一、改善內(nèi)外部控制環(huán)境
(一)提升主要領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí),并了解其期望程度。
(二)提高全員職業(yè)道德水準(zhǔn),夯實(shí)內(nèi)部控制道德基礎(chǔ)。
(三)及時(shí)修訂法律法規(guī)。
二、設(shè)計(jì)有效的內(nèi)部控制制度,確定合理的內(nèi)部控制成本
(一)制度設(shè)計(jì)優(yōu)先。制度設(shè)計(jì)是大型銷售企業(yè)內(nèi)部控制成本,確保內(nèi)部控制鍵全有效的第一要?jiǎng)?wù)。內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)必須按合法性、全面性、重要性、有效性、制衡性、適應(yīng)性、成本效益等原則確定。
(二)內(nèi)控制度設(shè)計(jì)的嚴(yán)密性是影響內(nèi)部控制質(zhì)量的重要因素。
(三)制定合理的內(nèi)部控制成本,確定內(nèi)部控制的投入水平。
三、內(nèi)部控制的重點(diǎn)與難點(diǎn)
(一)將審計(jì)作為內(nèi)部控制的常規(guī)工作固定下來。通過成立專門的審計(jì)部門,設(shè)置專門的審計(jì)人員,發(fā)揮審計(jì)在企業(yè)內(nèi)部控制的威懾力與震懾力,實(shí)施常規(guī)審計(jì)與專門審計(jì)相結(jié)合。
(二)錢物為主、證據(jù)歸檔、流程控制。所有的內(nèi)部控制必須以錢物為主進(jìn)行展開。以企業(yè)資產(chǎn)與貨物流轉(zhuǎn)為例,大型銷售企業(yè)錢與物受時(shí)空的影響,基本無法按制造企業(yè)通過設(shè)置專門的保衛(wèi)部門或人員進(jìn)行控制,按這種點(diǎn)多面廣、流程長的特點(diǎn),必須以責(zé)任人為單位進(jìn)行適時(shí)的流程控制,所有物流貨幣流必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行證據(jù)歸檔,通過適時(shí)歸檔與對賬才能發(fā)現(xiàn)其中存在的問題,這是所有大型銷售企業(yè)內(nèi)控重點(diǎn)中必須把握的方向。流程控制實(shí)質(zhì)是制度設(shè)計(jì)的一個(gè)重要組成部分,是所有內(nèi)部控制實(shí)施方法在企業(yè)經(jīng)營操作上的集中體現(xiàn),通過制定流程可以分清工作職責(zé)、控制要點(diǎn)和控制環(huán)節(jié),一方面確保已定事項(xiàng)在內(nèi)部控制要求下操作,確保出了問題責(zé)任明晰;另一方面也可以讓新進(jìn)員工快速了解企業(yè)內(nèi)控制度與要求,解決人員流動(dòng)性過快經(jīng)驗(yàn)不足的缺憾。
(三)及時(shí)快捷,靈活更新。大型銷售企業(yè)由于經(jīng)營結(jié)構(gòu)不同于其他企業(yè)的,其內(nèi)部控制的原則也應(yīng)有別于其他企業(yè),最基本的原則就是及時(shí)快捷,靈活更新。由于市場的復(fù)雜,業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)流程的快速變化,對內(nèi)控制度及時(shí)快捷、靈活更新顯得尤為重要。例如,在代理商的出貨價(jià)格上,某一時(shí)期可能由于企業(yè)營銷的需要暫時(shí)不作為主要內(nèi)控指標(biāo),而一旦出貨價(jià)格影響企業(yè)銷量,且極易產(chǎn)生腐敗時(shí),這種對價(jià)格的內(nèi)部控制管理就顯得非常有必要。這種更新往往是根據(jù)市場和形勢的需要,因而只有主動(dòng)適應(yīng)業(yè)務(wù)的需要進(jìn)行內(nèi)部控制的更新,才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)控的目標(biāo);另一方面則重在預(yù)防,懲前毖后,以最小的投入換取最大的內(nèi)控目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
(四)總部必須對子公司關(guān)鍵崗位實(shí)行內(nèi)部牽制控制。確保子分公司重要崗位不相容職務(wù)分離,這種內(nèi)部牽制控制是所有控制的前提。經(jīng)驗(yàn)證明,財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)制(即財(cái)務(wù)總監(jiān)作為資產(chǎn)所有權(quán)者派駐企業(yè)的人格化代表,屬企業(yè)最高財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人)能較好解決子公司內(nèi)部控制主體缺位或異化的可能;而子公司領(lǐng)導(dǎo)層則必須對下設(shè)各崗位進(jìn)行人事牽制,不相容職務(wù)分離,一個(gè)合理安全有效的人事牽制制度能確保企業(yè)的資產(chǎn)安全有效。