一、內(nèi)部會計控制弱化的原因
通過對內(nèi)部會計控制的現(xiàn)狀分析,我們可以看出很多單位沒有很好的進(jìn)行內(nèi)部會計控制,即使進(jìn)行內(nèi)部會計控制也是有選擇的進(jìn)行。造成這種現(xiàn)象的原因是什么?
1.內(nèi)部會計控制系統(tǒng)方面的原因。主要是控制環(huán)境、風(fēng)險意識、控制活動、信息通暢、內(nèi)部監(jiān)督等方面做的不夠好,建立現(xiàn)代企業(yè)制度,不能僅僅停留在制度的條文里,真正現(xiàn)代企業(yè)制度的建立,還任重而道遠(yuǎn)。另外,企業(yè)的風(fēng)險意識不強(qiáng)。企業(yè)的風(fēng)險意識,標(biāo)志著企業(yè)的市場適應(yīng)能力。企業(yè)求得生存,求得發(fā)展,就必須增強(qiáng)市場風(fēng)險意識。企業(yè)的應(yīng)變能力,來自企業(yè)的厚重文化基礎(chǔ)和企業(yè)行為哲學(xué)積淀。如果對市場認(rèn)識不足,一旦遇到?jīng)_擊,特別是加入WTO后國外企業(yè)的紛紛登場,沒有應(yīng)變能力,就會被沖擊的體無完膚。
2.造成內(nèi)部會計控制不佳的人為因素。人是最根本的因素,如果將目前的現(xiàn)狀找出責(zé)任人的話,單位的負(fù)責(zé)人一定是首選。單位的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理單位財務(wù)人員的任免、職務(wù)調(diào)動,對單位財務(wù)人員的后期教育負(fù)有一定的責(zé)任。
3.造成內(nèi)部會計控制不佳的外部因素。造成內(nèi)部會計控制不佳的外部環(huán)境主要包括法規(guī)、違規(guī)處罰、監(jiān)督等政策因素。違規(guī)成本低,處罰不力是其主要原因;另外,統(tǒng)一會計制度執(zhí)行過程中受到多方面的阻撓,特別是國有企業(yè),在績效考核、凈資產(chǎn)數(shù)額、各種“準(zhǔn)備”計提等方面顧慮重重,直接影響企業(yè)內(nèi)部會計控制工作,外加法規(guī)制定落后,造成企業(yè)間無法橫向相比,嚴(yán)重挫傷部分企業(yè)的積極性。
二、完善企業(yè)內(nèi)部會計控制的對策
1.職務(wù)分離。不相容職務(wù)相互分離控制要求單位按照不相容職務(wù)相分離的原則,合理設(shè)置會計及相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制。不相容職務(wù)分離主要包括:授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦分離,業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計記錄分離,會計記錄與財產(chǎn)保管分離,業(yè)務(wù)經(jīng)辦與業(yè)務(wù)稽核分離,授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查分離等。授予一個部門或某一個人去擔(dān)任一項具體職責(zé)時,必須相應(yīng)地擴(kuò)大在其進(jìn)行活動中的權(quán)力。授有權(quán)力和負(fù)有責(zé)任的人員承擔(dān)著經(jīng)營和保管的職務(wù),不能同時擔(dān)任記賬的職務(wù)。一個處于可犯錯誤或容易發(fā)生不軌行為職位的人,不應(yīng)同時又給予他擔(dān)任可以隱匿這些錯誤或不軌行為的職位。良好的控制應(yīng)是一個人從客戶處收取貨款,而有另一個人在應(yīng)收賬款賬簿中進(jìn)行登記。把記賬職務(wù)與經(jīng)營和保管的職務(wù)分隔開來,可以防止那些接近資產(chǎn)的人挪用部分資產(chǎn),并用錯誤的會計記錄來隱匿這些活動。在公司的經(jīng)營活動中,有些活動的性質(zhì)使記賬與經(jīng)營和保管職能自然而然地分隔開,如生產(chǎn)工人既無記賬的訓(xùn)練,也沒有從事記賬工作的必要。但在另一些情況下,職能的區(qū)別是很難區(qū)分的。從事現(xiàn)金收支、借入和償還貸款、擴(kuò)大賒賬、收取應(yīng)收賬款等資產(chǎn)管理方面的職能,對于掌管會計職能的人來說,并不是完全分隔得開的。所以只要有可能,應(yīng)把這些不相容的職務(wù)進(jìn)行分隔。