達到規(guī)定標準的物資記入固定資產賬務的標準就有差別,因而高校固定資產投入指標橫向可比性差。二是縱向可比性差。高校發(fā)展的不同時期對固定資產入賬價值有不同的做法。因各時期發(fā)展的需要,還有對“大批量”理解的不同,單位價值未達到規(guī)定標準但耐用時間在一年以上的大批同類物資,在不同的時期會做不同的核算和管理,因此,同一高校在不同時期固定資產投入的縱向可比性也差。同時,同一高校的同類物資,大批量購入時作為固定資產管理,小批量購入時則作為低值易耗品處理,這種會計政策的不確定性,會導致固定資產實物管理的混亂,使得此類固定資產賬實不符,容易造成國有資產的流失。
4 以收付實現制為基礎的高校會計制度不要求固定資產計提折舊,而是在購人時作一次性支出處理(也可理解為一次折舊完畢),同時增加固定資產和固定基金。固定資產在使用期間賬面價值不變,報廢時一次性處理固定資產和固定基金賬面記錄。實際上。隨著固定資產的使用,實物的磨損及技術進步,固定資產的價值是逐漸減少的;其價值隨著使用將逐步轉移到使用成本中,且其原值與凈值的差距會越來越大。現行高校固定資產的會計核算不符合固定資產價值的運動規(guī)律,造成固定資產的賬面價值不能體現其實際價值。
三、解決高校固定資產管理與核算問題的途徑
(一)在建立健全固定資產內部控制制度的基礎上加大其執(zhí)行力度
制定固定資產購置的申請、審批、采購、驗收、使用、維護、維修、盤點、清查、對賬、報廢等管理制度;明確每個環(huán)節(jié)應辦理的手續(xù)和管理人員、經辦人應履行的職責;完善固定資產管理的考核和獎懲辦法。對在固定資產管理工作中不稱職而給國家財產造成損失的要嚴肅處理,對管理工作做得好的要給予表彰,使部門之間管理和核算統一口徑、相互合作、相互監(jiān)督,做到固定資產賬、卡、物相符,使固定資產管理逐步形成制度化和規(guī)范化。
(二)健全固定資產的管理機構,充分利用現代管理手段,加強固定資產的實物管理
根據高校的具體情況和管理需要,實行“統一領導,分塊分級管理”的辦法。設置固定資產一級機構統一管理全校固定資產;教務部門、后勤部門、圖書館等為二級機構,分管本系統固定資產實物;使用部門為三級機構,管理本部門的固定資產實物,并明確固定資產管理部門的職責范圍。一級管理部門利用計算機管理等科學手段,分部門、分類別進行固定資產登記與建卡,通過固定資產記錄,分析設備分布情況;結合使用部門的實際和教研發(fā)展的需要,分輕重緩急,統一全面優(yōu)化配置教儀設備,以免資產多購重購,確保有限資金用在刀刃上。按學校的盤點、清理制度,一級管理部門定期或不定期組織使用部門、財務部門對學校固定資產進行清理、盤點、對賬,及時掌握固定資產的現狀,并監(jiān)督使用、保養(yǎng)、維修等情況。使固定資產賬實相符。對盤點中發(fā)現的閑置資產實行優(yōu)化配置,或以出租、投資的形式提供給需用的單位或個人,以減少固定資產的有形和無形損耗,最大限度地提高固定資產使用率。 (三)對固定資產管理人員進行培訓,提高相關人員的固定資產管理知識和責任意識
培訓內容要結合會計核算的有關知識,使管理人員從固定資產的購置、登記、建卡、入賬,到固定資產的使用、保養(yǎng)、維修,再到固定資產的損毀、報廢、清理、核銷等一系列的程序和相關手續(xù)都有所了解,達到應知應會,統一思想,統一認識,共同提高管理理念。
(四)加強固定資產管理、使用與核算部門及相關人員的溝通
固定資產管理和會計核算是一個系統的過程,從固定資產的申請、審批、購置、驗收、核算、使用、維護、修理等需要多個部門的合作才能完成。在此過程中。需進行一系列的工作,經過相關部門、人員之間的有效溝通和信息交流,可以減少固定資產的管理核算工作出現差錯,保證固定資產管理與核算順利進行,真正實現預定的目標。
(五)改革固定資產會計核算方法
1 引人權責發(fā)生制的會計核算基礎,以及時核算高校的固定資產。取消“固定基金”科目,在固定資產購入遇到財務支付困難時,先填寫固定資產驗收單,資產管理部門及使用單位登記固定資產增加。財務部門憑發(fā)票、運輸單、驗收單等原始憑證登記賬簿,及時保證固定資產賬實相符。
2 參照企業(yè)對固定資產的核算方法,對固定資產使用中的價值轉移情況進行核算,以真實地反映固定資產的價值?？稍鲈O固定資產的備抵科目“累計折舊”來核算固定資產使用中的價值轉移,計提折舊時,借:教育事業(yè)支出或相關支出科目。貸:累計折舊?！肮潭ㄙY產”與“累計折舊”的差額即為固定資產的凈價值,從而準確反映固定資產凈值,提高會計信息的準確性。
總之,固定資產的會計核算和實物管理是一項基礎性及政策性都較強的系統工作,需學校領導的大力支持和固定資產管理、財務、使用等相關部門的共同努力。固定資產會計核算的真實、完整、及時是提高會計信息真實性的保障;只有日常管理科學、有效,才能保證固定資產的安全、保值,最大限度地發(fā)揮其應有的使用效益,營造節(jié)約型校園。
