【摘要】會計電算化的縱深發(fā)展，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了嚴峻的考驗和挑戰(zhàn)。本文對會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制所存在的問題及對策進行了分析，對實際工作具有一定的指導(dǎo)意義。
我國傳統(tǒng)的會計處理技術(shù)以手工處理為主，但隨著電子計算機的普及和推廣，會計電算化逐漸取代了手工會計。在信息時代，電子計算機數(shù)據(jù)處理技術(shù)特別是以Internet為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在會計領(lǐng)域的發(fā)展和廣泛運用，提高了會計信息的準確性和及時性，但同時也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。
一、信息時代會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題
隨著信息時代的到來，在會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制得到了改善和加強，但也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了新的問題。
（一）系統(tǒng)內(nèi)崗位分工原則的重要性下降
傳統(tǒng)手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責分工的基礎(chǔ)之上的。實現(xiàn)會計電算化后，功能的高度集中導(dǎo)致了職責的集中，曾在手工操作下不易合并的崗位，在會計電算化中可以合并，會計人員大大減少，崗位分工原則的重要程度下降。某些會計人員可能既從事數(shù)據(jù)輸入、處理，又負責數(shù)據(jù)的輸出、報送，他們可能在數(shù)據(jù)來源的相互關(guān)系、數(shù)據(jù)處理等方面具有詳細的知識，也熟知內(nèi)部控制的缺陷，這就使他們有可能在未經(jīng)批準的情況下，直接對使用的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改和操作處理，增加了出現(xiàn)錯誤與舞弊的風(fēng)險。
?。ǘ└飨到y(tǒng)間缺乏有效的共享
財務(wù)軟件系統(tǒng)是自行開發(fā)的，有些單位是購買的，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，編程風(fēng)格各異，各軟件公司因為技術(shù)保密的原因相互間沒有交流，也沒有業(yè)界的協(xié)議，自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。從一個處理系統(tǒng)（模塊）到另一個處理系統(tǒng)（模塊）不能自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式或直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，這不僅增加了工作量，而且因為人工核算、人工輸入等人為因素，必然增加出錯幾率，使財務(wù)軟件不能充分發(fā)揮它的管理功效和預(yù)測功能。在這種意義上講，它只能稱為加電的賬本。
?。ㄈ?shù)據(jù)的脆弱性
很多時候，財務(wù)上的數(shù)據(jù)是企業(yè)的商業(yè)秘密，對于以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)開發(fā)的許多會計軟件而言，一些具備數(shù)據(jù)庫知識的人完全可繞開會計軟件的各類控制措施，通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，直接讀寫這些數(shù)據(jù)庫文件。另外，會計數(shù)據(jù)大量集中保存在磁性材料中，對外界環(huán)境的要求比較高，要防火、防水、防塵、防磁，對環(huán)境溫度也有一定的要求，增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。而網(wǎng)絡(luò)的開放性也使會計信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)很可能遭受非法訪問甚至是黑客或病毒的侵襲。因此，實現(xiàn)會計電算化后如果不增加數(shù)據(jù)安全方面的控制，數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性就會大大提高，并造成會計軟件的程序控制失效。
?。ㄋ模╁e誤具有反復(fù)性
手工會計系統(tǒng)中數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)分散于多個部門，一般情況下差錯重復(fù)發(fā)生的可能性不大。而會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點，許多應(yīng)用程序包含了內(nèi)部控制功能，這種控制功能取決于應(yīng)用程序。如果程序發(fā)生差錯或不起作用，控制失效長期不被發(fā)現(xiàn)，就會使錯誤具有反復(fù)性。
?。ㄎ澹┍O(jiān)管缺乏有效性
根據(jù)財政部的規(guī)定，以計算機代替手工記賬的單位必須達到一定條件，但部分單位未經(jīng)批準就直接用計算機代替手工記賬，甚至沒有滿足計算機替代手工記賬條件就正式使用電子計算機代替手工記賬；有些單位的系統(tǒng)開發(fā)人員可以隨時接觸系統(tǒng)，甚至頂班操作；有些單位由同一個人按照不同的姓名、口令進入系統(tǒng)來完成憑證輸入和復(fù)核兩項不兼容的工作，企業(yè)內(nèi)部管理制度不完善，監(jiān)督力度不夠強。
二、信息時代會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的完善
在信息時代，會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制實際上執(zhí)行了一部分審計工作，它是一項技術(shù)性強并且相當復(fù)雜的工作，因此必須加強和完善會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，采取措施以保證會計電算化信息系統(tǒng)的正常運行和財務(wù)數(shù)據(jù)的安全可靠，減少可能發(fā)生的危害。
?。ㄒ唬┘訌婏L(fēng)險意識，完善系統(tǒng)內(nèi)部控制
