會(huì)計(jì)電算化是現(xiàn)代社會(huì)化大生產(chǎn)和新技術(shù)革命的必然產(chǎn)物,是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大變革,必將對(duì)會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。
經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的日益發(fā)展,會(huì)計(jì)電算化必須與之適應(yīng),才能促進(jìn)工作的高效率。從會(huì)計(jì)系統(tǒng)的情況看,各單位運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化的程度不一,主要的現(xiàn)狀為:(1)一部分單位沒(méi)有實(shí)行利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和治理;已使用的部門、單位大多數(shù)只停留在簡(jiǎn)單的應(yīng)用階段,如工資的發(fā)放、報(bào)表的簡(jiǎn)單匯總等;(2)會(huì)計(jì)電算與手工核算并存,不具備“甩賬”條件;(3)所使用的會(huì)計(jì)核算軟件的規(guī)范性、適用性差,不能滿足會(huì)計(jì)核算工作的需要;(4)缺乏既懂會(huì)計(jì)又能熟練把握電子計(jì)算機(jī)的“復(fù)合型”人才;(5)會(huì)計(jì)核算軟件的開(kāi)發(fā)進(jìn)展緩慢。
會(huì)計(jì)電算化在實(shí)踐過(guò)程中不斷地完善,雖然存在一定風(fēng)險(xiǎn),但只要嚴(yán)格按會(huì)計(jì)電算化的流程,可以得到有效地控制。
一、提高對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)
我們必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù),因而推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善,促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理制度的改革,是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的一次根本性變革。從表面上來(lái)看,會(huì)計(jì)電算化只不過(guò)是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算工作中,減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高會(huì)計(jì)核算的速度和精度,以計(jì)算機(jī)替代人工記賬。而實(shí)際上,會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),而且必然會(huì)引起會(huì)計(jì)工作組織和人員分工的改變,促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)、會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高,轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)工作職能,推動(dòng)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步。比如具有數(shù)據(jù)集中存放和管理特征的“電算化會(huì)計(jì)”,采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù),實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類集中存放,完全取消了各種會(huì)計(jì)明細(xì)分類賬和對(duì)賬操作,各種報(bào)表數(shù)據(jù)均能通過(guò)數(shù)據(jù)共享及時(shí)而準(zhǔn)確地取得。
人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí),在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說(shuō)建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊(cè)自己的網(wǎng)站,根本沒(méi)能利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)提高企業(yè)運(yùn)作效率。這種認(rèn)識(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展十分不利。
二、建立健全完善的會(huì)計(jì)電算化管理制度
管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù);會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會(huì)計(jì)制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),必須是事先設(shè)置好的處理方法,因而要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才能使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒(méi)有很好的基礎(chǔ)工作,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無(wú)法處理無(wú)規(guī)律、不規(guī)范的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),電算化工作的開(kāi)展將遇到重重困難。
電算化會(huì)計(jì)雖然以計(jì)算機(jī)為計(jì)算工具,但其整個(gè)信息處理過(guò)程仍表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)與人工的結(jié)合。計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)(信息)的處理是通過(guò)程序來(lái)進(jìn)行的,系統(tǒng)內(nèi)部控制方式均要求程序化。比如,對(duì)操作權(quán)限的限制有密碼程序,驗(yàn)證借貸金額是否平衡有校驗(yàn)程序等。同時(shí),由于數(shù)據(jù)處理的人機(jī)結(jié)合和系統(tǒng)內(nèi)部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復(fù)雜化。其控制點(diǎn)由手工會(huì)計(jì)對(duì)人的控制轉(zhuǎn)到對(duì)人和機(jī)器兩方面的控制,控制的內(nèi)容涉及人員分工、職能分離和計(jì)算機(jī)軟、硬件的維護(hù),以及會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)檔案的保存和保管。
會(huì)計(jì)人員的現(xiàn)代化管理意識(shí),在整個(gè)企業(yè)管理現(xiàn)代化總體規(guī)劃的指導(dǎo)下做好會(huì)計(jì)電算化的長(zhǎng)期、近期發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃并認(rèn)真組織實(shí)施,重新調(diào)整會(huì)計(jì)及整個(gè)企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、崗位分工,建立一系列現(xiàn)代企業(yè)管理制度,提高企業(yè)管理要求。還要修改擴(kuò)建機(jī)房,選購(gòu)、安裝、調(diào)試設(shè)備,自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買會(huì)計(jì)軟件,培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化人員,進(jìn)行系統(tǒng)的試運(yùn)行等等工作。以上所列的各項(xiàng)工作必須做好,否則電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)將不能正常工作,有損于會(huì)計(jì)電算化的整體效益并使其不能深入持久地開(kāi)展下去,會(huì)計(jì)和企業(yè)管理現(xiàn)代化將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
三、做好會(huì)計(jì)電算化理論的研究
理論是行動(dòng)的先導(dǎo),會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展依賴于電算化會(huì)計(jì)理論的發(fā)展,電算化會(huì)計(jì)理論研究的滯后,會(huì)制約會(huì)計(jì)電算化軟件的成熟與發(fā)展。因此,電算化會(huì)計(jì)理論是指導(dǎo)、推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化在新的基礎(chǔ)上不斷完善和發(fā)展的實(shí)踐指南。
