摘要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會計領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，由于使用了電算化管理，會計數(shù)據(jù)處理的速度和會計核算的準(zhǔn)確性、可靠性有了很大的提高，但也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了諸多新的問題和挑戰(zhàn)。因此，如何充分發(fā)揮會計電算化的便捷高效，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制就顯得尤為重要了。
關(guān)鍵詞：會計；電算化；內(nèi)部控制
內(nèi)部控制是指在企事業(yè)單位會計工作中，為了維護(hù)會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性，業(yè)務(wù)經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)的完整性而制定的各種規(guī)章制度、組織措施、管理方法、業(yè)務(wù)處理手續(xù)以及其他為防止可能發(fā)生的風(fēng)險而采取的一切措施的總稱。企業(yè)實(shí)行會計信息系統(tǒng)的電算化后。電算化會計在數(shù)據(jù)處理的及時性和準(zhǔn)確性方面具有比傳統(tǒng)手工會計無可比擬的優(yōu)勢，但電算化信息系統(tǒng)對會計交易賬務(wù)篡改不留痕跡，給控制帶來一定難度，可能會造成電腦信息系統(tǒng)舞弊案件的發(fā)生，而且涉及的金額及造成的損失往往比手工系統(tǒng)更大更嚴(yán)重。因此，原有的內(nèi)部控制已無法適應(yīng)會計電算化信息系統(tǒng)的要求，應(yīng)建立和加強(qiáng)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制體系，適應(yīng)電算化會計信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，變?nèi)斯た刂茷槿撕陀嬎銠C(jī)共同控制。
一、電算化會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
實(shí)行會計電算化之后，會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)、組織機(jī)構(gòu)、會計核算及內(nèi)部控制制度發(fā)生了很大的變化，其中對內(nèi)部控制制度的影響尤為明顯。具體如下：
（一）電算化會計信息系統(tǒng)的控制形式發(fā)生了改變
原手工操作下一些內(nèi)控制度措施在電算化后已沒有存在的必要，如：編制科目匯總表、總賬和明細(xì)賬的核對等。原手工操作下一些內(nèi)控制度措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計算機(jī)內(nèi)通過會計軟件也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為人工、計算機(jī)共同控制。
（二）內(nèi)部控制的內(nèi)容和范圍發(fā)生了變化
由于計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的復(fù)雜性，其內(nèi)控制度既有傳統(tǒng)手工系統(tǒng)的控制，也有傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制。在電算化系統(tǒng)下，業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主，出現(xiàn)了計算機(jī)的安全及維護(hù)、系統(tǒng)管理及操作員的制度職責(zé)、計算機(jī)病毒防治等新內(nèi)容。
（三）存儲介質(zhì)、存儲方式發(fā)生了變化
在電算化系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼看不見的，且很輕易被刪除或篡改并做到不留痕跡。另外，電磁介質(zhì)易受損壞，會計信息丟失或毀壞的危險更大。
（四）內(nèi)部控制的對象發(fā)生了變化
在電算化系統(tǒng)下，由于會計信息的核算及處理的主體發(fā)生了變化，控制的對象也發(fā)生了變化?？刂茖ο笤瓉頌闀嬏幚沓绦蚣皶嫻ぷ鞯南嗳菪缘龋瑫嬞Y料由不同的責(zé)任人分別記錄在憑證賬簿上以備查驗，是以對人的控制為主。而在電算化系統(tǒng)下，會計數(shù)據(jù)一般集中由計算機(jī)數(shù)據(jù)處理部門進(jìn)行處理，財務(wù)人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，并對計算機(jī)輸出的各種會計報表進(jìn)行分析。這樣，內(nèi)控對象轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ伺c計算機(jī)二者為主。
（五）財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化帶來了許多新問題
網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足，使電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)控制度更加完善。同時，也帶來了新的問題。財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報賬、遠(yuǎn)程報表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上采購等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而產(chǎn)生了會計系統(tǒng)控制的新問題。
