一、缺陷發(fā)現(xiàn)的方法
缺陷發(fā)現(xiàn)，是指不應該出現(xiàn)的情況或行動，包括未達到預想目標的制度、不恰當?shù)男袆?、應采取而未采取的行動，不應采取而實際上采取了的行動等等，是對預期標準或即定標準的偏離。主要包括：（1）不能令人滿意的制度；（2）業(yè)務處置不當；（3）遺漏有關業(yè)務的處置；（4）越軌或舞弊行為等。
形成一個重要的、可報告的缺陷發(fā)現(xiàn)是內(nèi)部審計人員必須具備的技能。這種技能會隨著內(nèi)部審計人員的經(jīng)驗而增加。內(nèi)部審計人員在一個不斷進行的審計過程中發(fā)現(xiàn)一個細小的偏差是相當容易的，因為完美無缺的事幾乎不存在，而且一般的業(yè)務偏差采用常規(guī)的審計方法就能發(fā)現(xiàn)。但要形成一個重要的、可報告的缺陷發(fā)現(xiàn)就需要具備較高的審計技能，要求內(nèi)部審計人員除了掌握常規(guī)的審計方法外，還必須具備經(jīng)營管理方面知識，要將良好的經(jīng)營意識應用到問題發(fā)現(xiàn)中來，同時還應該考慮如下因素：（1）考慮缺陷發(fā)生時所存在的環(huán)境。管理決策所依據(jù)的是當時的事實，內(nèi)部審計人員不能僅僅因為自己得到了決策者當時不能得到的信息而不同意他們的做法，不應該用審計判斷代替管理部門的判斷。（2）證明缺陷發(fā)現(xiàn)的責任在于審計人員而不是被審計人員。因此，如果一項缺陷未能得到令人滿意的證明，就不是一項可報告的缺陷。（3）內(nèi)部審計人員必須關注行為的改進，但不夠100%滿意的行為不一定就是需要批評的行為。（4）內(nèi)部審計人員必須客觀地分析自己的發(fā)現(xiàn)，確保所形成的缺陷發(fā)現(xiàn)無懈可擊，否則就經(jīng)不起時間的考驗或精明的審查。（5）不能因為偏見而把一種情況看成是有缺陷的。
二、缺陷發(fā)現(xiàn)的處理
?。ㄒ唬┤毕莅l(fā)現(xiàn)的重要性程度
沒有兩次發(fā)現(xiàn)的缺陷是完全相同的，不同的缺陷發(fā)現(xiàn)意味著可能給組織造成不同程度的損失或風險，其重要性程度不相同，因而處理方法也不相同。
?。?）對一項非重要的偏差（如所有機構都可能發(fā)生的記錄錯誤）不一定要寫入審計報告中，否則會損害它的效果。其一，會遮蓋審計報告中真正重要的發(fā)現(xiàn)；其二，可能加深一個成見：內(nèi)部審計師是挑刺兒的；其三，意味著內(nèi)部審計人員不能區(qū)分輕微的瑕疵和嚴重的污斑。當然，對不重要的差錯也不應該忽略，而應該與相關負責人討論這些差錯，注意有無進行糾正，將它簡單地記錄在工作底稿上，但不要把這些輕微的偏差寫在內(nèi)部審計報告中。
?。?）對一項次要的缺陷發(fā)現(xiàn)應簡明扼要地寫人審計報告。次要的缺陷發(fā)現(xiàn)是指那些超過了人們常有的偶然性出錯，因而需要報告的缺陷，它的重要性足以引起管理部門的注意，如果不予糾正，將繼續(xù)產(chǎn)生不利的影響，但它還不至于阻撓一個公司或它的部門實現(xiàn)其主要的目標。
