內(nèi)部控制包含以下五大組成部分的內(nèi)容:
(1)控制環(huán)境
控制環(huán)境是推動控制工作的發(fā)動機,是所有其他內(nèi)控組成部分的基礎(chǔ)。它奠定組織的風紀和結(jié)構(gòu),并且涉及到所有活動的核心—人,特別是人的控制覺悟?？刂骗h(huán)境中的要素有價值觀、激勵與誘導機制、精神指導、員工能力、管理哲學與經(jīng)營風格、組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度和人事政策等等。公司要有積極的控制環(huán)境,使整個組織中的員工具有控制覺悟和自覺的控制態(tài)度,特別是高級管理層要積極地進行控制;員工的能力與其責任要相匹配。
(2)風險評估
風險評估是識別和分析那些妨礙實現(xiàn)經(jīng)營管理目標的困難因素的活動,對風險的分析評估構(gòu)成風險管理決策的基礎(chǔ)。風險評估中的要素包括關(guān)注對整體目標和業(yè)務(wù)活動目標的制定和銜接、對內(nèi)部和外部風險的識別與分析、對影響目標實現(xiàn)的變化的認識和各項政策與工作程序的調(diào)整。有關(guān)風險的識別與評估的原則強調(diào)有效的內(nèi)控系統(tǒng)需要識別和不斷地評估有可能阻礙實現(xiàn)目標的種種物質(zhì)風險。這種評估應(yīng)包括公司和公司集團所面對的全部風險。需要不時調(diào)整內(nèi)控,以便恰當?shù)靥幚砣魏涡碌幕蜻^去不加控制的風險。
(3)控制活動
控制活動是為了合理地保證經(jīng)營管理目標的實現(xiàn),指導員工實施管理指令,管理和化解風險而采取的政策和程序,包括高層檢查、直接管理、信息加工、實物控制、確定指標、職責分離等。在控制活動中主要關(guān)注控制與風險評估過程的聯(lián)系、控制活動的適當形式及其實施、對執(zhí)行政策和管理指令的保證、控制活動的針對性(尤其是對信息系統(tǒng)的控制)等等。
(4)信息與交流
信息與交流存在于所有經(jīng)營管理活動中,使員工得以搜集和交換經(jīng)營、管理和控制等活動所需要的信息,包括管理者對員工的工作業(yè)績的經(jīng)常性評價。在信息技術(shù)的發(fā)展中注意控制信息系統(tǒng)。
(5)監(jiān)督評審
“監(jiān)督評審”是內(nèi)控體系的第五大重要組成部分,其主要內(nèi)容是對上述內(nèi)控活動,包括“控制環(huán)境”、“風險評估”、“控制活動”和“信息與交流”等內(nèi)容進行嚴格的檢查監(jiān)督和客觀公正的評價。這包括從整體水平上和從業(yè)務(wù)活動水平上對內(nèi)控進行持續(xù)性的或分別單獨的評審。監(jiān)督評審是經(jīng)營管理部門對內(nèi)控的管理監(jiān)督和內(nèi)審監(jiān)察部門對內(nèi)控的再監(jiān)督與再評價活動的總稱。監(jiān)督評審可以是持續(xù)性的或分別單獨的,也可以是兩者結(jié)合起來進行的。主要應(yīng)關(guān)注監(jiān)督評審程序的合理性、對內(nèi)控缺陷的報告和對政策程序的調(diào)整等等。 以上五大組成部分與前述三大目標有機地相結(jié)合,構(gòu)成了內(nèi)控的完整體系。我國的企業(yè)工作者很有必要適應(yīng)形勢,轉(zhuǎn)變觀念,從內(nèi)控的三大目標出發(fā),去考察本單位上述五大組成部分的各個方面,看是否建立了健全的內(nèi)控制度以及這些制度是否得以認真的貫徹實施。
很多企業(yè)的中層管理者對內(nèi)控認識比較膚淺,也不了解內(nèi)控與管理、內(nèi)審的關(guān)系,簡單的認為管理就是內(nèi)控,抓了管理,內(nèi)控自然就到位了。因此,我們有必要搞清楚內(nèi)控與管理的關(guān)系。
