企業(yè)的內(nèi)部控制從性質(zhì)上來說可以歸結(jié)為兩大部分,一是內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營和管理的重要組成部分,二是內(nèi)部控制是由企業(yè)內(nèi)部制定和實(shí)施的控制企業(yè)的經(jīng)營和管理活動的行為。在內(nèi)容上,企業(yè)內(nèi)部控制制度可以分為內(nèi)部管理控制制度與內(nèi)部會計(jì)控制制度等兩大部分。內(nèi)部管理控制制度是指那些對會計(jì)業(yè)務(wù)、會計(jì)記錄和會計(jì)報表的可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制;如企業(yè)單位的內(nèi)部人事管理制度、技術(shù)管理制度等。內(nèi)部會計(jì)控制制度是指那些直接影響會計(jì)業(yè)務(wù)、會計(jì)記錄和會計(jì)報表的可靠性的內(nèi)部控制。
健全有效的內(nèi)部控制,不僅能夠確保企業(yè)會計(jì)信息的準(zhǔn)確可靠,財(cái)務(wù)收支的有效合法和財(cái)產(chǎn)物資的安全完整,還能保證企業(yè)經(jīng)營和管理活動的效率、效益以及國家法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行。但是當(dāng)前我國企業(yè)的內(nèi)部控制存在著不少問題,需要在實(shí)踐應(yīng)用中進(jìn)行改革探討。
二、內(nèi)部控制對企業(yè)經(jīng)營和管理的作用分析
內(nèi)部控制的成功與否已成為現(xiàn)代企業(yè)興衰成敗的關(guān)鍵。對企業(yè)經(jīng)營和管理的作用主要體現(xiàn)以下幾個方面:
(一)保證企業(yè)的合法經(jīng)營
必須在國家的方針政策和法律、法規(guī)內(nèi)合法經(jīng)營是企業(yè)生存和發(fā)展的先決條件。企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營和管理以及與此相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度,必須在國家政策法規(guī)的基礎(chǔ)上實(shí)施。內(nèi)部控制在對企業(yè)的各種管理部門、經(jīng)營環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的監(jiān)督和控制的過程中,可以對國家的政策法規(guī)在企業(yè)內(nèi)部的實(shí)施細(xì)節(jié)進(jìn)行落實(shí)。內(nèi)部控制還可以經(jīng)過對企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營和管理活動的監(jiān)督、檢查來揭示經(jīng)營決策和規(guī)章制度的具體執(zhí)行情況,及時制止和糾正偏離國家政策和法規(guī)的行為,保證企業(yè)的合法經(jīng)營。
(二)及時為企業(yè)提供真實(shí)、可靠的財(cái)務(wù)信息
企業(yè)的管理者、投資人、債權(quán)人等相關(guān)決策高層在做出正確的經(jīng)濟(jì)決策之前,必須掌握和了解企業(yè)真實(shí)和可靠的財(cái)務(wù)信息。采用職務(wù)分離、崗位輪換、內(nèi)部審計(jì)等方法,內(nèi)部控制通過對企業(yè)財(cái)務(wù)信息的采集、歸類、記錄和匯總過程進(jìn)行全面的監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種財(cái)務(wù)中存在的問題,切實(shí)保證財(cái)務(wù)信息能夠真實(shí)完整的反映企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動的實(shí)際情況。
(三)有效防范和降低企業(yè)風(fēng)險
對經(jīng)營過程中可能出現(xiàn)的各類風(fēng)險進(jìn)行有效和全面的防范和控制是企業(yè)實(shí)現(xiàn)生存和發(fā)展目標(biāo)的重要保證。在現(xiàn)代競爭的社會中,每一個企業(yè)都面臨著成功的挑戰(zhàn)和失敗的風(fēng)險,對風(fēng)險的管理是現(xiàn)代企業(yè)的主旋律之一。風(fēng)險影響著每個企業(yè)生存和發(fā)展的能力,也影響其在產(chǎn)業(yè)中的競爭力及在市場上的聲譽(yù)和形象。內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)建立有效的風(fēng)險管理系統(tǒng),通過識別并采取相應(yīng)行動來管理對經(jīng)營、財(cái)務(wù)報告、符合性目標(biāo)有影響的內(nèi)部或外部風(fēng)險,包括風(fēng)險識別和風(fēng)險分析等具體工作,使得企業(yè)能提前加強(qiáng)對薄弱環(huán)節(jié)的控制,有效避免或降低各種風(fēng)險對企業(yè)可能造成的不利影響。