在組織業(yè)務(wù)活動時,要使每項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至少有兩個人或兩個部門參與,這樣就能用一個人的工作去證實另一個人工作的準(zhǔn)確性。只要有關(guān)人員之間沒有相互勾結(jié),差錯和不軌行為就很可能被發(fā)現(xiàn)。安排人員時應(yīng)做到人盡其用,幾個人同時從事一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),要利用各自的專長,而不應(yīng)造成工作的重復(fù)。如交付一筆銷售定貨,會涉及到有人在銷售部門取得定單,有人在信貸部門檢驗信貸批準(zhǔn)情況,有人在倉庫挑選貨物,會計部門有人作出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄,運輸人員要檢驗發(fā)貨項目的正確性,并準(zhǔn)備發(fā)貨。這種一項活動由幾個不相容的部門和人員來共同完成,不但能提高作業(yè)效率,而且也使內(nèi)部會計控制得到實施。為了使所有有關(guān)人員可以了解內(nèi)部控制制度,尤其是那些委派給各人的任務(wù)、職權(quán)和責(zé)任的界限以及所有的方針程序,都應(yīng)明確地以書面形式進(jìn)行闡述。如為了反映擔(dān)任某職務(wù)的人應(yīng)予履行的任務(wù)及權(quán)責(zé),就應(yīng)有一份工作說明書,以幫助職工熟悉新工作的要求。職工的上級要經(jīng)常注意工作說明中有無故意、誤解、疏忽而與規(guī)定的程序發(fā)生出入,必要之處應(yīng)采取糾正的措施。管理當(dāng)局的指令只有為職工所了解才能得到執(zhí)行,而使人們了解的最有效的方法之一就是把指令準(zhǔn)確地以書面方式加以闡述。為了保證同類項目的統(tǒng)一處理,就要對各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計處理方法加以說明,對有關(guān)事務(wù)還必須規(guī)定處理方針,如固定資產(chǎn)賬戶的資本支出的最低數(shù)額;采購部門無須經(jīng)過上級部門批準(zhǔn)就可發(fā)出定貨單的最高數(shù)額或工作一年可獲得休假的日數(shù)。為了反映公司業(yè)務(wù)中的不同職能之間的相互關(guān)系,還必須有系統(tǒng)流程圖。
記賬職務(wù)與經(jīng)營保管的職務(wù)相分隔,可以有效防止那些接近資產(chǎn)的人挪用資產(chǎn),并采取涂改會計記錄的辦法隱匿這些行為。不相容的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)至少有兩個或兩個以上的個人和部門參加,只要這些人員和部門不互相勾結(jié),差錯和不軌行為就很容易被發(fā)現(xiàn),通過職務(wù)分離不但能提高作業(yè)效率,而且也使內(nèi)部會計控制得到實施,有效保證會計信息的真實完整。
2.授權(quán)批準(zhǔn)。授權(quán)批準(zhǔn)要求單位明確規(guī)定涉及會計及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容,單位內(nèi)部的各級管理者必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。
審批人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限,經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理業(yè)務(wù),對于審批人超越授權(quán)范圍審批的事項,經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。
3.有效的會計系統(tǒng)。會計系統(tǒng)是指企業(yè)為了匯總、分析、分類、記錄、報告企業(yè)交易,并保持對相關(guān)資產(chǎn)與負(fù)債的受托責(zé)任而建立的方法和記錄,一個有效的會計系統(tǒng)應(yīng)能做到以下幾點:確認(rèn)并記錄企業(yè)所有真實的交易;及時且充分詳細(xì)地描述交易,以便在會計報表上對交易作適當(dāng)?shù)姆诸?正確計量交易的價值,以便在會計報表上記錄其適當(dāng)?shù)呢泿艃r值;確定交易發(fā)生的期間;在會計報表上公允披露交易及相關(guān)事項。