1管理的內(nèi)涵及其與內(nèi)控的區(qū)別
管理是管理者確立目標和戰(zhàn)略,并通過一定的組織形式、規(guī)章制度和操作方法去實現(xiàn)目標的全過程。管理者要以一定的組織形式為依托,以一定的規(guī)章制度為依據(jù),采取種種方法去實現(xiàn)既定的目標。管理者有責任控制局面,并解決和糾正各項經(jīng)營管理活動中所發(fā)生的偏差和錯誤。管理的含義比內(nèi)控更為廣泛,并不是所有的管理活動都是內(nèi)控活動。而內(nèi)控則是管理中至關(guān)重要的部分,就是要抓住管理活動中的那些對管理目標實現(xiàn)至關(guān)重要的部分,也就是它的主要矛盾,具體體現(xiàn)就是:控制要素和控制風險,這是管理者必須關(guān)注的地方。
2風險管理與內(nèi)部控制的關(guān)系
風險評估是對可能發(fā)生的不利條件或事件進行評價,并做出完整的專業(yè)性鑒定的一種系統(tǒng)過程。風險是和環(huán)境、目標共存的。相對于外部環(huán)境而言,同類企業(yè)有同類風險,誰能戰(zhàn)勝風險,風險就轉(zhuǎn)化為機遇,同時也會提高其競爭能力,并直接影響其提高其產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)質(zhì)量的能力。風險是如此之重要,以至于有人認為風險管理就是內(nèi)部控制,甚至風險管理包括了內(nèi)控。實質(zhì)上,內(nèi)控涵蓋了風險管理,內(nèi)控處在比風險管理更高的層次上,內(nèi)控才是管理的更本質(zhì)性的內(nèi)容。內(nèi)控所負責的是風險管理過程中間及其以后的重要活動,內(nèi)部控制強調(diào)評估經(jīng)營管理活動中突出的風險點,建議經(jīng)營管理人員針對這些風險點實施必要的控制活動。風險管理為內(nèi)控中的風險評估提供了前提條件。風險管理的全部活動都在內(nèi)控的監(jiān)督評審之下。
內(nèi)控程序涉及到以下幾個方面:工作目標的確立,風險的識別和分析,針對風險研定控制措施,對所采取的控制活動進行監(jiān)督評審等等。而這些控制工作顯然都是各級經(jīng)營管理部門的基本職責。因而,我們說內(nèi)控的大部分工作都是經(jīng)營管理部門的重要職責。首先,合乎標準的內(nèi)控需要公司營造良好的“控制環(huán)境”,使員工樹立正確的價值觀,遵守正常的職業(yè)道德,而公司的管理層又能夠以恰當?shù)墓芾盹L格和正確的激勵機制,引導員工創(chuàng)造一種良好的企業(yè)文化,特別是控制文化。同時,設(shè)計適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展的組織結(jié)構(gòu),配備合格的經(jīng)營管理人員,制定合理和嚴格的規(guī)章制度,確立正確的目標和戰(zhàn)略決策系統(tǒng)等等,也都是加強內(nèi)控的必要環(huán)境條件。第二,“風險評估”也主要是各經(jīng)營管理部門的重要職責。傳統(tǒng)的經(jīng)營管理方式忽視對風險的識別和分析,而滿足于執(zhí)行指令。這種方式給國有企業(yè)在轉(zhuǎn)軌過程中帶來了巨大的損失。風險的防范有大量工作要做,包括對內(nèi)部和外部的風險進行判別和預(yù)測,分析風險發(fā)生的可能性和概率;并在此基礎(chǔ)上研究化解風險的種種控制措施。