(四)維護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)和資源的安全完整
企業(yè)財(cái)產(chǎn)和資源的安全是確保企業(yè)生存安全的基礎(chǔ)。通過采用限制接近、定期盤點(diǎn)、記錄保護(hù)、財(cái)產(chǎn)保險等方法和手段,內(nèi)部控制可以對企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的采購、計(jì)量、驗(yàn)收、倉儲等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)有效的監(jiān)督和控制,提高效率和減少浪費(fèi),降低企業(yè)生產(chǎn)成本,確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整。
(五)提高企業(yè)的經(jīng)營效率
企業(yè)為了達(dá)到經(jīng)營目標(biāo),就必須讓各部門全面配合使整體作用得以發(fā)揮。內(nèi)部控制可以利用會計(jì)、統(tǒng)計(jì)、業(yè)務(wù)、審計(jì)等各部門的制度、規(guī)劃及有關(guān)報告,將企業(yè)的生產(chǎn)、營銷、物資、財(cái)務(wù)、人事等各部門及其工作結(jié)合在一起,使各部門之間形成協(xié)調(diào)統(tǒng)一、相互制約和監(jiān)督的關(guān)系,保證企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。內(nèi)部控制還可以通過對企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營管理活動進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督與公平合理的考核來激發(fā)員工的工作熱情及潛能,調(diào)動企業(yè)員工的工作積極性和提高企業(yè)員工的工作效率,有利于提高企業(yè)的整體效率與效益。
三、企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題探討
我國企業(yè)的內(nèi)部控制處于發(fā)展過程中,雖有所進(jìn)步,但存在以下問題:
(一)認(rèn)識不足導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制制度弱化
內(nèi)部控制建立在成本與效益原則的基礎(chǔ)上。內(nèi)部控制并不是要消除任何濫用職權(quán)的可能性,而是要創(chuàng)造一種為防范濫用職權(quán)而投入的成本與濫用職權(quán)的累計(jì)數(shù)額之比呈合理狀態(tài)的機(jī)制。因此,沒有不花錢的內(nèi)部控制,也不存在完美無缺的內(nèi)部控制。
因?yàn)榻⒖刂浦贫刃枰馁M(fèi)人力、物力,而這種人力、物力的耗費(fèi)所能帶來的經(jīng)濟(jì)效益又難于確定, 所以有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對建立企業(yè)內(nèi)部控制缺乏積極性和主動性;還有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把對成本的控制或?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部資產(chǎn)安全性進(jìn)行的控制等個別方面的控制當(dāng)成企業(yè)內(nèi)部控制;有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),則干脆對內(nèi)部控制完全沒有認(rèn)識,認(rèn)為那一堆堆的手冊、文件、制度等實(shí)屬繁瑣多余之物。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對內(nèi)部控制重視不夠,也從思想上導(dǎo)致了企業(yè)財(cái)會人員及企業(yè)員工對企業(yè)內(nèi)部控制制度的認(rèn)識不足,有意或無意地導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部控制制度的弱化。
