財務(wù)管理系統(tǒng)早于HIS的開發(fā)應(yīng)用,其初衷是實現(xiàn)會計電算化,擺脫手工賬。發(fā)展至今已日臻完善。但作為醫(yī)院信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng),還沒有與醫(yī)院信息系統(tǒng)對接,也就是說兩大系統(tǒng)需要一個接口來實現(xiàn)信息系統(tǒng)的整合。
一、醫(yī)院信息系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的現(xiàn)狀
HIS的初級階段是針對醫(yī)院的收費系統(tǒng)進行改革,對加強醫(yī)療費用的管理起到了重要的作用。HIS系統(tǒng)克服了人為因素對收費工作的影響,有效杜絕了醫(yī)療行業(yè)的不規(guī)范收費,使收入準(zhǔn)確性大大提高,醫(yī)院收費行為的誠信度也大為提升,同時,HIS的應(yīng)用大大縮短了患者交費的時間,既方便了患者,也提高了工作效率。目前,醫(yī)院的HIS和財務(wù)管理系統(tǒng)相對獨立運行,財務(wù)系統(tǒng)著重于會計核算,HIS系統(tǒng)主要是收費管理與藥品管理,部分醫(yī)院的HIS中有電子病歷、醫(yī)囑、影像等系統(tǒng),但重點還是費用管理。
對于財務(wù)系統(tǒng)而言,HIS主要是提供門診住院的各種收入數(shù)據(jù),藥品的進銷存匯總報表等,但由于兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和編程語言、運行平臺等不一致,導(dǎo)致財務(wù)系統(tǒng)一般不能直接從HIS中讀取所需數(shù)據(jù),HIS的門診系統(tǒng)和住院系統(tǒng)需要每日每月向財務(wù)部門日報和月報收費報表,財務(wù)部門根據(jù)報表手工編制憑證,進行會計處理。這樣各自獨立運行的系統(tǒng),相互之間缺乏應(yīng)有的核對機制,對應(yīng)的財務(wù)數(shù)據(jù)會出現(xiàn)不一致,人為主觀的因素會影響財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、正確性和完整性。時間越長,誤差就越大,積累的差錯也越多,如果各部門之間不能及時地稽核發(fā)現(xiàn),會造成很大的財務(wù)隱患。如:
1.根據(jù)財務(wù)制度規(guī)定,每天的門診住院報表都需要在財務(wù)系統(tǒng)中反映,出納和會計需要每日對報表進行逐筆賬務(wù)處理,應(yīng)對每一項收入都要核對,大量的簡單重復(fù)勞動大大降低了工作效率。如果責(zé)任心不強,對于報表不能認真核實,只是照貓畫虎地錄入,會給醫(yī)院收入管理造成很大漏洞;
2.收費員可能利用報表的時間差,將門診收入、預(yù)交款、住院收入等不及時入賬,挪用甚至貪污;或收費員計算機知識較好,利用系統(tǒng)設(shè)計漏洞進入后臺修改系統(tǒng)程序,使部分醫(yī)療收入不能匯總到報賬表中,借機貪污醫(yī)療收入;
3.在票據(jù)管理方面,使用來源不明的票據(jù),私自收費或偽造HIS系統(tǒng)匯總報表,不按系統(tǒng)匯總數(shù)據(jù)報賬;
4.HIS中其他子系統(tǒng)如藥房和藥庫系統(tǒng)的月報表也缺乏應(yīng)有的監(jiān)督。藥品是醫(yī)院重要的資產(chǎn),財務(wù)部門必須隨時了解藥品的購入、消耗、庫存情況,如果報表正確性不能保證,直接會給醫(yī)院資金的使用和財務(wù)決策帶來很大隱憂。
二、財務(wù)系統(tǒng)和HIS數(shù)據(jù)對接的設(shè)想
從工作內(nèi)容的聯(lián)系上來看,醫(yī)院財務(wù)系統(tǒng)和HIS之間是你中有我、我中有你的關(guān)系。HIS為財務(wù)系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),系統(tǒng)生成的各種報表作為會計核算的原始憑證;財務(wù)系統(tǒng)反映HIS運行的結(jié)果,從宏觀上控制和協(xié)調(diào)HIS的運行。會計核算是一個綜合的整體,會計科目相互之間有著緊密的聯(lián)系。在正常情況下,醫(yī)院兩套系統(tǒng)之間對應(yīng)的數(shù)據(jù)都是一致的,因此,克服技術(shù)上的瓶頸,整體構(gòu)建規(guī)劃,制定一套數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程,設(shè)置HIS與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口,財務(wù)系統(tǒng)直接從HIS中讀取相關(guān)報表數(shù)據(jù),自動產(chǎn)生記賬憑證,使得HIS數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容共享,不僅可以有效提高對收費票據(jù)的監(jiān)控力度,督促各部門及時報賬,減少財務(wù)隱患,而且從財務(wù)監(jiān)控角度考慮,HIS與財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口可以完善報表上報與審核、票據(jù)管理、藥品等消耗材料管理,最終完善全院各部門財務(wù)數(shù)據(jù)的審核,保障資金安全與收入完整。
1.報表上報及審核確認。實現(xiàn)兩套系統(tǒng)接口后,報表的上報分為兩種,其一是收費處專人將所有收費員當(dāng)日全部日結(jié)表匯總打印后送至財務(wù)部門。其二是系統(tǒng)將自動匯總報表數(shù)據(jù),會計人員從后臺系統(tǒng)接收匯總的報表數(shù)據(jù),將報送的紙質(zhì)報表和自動接收的數(shù)據(jù)進行對照,審核無誤后,財務(wù)系統(tǒng)自動生成記賬憑證,確認收費部門的收入,予以報賬。這一功能的實現(xiàn)將在很大程度上的減少財務(wù)憑證的錄入工作量,極大提高財務(wù)人員的工作效率。通過兩條途徑報表,相互對照,保證了財務(wù)系統(tǒng)和HIS系統(tǒng)收入完全一致。財務(wù)系統(tǒng)與收費系統(tǒng)得到無縫隙鏈接,使該環(huán)節(jié)的差錯率降至最低。
