第一，會計檔案管理現狀及其原因。
一是會計檔案的案卷質量不高。會計資料是會計核算過程中形成的記錄和反映經濟業(yè)務的發(fā)生、執(zhí)行情況的資料，是會計檔案的組成要件，其收集裝訂是由會計機構的會計人員來完成的，因此會計檔案的質量取決于會計人員對會計資料的審核監(jiān)督及收集裝訂。會計資料的審核是確保其質量的重要措施之一，也是會計人員的職責，但實際工作中由于會計職能的弱化，會計的監(jiān)督職能未能很好地發(fā)揮作用，不能確保會計資料的真實、合法，或者是合法的會計資料掩蓋了非法的經濟行為。同時由于裝訂是由會計人員來完成，一般采取誰收集、誰裝訂的方法，難以保證其統(tǒng)一的整齊規(guī)范和美觀大方。
二是沒有設置獨立的檔案部門，會計檔案的安全和保密性難以保障。檔案部門是會計檔案管理工作的組織保證，設置獨立檔案部門是工作的需要也是法律規(guī)章的要求。但實際工作中很多醫(yī)院，大多數均未設置此機構，各類檔案工作由檔案形成人員負責，大量的收費票據由收費處保管，會計憑證裝訂保管由收集的會計人員負責，會計賬簿、其他會計資料、電算化系統(tǒng)管理及介質存儲等。由于會計機構內部沒有指定專人負責會計檔案管理，各處工作分散、存放分散、管理環(huán)節(jié)分散，電算化會計資料未及時打印出來，沒有清點、裝訂成冊及沒有匯總的清冊記錄，造成檔案保管不規(guī)范，難以保證檔案的完整、安全和保密。這種現象隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，業(yè)務量激增，甚至出現不斷惡化的趨勢。
三是沒有或未及時向檔案部門移交會計檔案。根據《會計檔案管理辦法》規(guī)定，設有檔案部門的，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，原則上應由會計機構編制清冊移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。會計機構必須按期將應當歸檔的會計檔案，全部移交檔案部門。實際工作中，會計機構為了查詢方便，或者由于裝訂歸檔不及時，會計檔案長期擺放在財務部門，要么未按期向檔案部門移交，要么不向檔案部門移交。
四是未充分開發(fā)利用檔案。會計檔案屬專業(yè)檔案，除具有普通檔案的一般特征外，另一突出特征就是其專業(yè)性，由此決定了會計檔案管理人才所應具備的知識結構，但目前的現狀是會計管理機構沒有專職的檔案管理人才，醫(yī)院檔案部門沒有專門的管理會計檔案的人才。作為醫(yī)院的重要經濟史料，大量的經濟檔案由會計管理機構人員兼職管理，僅能做到收集整理歸檔；檔案部門的職能也僅為保存與提供利用，而對于檔案價值的體現，即檔案的開發(fā)利用幾乎為零。由于開發(fā)利用不充分，不能有效體現檔案的價值，直接影響人們對會計檔案重要性的認識，對會計檔案的有效管理極為不利。
五是會計檔案銷毀難。會計檔案的銷毀是會計檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。實際工作中這一環(huán)節(jié)往往不受重視，大有無人來銷、無人敢銷毀的局面。究其原因，一方面是數量大，開展工作需花費大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定。
第二，完善會計檔案的管理措施。
一是加強會計檔案管理及操作技能培訓、考核與監(jiān)督檢查。面對各類方式的檔案收集裝訂現象，使用專人負責是解決問題的好方法，但在不具備人才條件情況下，由于會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化管理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低，因此，財政部門必須加強會計人員培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓作為會計從業(yè)人員的崗位培訓及繼續(xù)教育內容長抓不懈，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作技能，經常進行監(jiān)督、評比、考核，將檔案規(guī)范化內容納入日常管理工作中，從源頭上做好會計檔案管理的規(guī)范化與標準化工作，提高案卷質量，對確保會計資料及國有資產的安全完整具有重要意義。