電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生和發(fā)展的過(guò)程,也是突破傳統(tǒng)會(huì)計(jì)觀念,對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法提出新問(wèn)題、新課題,以及研究和確立新的理論和方法的過(guò)程。如電算化會(huì)計(jì)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、工作組織、信息處理及賬務(wù)處理程序等方式和方法上的改變,本身就是對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法的突破和完善。雖然從短期看,這些影響只是漸進(jìn)性的。但從長(zhǎng)期看,隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用,新的問(wèn)題和新的課題將不斷出現(xiàn),如信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后,企業(yè)將如何做到既及時(shí)、合法地提供會(huì)計(jì)信息,又能有效保護(hù)商業(yè)秘密;兩個(gè)會(huì)計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)結(jié)合后,如何改進(jìn)現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)告;信息經(jīng)濟(jì)將對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)理論和方法產(chǎn)生什么影響等。對(duì)新課題進(jìn)行深入研究,必將形成新的會(huì)計(jì)理論和方法,而新的會(huì)計(jì)理論和方法的確立,又將使電算化會(huì)計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化理論主要研究如何用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)手工系統(tǒng)的工作,而沒(méi)有對(duì)系統(tǒng)提出更高的具有其自身特點(diǎn)的要求,這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。電算化會(huì)計(jì)理論即研究實(shí)現(xiàn)電算化后的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)組織、會(huì)計(jì)核算的程序和管理制度,會(huì)計(jì)核算的方法,以及用計(jì)算機(jī)作為主要的核算工具后對(duì)會(huì)計(jì)理論、會(huì)計(jì)制度的影響和會(huì)計(jì)工作的新特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)理論的研究確定了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能體系、運(yùn)作規(guī)范及特點(diǎn)、審計(jì)接口、會(huì)計(jì)檔案等基本要求,它一方面符合手工會(huì)計(jì)的基本要求,同時(shí)又具有自身的獨(dú)有的特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)理論的基本問(wèn)題研究透徹了,會(huì)計(jì)軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo),才能更符合會(huì)計(jì)、審計(jì)工作的實(shí)際要求,從而使會(huì)計(jì)電算化軟件更好地服務(wù)于會(huì)計(jì)工作,以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的效益原則。
四、培養(yǎng)會(huì)計(jì)電算化的復(fù)合型人才
會(huì)計(jì)電算化的主要問(wèn)題之一是人才的問(wèn)題,它需要既懂計(jì)算機(jī)知識(shí)又有一定會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才。很多企業(yè)人員培訓(xùn)是在電算化信息系統(tǒng)建立之后,在這段時(shí)間里,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不能發(fā)揮效益,造成了設(shè)備的閑置,相當(dāng)于造成了流動(dòng)資金的積壓。因此,各單位應(yīng)該從建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一開(kāi)始,或者提前一段時(shí)間就著手人員培訓(xùn)。人員培訓(xùn)包括系統(tǒng)建立前、系統(tǒng)建立中(對(duì)自行開(kāi)發(fā)系統(tǒng))和系統(tǒng)建立后三個(gè)階段的培訓(xùn)。人員的培訓(xùn)要注意以下幾個(gè)問(wèn)題:一是要注意人才層次,既要有部分高級(jí)人才,也要有部分一般人員。包括系統(tǒng)管理人員、系統(tǒng)維護(hù)人員和各類操作人員。二是要注意年齡層次,在每個(gè)年齡段都有,便于人才的傳幫帶。三是注意知識(shí)結(jié)構(gòu),會(huì)計(jì)電算化人員中,既要有會(huì)計(jì)人員,又要有計(jì)算機(jī)人員,還要逐步培訓(xùn)復(fù)合型人才。培訓(xùn)的內(nèi)容包括系統(tǒng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)環(huán)境認(rèn)識(shí)和使用;對(duì)自行開(kāi)發(fā)系統(tǒng)還應(yīng)進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)人員如何更好地配合系統(tǒng)開(kāi)發(fā),設(shè)計(jì)人員了解現(xiàn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和建立目標(biāo)系統(tǒng)的培訓(xùn);以及各級(jí)、各類人員的職能培訓(xùn),等等。
目前,不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì)計(jì)、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)而來(lái),他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往是除了開(kāi)機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外,對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少,一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí),就束手無(wú)策。即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)都作了系統(tǒng)的培訓(xùn),但一些從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員入門還是很慢,而且在上機(jī)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)誤操作。一旦出錯(cuò),可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。這種低素質(zhì)的會(huì)計(jì)人員是不能勝任會(huì)計(jì)電算化工作的。
會(huì)計(jì)電算化,給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì),更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。一方面為了參與企業(yè)管理,要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí);另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí),好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提條件,所以會(huì)計(jì)電算化也要求促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化。
會(huì)計(jì)電算化促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能的轉(zhuǎn)變,引起會(huì)計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化和會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的提高。電算化會(huì)計(jì)使會(huì)計(jì)工作效率的提高和會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度的降低,會(huì)計(jì)人員有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理,促進(jìn)會(huì)計(jì)工作職能發(fā)生轉(zhuǎn)變,以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要,從而形成復(fù)合型人才。
要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國(guó)際水準(zhǔn),培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才,他們能夠掌握國(guó)際先進(jìn)技術(shù),精通信息技術(shù),熟練應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化,推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),維護(hù)軟件正常運(yùn)行,掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。另外,培養(yǎng)復(fù)合型人才,可以在大專院校開(kāi)設(shè)會(huì)計(jì)電算化專業(yè)或在財(cái)會(huì)專業(yè)中增設(shè)計(jì)算機(jī)編程、維護(hù)等課程,可以讓財(cái)會(huì)人員進(jìn)修計(jì)算機(jī)課程,還可以讓計(jì)算機(jī)人員、在崗人員實(shí)習(xí)并進(jìn)修財(cái)會(huì)知識(shí)。
