作者單位：山西省腫瘤醫(yī)院，山西太原 030013
【摘要】 由于市場(chǎng)的客觀因素和醫(yī)院管理的主觀原因使醫(yī)院物資采購的內(nèi)部控制顯得更加重要和迫切，本文通過對(duì)醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的意義及要素內(nèi)容的闡述，得出了醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制不僅要有良好的控制環(huán)境，而且要建立完善創(chuàng)新的內(nèi)部控制制度和加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)，旨在對(duì)醫(yī)院物資管理有所幫助。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；物資采購；內(nèi)部控制
目前由于種種原因，市場(chǎng)的不規(guī)范，假冒偽劣產(chǎn)品可以說是屢見不鮮；在訂立合同過程和交易中的投機(jī)及欺詐行為也時(shí)有發(fā)生；市場(chǎng)上的各類商品表現(xiàn)出了較大的差異性，價(jià)格的形成因素越來越復(fù)雜。所以醫(yī)院對(duì)物資采購過程如不進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督，勢(shì)必會(huì)造成浪費(fèi)和效益的下降，并且難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，更難以補(bǔ)救。所以，為了降本增效、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，避免不必要的效益流失，醫(yī)院就應(yīng)對(duì)物資采購過程進(jìn)行全方面行之有效的控制。
1 內(nèi)部控制制度對(duì)醫(yī)院采購的意義
1.1 規(guī)范采購程序 從一般經(jīng)濟(jì)學(xué)角度而言，醫(yī)院采購是一種商業(yè)交易活動(dòng)，因而必須遵循商業(yè)交易的所有規(guī)范，即“物有所值”和“等價(jià)交換”原則。內(nèi)控制度就建立在不違背商業(yè)交易原則的基礎(chǔ)上，達(dá)到對(duì)醫(yī)院采購的一切活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，它通過制定采購守則、采購程序、操作規(guī)則、招標(biāo)文件等，投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，為保證醫(yī)院采購活動(dòng)規(guī)范進(jìn)行建立了良好的基礎(chǔ)［1］。
1.2 規(guī)避采購的“尋租”行為 尋租行為在經(jīng)濟(jì)學(xué)上是指人類社會(huì)中非生產(chǎn)性的追求經(jīng)濟(jì)利益的活動(dòng)，或者說是指那種維護(hù)既得的經(jīng)濟(jì)利益或是對(duì)既得利益進(jìn)行再分配的非生產(chǎn)性活動(dòng)。具體而言，尋租主要是通過信息不對(duì)稱，利用行政法律的手段阻礙生產(chǎn)要素在不同產(chǎn)業(yè)之間自由流動(dòng)、自由競(jìng)爭(zhēng)的辦法來維護(hù)或攫取既得利益。
內(nèi)部控制制度就是從根本上規(guī)范行為、避免失誤、降低風(fēng)險(xiǎn)。它可以適用授權(quán)批準(zhǔn)、不相容崗位分離、會(huì)計(jì)記錄等方法，管理、限制、監(jiān)督一些關(guān)鍵崗位，抑制各種形式的“尋租”行為產(chǎn)生，使醫(yī)院采購由“分散的尋租行為”轉(zhuǎn)為透明的公開、公平、公正、誠信的“集中尋租行為”。
2 物資采購內(nèi)部控制的要素
2.1 物資采購內(nèi)部控制的主體 主體是指由誰來進(jìn)行內(nèi)部控制。內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的一種管理活動(dòng)，這種管理活動(dòng)是以其一部分人為主體的，但這部分人是誰，具體地說是審計(jì)人員？還是企業(yè)管理人員或者另外其他人員？這是我們研究?jī)?nèi)部控制的概念首先應(yīng)明確的問題。審計(jì)人員不是內(nèi)部控制的主體，主體是醫(yī)院的管理者。因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和實(shí)施都是由管理者來進(jìn)行的。醫(yī)院內(nèi)部控制的好壞，與他們的工作水平高低有著直接關(guān)系［2］。