4.建立健全內(nèi)控框架。企業(yè)要有一個健全有效的內(nèi)控框架,從控制環(huán)境入手,建立符合現(xiàn)代企業(yè)制度的組織結(jié)構(gòu),加強(qiáng)董事會的職能及其獨立性;提高管理者素質(zhì),憑借經(jīng)濟(jì)市場的競爭,由市場決定而不是由行政指定管理層;鼓勵塑造企業(yè)文化,明晰權(quán)責(zé)。
5.加強(qiáng)監(jiān)督系統(tǒng)。強(qiáng)化監(jiān)督系統(tǒng)是內(nèi)部會計控制實施的保證。首先是會計控制監(jiān)督:一是強(qiáng)化會計規(guī)章制度監(jiān)督。依照財經(jīng)紀(jì)律、制度對各項業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查、評價和監(jiān)督,糾正和制止違規(guī)現(xiàn)象。二是利用會計計算技術(shù)監(jiān)督。對各項財務(wù)收支活動進(jìn)行核算和檢查,糾正偏差。三是利用會計信息監(jiān)督。及時搜集會計信息進(jìn)行整理深入分析,對生產(chǎn)經(jīng)營中存在問題及時反映,并提出改進(jìn)措施。其次是經(jīng)常性的利用內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)和中介機(jī)構(gòu)對企業(yè)會計工作進(jìn)行審計評價。企業(yè)內(nèi)部控制是一個過程,這個過程必須納入管理制度,為了確保企業(yè)內(nèi)部會計控制制度被切實執(zhí)行、效果良好,內(nèi)部控制必須被監(jiān)督,企業(yè)應(yīng)設(shè)置內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)或建立內(nèi)部控制自我評估系統(tǒng),加強(qiáng)對本企業(yè)內(nèi)部會計控制的監(jiān)督和評估,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的漏洞和隱患,并針對出現(xiàn)的新問題和新情況及內(nèi)部控制執(zhí)行中的薄弱環(huán)節(jié),及時修正或改進(jìn)控制政策,做到有章可循,違章必究,違規(guī)必罰,以罰促糾,提高會計信息質(zhì)量,以期更好地完成內(nèi)部控制目標(biāo)。
6.建立內(nèi)控信息的披露機(jī)制。為了提高企業(yè)內(nèi)部會計控制的意識,提高其會計信息質(zhì)量,企業(yè)有必要在進(jìn)行內(nèi)部會計控制自我評估后,向社會公開披露其內(nèi)部會計控制信息。
7.激勵約束機(jī)制。建立相應(yīng)的激勵約束機(jī)制,把核心人員及其員工的短期行為長期化。股票期權(quán)制度可以解決這個問題,重要的是在具體化操作過程中要掌握好激勵和約束的度,使激勵和約束相適應(yīng)。通過這種激勵和約束,使公司核心人員更關(guān)注公司的長遠(yuǎn)發(fā)展,從根源上消除虛假信息的動機(jī),建立良好的人力資源管理機(jī)制,提高公司有關(guān)雇傭、訓(xùn)練、待遇、業(yè)績及晉升等政策和程序的合理程度。
8.提高人員素質(zhì),進(jìn)行崗位輪換。管理的主題始終是人。一個監(jiān)督者同時也是被監(jiān)督者。因此,要使內(nèi)部會計控制得到有效的執(zhí)行,重要的是解決人——即會計人員的問題。要加強(qiáng)會計人員的政治思想品德教育,提高政治素質(zhì),從思想上自覺抵制違法亂紀(jì)現(xiàn)象。
9.建立良好的信息溝通系統(tǒng),實現(xiàn)控制計算機(jī)化。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天,特別是計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域快速滲透的今天,會計的反映職能即將或已經(jīng)為計算機(jī)取代的情況下,如何更加重視、發(fā)揮會計的控制職能就顯得特別重要。自從上世紀(jì)50年代會計工作中開始應(yīng)用計算機(jī),直到70年代后數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用,傳統(tǒng)的會計核算工作已經(jīng)絕大部分被電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所代替,人們利用計算機(jī)的記憶功能、數(shù)值計算和邏輯運算功能,以及龐大而且先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫,基本代替了會計的手工操作。