摘要：文章闡述了高校后勤實體內(nèi)部控制的意義，討論了高校后勤實體內(nèi)部控制存在的不足與原因，提出了加強高校后勤實體內(nèi)部控制建設(shè)的建議和對策。
關(guān)鍵詞：高校后勤實體；內(nèi)部控制；不足與原因；建議和對策
隨著高等教育的迅猛發(fā)展和后勤社會化改革的不斷深入，高校后勤實體的經(jīng)營及財務(wù)活動發(fā)生了巨大變化，后勤實體亟需建立和完善內(nèi)部控制制度，加強內(nèi)部控制管理。同時，高校后勤實體只有通過加強內(nèi)部控制管理，才能切實保證實體的全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。
一、內(nèi)部控制的涵義及控制要素
借鑒著名的COSO報告并結(jié)合高校后勤自身的特點，筆者認為，高校后勤實體的內(nèi)部控制就是指為了保證其各項管理服務(wù)工作的有效進行，保護資產(chǎn)的有效運用和安全完整，預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤舞弊行為，提高會計信息質(zhì)量，避免或降低風(fēng)險，確保有關(guān)法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行，推動實體實現(xiàn)管理目標而制定的一系列方法和措施。高校后勤實體要實現(xiàn)內(nèi)部控制的有效性，就必須要有控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與交流和監(jiān)控等五大要素的支持。
二、高校后勤實體內(nèi)部控制的不足及原因
（一）內(nèi)部控制環(huán)境不佳
影響后勤實體控制環(huán)境的因素包括：管理者的素質(zhì)、品行和對內(nèi)部控制的認識、管理者的管理哲學(xué)和理念、員工的誠實性和道德觀、責(zé)任的分配與授權(quán)、人力資源政策及實務(wù)等。高校后勤實體內(nèi)部控制環(huán)境不佳主要體現(xiàn)在以下方面：
1、領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部控制意識淡薄。領(lǐng)導(dǎo)層態(tài)度對內(nèi)控環(huán)境起決定性的作用，但是許多后勤實體的領(lǐng)導(dǎo)層并不知道內(nèi)部控制實質(zhì)，職工對其了解得就更少了。
2、管理層缺乏系統(tǒng)的管理知識。高校后勤實體的管理層普遍缺乏系統(tǒng)的經(jīng)營管理知識。因此，在內(nèi)控制度建設(shè)中，后勤實體的管理層常常處于被動狀態(tài)，內(nèi)控制度無法根據(jù)管理需要及時完善。
3、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理。有的后勤實體會計兼出納、采購兼驗收等等，這種制度的缺位，導(dǎo)致一個人身兼數(shù)職，必然存在職責(zé)不清、權(quán)限不明的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致控制不力或者失控。
4、后勤實體的法人治理結(jié)構(gòu)不完善。許多高校后勤實體仍采用傳統(tǒng)的行政管理模式，形式上建立了董事會、監(jiān)事會等，但實際工作中存在許多誤區(qū)。有的實體董事長兼總經(jīng)理；有的監(jiān)事會成員的待遇由董事長或總經(jīng)理決定，使監(jiān)事會形同虛設(shè)，難以發(fā)揮其監(jiān)督職能。
（二）內(nèi)控制度建設(shè)滯后
內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代管理理論的重要組成部分，是一種以預(yù)防為主的制度。目前，許多后勤實體的內(nèi)部控制制度建設(shè)滯后，具體表現(xiàn)為：
1、沒有建立內(nèi)控制度或以內(nèi)部財務(wù)制度代替內(nèi)控制度。有的高校后勤實體的領(lǐng)導(dǎo)層認為建立內(nèi)部控制后會影響后勤服務(wù)和工作的效率；還有的認為建立專職機構(gòu)后會增加定員，浪費人力財力，只要有會計或辦公室人員兼職就夠了。
