本文結合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》分析了中小企業(yè)采購流程及主要控制內(nèi)容,提出縱向上完善采購流程與采購流程控制,橫向上健全采購控制制度進行全面控制;抓住流程中關鍵控制點作為重點控制,構建出中小企業(yè)采購內(nèi)部控制總表,形成有效、持久的采購內(nèi)部控制。
采購是企業(yè)各部門開展工作的首要環(huán)節(jié),與銷售一樣在許多方面反映出企業(yè)的戰(zhàn)略能力、市場創(chuàng)新能力和價值傳遞能力。而我國中小企業(yè)在采購環(huán)節(jié),由于缺少有效的內(nèi)部控制機制,導致采購成本高、腐敗問題嚴重,給中小企業(yè)的生存與發(fā)展帶來巨大的危機。因此,加強中小企業(yè)采購過程中的內(nèi)部控制具有非常重要的意義。
一、中小企業(yè)采購業(yè)務流程及主要控制內(nèi)容
中小企業(yè)的采購是指從資源市場上獲得各種資源,包括物資資源(如原材料)、非物質資源(如專利)、人力及人才資源等的過程,同時也是事關企業(yè)價值創(chuàng)造的活動。一個完整的采購過程包括采購預算、請購、驗收入庫、采購付款和財務處理等幾個步驟。
(一)采購預算
(二)請購
(三)采購作業(yè)
(四)驗收
(五)采購付款及財務處理
二、中小企業(yè)采購過程中的內(nèi)部控制制度
(一)不相容職務崗位分離制度
(二)預算控制制度
(三)授權批準控制制度
(四)請購控制制度
(五)詢價制度
(六)合同管理制度
(七)驗收制度
(八)退貨、折讓管理制度
(九)付款控制制度
三、中小企業(yè)采購過程中內(nèi)部控制的構建
中小企業(yè)一般規(guī)模較小,組織結構較為簡單,根據(jù)上述采購流程及主要控制內(nèi)容,為了方便實施,可以把整個控制流程分為請購、采購作業(yè)、驗收、付款與賬務處理四個內(nèi)部控制流程段。
(一)請購內(nèi)部控制流程
(二)采購作業(yè)內(nèi)部控制流程
(三)驗收內(nèi)部控制流程
(四)付款與賬務處理控制流程