2.票據(jù)管理。門診掛號、門診收費、預(yù)收款、出院結(jié)算等票據(jù)應(yīng)由財務(wù)部門的票據(jù)專管員授權(quán)在HIS系統(tǒng)上激活使用。專管員要隨時監(jiān)控系統(tǒng)中已用票據(jù)、在用票據(jù)、未用票據(jù)的使用狀態(tài),隨時監(jiān)控收費員是否使用來源不明的票據(jù),進行違規(guī)操作。票據(jù)從領(lǐng)用到銷號都在財務(wù)有效控制之中。實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接票據(jù)銷號功能后,HIS系統(tǒng)中票據(jù)產(chǎn)生的收入,與財務(wù)系統(tǒng)中的收入在對賬時,很容易發(fā)現(xiàn)差錯點。對發(fā)現(xiàn)的差錯點票據(jù)專管員可及時查明原因進行處理。在設(shè)置報賬確認和票據(jù)銷號兩個功能共同控制下,只有報賬確認后,才能做票據(jù)銷號,原則上不報賬即無法銷號,以此督促收費員及時報賬。
3.通過分析門診住院日報表、月報表,及時了解臨床一線的收入完成狀況,可進一步對比發(fā)現(xiàn)收費行為的異常反映,規(guī)范收費管理,控制藥品收入在總收入中比例。通過報表直接獲得藥品和醫(yī)用衛(wèi)材等的消耗支出,對比預(yù)算執(zhí)行情況,為下一步安排使用資金做決策提供第一時間的精確資料。
4.數(shù)據(jù)稽核。數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)后,可指定專業(yè)人員隨時查詢HIS及財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)。定期和隨機對HIS提供的匯總數(shù)據(jù)進行抽查復(fù)核;對HIS備份系統(tǒng)中可能未報賬收入進行核查;依照HIS匯總數(shù)據(jù)對財務(wù)憑證進行核查;對醫(yī)院同一期間科室核算總收入與財務(wù)報賬總收入是否對應(yīng)進行核查;對同一期間預(yù)收款收入及結(jié)算收入中預(yù)收款金額數(shù)據(jù)是否對應(yīng)進行核查等。通過多方核查,對收費工作進行有效監(jiān)控,達到及時預(yù)防、發(fā)現(xiàn)及糾正違規(guī)行為發(fā)生的目的。HIS與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的實現(xiàn)不僅提高了財務(wù)人員的工作效率,在會計內(nèi)部控制中也將發(fā)揮重要作用,同時為醫(yī)院全成本核算及單病種核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),實現(xiàn)財務(wù)精細化管理,提升醫(yī)院整體管理水平。
三、實現(xiàn)數(shù)據(jù)接口后的管理
1.制定完善、嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。實現(xiàn)信息化管理的目標(biāo),數(shù)據(jù)的安全是第一位的。依照有關(guān)的管理規(guī)定,結(jié)合醫(yī)院的實際情況,制定完善嚴(yán)格的計算機系統(tǒng)管理制度是其重要保障,如計算機電子信息系統(tǒng)操作管理制度、電子信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、電子信息系統(tǒng)信息檔案管理制度等一系列制度。對各崗位操作員、管理員進行嚴(yán)格的規(guī)范管理,確保系統(tǒng)能夠正常運行。
2.加強系統(tǒng)日常操作管理控制。兩大系統(tǒng)日常操作管理從操作員的權(quán)限級別和系統(tǒng)操作流程兩方面進行控制。操作權(quán)限控制是指每個崗位的工作人員嚴(yán)格按照所授權(quán)的權(quán)限對財務(wù)和HIS系統(tǒng)分別進行操作;權(quán)限級別和所屬功能要科學(xué)合理分配,嚴(yán)禁越權(quán)操作。系統(tǒng)設(shè)計、軟件開發(fā)等技術(shù)人員與實際業(yè)務(wù)操作人員必須相對獨立,管理人員與操作人員的崗位職責(zé)分開;前臺系統(tǒng)是一線收費和執(zhí)行人員使用,管理人員使用后臺系統(tǒng);相互牽制、相互制約并及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤。操作流程控制是指各個崗位操作嚴(yán)格遵循會計業(yè)務(wù)和處理流程進行,流程的設(shè)計要科學(xué)嚴(yán)謹,要能及時堵塞漏洞及消除隱患。
3.充分發(fā)揮內(nèi)部審計獨立的審計監(jiān)督功能,加強對信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計。由于HIS運行的特殊性,審計人員在內(nèi)部審計中除了運用常規(guī)的審計手段外,還必須熟練掌握HIS的有關(guān)知識,才能發(fā)揮審計的監(jiān)督職能。審計人員可從制度、運行、數(shù)據(jù)分析等方面進行審計監(jiān)督。通過核查信息系統(tǒng)管理的內(nèi)部控制制度是否健全和有效,相關(guān)措施是否落到實處;通過分析控制的薄弱環(huán)節(jié),評價這些環(huán)節(jié)可能造成的影響,是否會產(chǎn)生潛在風(fēng)險,對醫(yī)院在預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為的控制措施做出客觀合理的評價,并提出改進措施,完善系統(tǒng)設(shè)計,實現(xiàn)管理的良性發(fā)展。
(作者單位:山西省人民醫(yī)院 山西太原 030012)
