近幾年來,中國景區(qū)行業(yè)開始對民營企業(yè)開放,大量民營資本投資于旅游景區(qū)的建設,中小型景區(qū)企業(yè)數(shù)量增多。中國景區(qū)對科學管理的要求日益提高,這在當前全球性金融危機背景下顯得更為迫切。旅游景區(qū)投資額大,日常維護成本也較高,而且現(xiàn)金流量大,因此做好內(nèi)部控制是其經(jīng)營能否成功的關鍵因素。中小型景區(qū)企業(yè)應更為積極和主動地建立和完善企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng),以完善的管理系統(tǒng)應對外部環(huán)境的挑戰(zhàn),變危機為轉(zhuǎn)機。
1 折扣和應收賬款的內(nèi)部控制
1.1 折扣 對景點的需求大都具有彈性,因此景區(qū)往往通過不同的定價吸引更多的游客,如在淡季降低門票價格、向低收入者如學生等群體讓利、打折促銷或推出低價位的家庭票與團體票等。折扣是營業(yè)收入和應收賬款的減少額,必須嚴格監(jiān)督折扣政策的執(zhí)行情況。通過內(nèi)部控制制度,進行嚴格的審核,分離授權、執(zhí)行和記錄工作,使這種減少額保持在合理的范圍內(nèi)并為企業(yè)的最終利益帶來好處。在折扣規(guī)定中應詳細說明享受折扣的條件和折扣比例,保證折扣的適度性,并階段性地審查企業(yè)是否得到相應的利益以對折扣政策做出調(diào)整。另外,為防止有人利用折扣政策為自己謀私利的行為,必須制定接受和執(zhí)行折扣的核實、復核、審批和記賬流程。對景區(qū)經(jīng)營而言,還有一種特殊的情況,即接待費用過大。大部分地區(qū)的景區(qū)都面臨各種各樣的免費接待任務,這是景區(qū)本身較難控制的一個方面。
1.2 賒銷和應收賬款的控制 允許客戶在短期內(nèi)欠賬,是多數(shù)企業(yè)奉行的銷售政策,其目的是使營業(yè)收入最大化。旅游業(yè)務的特殊性決定了賒銷的必然性,應收賬款在旅游企業(yè)的資產(chǎn)中占有相當大的比重,而且這些應收賬款往往無法回收或難以回收,這是常年困擾旅游企業(yè)的問題,所以必須對賒銷業(yè)務與應收賬款進行嚴格控制。首先審核旅行社的資信情況,保證團隊賒銷賬款的可收回。其次,確定客戶是否真實存在或確定反映在應收賬款上的債權數(shù)是否真實存在,以防止不存在的應收賬款被虛列。第三,應收賬款的總賬和明細賬應由不同職員根據(jù)有關憑證分別登記,并獨立于記錄人員。第四,具備有效的追債制度來解決事后付款的旅行社和租賃經(jīng)營者。第五,對應收賬款的各種調(diào)整都必須經(jīng)過財務經(jīng)理的審批才能進行。
2 現(xiàn)金的內(nèi)部控制
景區(qū)一般每天都有門票收入,這是以現(xiàn)鈔存在的現(xiàn)金收入,也是景區(qū)企業(yè)的主營收入。現(xiàn)金是企業(yè)資產(chǎn)中流動性最強的項目,具有極大的被盜或挪用的風險,而且景區(qū)現(xiàn)金收入業(yè)務頻繁,比較容易造成錯誤的發(fā)生,因此必須逐日、逐項記錄。建立健全的現(xiàn)金業(yè)務內(nèi)部控制制度是一項細致而繁瑣的工作,但卻是一項極受重視的基本控制制度。首先最基本的應該嚴格限制能夠接觸現(xiàn)金的人員,并做到出納員、會計、支票保管員、現(xiàn)金支出審批人等人員的職務分離。其次,現(xiàn)金的收支應及時、正確地記入日記賬、明細賬和匯入總賬,遵循日清月結的要求。第三,各類單據(jù)應編號,并定期按順序和時間審核。景區(qū)門票一般都有編號,但開票和收款的往往都由同一人擔任,而且很多情況下這一人還同時負責管理或領取門票,而且也無法通過現(xiàn)金收銀機來記錄,而每日營業(yè)后的審核和現(xiàn)金的保護也常被忽略,這樣很容易造成錯誤和舞弊。第四,加強現(xiàn)金支出的預算控制,資金的使用要有規(guī)劃,切忌隨意。景區(qū)所處的市場是高度季節(jié)性的,現(xiàn)金流量表在景區(qū)預算中具有重要作用。
3 固定資產(chǎn)、遞耗資產(chǎn)的內(nèi)部控制
景區(qū)企業(yè)是依托一定的旅游資源和設施設備進行經(jīng)營的,固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)在總資產(chǎn)中所占的比重較大。固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)的購置或取得需要較大的花費,對成本影響大,而且任何計價或記錄上的錯誤,或賬實不符的錯誤,都會在很大程度上改變企業(yè)真實的財務狀況。另一方面,固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)一經(jīng)投建就難以改變,或要花費更大的代價才能改變,甚至導致企業(yè)經(jīng)營困境。通過內(nèi)部控制制度,使景區(qū)固定資產(chǎn)和遞耗資產(chǎn)保持良好的經(jīng)營狀態(tài)和盈利能力,防止低效率使用和對經(jīng)營資金的不利影響。
