摘要：文章闡述了高校后勤實(shí)體內(nèi)部控制的意義，討論了高校后勤實(shí)體內(nèi)部控制存在的不足與原因，提出了加強(qiáng)高校后勤實(shí)體內(nèi)部控制建設(shè)的建議和對(duì)策。
關(guān)鍵詞：高校后勤實(shí)體；內(nèi)部控制；不足與原因；建議和對(duì)策
隨著高等教育的迅猛發(fā)展和后勤社會(huì)化改革的不斷深入，高校后勤實(shí)體的經(jīng)營(yíng)及財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生了巨大變化，后勤實(shí)體亟需建立和完善內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理。同時(shí)，高校后勤實(shí)體只有通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，才能切實(shí)保證實(shí)體的全面、協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。
一、內(nèi)部控制的涵義及控制要素
借鑒著名的COSO報(bào)告并結(jié)合高校后勤自身的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為，高校后勤實(shí)體的內(nèi)部控制就是指為了保證其各項(xiàng)管理服務(wù)工作的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的有效運(yùn)用和安全完整，預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤舞弊行為，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，避免或降低風(fēng)險(xiǎn)，確保有關(guān)法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行，推動(dòng)實(shí)體實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)而制定的一系列方法和措施。高校后勤實(shí)體要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的有效性，就必須要有控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與交流和監(jiān)控等五大要素的支持。
二、高校后勤實(shí)體內(nèi)部控制的不足及原因
（一）內(nèi)部控制環(huán)境不佳
影響后勤實(shí)體控制環(huán)境的因素包括：管理者的素質(zhì)、品行和對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)、管理者的管理哲學(xué)和理念、員工的誠(chéng)實(shí)性和道德觀、責(zé)任的分配與授權(quán)、人力資源政策及實(shí)務(wù)等。高校后勤實(shí)體內(nèi)部控制環(huán)境不佳主要體現(xiàn)在以下方面：
1、領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部控制意識(shí)淡薄。領(lǐng)導(dǎo)層態(tài)度對(duì)內(nèi)控環(huán)境起決定性的作用，但是許多后勤實(shí)體的領(lǐng)導(dǎo)層并不知道內(nèi)部控制實(shí)質(zhì)，職工對(duì)其了解得就更少了。
2、管理層缺乏系統(tǒng)的管理知識(shí)。高校后勤實(shí)體的管理層普遍缺乏系統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)管理知識(shí)。因此，在內(nèi)控制度建設(shè)中，后勤實(shí)體的管理層常常處于被動(dòng)狀態(tài)，內(nèi)控制度無(wú)法根據(jù)管理需要及時(shí)完善。
3、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理。有的后勤實(shí)體會(huì)計(jì)兼出納、采購(gòu)兼驗(yàn)收等等，這種制度的缺位，導(dǎo)致一個(gè)人身兼數(shù)職，必然存在職責(zé)不清、權(quán)限不明的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致控制不力或者失控。
4、后勤實(shí)體的法人治理結(jié)構(gòu)不完善。許多高校后勤實(shí)體仍采用傳統(tǒng)的行政管理模式，形式上建立了董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等，但實(shí)際工作中存在許多誤區(qū)。有的實(shí)體董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理；有的監(jiān)事會(huì)成員的待遇由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理決定，使監(jiān)事會(huì)形同虛設(shè)，難以發(fā)揮其監(jiān)督職能。
（二）內(nèi)控制度建設(shè)滯后
內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代管理理論的重要組成部分，是一種以預(yù)防為主的制度。目前，許多后勤實(shí)體的內(nèi)部控制制度建設(shè)滯后，具體表現(xiàn)為：