二是配備專人，實現會計檔案的有效管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、編研及鑒定銷毀等一系列環(huán)節(jié)，由于多數醫(yī)院會計檔案工作無專人負責，這一系列工作有的環(huán)節(jié)由會計兼職，有的環(huán)節(jié)根本沒有執(zhí)行，更談不上會計檔案的管理。醫(yī)院的會計檔案與人事檔案、病歷檔案同等重要，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大、就醫(yī)環(huán)境不斷改善、人民生活水平、保健意識不斷提高的情況下，檔案數量也激增。因此設立專門的檔案部門、配備專人管理會計檔案尤顯必要。醫(yī)院領導應加強對會計檔案工作重視，保證管理工作所需的人力物力，依據法規(guī)，考慮實際工作需要，配備專人管理會計檔案，把檔案清點、裝訂成冊，做好匯總清冊記錄，保證會計檔案整齊有序、內容齊全：做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲、防鼠工作，嚴格執(zhí)行安全與保密制度，建立健全檔案的歸檔、借閱、移交、銷毀等登記管理制度，切實保障會計資料的安全、完整、保密，是加強會計檔案管理、提高管理質量、發(fā)揮檔案價值、實現會計檔案管理有效的根本保證。
三是加強往來款項管理，及時結清債權債務，減少賬務查詢。財務部門自身查詢的方便是其不及時向檔案管理部門移交檔案的根本原因，查詢產生的一個主要原因是未結清的債權債務。由于醫(yī)院對債權債務清理工作不到位，致使很多往來款款項長期掛賬，沒有統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財務部門應加強往來款項管理，及時結清債權債務，盡量減少賬務查詢工作，使會計檔案能按規(guī)定及時向檔案管理部門移交。
四是充分利用現代管理手段管理會計檔案。會計檔案已由原始的紙質檔案發(fā)展到電子的、磁質的，由于電子系統(tǒng)數據易被修改，應嚴格執(zhí)行計算機的授權、審批制度，加強安全保密措施，建立會計軟件多用戶、分權限管理方法，對數據及時維護、備份，以防人為惡意修改、病毒侵害導致信息損失、失真。對電算化會計資料的分類、歸檔、整理，應充分利用優(yōu)質的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質存儲會計賬簿、報表，對存儲介質進行編號，標明時間、內容，分門別類進行管理，以充分壓縮存儲空間，減少存儲成本。信息化會計以其強大的核算管理功能，是會計發(fā)展的必由之路，加強電算化會計檔案管理，切實保障醫(yī)院經濟的正常運行、資產的安全完整、堵塞經營漏洞。
五是會計檔案管理人才應具備復合型知識結構。加強會計檔案管理工作的重視，一個重要渠道就是充分發(fā)揮檔案的價值，只有認識到檔案有用即有價值，才能提高人們對檔案的重視程度，才能加強人們對檔案的管理力度。意識決定對價值的認識，反過來價值又增強了人們的意識?，F在人們對價值認識不夠的情況下，醫(yī)院管理者應加強會計檔案管理人才的建設，配備一支具備檔案知識、財會知識與電腦知識的復合型知識結構的檔案管理隊伍，以開發(fā)檔案價值為目的，以為決策者提供決策有用的信息為主導，以高科技信息存儲管理手段為載體，積極開發(fā)，合理高效利用會計檔案，讓使用者充分體會到檔案的價值，從而加強對檔案的重視程度，提高檔案的管理力度。
六是理性看待會計檔案的鑒定銷毀。會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理不可缺少的一環(huán)，按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，醫(yī)院要制定切實可行的會計檔案鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，使鑒定銷毀工作有據可依，規(guī)范實行；嚴格往來款項債權債務管理，對于超過一定期限的未能追償款項，應提前做好單獨立卷管理；加強審計部門的審計力度，以便及時發(fā)現問題，改善問題。做好會計檔案的鑒定銷毀工作，最大限度地合理利用存儲空間，節(jié)約有限的人力、物力資源。
