【摘 要】 筆者結(jié)合高校實(shí)行電算會(huì)計(jì)管理的實(shí)際，分析高校實(shí)施會(huì)計(jì)電算化管理中存在的不足，提出了完善會(huì)計(jì)電算化管理的幾點(diǎn)建議。
【關(guān)鍵詞】 高校； 會(huì)計(jì)； 電算化管理
會(huì)計(jì)電算化是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作領(lǐng)域，用會(huì)計(jì)軟件指揮各種計(jì)算機(jī)替代手工或手工很難完成、甚至無(wú)法完成的會(huì)計(jì)工作的過(guò)程。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，高校理財(cái)環(huán)境的變化，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作提出了更高的要求，計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校經(jīng)濟(jì)管理和財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用越來(lái)越普及。目前，高校已基本實(shí)施會(huì)計(jì)電算化，并逐步向財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、財(cái)務(wù)管理信息化邁進(jìn)。但是，由于會(huì)計(jì)電算化管理在科目核算、項(xiàng)目輔助核算、往來(lái)款核算、固定資產(chǎn)核算、年末結(jié)轉(zhuǎn)等方面存在著不足，一定程度上制約了高校財(cái)務(wù)管理信息化的進(jìn)程。
一、會(huì)計(jì)電算化管理系統(tǒng)的特點(diǎn)
根據(jù)《事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》和《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度（試行）》，結(jié)合會(huì)計(jì)核算實(shí)際，高校適用的會(huì)計(jì)核算軟件一般具有完整的會(huì)計(jì)核算功能，特點(diǎn)是以會(huì)計(jì)科目為中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)部門(mén)（項(xiàng)目）經(jīng)費(fèi)、往來(lái)款項(xiàng)、固定資產(chǎn)等進(jìn)行輔助核算和管理。
在會(huì)計(jì)電算化管理中，橫向以傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算模式下的科目核算為中心完成賬務(wù)處理；縱向以“項(xiàng)目管理”為中心實(shí)現(xiàn)對(duì)部門(mén)經(jīng)費(fèi)、科研課題經(jīng)費(fèi)、專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、代管款項(xiàng)等經(jīng)費(fèi)的核算，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)經(jīng)費(fèi)的管理、分析和控制。以科目核算為主線完成賬務(wù)處理過(guò)程，以項(xiàng)目管理、往來(lái)款管理、固定資產(chǎn)管理等為輔助核算手段，為加強(qiáng)預(yù)算管理、往來(lái)款項(xiàng)管理、固定資產(chǎn)管理等財(cái)務(wù)管理方面提供更為準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。
二、會(huì)計(jì)電算化管理系統(tǒng)的變化
傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)管理模式，會(huì)計(jì)核算具體反映會(huì)計(jì)科目之間的關(guān)系。高校會(huì)計(jì)核算主要反映資產(chǎn)類(lèi)會(huì)計(jì)科目、負(fù)債類(lèi)會(huì)計(jì)科目、凈資產(chǎn)類(lèi)會(huì)計(jì)科目、收入類(lèi)會(huì)計(jì)科目以及支出類(lèi)會(huì)計(jì)科目之間的關(guān)系。
會(huì)計(jì)電算化管理模式，會(huì)計(jì)核算一方面反映會(huì)計(jì)科目之間的關(guān)系；另一方面也要反映各會(huì)計(jì)科目與項(xiàng)目、往來(lái)款項(xiàng)各科目與往來(lái)款項(xiàng)責(zé)任人、往來(lái)款項(xiàng)各科目與往來(lái)款項(xiàng)項(xiàng)目、固定資產(chǎn)各科目與項(xiàng)目等方面的關(guān)系。它們之間的關(guān)系如下：
項(xiàng)目輔助核算的會(huì)計(jì)科目余額累計(jì)
=所有項(xiàng)目余額累計(jì)；
應(yīng)收款項(xiàng)會(huì)計(jì)科目余額累計(jì)=所有項(xiàng)目應(yīng)收款項(xiàng)余額累計(jì)；
應(yīng)收款項(xiàng)會(huì)計(jì)科目余額累計(jì)=所有應(yīng)收款項(xiàng)責(zé)任人余額累計(jì)；
應(yīng)付款項(xiàng)會(huì)計(jì)科目余額累計(jì)=所有項(xiàng)目應(yīng)付款項(xiàng)余額累計(jì)；
應(yīng)付款項(xiàng)會(huì)計(jì)科目余額累計(jì)=所有應(yīng)付款項(xiàng)責(zé)任人余額累計(jì)；