2、內(nèi)控制度內(nèi)容不全面。有的高校后勤實體在一些重要的經(jīng)營領(lǐng)域，缺少基本的控制制度，甚至連最基本的崗位職責(zé)都沒有。
3、內(nèi)控制度缺乏系統(tǒng)性。有的后勤實體下屬部門有內(nèi)控制度和控制手段，但在整體互相牽制上缺乏相應(yīng)的配套制度，使得部門之間各自為政，整體管理較亂。
4、內(nèi)控制度更新建設(shè)不力。目前，面對新科技層出不窮的經(jīng)濟新情況，原有的部分內(nèi)控制度已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的需要，這就要求后勤實體采取積極措施，加大對內(nèi)控制度的更新建設(shè)。
（三）會計信息失真
高校后勤實體產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明晰是導(dǎo)致會計信息失真的根本原因，物質(zhì)利益和權(quán)利意識的驅(qū)動是導(dǎo)致會計信息失真的直接原因。會計信息失真的突出表現(xiàn)：一是不認真執(zhí)行“收支兩條線”和“收繳分離，足額繳存專戶”的規(guī)定；二是不認真執(zhí)行會計制度，人為捏造會計事實，有意混淆會計科目，“真賬假算”或“假賬真算”；三是后勤工作點多、線長、面廣，未能將全部收入納入統(tǒng)一管理，下屬部門有的“坐收坐支”；四是由于高校內(nèi)部結(jié)賬不及時，后勤實體的應(yīng)收應(yīng)付款項很難準確地反映出來；五是固定資產(chǎn)賬物不符，流失嚴重。高校后勤實體的固定資產(chǎn)管理長期以來一直是薄弱環(huán)節(jié)，資產(chǎn)的采購、驗收、登記、保管、出租、轉(zhuǎn)讓、報廢等環(huán)節(jié)缺乏內(nèi)部控制管理，不按規(guī)定程序辦理，不及時盤點，隨意性很大，造成資產(chǎn)閑置、流失、浪費等現(xiàn)象，甚至有的后勤實體校內(nèi)吃高校的“大鍋飯”，校外又單獨注冊法人企業(yè)，使用校內(nèi)同班人馬進入社會市場，資產(chǎn)添置、人員工資等從校內(nèi)支出，收益卻不入校內(nèi)賬，造成了國有資產(chǎn)的大量流失。
（四）信息溝通不暢
許多后勤實體存在對信息的溝通、控制的評價及結(jié)果的反饋不予重視的現(xiàn)象，在組織中常有一些“誰都可以管，誰又都可以不管”的區(qū)域，出了問題以后常常是互相推諉指責(zé)，最后不了了之，無法追究責(zé)任。有的實體中還常常在高層與中層、中層與員工等之間存在溝通障礙，導(dǎo)致內(nèi)部“上情下達，下情上達”困難，極大地影響了內(nèi)部控制的效率和效果，甚至造成重大損失的發(fā)生。
三、加強后勤實體內(nèi)部控制建設(shè)的建議和對策
（一）營造良好的控制環(huán)境
控制環(huán)境是整個內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，加強和完善高校后勤實體的內(nèi)部控制，首先應(yīng)注意內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)。改善企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境，需做好以下方面：
1、增強內(nèi)部控制意識。首先，后勤實體領(lǐng)導(dǎo)要重視內(nèi)部控制，建立健全內(nèi)部控制制度，并帶頭遵守；其次，要加強管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們嚴格按照內(nèi)部控制的要求工作，并在控制鏈上發(fā)揮積極作用；再次，通過宣傳、培訓(xùn)等提高基層員工的控制意識，讓員工充分認識到人人都是內(nèi)部控制的執(zhí)行者和責(zé)任人。