(二)董事會組成結(jié)構(gòu)不規(guī)范
不少企業(yè)的董事會在表現(xiàn)上還存在許多誤區(qū),真正的法人治理結(jié)構(gòu)并未建立。董事會的監(jiān)控作用嚴(yán)重弱化,“董事”不“懂事”,經(jīng)常只有一個“虛職”,且缺少必要的常設(shè)機(jī)構(gòu)。
國有企業(yè)改制以后建立了法人治理結(jié)構(gòu),但很多企業(yè)的董事長和總經(jīng)理由一人擔(dān)任,董事會成員也大多由企業(yè)的高級管理人員擔(dān)任,難以發(fā)揮對企業(yè)的客觀和全面的監(jiān)督作用。同時很多企業(yè)的董事?lián)伪O(jiān)事,監(jiān)事會成員的薪水和職位的升遷也大都由總經(jīng)理或董事長決定,使得監(jiān)事會也基本形同虛設(shè),不能有效發(fā)揮其對企業(yè)的監(jiān)督職能。這些都從主客觀上對企業(yè)內(nèi)部控制造成人為的不利影響。
(三)內(nèi)部控制機(jī)制不完善
企業(yè)在內(nèi)部控制中必須制定控制的政策及程序,并予以執(zhí)行,以幫助管理階層保證“為保證其控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),其用以辨認(rèn)并用以處理風(fēng)險所必須采取的行動業(yè)已有效物實(shí)”。
企業(yè)經(jīng)營的目的在于實(shí)現(xiàn)其整體目標(biāo),一個企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)則在于提供規(guī)劃、執(zhí)行、控制和監(jiān)督活動的框架。企業(yè)組織結(jié)構(gòu)建設(shè)的好壞直接影響到企業(yè)的經(jīng)營成果及控制效果。構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)的一個重要方面,在于界定關(guān)鍵區(qū)域的權(quán)、責(zé)以及建立適當(dāng)?shù)臏贤ü艿?。但?組織結(jié)構(gòu)只是給企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作與控制提供了一個合理的框架,真正進(jìn)行這些工作的主要還是企業(yè)員工。因此,企業(yè)組織設(shè)立的一項(xiàng)重要任務(wù)就是權(quán)責(zé)分派。權(quán)責(zé)分派包括指派進(jìn)行營運(yùn)活動的權(quán)與責(zé)以及建立溝通管道和設(shè)立授權(quán)方式等。
為了進(jìn)行內(nèi)部控制,企業(yè)制定了各種管理措施和處理程序,包括授權(quán)、職責(zé)劃分、恰當(dāng)憑證的運(yùn)用、有效的安全措施、相對獨(dú)立的檢查和考核等。但在組織機(jī)構(gòu)控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、預(yù)算控制、風(fēng)險控制、報告制度控制等許多重要環(huán)節(jié)上,離真正形成相互分離、相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)部控制機(jī)制還有不同程度的距離。在企業(yè)內(nèi)部控制活動中突出的一個薄弱環(huán)節(jié)就是考核獎懲機(jī)制不夠健全和有效,使得在一些重大投資、資產(chǎn)處置等決策處理過程中難免存在主觀隨意性,一定程度上影響了企業(yè)的健康發(fā)展。
(四)管理層次過多導(dǎo)致職責(zé)不清
合理的職權(quán)劃分和責(zé)任分配是確保內(nèi)部控制制度有效實(shí)施的基本保證。建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度,監(jiān)督控制政策和程序得到持續(xù)有效的執(zhí)行是董事會及經(jīng)理層應(yīng)當(dāng)承攬的責(zé)任,同時,按照不相容職務(wù)相分離的原則建立合理精簡的組織機(jī)構(gòu),科學(xué)的劃分企業(yè)內(nèi)部各部門的職責(zé)權(quán)限,明確各部門的權(quán)利和義務(wù)。
一個良好的管理系統(tǒng)應(yīng)能確保企業(yè)中的每個人都清楚地知道其所承擔(dān)的特定職責(zé)。在企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部,從集團(tuán)總公司到最基層的單位,有的多達(dá)五六個層次,這樣誰都可以管,誰都又可以不管,出了問題以后無法追究責(zé)任。由于管理層次過多容易造成企業(yè)內(nèi)部控制的失控,使企業(yè)的投資資金難以控制到位,給企業(yè)資產(chǎn)造成損失。