固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)科目余額=所有項(xiàng)目固定資產(chǎn)余額累計(jì)。
三、會(huì)計(jì)電算化管理中存在的不足
由于受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理模式的影響，高校使用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)管理的經(jīng)驗(yàn)欠缺，使得高校在會(huì)計(jì)電算化核算和管理中，在初始化處理、往來(lái)款管理、固定資產(chǎn)管理、年終結(jié)轉(zhuǎn)處理、與其他管理系統(tǒng)信息共享等方面存在不足，在一定程度上制約了財(cái)務(wù)管理電算化的實(shí)施，影響了財(cái)務(wù)管理工作的效率。
（一）初始化處理
傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)管理，重會(huì)計(jì)科目核算，輕項(xiàng)目核算，難以提高管理水平。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)初始化處理主要包括參數(shù)設(shè)置、科目余額、項(xiàng)目余額、往來(lái)款余額初始化等。在會(huì)計(jì)電算化初始化處理中，部分高校存在重參數(shù)設(shè)置，重科目余額與手工賬務(wù)（或以往電算系統(tǒng)）科目余額核對(duì)相符，輕科目余額與項(xiàng)目余額勾稽、往來(lái)款科目余額（分責(zé)任人）與項(xiàng)目勾稽、固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)科目余額與項(xiàng)目勾稽等問(wèn)題，不能通過(guò)會(huì)計(jì)科目和項(xiàng)目核算實(shí)現(xiàn)二維核算或多維核算，不利于加強(qiáng)內(nèi)部考核和管理，也不利于提高內(nèi)部管理效率和水平。
?。ǘ┩鶃?lái)款項(xiàng)管理
高校往來(lái)款管理，重責(zé)任到人。責(zé)任人設(shè)置主要以?xún)?nèi)部職工或?qū)W生為分戶(hù)輔助核算對(duì)象。在電算會(huì)計(jì)核算方式下，通過(guò)編制記賬憑證錄入科目、金額和責(zé)任人信息這種簡(jiǎn)單的內(nèi)部責(zé)任人分戶(hù)核算的模式進(jìn)行管理。該模式不利于往來(lái)款管理按部門(mén)（項(xiàng)目）責(zé)任考核，難以進(jìn)行賬齡分析，難以實(shí)現(xiàn)向?qū)嵸|(zhì)責(zé)任人進(jìn)行催款和核對(duì)，易形成呆賬和長(zhǎng)期掛賬，資金使用效率低。
?。ㄈ┕潭ㄙY產(chǎn)管理
固定資產(chǎn)管理，包括價(jià)值管理和實(shí)物管理，其載體分為總賬、明細(xì)賬、輔助賬和卡片賬。財(cái)務(wù)部門(mén)一般進(jìn)行固定資產(chǎn)價(jià)值管理，資產(chǎn)部門(mén)和使用部門(mén)進(jìn)行固定資產(chǎn)實(shí)物管理。在會(huì)計(jì)電算化管理方式下，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)編制記賬憑證錄入科目、批固定資產(chǎn)金額記賬后形成固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬，反映批固定資產(chǎn)價(jià)值，但不能反映單件固定資產(chǎn)價(jià)值和固定資產(chǎn)購(gòu)置資金來(lái)源；資產(chǎn)部門(mén)填制固定資產(chǎn)卡片，通過(guò)卡片信息錄入形成固定資產(chǎn)輔助賬；使用部門(mén)使用固定資產(chǎn)，根據(jù)固定資產(chǎn)卡片信息形成本部門(mén)固定資產(chǎn)輔助賬。財(cái)務(wù)、資產(chǎn)和使用部門(mén)沒(méi)有實(shí)施定期賬賬核對(duì)、賬實(shí)核對(duì)、賬卡核對(duì)以及固定資產(chǎn)總價(jià)值和單件價(jià)值、總價(jià)值和分類(lèi)價(jià)值、總價(jià)值和部門(mén)（項(xiàng)目）價(jià)值、實(shí)物總量與單件數(shù)量、實(shí)物總量和分類(lèi)數(shù)量、實(shí)物總量和部門(mén)（項(xiàng)目）數(shù)量核對(duì)相符。這種管理模式，使得資產(chǎn)管理信息不準(zhǔn)確，家底不清，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，資產(chǎn)使用效率低下。
?。ㄋ模┠杲K結(jié)轉(zhuǎn)處理
高校事業(yè)結(jié)余包括經(jīng)常性結(jié)余和專(zhuān)項(xiàng)資金結(jié)余兩部分。經(jīng)常性結(jié)余按規(guī)定提取福利基金和轉(zhuǎn)入事業(yè)基金；專(zhuān)項(xiàng)資金結(jié)余，已完成的項(xiàng)目，應(yīng)結(jié)清賬務(wù)，并將結(jié)余資金先轉(zhuǎn)入經(jīng)常性結(jié)余，再轉(zhuǎn)入事業(yè)基金；尚未完成項(xiàng)目的資金，結(jié)轉(zhuǎn)到專(zhuān)項(xiàng)結(jié)余中繼續(xù)使用。在會(huì)計(jì)電算化管理方式下，按收支科目進(jìn)行年終結(jié)轉(zhuǎn)，只能反映學(xué)?？偨Y(jié)余，不能反映各部門(mén)（項(xiàng)目）結(jié)余，不利于對(duì)各部門(mén)（項(xiàng)目）進(jìn)行績(jī)效考核和分析。
?。ㄎ澹┬畔⒐蚕硇圆?