2.2 物資采購內(nèi)部控制的客體 客體指的是內(nèi)部控制作用的對(duì)象。具體地說，是指它所要控制的內(nèi)容。內(nèi)部控制屬于企業(yè)管理的范疇，是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，因此，內(nèi)部控制所要控制的內(nèi)部無疑是在醫(yī)院的內(nèi)部，這也可以從內(nèi)部控制的“內(nèi)部”兩個(gè)字的限定看出來。一般認(rèn)為，內(nèi)部控制的“內(nèi)部”有兩層含義：一層含義是指在醫(yī)院內(nèi)所進(jìn)行的各種控制；另一層含義是指在各種經(jīng)營管理業(yè)務(wù)內(nèi)所進(jìn)行的各種控制，醫(yī)院在一定程度上是一個(gè)經(jīng)營實(shí)體，要進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)，就必須對(duì)其各種活動(dòng)進(jìn)行全面控制，以確保其正確性、合理性、合法性、有效性和經(jīng)濟(jì)性。因此，物資采購內(nèi)部控制的客體就是醫(yī)院各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。
2.3 物資采購內(nèi)部控制的目的 目前，關(guān)于物資采購內(nèi)部控制的目的闡述很多，但大體上可以歸納為以下兩個(gè)方面：（1）保證物資采購信息的正確可靠；（2）保證管理方針、政策和指令的貫徹執(zhí)行。這兩個(gè)方面，目前國內(nèi)外的看法基本是一致的。
2.4 物資采購內(nèi)部控制的手段 手段是各種方法、措施和制度的總稱。目的是和手段緊密相連的，為了達(dá)到一定的目的，就必須通過一定的途徑，采取一定的方法和措施。因此，內(nèi)部控制的手段就是指那些為了達(dá)到上述兩個(gè)目的而采用的帶有控制功能的方法、措施和制度的總和。在醫(yī)院里，概括地說，內(nèi)部控制手段主要是指那些制約、檢查、調(diào)節(jié)采購活動(dòng)的一系列方法、措施和制度。
3 物資采購內(nèi)部控制的內(nèi)容
內(nèi)部控制的內(nèi)容一般包括總體控制和應(yīng)用控制兩個(gè)部分。
3.1 總體控制 總體控制是指對(duì)醫(yī)院內(nèi)部總體范圍的控制。它是對(duì)醫(yī)院各個(gè)部分都起作用的控制，它也是應(yīng)用控制得以充分發(fā)揮作用的保證。總體控制主要包括職務(wù)分離、監(jiān)督體系、內(nèi)部審計(jì)。
3.1.1 職務(wù)分離 是指不相容職務(wù)分離，從一個(gè)單位來講，不相容職務(wù)分離指的是以下幾種：（1）業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)職務(wù)應(yīng)與業(yè)務(wù)的執(zhí)行職務(wù)相分離，如批準(zhǔn)費(fèi)用開支的職務(wù)應(yīng)與具體辦理費(fèi)用開支的職務(wù)相分離，即不能是自己批準(zhǔn)自己去辦。（2）業(yè)務(wù)的執(zhí)行職務(wù)與業(yè)務(wù)的記錄職務(wù)相分離，如負(fù)責(zé)辦理采購業(yè)務(wù)的職務(wù)應(yīng)與業(yè)務(wù)入賬的職務(wù)相分離；如果一個(gè)人包辦批準(zhǔn)和保管資產(chǎn)，難以防止舞弊行為的發(fā)生。凡涉及款項(xiàng)和財(cái)物收付、結(jié)算及登記的任何一項(xiàng)物資采購應(yīng)由兩人或兩人以上分工辦理，以起到相互制約作用的一種工作制度，如醫(yī)院購入材料由采購人員辦理采購報(bào)賬手續(xù)，倉庫保管員驗(yàn)收入庫，記賬人員登記賬簿，材料發(fā)出須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批等［3］。
3.1.2 監(jiān)督體系 醫(yī)院的物資采購部門內(nèi)部不僅需要職務(wù)分離，而且還需要建立一個(gè)上下溝通、左右協(xié)調(diào)、互相牽制的監(jiān)督體系。一個(gè)完善的監(jiān)督體系將能保證：當(dāng)醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制和外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，能及時(shí)調(diào)整控制措施；當(dāng)內(nèi)部控制薄弱時(shí)，能及時(shí)查出原因，采取措施；當(dāng)采購出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，予以糾正，并通過日常的活動(dòng)對(duì)事業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督控制。
