一是電算會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的比較。首先，電算化會(huì)計(jì)檔案與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且有其特殊的存儲(chǔ)方式。除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外，還包括電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的全套文檔資料，擴(kuò)大了會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域。其次，電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境，必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可調(diào)用存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比具有占用空間小、調(diào)用速度快、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。最后，電算化會(huì)計(jì)檔案的保管不僅有作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張，而且包含磁性介質(zhì)或光盤，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比具有雙重保險(xiǎn)作用。但電算化會(huì)計(jì)檔案也具有易遭破壞、難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，因此對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高，更需要科學(xué)地管理。
二是電算化會(huì)計(jì)檔案工作的完成。要做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須充分利用電算化會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、分類、管理與保存等方面的工作。電算化會(huì)計(jì)檔案的收集。財(cái)務(wù)部門應(yīng)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)因病毒或其他原因造成硬件系統(tǒng)損壞后，能在最短的時(shí)間內(nèi)和最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。同時(shí)還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的信息，以及與會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書及使用手冊(cè)。電算化會(huì)計(jì)檔案的分類。業(yè)務(wù)主管單位的電算化會(huì)計(jì)檔案是由各下級(jí)單位層層上報(bào)組成，必須要對(duì)各單位上報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，分別存儲(chǔ)入不同的科目，然后進(jìn)行分類歸檔。電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上，根據(jù)這些信息載體的物理特性進(jìn)行適當(dāng)保存，對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查與復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“雙備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且在每份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，同時(shí)存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。因此，筆者建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本。
三是電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)存在以下兩種情況：所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可；所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)也只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。不管采用哪種方法的調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，都必須嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，不得違反規(guī)定，隨意調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。
四是電算化會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值。通過(guò)整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)本單位、本部門進(jìn)行歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，從而使決策者在遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范；可利用會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)出有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的再利用；整理后的電算化會(huì)計(jì)檔案是建立社會(huì)誠(chéng)信系統(tǒng)的最基礎(chǔ)資料，其記載的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性、可靠性和誠(chéng)實(shí)性，從而具有更高的利用價(jià)值。
中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化實(shí)施問(wèn)題及途徑
何艷玲 李詠新
一、中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的問(wèn)題
一是中小企業(yè)思想觀念沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)電算化普及不平衡。隨著計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，使其在會(huì)計(jì)方面的應(yīng)用也逐步顯示出優(yōu)越性，并廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。但由于各地區(qū)、各企業(yè)的實(shí)際情況有較大的差異，從而導(dǎo)致了我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的不平衡，中小企業(yè)會(huì)計(jì)電算化普及有待提高。二是會(huì)計(jì)電算化安全機(jī)制有待加強(qiáng)。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用、推廣、發(fā)展迅速，取得了較為顯著的成效。但隨網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更進(jìn)一步的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在信息安全方面有較大隱患：在外部有計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等；在內(nèi)部有軟件本身的缺陷，計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制制度的不完善，將導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不完整性、會(huì)計(jì)工作內(nèi)部控制失效。三是軟件功能單一，數(shù)據(jù)共享程度不高。我國(guó)基層單位使用的財(cái)務(wù)軟件有自己開(kāi)發(fā)和商業(yè)購(gòu)買兩類，其中又以商業(yè)購(gòu)買的財(cái)務(wù)軟件為主，但目前財(cái)務(wù)軟件之間的不兼容性導(dǎo)致了一系列的問(wèn)題的存在，特別在同一行業(yè)內(nèi)部，由于未從行業(yè)的整體角度出發(fā)，各下屬單位使用的財(cái)務(wù)軟件品種多，各種財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口，使用方法不一致，導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)輸?shù)牟环奖悖瑥亩荒苷嬲凉M足企業(yè)管理信息系統(tǒng)對(duì)信息傳輸和處理的要求。四是硬件軟件搭配不合理。我國(guó)大部分的中小企業(yè)都在開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作，但有些單位為盲目追求會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施程度，從追求硬件的超前性著手，導(dǎo)致該單位的硬件購(gòu)置與布局，嚴(yán)重不符合企業(yè)規(guī)模，未從成本效益原則出發(fā)，形成了資金的嚴(yán)重浪費(fèi)。