會計電算化是會計發(fā)展的必然趨勢，具有明顯的優(yōu)越性，但是會計電算化不同于手工會計，必須代之以更加嚴密的會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。
1.加強職責分工控制
職責分工必須將系統(tǒng)開發(fā)部門與系統(tǒng)應(yīng)用部門的職責相分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔，通過進行內(nèi)部職責分工來補救不相容職能集中化的不足。在會計電算化系統(tǒng)中，不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù)、數(shù)據(jù)維護管理職務(wù)與電算審核職務(wù)等。 2.加強系統(tǒng)操作控制
為了使輸入數(shù)據(jù)和輸出結(jié)果正確，保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定嚴格的上機守則與操作規(guī)程。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)的工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是要提出計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。
3.加強人員選用控制
企業(yè)必須重視對內(nèi)部控制制度管理人員的選用，內(nèi)部控制制度即使設(shè)計得再完善，若沒有稱職的人員來執(zhí)行，也不能發(fā)揮作用。目前，高校培養(yǎng)的電算化專業(yè)人才大多只停留在熟悉會計業(yè)務(wù)、會使用會計軟件的層次上，遠遠不能滿足企業(yè)對內(nèi)部控制方面人才的需求。內(nèi)部控制制度管理人員應(yīng)既熟悉會計業(yè)務(wù)，又能進行軟件分析，同時還應(yīng)具備較高的職業(yè)道德。因此需要加強人員選用控制，定期進行考評，獎優(yōu)罰劣。
?。ǘ┘訌姇嬰娝慊畔⑾到y(tǒng)的安全控制
目前，企業(yè)在會計電算化進程中主要存在的問題是數(shù)據(jù)的安全保密性差，這也是企業(yè)內(nèi)控制中最薄弱的環(huán)節(jié)。這可從如下方面來加強：
1.系統(tǒng)環(huán)境控制
環(huán)境控制指計算機機房的環(huán)境和各種技術(shù)安全要求以及磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存貯體的存放和保護。計算機機房應(yīng)該符合技術(shù)要求和安全要求，應(yīng)充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術(shù)條件；對用于數(shù)據(jù)備份的U盤、光盤等存貯介質(zhì)應(yīng)注意防潮、、防磁，對于環(huán)境安全要定期檢查并做好記錄。
2.軟、硬件安全控制
會計電算化系統(tǒng)的可靠運行要依賴于硬件設(shè)備，關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份，會計電算化系統(tǒng)的供電電源應(yīng)獨立，同時輔以UPS等設(shè)備。要注意應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺的大系統(tǒng)，各種業(yè)務(wù)之間能相互銜接，相關(guān)數(shù)據(jù)能夠自動核對、校驗，數(shù)據(jù)備份應(yīng)統(tǒng)一完成；增強系統(tǒng)軟件現(xiàn)場保護和自動跟蹤能力，能夠記錄一切非正常操作。
3.加強病毒的防范
防范病毒最為有效的措施是加強安全教育，健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度。如：絕對禁止在工作機上玩游戲；定期檢測并清除計算機病毒，采用網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)等。
（三）提高網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全的控制。在技術(shù)上，對整個財務(wù)網(wǎng)絡(luò)的各個層次都要采取安全防范措施和規(guī)則，建立綜合的多層次的安全體系，保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計電算化信息系統(tǒng)的安全。設(shè)置用戶權(quán)限和密碼并定期更新，網(wǎng)絡(luò)傳輸前對相關(guān)數(shù)據(jù)進行加密，接收到數(shù)據(jù)后再進行相應(yīng)的解密處理；定期對系統(tǒng)進行病毒檢測，使用網(wǎng)絡(luò)病毒防火墻防止網(wǎng)絡(luò)病毒侵入等都是較好的控制措施。
?。ㄋ模┲匾晻嫏n案管理
會計電算化中會計檔案的保管范圍不僅限于原有賬、證、表，而且包括軟件技術(shù)和軟件使用過程中產(chǎn)生的其他檔案，這里的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數(shù)據(jù)和程序的存儲介質(zhì)。會計檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)。如采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進行檢查和定期復(fù)制、防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失等。
?。ㄎ澹娀瘍?nèi)部監(jiān)督
通過內(nèi)部監(jiān)督可以了解現(xiàn)有的一些內(nèi)部控制措施是否能滿足和保證為系統(tǒng)提供準確、可靠信息的需要以及這些控制能否有效地運作以達到預(yù)期的目的。在會計電算化運行過程中，審計人員對業(yè)務(wù)處理等進行評價和檢驗，有利于監(jiān)測財務(wù)軟件的可靠性，提高財務(wù)核算質(zhì)量和管理水平。
總之，任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的，任何規(guī)章制度也不是天衣無縫的。因此，完善、有效的計算機系統(tǒng)及管理制度是會計電算化安全之本。提高會計電算化人員素質(zhì)，規(guī)范和完善會計電算化操作和管理水平，重視內(nèi)部監(jiān)督，增強數(shù)據(jù)安全意識是當前會計電算化管理的關(guān)鍵問題之一。