3.1.3 內(nèi)部審計(jì) 內(nèi)部審計(jì)是指由醫(yī)院專設(shè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行的審計(jì)活動(dòng)。它在醫(yī)院的各種監(jiān)督控制中處于比較獨(dú)立的地位，它的任務(wù)主要是在醫(yī)院內(nèi)部幫助決策者對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)行有效的管理控制。在醫(yī)院的物資采購中起著至關(guān)重要的作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)需要采購的東西做出一些實(shí)質(zhì)上的判斷，避免不必要的資金浪費(fèi)。內(nèi)部審計(jì)工作開展，取得的效果及發(fā)揮的作用是外部審計(jì)和醫(yī)院其他職能部門所不能代替的。衡量?jī)?nèi)部審計(jì)自身建設(shè)好壞的標(biāo)準(zhǔn)多種多樣，但歸根到底是以是否做到了“兩個(gè)滿意”，即領(lǐng)導(dǎo)滿意、群眾滿意為基本標(biāo)準(zhǔn)。否則，內(nèi)部審計(jì)的形象就會(huì)受損，同時(shí)也難以引起醫(yī)院各方面對(duì)審計(jì)工作的重視［4］。
3.2 應(yīng)用控制 應(yīng)用控制是指在內(nèi)部控制實(shí)際作業(yè)過程中實(shí)施的控制。主要包括實(shí)物的批準(zhǔn)控制和風(fēng)險(xiǎn)控制：（1）批準(zhǔn)環(huán)節(jié)的控制。一般來說，有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)可一次完成，如采購人員外出時(shí)臨時(shí)決定購買一些急用的物品，雖然沒得到事先批準(zhǔn)，事后也會(huì)得到予以報(bào)賬的批準(zhǔn)。但對(duì)于大多數(shù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)來說，不是一次批準(zhǔn)就能完成的而是經(jīng)過兩次或兩次以上一系列相互聯(lián)系的批準(zhǔn)才能完成。在批準(zhǔn)環(huán)節(jié)的控制中，要對(duì)所購貨物的金額以及數(shù)量有所了解，所購貨物重點(diǎn)是用在哪些有用的方面，是對(duì)職工福利還是在日常工作的消耗，如果是對(duì)職工福利的開支，那么就要通過質(zhì)量控制部門對(duì)該醫(yī)院的正式員工進(jìn)行核查，以免在進(jìn)行福利用品發(fā)放的過程造成因事業(yè)內(nèi)部各個(gè)科室的誤報(bào)人數(shù)領(lǐng)用時(shí)出現(xiàn)多報(bào)或虛報(bào)的現(xiàn)象，如果是用在醫(yī)院日常工作的消耗，那么就要在正常的估算中進(jìn)行合理的分配，做到統(tǒng)籌結(jié)合來合理地避免造成資金的浪費(fèi)。（2）風(fēng)險(xiǎn)控制。重大投資、籌資決策控制是風(fēng)險(xiǎn)控制的重要內(nèi)容，醫(yī)院應(yīng)堅(jiān)持實(shí)行預(yù)測(cè)-論證-決策-執(zhí)行過程控制制度，防止盲目投資和決策失誤［5］。杜絕“首長(zhǎng)一人說了算”的發(fā)生，減少和避免風(fēng)險(xiǎn)控制體系失控而帶來的損失。但是，物資采購內(nèi)部控制也有其局限性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）串通舞弊會(huì)使內(nèi)部控制失效；（2）有意或無意等各種人為因素也會(huì)影響內(nèi)部控制的正常效能；（3）控制措施和程序本身的局限性也會(huì)影響控制的可靠性。
4 強(qiáng)化醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制的幾點(diǎn)看法