2、明確內(nèi)部控制的主體和目標。后勤實體內(nèi)部有3種控制主體，即經(jīng)營者、管理者和普通員工，他們都有各自的控制目標。經(jīng)營者的目標是實現(xiàn)既定的經(jīng)營目標、不斷增加經(jīng)營效益；管理者的目標是完成責(zé)任目標、資產(chǎn)安全、獲得業(yè)務(wù)運行的真實報告；普通員工的目標是完成管理者下達的任務(wù)指標，履行好崗位職責(zé)。因此，只有在控制主體及其控制目標明確時，才能實施有效控制。
3、優(yōu)化組織流程，合理使用人力資源。后勤實體應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制的整體性原則、牽制原則、權(quán)責(zé)對等原則和成本效益原則優(yōu)化組織流程。后勤實體崗位類別較多，所以必須要有統(tǒng)一的崗位生產(chǎn)力標準，對每個崗位的作業(yè)流程、作業(yè)條件等加以規(guī)定，使之標準化。對于一些管理活動，如供應(yīng)商評估與選取、材料出入庫管理、績效管理、員工招聘、培訓(xùn)規(guī)劃等也需要有標準的工作流程、作業(yè)指導(dǎo)書。后勤實體還要按照“精干管理層、優(yōu)化勞務(wù)層、減少管理跨度，降低管理控制成本”的原則合理使用人力資源，通過深化人事制度改革，建立能上能下的工作制度，形成富有活力和生機的用人機制。
4、提高管理者和員工素質(zhì)。高校后勤實體的管理者和員工要認真學(xué)習(xí)管理知識，更新管理觀念。后勤實體要根據(jù)崗位、工種、技術(shù)標準的不同對員工進行有針對性的培訓(xùn)，使其技術(shù)水平和能力與所在崗位的要求相適應(yīng)；對各級管理人員要加強組織能力、協(xié)調(diào)能力和處理問題能力的培訓(xùn)，提升他們管理能力和水平。企業(yè)要將培訓(xùn)結(jié)果同員工的職稱評定和薪酬相結(jié)合，激勵員工不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。
（二）進行全面的風(fēng)險評估
內(nèi)部控制的研究不可能脫離企業(yè)的各種風(fēng)險因素，后勤實體的風(fēng)險評估要從以下方面入手：
1、重視風(fēng)險的確認和識別。高校后勤實體的外部風(fēng)險有：政策法規(guī)的變化（如新勞動法實施后用工風(fēng)險的增加等）、高校的政策、同行業(yè)間的競爭；內(nèi)部風(fēng)險有：經(jīng)營環(huán)境的變化、人力資源的變化（如部分企事業(yè)編制人員年齡老化）、新技術(shù)或信息系統(tǒng)的使用等。
2、加強風(fēng)險分析和評估。高校后勤實體由于成立較晚，與社會企業(yè)相比還處于劣勢，缺乏競爭力，所以進入社會市場前，一定要收集大量的數(shù)據(jù)化信息進行定量分析，廣泛聽取員工意見，慎重決策。
3、重視風(fēng)險的控制和報告。風(fēng)險也有一個積累和量變到質(zhì)變的過程，高校后勤實體的實際經(jīng)營項目大多是低風(fēng)險的，只要及時發(fā)現(xiàn)和報告，一般可以采取措施降低或消除風(fēng)險。
（三）設(shè)立良好的控制活動
1、建立科學(xué)完善的控制體系。構(gòu)筑“防堵查”3層遞進式的內(nèi)部控制體系，對于及時發(fā)現(xiàn)問題、防范和化解后勤實體風(fēng)險具有重要的作用。第1層次是在“供產(chǎn)銷”過程中融入牽制制度，建立以防為主的監(jiān)控防線；第2層次是在常規(guī)性會計核算的基礎(chǔ)上，對各個崗位、各項業(yè)務(wù)進行日常性和周期性的核查，建立以堵為主的監(jiān)控防線；第3層次是成立一個獨立于被審計部門的審計小組。
2、建立內(nèi)部管理控制制度。后勤實體要根據(jù)組織的特點，進行優(yōu)化組織框架和科學(xué)合理分工；然后根據(jù)不同的崗位，制定出崗位職責(zé)，明確員工工作范圍，實現(xiàn)定崗、定編、定責(zé)，使員工各司其職，又互相協(xié)作，互相監(jiān)督。同時，還需最大限度地使用經(jīng)濟目標責(zé)任制和量化考核指標，采用“管理與服務(wù)指標、經(jīng)濟效益與社會效益指標”雙指標結(jié)合的管理辦法，建立健全事前、事中和事后監(jiān)督體系，并與員工的切身利益掛鉤。