高校管理信息使用，涉及教務(wù)管理、工資管理、人事信息管理、固定資產(chǎn)管理、學(xué)生管理、收費(fèi)管理等部門(mén)。為提高管理工作效率，各部門(mén)應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在同一平臺(tái)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息共享。但長(zhǎng)期以來(lái)，存在部門(mén)各自為陣，各使用一套管理軟件，數(shù)據(jù)接口不開(kāi)放，甚至財(cái)務(wù)管理部門(mén)內(nèi)部會(huì)計(jì)核算管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、收費(fèi)管理等系統(tǒng)都不能實(shí)現(xiàn)信息共享，造成重復(fù)勞動(dòng)，效率低下。
四、完善電算化會(huì)計(jì)管理的建議
高校電算化會(huì)計(jì)管理中存在不足，有多方面的原因。重核算輕管理、重科目輕項(xiàng)目、重分配輕考核等傳統(tǒng)管理思想，很大程度上制約了電算化會(huì)計(jì)管理。部分會(huì)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和結(jié)構(gòu)單一，計(jì)算機(jī)使用技能較低，財(cái)務(wù)管理中習(xí)慣通過(guò)重復(fù)勞動(dòng)和簡(jiǎn)單勞動(dòng)完成工作，制約了工作效率和管理效率；現(xiàn)行會(huì)計(jì)規(guī)章制度，對(duì)于電算化會(huì)計(jì)管理中如何設(shè)置會(huì)計(jì)科目、如何進(jìn)行年終結(jié)算和結(jié)賬等方面缺少相關(guān)規(guī)定，高校在進(jìn)行電算會(huì)計(jì)核算中沒(méi)有統(tǒng)一的處理方法，使會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可比性受到影響，制約著高校會(huì)計(jì)電算化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進(jìn)程。因此，需要采取多種措施，完善高校會(huì)計(jì)電算化管理。
（一）準(zhǔn)確處理初始化數(shù)據(jù)，為二維、多維核算奠定基礎(chǔ)
高校會(huì)計(jì)電算化要實(shí)現(xiàn)由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)人員需要對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作進(jìn)行研究和探討，分析本單位財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)和需要，熟悉電算會(huì)計(jì)核算方法和程序，選用能滿(mǎn)足單位決策分析和財(cái)務(wù)管理需要、通用性和靈活性強(qiáng)、具有綜合管理功能的會(huì)計(jì)軟件。清理、核對(duì)和結(jié)清原系統(tǒng)賬務(wù)，形成電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)初始化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，結(jié)合財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)行參數(shù)設(shè)置、科目余額、項(xiàng)目余額、往來(lái)款余額初始化等。電算會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)初始化完成，應(yīng)確?？颇坑囝~與原系統(tǒng)科目余額核對(duì)相符，科目余額與項(xiàng)目余額之間、往來(lái)款科目余額（分責(zé)任人）與項(xiàng)目之間、固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)科目余額與項(xiàng)目之間等勾稽平衡，提供準(zhǔn)確初始化數(shù)據(jù)，為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)科目和項(xiàng)目核算二維核算或多維核算奠定良好的基礎(chǔ)。
?。ǘ┘訌?qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理，提高資金周轉(zhuǎn)和使用效益
財(cái)務(wù)利用電算會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和審核，應(yīng)同時(shí)提供往來(lái)款項(xiàng)管理相關(guān)信息。編制記賬憑證時(shí)一次錄入科目、部門(mén)（項(xiàng)目）、債權(quán)債務(wù)確認(rèn)時(shí)間、責(zé)任人、實(shí)質(zhì)責(zé)任人、當(dāng)筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)還款情況、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)等相關(guān)信息，為往來(lái)款項(xiàng)管理提供準(zhǔn)確信息，以做好賬齡分析，及時(shí)向?qū)嶋H債務(wù)人進(jìn)行催收和核對(duì)，及時(shí)清理往來(lái)款項(xiàng)，以提高資金周轉(zhuǎn)和使用效益。
（三）完善固定資產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)家底清楚和動(dòng)態(tài)控制