4.1 建立良好的控制環(huán)境 任何醫(yī)院的控制活動(dòng)都存在于一定的控制環(huán)境之中，控制環(huán)境的好壞，直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的遵循和執(zhí)行，以及企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)、整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制，應(yīng)注意醫(yī)院內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)，包括經(jīng)營管理的理念、方式和風(fēng)格，組織機(jī)構(gòu)，授權(quán)和分配責(zé)任的方法，管理控制方法，人力資源管理政策和實(shí)務(wù)，外部環(huán)境的影響等。只有建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境，才能保證制度的真正落實(shí)，才能真正達(dá)到內(nèi)部控制的目的［6］。
4.2 加強(qiáng)醫(yī)院各方面的內(nèi)部牽制制度 內(nèi)部牽制是指對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分工時(shí)，不能由一個(gè)部門或一個(gè)人完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過程，而必須由其他部門或人員參與，并且與之銜接的部門能自動(dòng)地對(duì)前面已完成工作進(jìn)行正確性檢查。它由適當(dāng)授權(quán)、不相容工作的責(zé)任分工、憑證和記錄、接近控制、獨(dú)立檢查等環(huán)節(jié)組成。這種制約包括上、下級(jí)之間的互相制約、相關(guān)部門之間的相互制約。
在內(nèi)部牽制中，必須采取工作輪換制，這樣才能更好地達(dá)到牽制的效果。工作輪換制是指根據(jù)不同崗位在管理系統(tǒng)中的重要程度，明確規(guī)定并嚴(yán)格控制每一員工在某一崗位的履職時(shí)間。對(duì)關(guān)鍵崗位應(yīng)頻繁輪換，次要的崗位可少一些。從輪換中暴露出存在的問題，揭示出制度的缺陷、管理的缺陷。
4.3 加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部審計(jì) 切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)考核、監(jiān)督、制約機(jī)制，發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的作用，將內(nèi)部審計(jì)人員從會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)人員中分離出來，直接對(duì)醫(yī)院的高層負(fù)責(zé)，這樣才能真正發(fā)揮內(nèi)審人員的作用，監(jiān)督和保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)安全，監(jiān)督企業(yè)朝著合理、合法的良性方面發(fā)展［7］。
4.4 關(guān)注新形勢(shì)，不斷創(chuàng)新內(nèi)部控制制度 新經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)內(nèi)部控制將發(fā)生明顯變化，內(nèi)部控制需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)結(jié)合國情和企業(yè)實(shí)際等，需要認(rèn)真研究?？梢越⑿滦偷姆峙淇刂浦贫?，大膽改革創(chuàng)新。更加科學(xué)化、民主化、制度化，這樣才能更加有利于新經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行，更加有利于全部資源的優(yōu)化配置［8］。
俗話說：千里之堤，潰于蟻穴。完善的內(nèi)部控制體系，不僅僅是事后的亡羊補(bǔ)牢，更應(yīng)當(dāng)是在事先就建立的防范機(jī)制。宏觀調(diào)控要靠微觀來落實(shí)，微觀管理需要宏觀調(diào)控作指導(dǎo)。內(nèi)部控制是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是醫(yī)院加強(qiáng)管理的重要手段，是推動(dòng)醫(yī)院創(chuàng)新、防范舞弊，減少損失的有效途徑，對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院的管理、提高資本的再生能力具有十分重要的意義。
【參考文獻(xiàn)】