第三,當風險已被發(fā)現(xiàn)之后,經(jīng)營管理者還需要調(diào)動機構(gòu)和人員,切實執(zhí)行所制定的“控制活動”,以便防范和化解風險,合理保證經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)。這方面的工作是十分細致的,包括高層檢查,直接管理,信息加工,實物控制,確定指標,職責分離等等。第四,在信息科技突飛猛進地發(fā)展的時代,“信息與交流”是經(jīng)營管理中的另一不容忽視的職能。在把有關(guān)的內(nèi)部和外部控制信息搜集整理出來以后,經(jīng)營管理者要利用可靠信息為實現(xiàn)目標服務(wù),并向適當?shù)牟块T和負責人進行交流。
如果把如此豐富的內(nèi)控工作簡單的理解為管理,一個直接的后果就是削弱了經(jīng)營管理部門的風險意識和控制覺悟,使他們滿足于行政指令的執(zhí)行方式,而無意面對復(fù)雜多變的競爭形勢。因此,控制活動是公司日常經(jīng)營管理工作的不可分割的一部分。
雖然近年來我國內(nèi)部控制建設(shè)方面做了許多扎實有效的工作,并取得較大成績,但是我國對內(nèi)部控制理論的研究和實踐與國外相比面無論在廣度上還是深度上都有較大差距,存在不少問題。
(1)缺乏系統(tǒng)性內(nèi)部控制理論的指導,內(nèi)部控制基礎(chǔ)十分薄弱。
我國至今尚未形成一個統(tǒng)一的權(quán)威的內(nèi)部控制定義。財政部發(fā)布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》,只是定義了什么是內(nèi)部會計控制,對于內(nèi)部控制的具體定義、構(gòu)成等未予以明確說明。由于理論研究的滯后,導致內(nèi)部控制實踐的落后。我國企業(yè)的內(nèi)部控制水平良莠不齊,不少企業(yè)對內(nèi)部控制知之甚少,有的企業(yè)甚至根本沒有內(nèi)部控制意識,內(nèi)部控制基礎(chǔ)十分薄弱。 (2)忽視內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè),內(nèi)部控制的執(zhí)行缺乏有效監(jiān)督。
控制環(huán)境是內(nèi)部控制能否生效的重要因素之一,控制環(huán)境的失效必然會直接導致內(nèi)部控制的失效。由于我國企業(yè)普遍存在著大股東或關(guān)鍵人控制問題,內(nèi)部控制環(huán)境未得到應(yīng)有的重視。許多企業(yè)無視國家的法律法規(guī),甚至棄基本的內(nèi)部控制制度于不顧,對內(nèi)部控制內(nèi)容進行利益選擇,形成內(nèi)部控制成為“內(nèi)部人的控制”的現(xiàn)象
(3)內(nèi)部控制固有的局限性。
內(nèi)部控制固有的局限性假如沒有得到較好的控制,也會直接導致內(nèi)部控制的失效。COSO報告指出,內(nèi)部控制決不是包治百病的靈丹妙藥,再完善的內(nèi)部控制也不能解決企業(yè)存在的所有問題和困難,具體包括以下四大問題:①不能解決治理階層人員素質(zhì)問題;②不能左右政府政策或經(jīng)營環(huán)境;③不能絕對保證企業(yè)完成經(jīng)營目標;④不能絕對保證企業(yè)決策中不出現(xiàn)失誤。
那么,如何建立和完善企業(yè)內(nèi)部控制機制和控制文化呢?企業(yè)可以從以下幾個方面入手:
(1)強調(diào)高級領(lǐng)導層的控制責任。
首先,董事會充分理解公司的主要風險,正確設(shè)定風險的可接受水平;并定期督導高級管理層識別,估量,監(jiān)督和控制這些風險;確保內(nèi)控系統(tǒng)的有效性;建立獨立的審計委員會幫助董事會行使這方面的職責。其次,高級管理層負責制定識別,估量,監(jiān)督和控制風險的程序,通過維護某種組織結(jié)構(gòu)去明確職責、權(quán)限和報告關(guān)系;確保職責的有效執(zhí)行;制定有效的內(nèi)控政策;并監(jiān)督評審內(nèi)控的充分性和有效性。