?。?）對一項主要的缺陷發(fā)現(xiàn)應比較詳細地寫入審計報告。主要的缺陷發(fā)現(xiàn)是指那些使一個組織或它的部門無法達到其主要目標的問題，這些問題可能動搖企業(yè)的根基。但主要的缺陷發(fā)現(xiàn)和次要的缺陷發(fā)現(xiàn)之間的界限是相當微妙的，需要運用專業(yè)判斷將它們區(qū)分開來。只有對各種缺陷和偏差進行合理的判斷和分類，才能區(qū)分哪些是引起或可能引起公司巨大損失的，哪些是不太嚴重的，才能合理確定如何向管理部門報告內(nèi)部審計的結果。
?。ǘ┤毕莅l(fā)現(xiàn)的要素
每一個可報告的缺陷發(fā)現(xiàn)都應該包含某些要素，內(nèi)部審計人員應深刻了解這些要素。缺陷發(fā)現(xiàn)的要素主要有：標準、狀況、程序或慣例、原因、后果、結論和建議等，如表1：
?。?）形成審計發(fā)現(xiàn)的第一步就是要確定“標準”，即明確管理部門希望達到的目的和目標，以及所要取得的成績的質(zhì)量。標準可能是現(xiàn)成的，如產(chǎn)品合格率不低于98%。在接受標準前，內(nèi)部審計人員應該把管理部門希望達到的目的和目標與制定該目標的基數(shù)、行業(yè)定額等對比，評價其合理性和有效性。如果管理部門沒有現(xiàn)成的標準，在這種情況下，內(nèi)部審計人員必須確定怎樣才算合理的符合企業(yè)的標準，但這樣確定的標準必須征求被審查者的同意。
?。?）狀況是指內(nèi)部審計人員通過觀察、詢問、分析、核實而查明的被審查業(yè)務的具體情況，是業(yè)務經(jīng)營實際達到的水平，是審計意見和結論所根據(jù)的事實，它是一項審計發(fā)現(xiàn)的核心。狀況所包含的審計信息應該是充分的、有力的和相關的，必須經(jīng)得起任何責難。它必須能代表樣本總體或被查的制度，它必須是一個重要的缺陷，被審計者必須同意所表達的事實。
（3）程序和慣例是指已經(jīng)確立的，為實現(xiàn)目的和目標而執(zhí)行工作的步驟和方法。程序是管理部門的指示，通常是書面指示；慣例指做事情的方法，包括對的或錯的，它們通常和發(fā)現(xiàn)的狀況有關。在形成一項審計發(fā)現(xiàn)時，內(nèi)部審計人員應設法確定程序是什么或應該是什么，所遵循的是怎樣一種慣例。內(nèi)部審計人員應確定的內(nèi)容有：企業(yè)建立了什么程序，是否得到了遵循，是否采取了所有必要的步驟經(jīng)濟有效地完成了工作。程序和慣例的存在和執(zhí)行與否，可能就是要不要采取糾正行動的理由。
?。?）原因是用來解釋問題是如何產(chǎn)生的，是用來說明現(xiàn)狀為何會與標準發(fā)生偏差，為何不能達到目的和目標。確定原因?qū)τ诟纳茽顩r是十分重要的，如果分析出產(chǎn)生偏差的原因，建議的糾正行動只可能治表而不能治本。每一項缺陷發(fā)現(xiàn)都可追溯到對期望值的偏差，只有確定了偏差、明確了原因，問題才能得到解決。
?。?）后果所回答的是指實際狀況不符合標準以及阻礙經(jīng)營活動達到其目的所造成的或可能造成的傷害或損失。這些不利后果必須是重大的，不僅僅是對程序的某些偏離。后果是一個可用來向被審計者和高層經(jīng)理表明不利狀況的成分，如果這種狀況繼續(xù)下去，將會造成嚴重的損失，且這種損失會超過采取必要的行動來糾正問題所花的代價。內(nèi)部審計人員必須有能力分析出問題的后果。對一項活動的審計都隱含著經(jīng)濟性、效率性和效果性的目的，對經(jīng)濟和效率方面的問題，后果通常應以金額表示，對效果方面的問題，后果通常表現(xiàn)為無力完成某些預想的或強制性的最終成果。后果是能夠令人信服的，它是任何審計發(fā)現(xiàn)中不可或缺的要素，如果不把它充分地表達給管理部門，采取糾正行動的可能性就不大。