1、沒(méi)有建立內(nèi)控制度或以內(nèi)部財(cái)務(wù)制度代替內(nèi)控制度。有的高校后勤實(shí)體的領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為建立內(nèi)部控制后會(huì)影響后勤服務(wù)和工作的效率；還有的認(rèn)為建立專職機(jī)構(gòu)后會(huì)增加定員，浪費(fèi)人力財(cái)力，只要有會(huì)計(jì)或辦公室人員兼職就夠了。
2、內(nèi)控制度內(nèi)容不全面。有的高校后勤實(shí)體在一些重要的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域，缺少基本的控制制度，甚至連最基本的崗位職責(zé)都沒(méi)有。
3、內(nèi)控制度缺乏系統(tǒng)性。有的后勤實(shí)體下屬部門有內(nèi)控制度和控制手段，但在整體互相牽制上缺乏相應(yīng)的配套制度，使得部門之間各自為政，整體管理較亂。
4、內(nèi)控制度更新建設(shè)不力。目前，面對(duì)新科技層出不窮的經(jīng)濟(jì)新情況，原有的部分內(nèi)控制度已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，這就要求后勤實(shí)體采取積極措施，加大對(duì)內(nèi)控制度的更新建設(shè)。
（三）會(huì)計(jì)信息失真
高校后勤實(shí)體產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明晰是導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真的根本原因，物質(zhì)利益和權(quán)利意識(shí)的驅(qū)動(dòng)是導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真的直接原因。會(huì)計(jì)信息失真的突出表現(xiàn)：一是不認(rèn)真執(zhí)行“收支兩條線”和“收繳分離，足額繳存專戶”的規(guī)定；二是不認(rèn)真執(zhí)行會(huì)計(jì)制度，人為捏造會(huì)計(jì)事實(shí)，有意混淆會(huì)計(jì)科目，“真賬假算”或“假賬真算”；三是后勤工作點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣，未能將全部收入納入統(tǒng)一管理，下屬部門有的“坐收坐支”；四是由于高校內(nèi)部結(jié)賬不及時(shí)，后勤實(shí)體的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)很難準(zhǔn)確地反映出來(lái)；五是固定資產(chǎn)賬物不符，流失嚴(yán)重。高校后勤實(shí)體的固定資產(chǎn)管理長(zhǎng)期以來(lái)一直是薄弱環(huán)節(jié)，資產(chǎn)的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、保管、出租、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢等環(huán)節(jié)缺乏內(nèi)部控制管理，不按規(guī)定程序辦理，不及時(shí)盤點(diǎn)，隨意性很大，造成資產(chǎn)閑置、流失、浪費(fèi)等現(xiàn)象，甚至有的后勤實(shí)體校內(nèi)吃高校的“大鍋飯”，校外又單獨(dú)注冊(cè)法人企業(yè)，使用校內(nèi)同班人馬進(jìn)入社會(huì)市場(chǎng)，資產(chǎn)添置、人員工資等從校內(nèi)支出，收益卻不入校內(nèi)賬，造成了國(guó)有資產(chǎn)的大量流失。
（四）信息溝通不暢
許多后勤實(shí)體存在對(duì)信息的溝通、控制的評(píng)價(jià)及結(jié)果的反饋不予重視的現(xiàn)象，在組織中常有一些“誰(shuí)都可以管，誰(shuí)又都可以不管”的區(qū)域，出了問(wèn)題以后常常是互相推諉指責(zé)，最后不了了之，無(wú)法追究責(zé)任。有的實(shí)體中還常常在高層與中層、中層與員工等之間存在溝通障礙，導(dǎo)致內(nèi)部“上情下達(dá)，下情上達(dá)”困難，極大地影響了內(nèi)部控制的效率和效果，甚至造成重大損失的發(fā)生。
三、加強(qiáng)后勤實(shí)體內(nèi)部控制建設(shè)的建議和對(duì)策
（一）營(yíng)造良好的控制環(huán)境
控制環(huán)境是整個(gè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，加強(qiáng)和完善高校后勤實(shí)體的內(nèi)部控制，首先應(yīng)注意內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)。改善企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境，需做好以下方面：
1、增強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí)。首先，后勤實(shí)體領(lǐng)導(dǎo)要重視內(nèi)部控制，建立健全內(nèi)部控制制度，并帶頭遵守；其次，要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們嚴(yán)格按照內(nèi)部控制的要求工作，并在控制鏈上發(fā)揮積極作用；再次，通過(guò)宣傳、培訓(xùn)等提高基層員工的控制意識(shí)，讓員工充分認(rèn)識(shí)到人人都是內(nèi)部控制的執(zhí)行者和責(zé)任人。