首先,資產(chǎn)的使用、保管、盤查、報廢等職務必須分離。其次,資產(chǎn)的購買除了采用訂貨和驗收控制制度的方法和程序外,還需審核購買合同中各種條款的合理性,并防止超出批準的預算。而對遞耗資產(chǎn)而言,一般還需要對勘探和估價過程進行控制。第三,所有資產(chǎn)必須記錄入賬,并保證折舊、折耗或攤銷方法的合理,防止技術錯誤和人為錯誤。第四,要使固定資產(chǎn)長期使用,定期的維修和保養(yǎng)是必要的,企業(yè)應建立和實施保養(yǎng)和維修制度,要求專人負責,并根據(jù)賬面記錄盤查各種資產(chǎn),保證賬面存在的資產(chǎn)實際存在。第五,固定資產(chǎn)價值的漏計或錯計都可以通過一定的程序加以控制,但資源無法或難以合理的計價使內(nèi)部審計面臨不少難題。景區(qū)旅游資源的計價一直難以取得突破,特別是自然或文化遺產(chǎn)資源,這是景區(qū)內(nèi)控方面的難點。 4 投融資的內(nèi)部控制
4.1 融資 景點開發(fā)初期成本通常較高,需要一次性投入較大的資金,特別是主題園景區(qū)。大多數(shù)企業(yè)的經(jīng)營活動都從籌資開始,要持續(xù)發(fā)展更需要籌資。籌措的資金構成了企業(yè)資產(chǎn)的主要來源,所以能否對籌資活動進行有效地控制對企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營影響很大,而且也決定著能否吸引潛在的投資者。首先,籌資業(yè)務涉及債權人或股東、債權或股票、政府、銀行、資產(chǎn)擔保等方面,內(nèi)部控制制度應保證有關文件的真實和有效性,防止違反規(guī)定的義務或承諾,使籌資業(yè)務在法律允許的范圍內(nèi)進行。其次,必須保證籌資活動得到適當?shù)膶徍?財務經(jīng)理負責編制籌資計劃,并提呈董事會審批,最后再以書面文件記錄。第三,職務分離制度,即籌資計劃的編制人員與審批人員分離,辦理債券或股票發(fā)行的職員與會計記錄人員分離等。第四,債券和股票的簽發(fā)、發(fā)行和保管制度以及利息和股利的支付制度都是籌資內(nèi)控的重點。
4.2 投資 有些景區(qū)資金常常捉襟見肘,有些景區(qū)資金則小有富余,還有些景區(qū)必須保持對資金的良好運營。景區(qū)發(fā)展常常需要一定形式的投資活動,而且旅游業(yè)具有高度的關聯(lián)性和季節(jié)性,投資活動是景區(qū)經(jīng)營所不可少的。然而投資往往涉及較大的資金往來,也構成企業(yè)的重要資產(chǎn),且存在較大的變動風險,所以景區(qū)必須加強對投資的內(nèi)部控制。
首先,必須保證投資活動經(jīng)過適當?shù)膶徟绦?并符合有關法律法規(guī)。投資計劃的編制、執(zhí)行都必須經(jīng)過嚴格的復核審查,投資決策和效益必須予以記錄。其次,投資業(yè)務涉及多個環(huán)節(jié),每一環(huán)節(jié)必須指定具體的負責人,并做到職務分離,即投資計劃的審批人、編制人、執(zhí)行人與會計人員分離。第三,設立有效的財務分析制度,為投資計劃提供基礎,降低失敗風險程度。第四,投資資產(chǎn)的取得、保管、處置應得到嚴格的審批、記錄和有效控制。第五,對投資業(yè)務保持完整的記錄和入賬,特別是對投資損益必須正確地、公允地揭示。
5 季節(jié)性特征的內(nèi)部控制
景區(qū)經(jīng)營的季節(jié)性對內(nèi)部控制產(chǎn)生了重要影響。季節(jié)性是景區(qū)經(jīng)營的重要特點,不管是景區(qū)的營業(yè)收入還是現(xiàn)金流,不管是資源和設施的使用還是投融資方面都表現(xiàn)出季節(jié)性,所以經(jīng)營的季節(jié)特性對以上各個內(nèi)控環(huán)節(jié)都有一定的影響。如景區(qū)企業(yè)對銀行貸款可能要求能夠季節(jié)性償付,旅游旺季的資源和設備的損耗以及人工成本的支出可能是淡季的好幾倍。為此,在旅游旺季更要加大內(nèi)控措施,嚴格遵循內(nèi)控程序。
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