針對以上會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的諸多影響，企業(yè)應(yīng)建立和完善適合會計電算化信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制。
二、實(shí)行會計電算化之前必要的控制
企業(yè)實(shí)行電算化，要具備相應(yīng)的基礎(chǔ)和運(yùn)行環(huán)境：硬件的配置、會計科目的設(shè)置、會計人員的素質(zhì)、內(nèi)控制度健全與否等，管理層要客觀分析評價企業(yè)目前的會計工作現(xiàn)狀，是否符合施行會計電算化的基礎(chǔ)條件；其次，因為每個企業(yè)都有其自身特殊的管理要求，有些是會計制度本身既定的，有些是制度沒有細(xì)化但是屬于企業(yè)自身工作迫切需要的，企業(yè)要根據(jù)自身的特點(diǎn)和管理要求購買或委托軟件開發(fā)商專門設(shè)計的滿足企業(yè)管理要求的信息處理系統(tǒng)，所選擇的信息系統(tǒng)還要考慮其前瞻性和成長性，以滿足未來企業(yè)發(fā)展和會計制度更新的要求，避免因更換信息系統(tǒng)而使企業(yè)增加額外的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)對會計工作的連續(xù)性造成不必要的影響；人員的培訓(xùn)、信息系統(tǒng)的售后服務(wù)質(zhì)量等等，也是必須考慮的因素。
三、實(shí)行會計電算化之后的控制
（一）會計電算化信息系統(tǒng)的一般控制
一般控制又稱普通控制，包括組織控制、授權(quán)控制、職責(zé)分工控制、業(yè)務(wù)處理程序控制、系統(tǒng)安全控制等。
1、組織控制。即在會計電算化信息系統(tǒng)中，通過劃分不同的職能部門實(shí)施內(nèi)部控制；電算化實(shí)施后，必須對原有的結(jié)構(gòu)作相應(yīng)調(diào)整，會計崗位也將重新劃分，其崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查與數(shù)據(jù)分析等，并且對其職權(quán)進(jìn)行劃分。
2、授權(quán)控制。即通過限制會計電算化信息系統(tǒng)有關(guān)人員業(yè)務(wù)處理的權(quán)限，實(shí)施內(nèi)部控制。如系統(tǒng)應(yīng)用部門只能應(yīng)用系統(tǒng)軟件進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理，不能對系統(tǒng)軟件進(jìn)行修改。以保證系統(tǒng)內(nèi)不相容職責(zé)相互分離，保證會計信息處理部門與其他部門的相互獨(dú)立，減少錯誤和舞弊的發(fā)生。
3、職責(zé)分工控制。建立崗位責(zé)任制，明確各工作崗位的職責(zé)范圍，明確規(guī)定不相容職務(wù)相分離，如系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、憑證審核員、會計檔案保管員等職務(wù)不相容，必須明確分工，責(zé)任到人，不得兼任。
4、業(yè)務(wù)處理程序控制。即通過明確有關(guān)業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化程序及相關(guān)制度，實(shí)施內(nèi)部控制。如規(guī)定錄入憑證必須有合法、合理、真實(shí)、有效的原始憑證，而且要手續(xù)齊全；記賬憑證必須經(jīng)審核后才能登賬；錄入人員不能反審核或反過賬等。
5、系統(tǒng)安全控制。會計電算化安全控制可以保證系統(tǒng)有一個良好的運(yùn)行環(huán)境。計算機(jī)在聯(lián)機(jī)系統(tǒng)中使用多級口令系統(tǒng)，多級口令系統(tǒng)提高了整個系統(tǒng)的安全系數(shù)，為安全起見，這些口令應(yīng)以密碼方式存放，并經(jīng)常予以變更。為保證會計軟件與數(shù)據(jù)文件不丟失、不損毀、不泄露，不被非法侵入，可采取設(shè)置口令、密碼、保存操作日志、對數(shù)據(jù)文件定時備份并加密等手段。還要防止病毒對會計軟件的破壞。
（二）會計電算化信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制
應(yīng)用控制即運(yùn)行控制，包括輸入控制、處理控制和輸出控制。運(yùn)行控制是為保證會計系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠的內(nèi)部控制制度和措施，其目的是確保會計數(shù)據(jù)的安全、完整和有效。
1、輸入控制。輸入控制的主要目的是保證輸入數(shù)據(jù)的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，主要靠人工進(jìn)行。包括：授權(quán)審批控制，為保證作為輸入依據(jù)的原始憑證的真實(shí)、完整，在輸入計算機(jī)前必須經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和審批；人員控制，應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入工作，同時采用口令加以控制；數(shù)據(jù)有效性檢驗控制，如建立科目名稱與代碼對照文件，在系統(tǒng)軟件中設(shè)置科目代碼自動檢驗功能，以保證會計科目代碼輸入的正確性；對每筆分錄進(jìn)行借貸平衡校驗，防止金額輸入錯誤。
2、處理控制。數(shù)據(jù)處理的計算正確與否，主要取決于軟件運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常有效，此部分的控制工作，大部分在軟件開發(fā)后期及正式使用前進(jìn)行，主要包括數(shù)據(jù)有效性、完整性測試、斷電技術(shù)控制、設(shè)置、工作日志等；只要軟件運(yùn)行正常，就能保證數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、完整。這就要求必須嚴(yán)格按照輸入-復(fù)核-登賬-結(jié)賬-生成報表等業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行控制。