由于計算機(jī)的運算速度快、計算精度高、提供信息全面,因而大大提高了會計工作的質(zhì)量,改變了會計工作的面貌,為會計人員參與管理提供了更大的空間。手工會計是通過原始憑證到記賬憑證、到賬簿、再到報表這樣的流程來開展核算工作的,其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計算工作,尤其是記賬過程避免不了許多重復(fù)轉(zhuǎn)抄工作。而電算化會計僅需將數(shù)據(jù)(原始憑證)一次錄入,其他的過程均可由計算機(jī)進(jìn)行處理且瞬間即可完成。這樣,在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作,變成了電算化會計下一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填證、記賬、編表的工作,現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進(jìn)行操作就可以了。因此可以說,電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手,同時也為激活會計人員的頭腦創(chuàng)造了條件,使他們有精力、有條件去關(guān)注履行會計原本就有的職能,即會計控制。另外,20世紀(jì)90年代以后,實踐中不斷開發(fā)出的許多先進(jìn)適用的軟件項目,使電算化會計可以完成大量在手工會計條件下難以完成的信息處理工作,如各種輔助核算和管理會計核算工作。而這些核算正是實施會計控制所必須的,或者說是會計控制的內(nèi)容之一。 10.正確性檢驗。內(nèi)部會計控制制度應(yīng)采用一切有效的程序來保證制度的正確實施,并保證所提供的財務(wù)會計報告的真實、完整性。常用的方法有:賬戶控制、復(fù)式記賬控制、分批控制、定額備用制。使用控制賬戶是檢驗正確性的一種簡單而有效的辦法。如果材料的控制賬戶是根據(jù)一種資料進(jìn)行登記的,而客戶明細(xì)賬是別的資料進(jìn)行登記的,控制賬戶與明細(xì)賬戶一致,就可以用來證明這些資料是相互符合的。當(dāng)然,不軌行為依然可能存在,因為在兩種資料來源之間,還可能被串通舞弊。應(yīng)用復(fù)式記賬,每發(fā)生一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均在兩個或兩個以上的賬戶中用相等的金額、相反的方向、全面地相互聯(lián)系地進(jìn)行記錄。這樣能全面地反映資產(chǎn)的來龍去脈和試算平衡。如在生產(chǎn)過程中,一項資產(chǎn)從一種形式轉(zhuǎn)變?yōu)榱硪环N形式或從一個部門轉(zhuǎn)移到另一個部門,采用借貸記賬,便可記錄一方承擔(dān)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任,另一方解除了經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
11.完善制度建設(shè)。(1)完善財務(wù)管理制度。會計工作規(guī)范和《會計法》是企業(yè)建章立制的依據(jù),財務(wù)部門作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營核算中心,應(yīng)負(fù)責(zé)好企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)利潤和目標(biāo)成本的規(guī)劃、分解、考核,并建立科學(xué)、規(guī)范的考核體系,應(yīng)圍繞生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)制定和不斷完善費用管理等制度。(2)業(yè)務(wù)規(guī)章制度和操作規(guī)程。會計人員應(yīng)根據(jù)國家政策的變動和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的變化,定期審查、補充和修訂業(yè)務(wù)規(guī)章制度和操作規(guī)程,保證內(nèi)部會計控制制度的全面、完整、有效。各項規(guī)章制度的建立都要本著科學(xué)合理的勞動組合和內(nèi)部分工制約機(jī)制。
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(作者單位:河南省建筑工程標(biāo)準(zhǔn)定額站 河南鄭州 450003)