?。?）結論回答的是需要采取什么糾正行動。它是職業(yè)性的判斷而不是對問題細節(jié)的陳述。結論應表示可能的、必須的行動過程，并表明或隱含糾正缺陷的成果將超過它的成本。結論將數(shù)量化的后果作為跳板來表明采取行動的必要性。
?。?）建議表述的是管理部門為了糾正發(fā)生了問題的狀況，以及強化系統(tǒng)和控制應采取的行動。建議應當是積極的、有針對性的，應當盡可能具體，并指出誰來采取行動。審計人員所建議的措施只是一種可采取的措施，不能表述為唯一的必須執(zhí)行的，否則就會使審計人員承擔不必要的責任。確定狀況、分析原因和后果是審計人員的責任，糾正這種狀況則是管理部門的責任，審計人員應該清楚地說明選擇某種糾正行動是管理部門的工作，內(nèi)部審計人員的建議只是一種可能的選擇。
三、缺陷發(fā)現(xiàn)及處理應注意的問題
（一）關注制度和內(nèi)控的薄弱環(huán)節(jié)
最容易引起內(nèi)部審計人員注意的缺陷往往是能引起大額有形損失的經(jīng)濟業(yè)務，但缺陷還包括那些損失并不清楚地顯示出來而又可能實際存在的制度和控制的薄弱點，因為這種薄弱點往往存在持續(xù)性，盡管損失的具體金額看不出來，但對企業(yè)的危害更大，更應該引起內(nèi)部審ira員的重視。
?。ǘ╆P注內(nèi)審結論是否屬實
有時被審計者可能不同意審計結論或解釋，但是不應該不同意審計結論所根據(jù)的事實。如果被審計者能確定內(nèi)部審計人員所獲得的事實不正確，那樣的一項審計發(fā)現(xiàn)就不能認為是恰當?shù)?，因此必須對缺陷發(fā)現(xiàn)的狀況作出恰當?shù)墓烙?，應該及早與了解事實真相的人進行討論，在報告一項缺陷發(fā)現(xiàn)前必須采取一切步驟來弄清證據(jù)，解決有關事實的任何爭議。
?。ㄈ﹥?nèi)審人員應合理區(qū)分糾錯建議和改進建議
糾錯建議是指對違反公認的行為規(guī)則或標準而提出的改正建議。違反公認的行為標準就應該是一種缺陷，凡屬缺陷就必須予以糾正。改進建議是指某些可以接受的行為，但由于對有關問題獲得了新的知識而可對它有所改進提出的建議。改進建議的提出，并不意味被審計業(yè)務有錯誤，而是指不夠完善，還可優(yōu)化。
?。ㄋ模徲嫷哪康氖前l(fā)現(xiàn)缺陷之后糾正錯誤
一項缺陷發(fā)現(xiàn)就是一個批評。人們的自衛(wèi)本能促使被批評者反擊這種批評，因此解決一項審計缺陷的最好的方法就是在發(fā)表書面審計報告之前與管理部門討論發(fā)現(xiàn)的問題。在討論時，應對各種事實以及修補缺陷的某些合理的行動過程與管理部門取得一致的意見，并在書面報告中加上如下一句話：“我們和管理部門討論了我們的審計發(fā)現(xiàn)，其結果使我們相信所提出的建議可望糾正所描述的狀況”。這種方法既無損內(nèi)部審計人員的形象，又能與被審計者之間建立起解決問題的伙伴關系，有利于被審計者真正樂于接受審計建議，糾正錯誤、改進工作，最終實現(xiàn)審計的目的。