(2)大力提倡和營造一種“控制文化”。
一方面董事會和高級管理層負責促進在道德和完整性方面的高標準,并在機構(gòu)中建立一種文化,向各級人員強調(diào)和說明內(nèi)控的重要性。另一方面企業(yè)中的所有員工都需要理解他們在內(nèi)控程序中的作用,并在程序中充分發(fā)揮他們的作用。有效的內(nèi)控系統(tǒng)的一項實質(zhì)性內(nèi)容就是建立強有力的控制文化。
(3)企業(yè)要充分關(guān)注對全部風險的評估。
特別要明確銀行是承擔風險的機構(gòu),生產(chǎn)企業(yè)也需要不時調(diào)整內(nèi)控,以便恰當?shù)靥幚砣魏涡碌幕蜻^去不加控制的風險,并對企業(yè)不能夠控制的風險采取正確的防范措施。
(4)控制活動已被當作企業(yè)日常工作的不可分割的一部分,而不是對經(jīng)營管理的額外補充。
有效的內(nèi)控系統(tǒng)能夠迅速采取應(yīng)變措施,避免不必要的成本;建立適當?shù)目刂平Y(jié)構(gòu),明確定義各經(jīng)營級別的控制活動。特別強調(diào)適當分離職責;識別和盡力縮小有潛在利益沖突的地方;并遵從謹慎的和獨立的監(jiān)督評審。
(5)高度重視企業(yè)的信息與交流。
首先是保證信息的完整性、可靠性和可獲性,并且信息應(yīng)能夠前后連貫一致。其次是信息系統(tǒng)應(yīng)受到安全保護和獨立的監(jiān)督評審,防止突發(fā)事件;特別注意有效地控制電子信息系統(tǒng)和信息技術(shù)的使用。另外,建立有效的交流渠道,確保相關(guān)信息的正確傳達。
(6)企業(yè)應(yīng)當注意加強監(jiān)督評審活動,并強調(diào)缺陷的糾正。
企業(yè)經(jīng)營管理人員應(yīng)經(jīng)常在日常工作中監(jiān)督評審企業(yè)內(nèi)控的總體效果和主要風險;對內(nèi)控制度定期進行獨立、有效和全面的內(nèi)部審計,并將結(jié)果向高級領(lǐng)導層直接報告;及時報告并果斷處理所發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控缺陷。
(7)對內(nèi)控制度的評價要成為企業(yè)內(nèi)審監(jiān)督部門的日常監(jiān)管工作和現(xiàn)場檢查監(jiān)督工作。
內(nèi)審監(jiān)督部門和外部審計機構(gòu)應(yīng)要求企業(yè)具有有效的內(nèi)控制度,充分和有效地化解企業(yè)的風險;監(jiān)督部門應(yīng)檢查高級領(lǐng)導層的內(nèi)控態(tài)度、內(nèi)部審計部門的有關(guān)工作和外部審計的檢查結(jié)果等等,對不合要求的企業(yè)采取措施。
內(nèi)部控制雖然重要,但它不是萬能的,也有其局限性。企業(yè)的內(nèi)控能合理地確?；窘?jīng)營目標的實現(xiàn),但不能把一個本質(zhì)上很壞的經(jīng)營者變好。內(nèi)控能確保財務(wù)報告的可靠和合法合規(guī),但不能絕對保證做到這一點,而只能合理保證。此外,內(nèi)控制度的設(shè)計還受到人、財、物等資源的約束,因此,企業(yè)在建立和完善內(nèi)部控制機制和控制文化時應(yīng)多加考慮。
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