二、中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的途徑
一是計(jì)算機(jī)硬件配備與布局。計(jì)算機(jī)硬件與布局是指計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備的聯(lián)結(jié)方式，由于會(huì)計(jì)主體的差異，決定了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)的不同，如何有效地配置適用本單位的計(jì)算機(jī)的硬件結(jié)構(gòu)，應(yīng)根據(jù)單位的發(fā)展規(guī)劃及具體情況決定。目前，常見(jiàn)的硬件結(jié)構(gòu)有以下幾種：?jiǎn)螜C(jī)結(jié)構(gòu)、多機(jī)松散結(jié)構(gòu)、多用戶結(jié)構(gòu)?？蛻魴C(jī)／服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)。二是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件的配備。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件可包括數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算軟件。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)主要提供對(duì)數(shù)據(jù)的處理功能，包括數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、篩選、查詢等功能，目前會(huì)計(jì)軟件可分為專門開(kāi)發(fā)的專用軟件和商品化的通過(guò)軟件。前者有利于滿足本行業(yè)、本單位的特殊要求，但往往開(kāi)發(fā)費(fèi)用大，開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)，軟件質(zhì)量參差不齊。而后者的優(yōu)勢(shì)在于上馬快，投資省，售后服務(wù)容易得到保證。因此購(gòu)買商品化通用會(huì)計(jì)核算軟件是普通中小企企業(yè)的首選方案。但在購(gòu)買商品化會(huì)計(jì)核算軟件時(shí)，應(yīng)遵循的原則是：會(huì)計(jì)軟件的特點(diǎn)是否與單位業(yè)務(wù)相符；會(huì)計(jì)軟件信息處理流程是否符合本單位的會(huì)計(jì)核算要求，在選擇會(huì)計(jì)核算軟件時(shí)，僅僅考慮軟件的行業(yè)特點(diǎn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，且在同一行業(yè)的各個(gè)企業(yè)中，會(huì)計(jì)核算也有不同的要求；如企業(yè)的規(guī)模有大中小的不同，大型企業(yè)往往需要設(shè)置較多的部門，進(jìn)行較詳細(xì)的核算，有的需要分級(jí)核算，而小型企業(yè)則機(jī)構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單，核算也比較集中。此外，每一個(gè)具體單位，都有其自身長(zhǎng)期形成的工作傳統(tǒng)，都有其自己特定的人員構(gòu)成以及相應(yīng)的素質(zhì)，所以應(yīng)本著尊重傳統(tǒng)的原則認(rèn)真選擇軟件。會(huì)計(jì)軟件能否保證企業(yè)發(fā)展的需要，隨著改革的深入，會(huì)計(jì)工作也必須適應(yīng)和滿足這些不斷提高的要求。一個(gè)軟件是否能夠適應(yīng)發(fā)展的需要，應(yīng)該從兩方面來(lái)考慮：一方面是軟件是否有可擴(kuò)充的余地，另一方面是軟件開(kāi)發(fā)公司是否具有繼續(xù)升級(jí)軟件的實(shí)力和愿望。會(huì)計(jì)軟件性能方面的要求，軟件性能方面的要求包括會(huì)計(jì)核算軟件與計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)以及漢字系統(tǒng)的適應(yīng)能力；軟件本身操作的簡(jiǎn)便性、系統(tǒng)運(yùn)行的速度。三是搞好會(huì)計(jì)電算化人員的培訓(xùn)。會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅涉及財(cái)會(huì)部門和財(cái)會(huì)人員，還涉及到單位內(nèi)部各個(gè)部門和相關(guān)人員，需要具體有新知識(shí)結(jié)構(gòu)的人才來(lái)完成會(huì)計(jì)電算化的組織、實(shí)施、開(kāi)發(fā)和應(yīng)用等工作。因此，必須首先搞好會(huì)計(jì)電算化管理人員、操作人員、技術(shù)人員的培訓(xùn)工作。財(cái)會(huì)人員作為會(huì)計(jì)電算化的主力，擔(dān)任著操作使用、內(nèi)部管理、分析決策等職責(zé)。財(cái)會(huì)人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系著會(huì)計(jì)電算化工作的成敗。加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員的培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)電算化人員的素質(zhì)，是一項(xiàng)極其重要的工作。四是制定會(huì)計(jì)電算化管理制度。會(huì)計(jì)電算化管理制度，是保證單位會(huì)計(jì)工作有序進(jìn)行的重要措施，也是會(huì)計(jì)電算化工作成功的基礎(chǔ)。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)核算工具與程序、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與信息的表現(xiàn)形式、會(huì)計(jì)檔案的保管方式都發(fā)生了很大的變化。制定會(huì)計(jì)電算化管理制度時(shí)，除了遵守手工會(huì)計(jì)管理制度的基本原則外，還要考慮會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)。會(huì)計(jì)電算化管理制度的基本內(nèi)容是：會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，根據(jù)本單位會(huì)計(jì)工作的實(shí)際情況，結(jié)構(gòu)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、維護(hù)、開(kāi)發(fā)的特點(diǎn)，劃分電算化會(huì)計(jì)崗位，明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責(zé)與權(quán)限；會(huì)計(jì)電算化操作管理制度。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常進(jìn)行，完成會(huì)計(jì)核算工作；計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。該項(xiàng)管理制度內(nèi)容是做好計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)的維護(hù)，以保證電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行；電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，電算化會(huì)計(jì)檔案是以磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與信息的，具有磁性化和不可見(jiàn)的特點(diǎn)，應(yīng)根據(jù)這些特點(diǎn)和手工會(huì)計(jì)條件下《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定本單位會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，做到科學(xué)管理、安全保密、查找方便、嚴(yán)防損失。五是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)投入使用后，系統(tǒng)維護(hù)人員要對(duì)系統(tǒng)不斷進(jìn)行個(gè)性和日常保養(yǎng)，保證系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定并不斷完善，主要有：程序維護(hù)、數(shù)據(jù)文件維護(hù)、代碼維護(hù)、硬件維護(hù)。