為提高管理工作效率，財(cái)務(wù)部門(mén)、資產(chǎn)部門(mén)、使用部門(mén)應(yīng)利用校園網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，統(tǒng)一使用管理軟件，在同一平臺(tái)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息共享。在固定資產(chǎn)分類(lèi)信息和部門(mén)信息共享的基礎(chǔ)上，對(duì)經(jīng)專(zhuān)家組已驗(yàn)收的資產(chǎn)，由使用部門(mén)在終端錄入資產(chǎn)相關(guān)信息，形成資產(chǎn)部門(mén)待提交驗(yàn)收和登記數(shù)據(jù)；資產(chǎn)部門(mén)按權(quán)限進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收和登記固定資產(chǎn)卡片，形成財(cái)務(wù)部門(mén)待入賬數(shù)據(jù)；財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理、價(jià)值核對(duì)、登記入賬，形成固定資產(chǎn)總賬和明細(xì)賬。資產(chǎn)變更、調(diào)劑、報(bào)廢、減少等數(shù)據(jù)和信息變動(dòng)，程序相同。通過(guò)建立新型的資產(chǎn)管理體系，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及時(shí)更新，對(duì)資產(chǎn)實(shí)行從形成、使用到處置全過(guò)程的實(shí)時(shí)管理和動(dòng)態(tài)控制，定期進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，適時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)價(jià)值和實(shí)物賬賬核對(duì)、賬卡核對(duì)，保證賬實(shí)相符，學(xué)校資產(chǎn)和部門(mén)資產(chǎn)、總資產(chǎn)和分類(lèi)資產(chǎn)家底清楚。
?。ㄋ模┠杲K結(jié)轉(zhuǎn)分項(xiàng)目處理，有利于部門(mén)考核和分析
高校進(jìn)行年終結(jié)轉(zhuǎn)，在年終清理結(jié)算的基礎(chǔ)上，應(yīng)編制科目余額表和科目項(xiàng)目余額表。試算平衡后，各收支科目余額按規(guī)定的年終沖賬辦法，分項(xiàng)目辦理結(jié)賬轉(zhuǎn)沖。經(jīng)常性結(jié)余和專(zhuān)項(xiàng)資金結(jié)余按規(guī)定分項(xiàng)目結(jié)轉(zhuǎn)分配，結(jié)清舊賬，記入新賬。年終結(jié)轉(zhuǎn)分項(xiàng)目進(jìn)行，既反映學(xué)校收支結(jié)余，也反映各部門(mén)（項(xiàng)目）收支結(jié)余；既反映學(xué)校結(jié)余分配，也反映各部門(mén)（項(xiàng)目）結(jié)余分配，有利于學(xué)校、部門(mén)收支執(zhí)行情況分析，實(shí)施部門(mén)（項(xiàng)目）績(jī)效考核和分析。
?。ㄎ澹╅_(kāi)放交流部門(mén)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)管理信息共享
高校應(yīng)根據(jù)管理需要，對(duì)各部門(mén)管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，避免部門(mén)管理軟件和數(shù)據(jù)接口混亂，使數(shù)據(jù)信息在部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)交流共享。電算化會(huì)計(jì)管理要充分利用校園網(wǎng)，建立一個(gè)相對(duì)開(kāi)放、實(shí)時(shí)、快捷方便的雙向信息交流系統(tǒng)，將往來(lái)款項(xiàng)、工資、公積金、部門(mén)創(chuàng)收、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支、學(xué)生交費(fèi)、欠費(fèi)情況等管理信息歸集上網(wǎng)，設(shè)置網(wǎng)上查詢(xún)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。為內(nèi)部各單位之間信息交流提供便利，以提高會(huì)計(jì)信息收集、加工處理和綜合利用速度，從廣度和深度上擴(kuò)展會(huì)計(jì)信息內(nèi)容，提高會(huì)計(jì)信息的利用效率，避免校內(nèi)各部門(mén)因信息獲取滯后而造成的工作拖延和矛盾沖突，減少會(huì)計(jì)人員重復(fù)處理數(shù)據(jù)和傳遞信息的工作量，提高工作效率。
會(huì)計(jì)電算化和網(wǎng)絡(luò)化是高校財(cái)務(wù)管理發(fā)展的必然要求。高校應(yīng)采取多方面措施，確保會(huì)計(jì)電算化管理系統(tǒng)信息及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，以充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的預(yù)測(cè)、決策、控制功能，促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理信息化，促進(jìn)高校健康發(fā)展。
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