1 中小企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析
1.1 缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制 為了加強(qiáng)監(jiān)督,我國已形成了包括政府監(jiān)督和社會監(jiān)督在內(nèi)的企業(yè)外部監(jiān)督體系。但如此龐大的監(jiān)督體系對中小企業(yè)的監(jiān)督效果卻不盡如人意。一些企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、財(cái)會人員甚至領(lǐng)導(dǎo)干部利用監(jiān)督不力的漏洞,大量收受賄賂,大肆侵吞公款,利用虛假發(fā)票非法占有企業(yè)資金等。
1.2 對內(nèi)控制度認(rèn)識有片面性 內(nèi)部控制制度是企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門或人員,在業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中形成的相互影響、相互制約的一種動(dòng)態(tài)機(jī)制,是具有控制功能的各種方式、措施及程序的總稱,它絕不等同于規(guī)章制度,也不等同于內(nèi)部管理,更不是組織計(jì)劃。內(nèi)部控制要以有效為前提,其關(guān)鍵是作為內(nèi)控制度主體的經(jīng)理和員工。由于認(rèn)識上存在偏差,導(dǎo)致企業(yè)認(rèn)識不到內(nèi)控制度的重要作用,造成企業(yè)的管理混亂。
1.3 內(nèi)控制度行為主體素質(zhì)較低 近年來,中小企業(yè)財(cái)會人員的思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)跟不上,一些根本不具備從業(yè)資格的人員混進(jìn)財(cái)會隊(duì)伍,思想素質(zhì)差,業(yè)務(wù)一知半解,連正常的會計(jì)業(yè)務(wù)都處理不好,更談不上內(nèi)部控制制度的運(yùn)用。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)制度、會計(jì)準(zhǔn)則一竅不通,卻目無法規(guī),獨(dú)斷專行,勢必給企業(yè)造成不可挽回的損失。
1.4 內(nèi)部審計(jì)職能弱化 內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制制度的一個(gè)重要組成部分。據(jù)調(diào)查,為數(shù)不少的中小企業(yè)沒有設(shè)置內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),即使具有內(nèi)審機(jī)構(gòu)的企業(yè),其職能也已嚴(yán)重弱化,不能正確評價(jià)財(cái)務(wù)會計(jì)信息及各級管理部門的績效。于是,各級管理部門趁機(jī)鉆了內(nèi)部控制的空子。
1.5 崗位設(shè)置缺乏牽制性 人是企業(yè)最重要的資源,也是重要的內(nèi)部控制因素。中小型企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)單一,經(jīng)營規(guī)模小,人員配置不可能像大型企業(yè)那樣做到專業(yè)對口、各司其職。往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,造成崗位設(shè)置缺乏牽制性。
1.6 企業(yè)管理缺乏內(nèi)部約束性 中小企業(yè)中相當(dāng)一部分屬于個(gè)體、私營性質(zhì),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集權(quán)現(xiàn)象嚴(yán)重。一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)“家長式”作風(fēng)日盛,搞“一言堂”,有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有了內(nèi)部控制制度辦起事沒以前那么方便了,自然就只做起了內(nèi)部控制的表面文,從而使得內(nèi)部控制沒有被擺在企業(yè)重要的議事安排上。
2 中小企業(yè)內(nèi)部控制問題的解決
2.1 用外部監(jiān)督、中介組織的監(jiān)督,完善中小企業(yè)內(nèi)部控制體系
財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)等部門要合理分工,建立崗位責(zé)任制,加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部控制的了解、檢查與監(jiān)督,并注意加強(qiáng)彼此間的信息交流,定期互通情報(bào),形成有效的監(jiān)督合力,督促中小企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度。中小企業(yè)通過不斷改進(jìn)控制,增強(qiáng)規(guī)范內(nèi)控制度與有效執(zhí)行制度的自覺性,使企業(yè)干部職工積極參與到內(nèi)部控制的體系中去。
2.2 提高企業(yè)全體員工對內(nèi)部控制的認(rèn)識 企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境主要是企業(yè)的管理者所造就。內(nèi)部控制是否有效,與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是否重視、是否帶頭執(zhí)行有很大的關(guān)系。提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理水平和管理思想,使他們認(rèn)識到建立內(nèi)部控制制度的重要性和必要性,是中小型企業(yè)內(nèi)部控制制度得以正常發(fā)揮應(yīng)有作用的關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對員工的教育,培訓(xùn)使員工更具工作責(zé)任感,明確自己工作的重要性,養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣,逐步提高自身的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。
2.3 大力提高財(cái)會人員的業(yè)務(wù)技能和道德修養(yǎng)作為企業(yè)會計(jì)控制的主體,會計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)尤為重要。針對目前中小型企業(yè)財(cái)會人員存在專業(yè)技術(shù)水平普遍偏低、會計(jì)基礎(chǔ)工作不規(guī)范、所披露會計(jì)信息不能真實(shí)反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果等狀況,應(yīng)從加強(qiáng)年度性會計(jì)資格認(rèn)證制度管理上抓起,促進(jìn)中小企業(yè)會計(jì)人員學(xué)習(xí)會計(jì)知識和會計(jì)法規(guī),提高業(yè)務(wù)水平。