2、明確內(nèi)部控制的主體和目標(biāo)。后勤實(shí)體內(nèi)部有3種控制主體，即經(jīng)營(yíng)者、管理者和普通員工，他們都有各自的控制目標(biāo)。經(jīng)營(yíng)者的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、不斷增加經(jīng)營(yíng)效益；管理者的目標(biāo)是完成責(zé)任目標(biāo)、資產(chǎn)安全、獲得業(yè)務(wù)運(yùn)行的真實(shí)報(bào)告；普通員工的目標(biāo)是完成管理者下達(dá)的任務(wù)指標(biāo)，履行好崗位職責(zé)。因此，只有在控制主體及其控制目標(biāo)明確時(shí)，才能實(shí)施有效控制。
3、優(yōu)化組織流程，合理使用人力資源。后勤實(shí)體應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制的整體性原則、牽制原則、權(quán)責(zé)對(duì)等原則和成本效益原則優(yōu)化組織流程。后勤實(shí)體崗位類別較多，所以必須要有統(tǒng)一的崗位生產(chǎn)力標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每個(gè)崗位的作業(yè)流程、作業(yè)條件等加以規(guī)定，使之標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于一些管理活動(dòng)，如供應(yīng)商評(píng)估與選取、材料出入庫(kù)管理、績(jī)效管理、員工招聘、培訓(xùn)規(guī)劃等也需要有標(biāo)準(zhǔn)的工作流程、作業(yè)指導(dǎo)書。后勤實(shí)體還要按照“精干管理層、優(yōu)化勞務(wù)層、減少管理跨度，降低管理控制成本”的原則合理使用人力資源，通過(guò)深化人事制度改革，建立能上能下的工作制度，形成富有活力和生機(jī)的用人機(jī)制。
4、提高管理者和員工素質(zhì)。高校后勤實(shí)體的管理者和員工要認(rèn)真學(xué)習(xí)管理知識(shí)，更新管理觀念。后勤實(shí)體要根據(jù)崗位、工種、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的不同對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，使其技術(shù)水平和能力與所在崗位的要求相適應(yīng)；對(duì)各級(jí)管理人員要加強(qiáng)組織能力、協(xié)調(diào)能力和處理問(wèn)題能力的培訓(xùn)，提升他們管理能力和水平。企業(yè)要將培訓(xùn)結(jié)果同員工的職稱評(píng)定和薪酬相結(jié)合，激勵(lì)員工不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。
（二）進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
內(nèi)部控制的研究不可能脫離企業(yè)的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，后勤實(shí)體的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估要從以下方面入手：
1、重視風(fēng)險(xiǎn)的確認(rèn)和識(shí)別。高校后勤實(shí)體的外部風(fēng)險(xiǎn)有：政策法規(guī)的變化（如新勞動(dòng)法實(shí)施后用工風(fēng)險(xiǎn)的增加等）、高校的政策、同行業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)；內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)有：經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化、人力資源的變化（如部分企事業(yè)編制人員年齡老化）、新技術(shù)或信息系統(tǒng)的使用等。
2、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)分析和評(píng)估。高校后勤實(shí)體由于成立較晚，與社會(huì)企業(yè)相比還處于劣勢(shì)，缺乏競(jìng)爭(zhēng)力，所以進(jìn)入社會(huì)市場(chǎng)前，一定要收集大量的數(shù)據(jù)化信息進(jìn)行定量分析，廣泛聽取員工意見，慎重決策。
3、重視風(fēng)險(xiǎn)的控制和報(bào)告。風(fēng)險(xiǎn)也有一個(gè)積累和量變到質(zhì)變的過(guò)程，高校后勤實(shí)體的實(shí)際經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目大多是低風(fēng)險(xiǎn)的，只要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告，一般可以采取措施降低或消除風(fēng)險(xiǎn)。
（三）設(shè)立良好的控制活動(dòng)
1、建立科學(xué)完善的控制體系。構(gòu)筑“防堵查”3層遞進(jìn)式的內(nèi)部控制體系，對(duì)于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、防范和化解后勤實(shí)體風(fēng)險(xiǎn)具有重要的作用。第1層次是在“供產(chǎn)銷”過(guò)程中融入牽制制度，建立以防為主的監(jiān)控防線；第2層次是在常規(guī)性會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)上，對(duì)各個(gè)崗位、各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行日常性和周期性的核查，建立以堵為主的監(jiān)控防線；第3層次是成立一個(gè)獨(dú)立于被審計(jì)部門的審計(jì)小組。