3、輸出控制。輸出控制的主要目的是保證輸出數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、輸出內(nèi)容的及時性和適用性，也是主要通過人工對其進(jìn)行效驗。比如：檢查輸出數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、合法、完整；輸出是否及時，能否及時反映最新的會計信息；輸出格式是否滿足實(shí)際工作的需要；數(shù)據(jù)的表示方式等是否符合工作人員的習(xí)慣等。
（三）會計電算化信息系統(tǒng)的日常管理控制
1、加強(qiáng)規(guī)范會計基礎(chǔ)管理工作，保證會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù)，因此，會計制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。
2、加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提高財務(wù)人員素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型電算化人才。內(nèi)部控制是由人來執(zhí)行并受人的因素影響，加強(qiáng)人才培訓(xùn)和人才培養(yǎng)是內(nèi)部控制建設(shè)中的重要內(nèi)容。包括：加強(qiáng)對會計人員誠實(shí)守信的教育；定期進(jìn)行會計人員后續(xù)教育，定期組織會計人員學(xué)習(xí)討論會計電算化知識、經(jīng)驗，建立一支具有高素質(zhì)的電算化會計人才隊伍。
3、強(qiáng)化內(nèi)部控制審計，將安全性風(fēng)險降至最低，定期組織會計人員互相檢查。具體包括：對會計資料定期進(jìn)行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵循《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核簽字是否符合內(nèi)部控制制度的要求，憑證附件是否規(guī)范完整；審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料、實(shí)物資產(chǎn)的一致性，是否賬表相符、賬實(shí)相符、賬賬相符；對不符合要求、錯誤的賬表要及時糾正和調(diào)整；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止非法刪除、修改歷史數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生；對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止重復(fù)、遺漏和錯誤操作。
4、加強(qiáng)會計檔案管理工作。會計電算化系統(tǒng)檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存儲介質(zhì)。電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。因此，對會計檔案應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度；磁性介質(zhì)必須及時進(jìn)行備份，并做好防止計算機(jī)病毒侵襲的工作。所有財務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期進(jìn)行整理，磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。
5、加強(qiáng)計算機(jī)軟硬件與網(wǎng)絡(luò)安全的控制。主要的控制措施包括：訂立內(nèi)部上機(jī)操作制度，禁止非電算化會計人員操作財務(wù)專用電腦；設(shè)置操作權(quán)限，操作人員身份設(shè)置密碼；定期對系統(tǒng)進(jìn)行殺毒維護(hù)，數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全方面可采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。
6、增強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。會計電算化系統(tǒng)的實(shí)施主體是“人”，無論信息系統(tǒng)如何先進(jìn)，規(guī)章制度如何完善，作為電算化會計系統(tǒng)實(shí)施主體的“人”不嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制，最終還是達(dá)不到內(nèi)部控制的目的。因此，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對財務(wù)人員的選用與培養(yǎng)，努力增強(qiáng)財務(wù)人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平，防止規(guī)避控制行為的發(fā)生。
綜上所述，會計電算化在給會計人員帶來方便快捷高效的工作方式的同時，無疑也增加了信息的安全隱患。但我們只要建立分工明確、權(quán)責(zé)落實(shí)、操作嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度并切實(shí)貫徹執(zhí)行，就能充分發(fā)揮電算化會計系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和高效性，為企業(yè)的管理層提供準(zhǔn)確及時的決策信息，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標(biāo)。
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