(五)企業(yè)內(nèi)部控制運(yùn)行缺乏相應(yīng)的監(jiān)督
整個內(nèi)部控制的過程必須施以恰當(dāng)?shù)谋O(jiān)督,通過監(jiān)督活動在必要時對其加以修正。內(nèi)部控制僅靠制度本身還不能發(fā)揮其管理效能, 企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施需要在運(yùn)行過程中適時加以審計(jì)和評價,才能真正提高企業(yè)內(nèi)部控制的效能,保證內(nèi)部控制的有效性。而在不少企業(yè)中雖有各種內(nèi)部控制制度和辦法,但卻沒有嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制來保障實(shí)施,導(dǎo)致內(nèi)部控制制度形同虛設(shè);有些企業(yè)側(cè)重于事后監(jiān)督,如對屬于事中控制范疇的核算程序沒有及時進(jìn)行;還有一些企業(yè)對內(nèi)部控制運(yùn)行的監(jiān)督往往被一般性工作差錯的查糾所取代,缺乏對內(nèi)部控制運(yùn)行情況的深入考核,也沒有設(shè)置相應(yīng)的考核評價指標(biāo),使得內(nèi)部控制措施難以真正落到實(shí)處。
四、內(nèi)部控制應(yīng)用的實(shí)踐對策探討
針對內(nèi)部控制的重要性和實(shí)施中存在的問題,不斷發(fā)展和完善我國企業(yè)內(nèi)部控制制度對企業(yè)的生存發(fā)展和員工收入具有重要的意義。總的來說,要建立、修正和維護(hù)一個企業(yè)的內(nèi)部控制可以對以下三個方面進(jìn)行重點(diǎn)考慮:
(一)建立一個良好的內(nèi)部控制環(huán)境
加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制,首先應(yīng)注意企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè)?？刂骗h(huán)境是指對建立、加強(qiáng)或削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素。它是一種氛圍,塑造企業(yè)文化,影響企業(yè)員工的控制意識,影響企業(yè)內(nèi)部各成員實(shí)施控制的自覺性,決定其他控制要素能否發(fā)揮作用,是內(nèi)部控制其他要素作用的基礎(chǔ)?？刂骗h(huán)境直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制的貫徹和執(zhí)行以及企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)及整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
1.高層管理者必須樹立現(xiàn)代企業(yè)管理觀念。如果高層管理者不愿為實(shí)現(xiàn)預(yù)算、利潤和其他財(cái)務(wù)及經(jīng)營目標(biāo)對管理加以高度重視,不愿設(shè)立內(nèi)部控制制度或不能遵守建立的內(nèi)部控制制度, 將會對控制環(huán)境造成很不利的影響。
2. 組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立必須合理,相關(guān)的管理職能和工作關(guān)系必須明確,每個組織和機(jī)構(gòu)的責(zé)任權(quán)限必須落實(shí)到位。企業(yè)內(nèi)部的組織與管理機(jī)構(gòu)主要包括股東會(或股東代表大會)、董事會、監(jiān)事會和管理隊(duì)伍。
3.重視審計(jì)作用的充分發(fā)揮。約80%的管理信息來源于會計(jì)資料, 會計(jì)資料的真實(shí)程度決定了管理信息的可靠程度。在企業(yè)各個層級的人員中,就內(nèi)部控制而言,內(nèi)部審計(jì)人員具有極其重要而又特殊的地位。內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個部分,也是監(jiān)督內(nèi)部控制其他環(huán)節(jié)的主要力量。因此,可以在有重大決策權(quán)限的機(jī)構(gòu)如董事會內(nèi)設(shè)置一個審計(jì)委員會,對會計(jì)報表等進(jìn)行監(jiān)督,協(xié)助決策機(jī)構(gòu)(董事會)與公司外部及內(nèi)部審計(jì)人員進(jìn)行直接溝通。審計(jì)委員會的建立有利于企業(yè)保持良好的內(nèi)部控制,內(nèi)部審計(jì)在促成建立好的內(nèi)部控制環(huán)境的同時也可以為內(nèi)部控制制度的不斷改進(jìn)提供建設(shè)性意見。