2、建立內(nèi)部管理控制制度。后勤實(shí)體要根據(jù)組織的特點(diǎn)，進(jìn)行優(yōu)化組織框架和科學(xué)合理分工；然后根據(jù)不同的崗位，制定出崗位職責(zé)，明確員工工作范圍，實(shí)現(xiàn)定崗、定編、定責(zé)，使員工各司其職，又互相協(xié)作，互相監(jiān)督。同時(shí)，還需最大限度地使用經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任制和量化考核指標(biāo)，采用“管理與服務(wù)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益指標(biāo)”雙指標(biāo)結(jié)合的管理辦法，建立健全事前、事中和事后監(jiān)督體系，并與員工的切身利益掛鉤。
3、建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度。首先，要明確規(guī)定處理各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職責(zé)分工和程序方法。其次，要明確資產(chǎn)記錄與保管的分工，規(guī)定管錢、管物、管賬人員的相互制約關(guān)系。再次，要明確規(guī)定部分要求。如對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人簽章、明細(xì)數(shù)同合計(jì)數(shù)等方面的規(guī)定；對(duì)各種賬簿記錄，要求賬證一致；還有會(huì)計(jì)核算中規(guī)定的余額明細(xì)核對(duì)、各種報(bào)表相關(guān)數(shù)字核對(duì)以及內(nèi)部稽核制度等。最后，要建立財(cái)產(chǎn)清查盤點(diǎn)制度。為了保證財(cái)產(chǎn)物資的安全和完整，要實(shí)行永續(xù)盤存辦法核對(duì)庫(kù)存賬實(shí)外，還要規(guī)定財(cái)產(chǎn)物資的局部清查和全面清查制度，以保證賬卡物相符。
（四）建立有效的信息溝通系統(tǒng)
一個(gè)好的信息與交流系統(tǒng)可以使企業(yè)及時(shí)掌握其運(yùn)營(yíng)狀況和組織中發(fā)生的事情，及時(shí)為企業(yè)員工提供履行職責(zé)所需的各種信息，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理流暢地進(jìn)行。所以，要建立涵蓋企業(yè)全部重要活動(dòng)的可靠信息系統(tǒng)，以前后一致的形式規(guī)范地提供出實(shí)體所需要的及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的內(nèi)部及外部信息；同時(shí)要建立暢通的溝通渠道，確保信息傳達(dá)的有效性，使所有員工充分理解和執(zhí)行實(shí)體的政策和目標(biāo)。
（五）切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)控
對(duì)內(nèi)部控制實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺陷加以改進(jìn)，是客觀評(píng)價(jià)內(nèi)部控制有效性的重要保證。內(nèi)部監(jiān)控包括日常督查和專項(xiàng)督查。監(jiān)控情況應(yīng)當(dāng)形成書面報(bào)告，并在報(bào)告中揭示內(nèi)部控制的重要缺陷；形成的報(bào)告還應(yīng)當(dāng)有暢通的報(bào)告渠道，確保發(fā)現(xiàn)的重要問(wèn)題能送達(dá)管理層。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部控制的缺陷糾正和改進(jìn)機(jī)制，充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督效力。監(jiān)控可以是由職能部門實(shí)施的內(nèi)部審計(jì)，也可以是由內(nèi)部監(jiān)控部門實(shí)施的內(nèi)部監(jiān)督。監(jiān)控的措施還要科學(xué)合理，有一定的代表性和覆蓋面，內(nèi)控人員應(yīng)由素質(zhì)高、原則性強(qiáng)、有責(zé)任心、熟悉后勤業(yè)務(wù)的人員組成。內(nèi)部控制制度能否發(fā)揮其效能，執(zhí)行是關(guān)鍵，因此一定要做到令行禁止，要通過(guò)思想觀念的轉(zhuǎn)變，機(jī)構(gòu)和人員的到位，將內(nèi)部控制制度落到實(shí)處。
“有控則強(qiáng)，失控則弱，無(wú)控則亂”，建立和完善內(nèi)部控制制度，是解決后勤實(shí)體內(nèi)部管理松弛、控制弱化、效率低下的重要舉措。高校后勤實(shí)體的管理者應(yīng)該制定、完善并及時(shí)修訂適合于本企業(yè)的內(nèi)部控制制度，并確保其有效運(yùn)行，只有這樣才能更好地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，保證實(shí)體的可持續(xù)發(fā)展。
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