3、建立健全內(nèi)部會計控制制度。首先，要明確規(guī)定處理各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的職責(zé)分工和程序方法。其次，要明確資產(chǎn)記錄與保管的分工，規(guī)定管錢、管物、管賬人員的相互制約關(guān)系。再次，要明確規(guī)定部分要求。如對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人簽章、明細數(shù)同合計數(shù)等方面的規(guī)定；對各種賬簿記錄，要求賬證一致；還有會計核算中規(guī)定的余額明細核對、各種報表相關(guān)數(shù)字核對以及內(nèi)部稽核制度等。最后，要建立財產(chǎn)清查盤點制度。為了保證財產(chǎn)物資的安全和完整，要實行永續(xù)盤存辦法核對庫存賬實外，還要規(guī)定財產(chǎn)物資的局部清查和全面清查制度，以保證賬卡物相符。
（四）建立有效的信息溝通系統(tǒng)
一個好的信息與交流系統(tǒng)可以使企業(yè)及時掌握其運營狀況和組織中發(fā)生的事情，及時為企業(yè)員工提供履行職責(zé)所需的各種信息，使企業(yè)的經(jīng)營管理流暢地進行。所以，要建立涵蓋企業(yè)全部重要活動的可靠信息系統(tǒng)，以前后一致的形式規(guī)范地提供出實體所需要的及時、全面、準確的內(nèi)部及外部信息；同時要建立暢通的溝通渠道，確保信息傳達的有效性，使所有員工充分理解和執(zhí)行實體的政策和目標。
（五）切實加強內(nèi)部監(jiān)控
對內(nèi)部控制實施情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)缺陷加以改進，是客觀評價內(nèi)部控制有效性的重要保證。內(nèi)部監(jiān)控包括日常督查和專項督查。監(jiān)控情況應(yīng)當形成書面報告，并在報告中揭示內(nèi)部控制的重要缺陷；形成的報告還應(yīng)當有暢通的報告渠道，確保發(fā)現(xiàn)的重要問題能送達管理層。同時，應(yīng)當建立內(nèi)部控制的缺陷糾正和改進機制，充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督效力。監(jiān)控可以是由職能部門實施的內(nèi)部審計，也可以是由內(nèi)部監(jiān)控部門實施的內(nèi)部監(jiān)督。監(jiān)控的措施還要科學(xué)合理，有一定的代表性和覆蓋面，內(nèi)控人員應(yīng)由素質(zhì)高、原則性強、有責(zé)任心、熟悉后勤業(yè)務(wù)的人員組成。內(nèi)部控制制度能否發(fā)揮其效能，執(zhí)行是關(guān)鍵，因此一定要做到令行禁止，要通過思想觀念的轉(zhuǎn)變，機構(gòu)和人員的到位，將內(nèi)部控制制度落到實處。
“有控則強，失控則弱，無控則亂”，建立和完善內(nèi)部控制制度，是解決后勤實體內(nèi)部管理松弛、控制弱化、效率低下的重要舉措。高校后勤實體的管理者應(yīng)該制定、完善并及時修訂適合于本企業(yè)的內(nèi)部控制制度，并確保其有效運行，只有這樣才能更好地提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益，保證實體的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
1、王立彥,張繼東.企業(yè)內(nèi)部控制[M].機械工業(yè)出版社,2007.
2、劉博.試論企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及其對策[J].湖北經(jīng)濟學(xué)院學(xué)報,2006(6).
3、何利平.高校內(nèi)部控制存在的問題及應(yīng)對措施[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2008(7).
4、郁君.高校內(nèi)部控制存在的問題與對策[J].宿州學(xué)院學(xué)報,2008(6).