4. 要明確各職能部門的授權(quán),因事設(shè)人、權(quán)利明確、責(zé)任到位,做到責(zé)任與權(quán)利對等。如果企業(yè)管理高層明確建立了授權(quán)和責(zé)任與權(quán)利的分配方法,就可以大大增強(qiáng)各部門的內(nèi)部控制意識。
5.要建立確保執(zhí)行企業(yè)政策和程序的人員具有勝任能力與正直品行的人事政策。制度化做好企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人員的選拔任用、后續(xù)教育工作;制定并執(zhí)行好按員工業(yè)績進(jìn)行考核并給予適當(dāng)?shù)拇黾皶x升等的相關(guān)政策。
6. 充分應(yīng)用好企業(yè)的各種管理控制方法。如計(jì)劃控制、目標(biāo)控制、預(yù)算控制、定額控制、進(jìn)度控制、規(guī)章制度控制等常用的管理控制方法。
(二)建立一個有效的會計(jì)系統(tǒng)
做好會計(jì)控制是內(nèi)部控制實(shí)施的關(guān)鍵,企業(yè)內(nèi)部必須建立一個有效的會計(jì)系統(tǒng)。在國家會計(jì)準(zhǔn)則指導(dǎo)下, 企業(yè)自行設(shè)計(jì)會計(jì)制度漸步成為了國家對企業(yè)會計(jì)的管理體制,會計(jì)系統(tǒng)的建立也就是企業(yè)會計(jì)制度的設(shè)計(jì)。會計(jì)制度的設(shè)計(jì)包括了會計(jì)賬戶、賬簿、會計(jì)報表等內(nèi)容的編制說明,另外還包括了對發(fā)生在企業(yè)各部門間各種經(jīng)營管理活動中會計(jì)處理程序的具體規(guī)定,在內(nèi)部控制中抽象性、要素性的方法和程序具體化為企業(yè)會計(jì)制度中可操作的方法和程序。
(三)建立內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)構(gòu)并加強(qiáng)內(nèi)部控制隊(duì)伍建設(shè)
內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)構(gòu)對每個崗位、每個部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施全面監(jiān)督檢查和及時反饋情況的制度,與行政管理進(jìn)行交叉控制,有效加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)控。內(nèi)部控制必須被進(jìn)行監(jiān)督,監(jiān)督是一種隨著時間的推移而評估企業(yè)內(nèi)部控制制度執(zhí)行質(zhì)量的過程,只有實(shí)施切實(shí)可靠的監(jiān)督,才能及時發(fā)現(xiàn)和解決內(nèi)部控制過程中可能出現(xiàn)的問題,才能保證企業(yè)內(nèi)部控制的有效實(shí)施。 五、結(jié)語
總之,內(nèi)部控制作為企業(yè)自我調(diào)節(jié)和自行制約的內(nèi)在機(jī)制,處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置。針對我國企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及局限性,要想不斷有效地完善內(nèi)部控制制度和實(shí)施內(nèi)部控制,不僅需要國家相關(guān)法規(guī)的配套和不斷完善,更需要各企業(yè)結(jié)合自身的特點(diǎn),設(shè)計(jì)一套適合自己的包括監(jiān)督、激勵和評價為一體的內(nèi)部控制體系,并在實(shí)踐應(yīng)用中確保該體系的有效實(shí)施。另外,內(nèi)部控制制度的制定不可能一步到位,還需要在實(shí)踐中不斷地進(jìn)行改進(jìn)和完善。只有這樣,才能真正確保企業(yè)內(nèi)部控制對企業(yè)管理起到有效控制的作用,盡可能避免企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的錯誤和舞弊,切實(shí)有效地提高企業(yè)的市場競爭力。
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