同時(shí),要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃,要注重實(shí)效,不搞一刀切。會(huì)計(jì)電算化考試、培訓(xùn)應(yīng)遵循自愿原則,只有準(zhǔn)備實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,才要求會(huì)計(jì)人員培訓(xùn),其會(huì)計(jì)人員必須取得會(huì)計(jì)電算化合格證,財(cái)政部門在進(jìn)行賬務(wù)審批的同時(shí)審查其會(huì)計(jì)人員的資格,這樣可以做到學(xué)以致用,學(xué)習(xí)目的性強(qiáng),效果好;對(duì)暫時(shí)或一段時(shí)間內(nèi)不準(zhǔn)備實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位,其會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)則可以暫緩,避免人力、物力的浪費(fèi)。培訓(xùn)的內(nèi)容要切合實(shí)際工作需要,學(xué)了就能用得上。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量聘用社會(huì)上的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要進(jìn)行簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn),就可以收到良好的效果。
五、加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性
當(dāng)前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒(méi)有幾家軟件公司認(rèn)真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題。
1.為了對(duì)付日益猖獗的計(jì)算機(jī)犯罪,國(guó)家應(yīng)制定并實(shí)施計(jì)算機(jī)安全法律,在全社會(huì)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)安全的宏觀控制,政府主管部門還應(yīng)進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)制度,對(duì)危害計(jì)算機(jī)安全的行為進(jìn)行制裁,為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)提供一個(gè)良好的社會(huì)環(huán)境。
2.對(duì)于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定,制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應(yīng)急對(duì)策等。
3.必要的內(nèi)部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無(wú)意行為都可能造成會(huì)計(jì)信息的不安全性,因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。第一,實(shí)行用戶權(quán)限分級(jí)授權(quán)管理,建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息崗位責(zé)任。第二,建立健全對(duì)病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計(jì)入手,增加軟件本身的限制功能。第四,建立會(huì)計(jì)信息資料的備份制度,對(duì)重要的會(huì)計(jì)信息資料要實(shí)行多級(jí)備份。第五,強(qiáng)化審計(jì)線索制。第六,建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。
4.增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息資源的共享,但同時(shí)也將自身暴露于風(fēng)險(xiǎn)之中,這些風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊等。為了提高網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全防范能力應(yīng)采用一些措施,例如,采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲(chǔ)通訊、身份認(rèn)證、授權(quán)等。
5.加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測(cè)、指紋辨認(rèn)等檢測(cè)手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。另外,還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度,如專機(jī)專用、專室專用等。
6.加強(qiáng)磁介質(zhì)載體檔案的管理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性,實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過(guò)渡。
六、做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作,我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
1.電算化會(huì)計(jì)檔案的收集。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會(huì)計(jì)年度,把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上,從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等。
2.電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng),注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失,造成無(wú)法挽救的損失。
此外,還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?huì)計(jì)檔案其會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案不能被調(diào)閱或產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯(cuò)誤。因此,筆者建議會(huì)計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對(duì)應(yīng)版本的會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3.電算化會(huì)計(jì)檔案的利用,即電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí),我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況:(l)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致,此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進(jìn)行調(diào)閱即可。(2)所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致,此時(shí)只需在另外一臺(tái)計(jì)算機(jī)上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。
以上這些問(wèn)題是會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時(shí)解決的問(wèn)題。這些問(wèn)題如若不重視或不及時(shí)解決,將嚴(yán)重阻礙我國(guó)會(huì)計(jì)電算化向更深層次的發(fā)展;如若重視并及時(shí)解決這些問(wèn)題,必然會(huì)促進(jìn)我國(guó)會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展,最大程度地提高會(huì)計(jì)工作水平和會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,更好地為提高各級(jí)企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。
總之,建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要,而且是經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的要求,是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)越性是不言而喻的,它有利于加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算,有利于充分發(fā)揮會(huì)計(jì)參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策,為企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。因此,全面建立電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)勢(shì)在必行。
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