2.4 加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)控制 內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)直接對企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé),保持相對獨(dú)立性。企業(yè)通過內(nèi)部審計(jì)制度對各級管理層的財(cái)務(wù)活動(dòng)和管理活動(dòng)進(jìn)行評價(jià),包括企業(yè)經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行情況、企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性、各級管理人員的績效、內(nèi)控環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)情況等。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的組成人員應(yīng)該由企業(yè)最高層直接聘任,讓業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、思想素質(zhì)高、敢于堅(jiān)持正義的員工從事內(nèi)部審計(jì)工作。
2.5 著重解決企業(yè)內(nèi)不相容職務(wù)分離的問題 不相容職務(wù)分離指對不相容職務(wù)分別由不同部門或人員來辦理。中小企業(yè)因其規(guī)模和人員數(shù)目的特殊性,無法做到專職專人負(fù)責(zé),所以加強(qiáng)不相容職務(wù)分離控制,增加崗位設(shè)置的牽制性就顯得尤為重要。在處理每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全過程或者在全過程的某幾個(gè)重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要兩個(gè)或者兩個(gè)以上部門、兩個(gè)或兩個(gè)以上工作人員分工負(fù)責(zé),起到互相制約的作用?！?.6 加強(qiáng)企業(yè)負(fù)責(zé)人對內(nèi)控的重視 企業(yè)負(fù)責(zé)人必須高度重視內(nèi)控制度并自覺接受監(jiān)督事實(shí)上,一套嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度的順利實(shí)施,企業(yè)負(fù)責(zé)人起著十分重要的作用。離開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,再好的控制體系也顯得軟弱無力而流于形式。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視內(nèi)控制度,其根本原因在于嚴(yán)密的內(nèi)控制度不僅控制一般的員工,而且控制企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須自覺接受內(nèi)控制度的制約,力求使內(nèi)控制度在企業(yè)內(nèi)部隨時(shí)發(fā)揮作用。
2.7 建立健全與業(yè)務(wù)規(guī)模相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu) 企業(yè)要有效地從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng),必須設(shè)置相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu),行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設(shè)置組織機(jī)構(gòu)時(shí),按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設(shè)計(jì)不同的組織機(jī)構(gòu),充分注意部門之間職能的科學(xué)劃分,做到簡單、高效、協(xié)調(diào),確?？刂颇繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)。要根據(jù)責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則,明確規(guī)定各職能機(jī)構(gòu)的權(quán)限與責(zé)任,根據(jù)職能機(jī)構(gòu)劃分崗位系列,確定需要的崗位,根據(jù)崗位的需要選擇合適的人才。
2.8 結(jié)合實(shí)際,注意構(gòu)建內(nèi)控制度的成本收益問題 任何控制都要會發(fā)生一定的費(fèi)用,同時(shí),任何控制由于糾正了組織活動(dòng)中存在的偏差,都會帶來一定的收益。從經(jīng)濟(jì)角度分析,只有當(dāng)內(nèi)控帶來的收益大于它所發(fā)生的費(fèi)用成本時(shí),才是值得的。中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在控制系統(tǒng)上所能承擔(dān)的費(fèi)用也不一樣。因此,應(yīng)在實(shí)踐中逐步探尋一個(gè)內(nèi)控效果與內(nèi)控成本的合理結(jié)構(gòu)比例。
2.9 強(qiáng)化對內(nèi)部控制制度實(shí)施情況的檢查與考核,并建立有效的激勵(lì)機(jī)制 為了保證企業(yè)內(nèi)部控制制度能有效地發(fā)揮作用,并使之不斷地得到完善,企業(yè)必須定期對內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與考核,看企業(yè)內(nèi)部控制制度是否得到有效遵循。對于嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制制度的,給予精神鼓勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì);對于違規(guī)違章的,堅(jiān)決給予行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰,并與職務(wù)升降掛鉤。
2.10 控制措施有效、到位 要以國家法律、法規(guī)及財(cái)經(jīng)紀(jì)律為準(zhǔn)繩,對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和其他管理活動(dòng)進(jìn)行組織、調(diào)節(jié)和制約,以利于對違法亂紀(jì)行為進(jìn)行揭露和糾正。要采取有效措施,保證各項(xiàng)管理信息的可靠性。要建立成文的方針和職務(wù)說明,保證控制的制度化、規(guī)范化與科學(xué)化。
2.11 控制標(biāo)準(zhǔn)明確 考核和評價(jià)內(nèi)部控制的有效性,必須有明確的衡量質(zhì)量和業(yè)績的標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),可以在業(yè)務(wù)預(yù)算、技術(shù)手冊中予以規(guī)定;每項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn),都應(yīng)書面成文,并把它交給負(fù)責(zé)實(shí)施的人員;具體的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)可以單獨(dú)制定,也可以把他們并入各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)中去。
中小企業(yè)正處于快速增長時(shí)期,隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大,企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化、職能的調(diào)整、人員的更替、管理手段的更新,都可能造成內(nèi)部控制的某些失效,因此,應(yīng)該根據(jù)企業(yè)不同發(fā)展階段的具體情況,適時(shí)對內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行修改、完善。
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