一、資產(chǎn)負債表的編制
資產(chǎn)負債表是指反映企業(yè)在某一特定日期的財務狀況的會計報表，其編制依據(jù)是會計等式“資產(chǎn)＝負債＋所有者權益”，因此對資產(chǎn)負債表的基本要求便是資產(chǎn)合計應該等于負債及所有者權益合計。然而，在編制資產(chǎn)負債表時，往往會出現(xiàn)資產(chǎn)負債表不平的現(xiàn)象，也就是資產(chǎn)合計不等于負債及所有者權益合計。一旦遇到該問題，用戶頭腦里馬上想到的就是憑證是不是填錯了，于是便逐張憑證去核對，結果卻是一無所獲。這實際上是手工會計環(huán)境下思維模式的一種自然反映和慣性使然。我們知道，會計軟件會對期初余額和憑證作嚴格的平衡校驗，如果期初余額試算不平衡或者憑證借貸不平衡的話，是無法正常地進入到系統(tǒng)中去的，只有在系統(tǒng)遭遇病毒或人為蓄意破壞系統(tǒng)數(shù)據(jù)等意外情況下，才有可能致使期初余額或憑證借貸不平衡。因此，在確信系統(tǒng)安全的前提下基本可以排除這一情況發(fā)生的可能性。既然期初余額和憑證都是借貸平衡的，而在信息化環(huán)境下賬證表又都是數(shù)據(jù)同源的，那為什么資產(chǎn)負債表卻不平衡呢？經(jīng)過分析，筆者發(fā)現(xiàn)有以下兩點原因可以導致資產(chǎn)負債表失衡。
1． 未結轉期間損益
資產(chǎn)負債表反映的是資產(chǎn)負債表日的企業(yè)資產(chǎn)、負債和所有者權益的余額信息，而損益類賬戶余額是不會進入資產(chǎn)負債表的。所以，如果存在損益類賬戶余額未結轉至本年利潤時，資產(chǎn)負債表肯定會出現(xiàn)不平衡的現(xiàn)象。例如，在資產(chǎn)負債表日，主營業(yè)務收入有貸方余額100 000元尚未結轉至本年利潤賬戶，假定不存在其他情況，此時資產(chǎn)負債表的借方即資產(chǎn)合計一定比資產(chǎn)負債表貸方即負債及所有者權益合計多出100 000元。如果將主營業(yè)務收入的貸方余額100 000元結轉至所有者權益中的本年利潤賬戶后再生成資產(chǎn)負債表，那么資產(chǎn)負債表一定是平衡的?？傊?，在生成資產(chǎn)負債表之前，一定要確保所有損益類賬戶余額已全部結轉至本年利潤賬戶并且任何一個損益類賬戶均無余額，只有這樣，生成的資產(chǎn)負債表才有可能是平衡的。
2． 漏掉了個別賬戶
還有一個造成資產(chǎn)負債表不平衡的原因，那就是定義資產(chǎn)負債表取數(shù)公式時漏掉了某些本應該出現(xiàn)在資產(chǎn)負債表中的資產(chǎn)類、負債類或權益類賬戶，那么當這些被漏掉的賬戶在資產(chǎn)負債表日余額不為零的情況下，就極有可能會造成資產(chǎn)負債表的不平衡。例如，可能未將生產(chǎn)成本賬戶包括在資產(chǎn)負債表中的存貨中，當存在期末在產(chǎn)品時，會使得報告的存貨余額小于其實際余額，從而有可能造成資產(chǎn)負債表不平衡。再如，企業(yè)平時的利潤都是在本年利潤賬戶中反映的，只有在年終決算時才將本年利潤賬戶的余額轉至未分配利潤賬戶，因此必須將本年利潤賬戶包括在資產(chǎn)負債表的未分配利潤中，否則在編制中期會計報表時可能會造成資產(chǎn)負債表的不平衡。當然，大多數(shù)情況下我們都是利用會計軟件提供的報表模板來生成資產(chǎn)負債表，而會計軟件制造商可能已經(jīng)考慮到了這些問題，所以此時不會發(fā)生這種情況。但是，當自定義報表時，一定切記不要漏掉任何一個本應出現(xiàn)在報表中的賬戶，特別是那些有余額的賬戶。
二、利潤表的編制
利潤表是指反映企業(yè)在一定會計期間的經(jīng)營成果的會計報表，其編制依據(jù)是等式“收入－費用＝利潤”。在生成利潤表時，經(jīng)常遇到的問題是利潤表中計算出的利潤與本期實際利潤不一致，從而導致利潤表和資產(chǎn)負債表之間的勾稽關系被破壞，那問題出在哪兒呢？我們知道，利潤表中的利潤是通過各損益類賬戶的發(fā)生額計算而得的，而各損益類賬戶的發(fā)生額一般是通過會計軟件提供的發(fā)生額函數(shù)來從賬務子系統(tǒng)自動提取的。因為程序是固定的，發(fā)生額函數(shù)只能從各損益類賬戶固定的貸方或借方取得發(fā)生額，所以當各損益類賬戶在日常業(yè)務中既有借方發(fā)生額又有貸方發(fā)生額時，軟件將無法區(qū)分正常發(fā)生額和結轉至本年利潤的發(fā)生額，從而造成取出的發(fā)生額與各損益類賬戶實際發(fā)生額不符，因而也就造成了利潤計算的錯誤。為了避免此類錯誤的發(fā)生，在日常填制記賬憑證時應該將各收入類賬戶的發(fā)生額固定填寫在貸方，如確實出現(xiàn)借方金額時，應以負數(shù)記入貸方，而借方只登記結轉至本年利潤的發(fā)生額；同理，應將各費用類賬戶的發(fā)生額固定填寫在借方，如確實出現(xiàn)貸方金額時，應以負數(shù)記入借方，而貸方只登記結轉至本年利潤的發(fā)生額。這樣，就可以保證發(fā)生額函數(shù)取出的各損益類賬戶的發(fā)生額與其實際發(fā)生額相符，也就保證了利潤計算的正確性。例如，某企業(yè)當月實際銷售貨物100 000元，發(fā)生銷售退貨10 000元，應記入當月的各成本費用共計50 000元，假定不考慮其他情況，此時當月的實際利潤為40 000元。如果填制憑證時，將銷售退貨的10 000元登記到主營業(yè)務收入借方的話，當利用發(fā)生額函數(shù)提取主營業(yè)務收入賬戶貸方發(fā)生時得到的金額將是100 000元，如圖1所示，因而利潤表中計算出的利潤將是50 000元，與實際利潤40 000元不等；如果填制憑證時，將銷售退貨的10 000元以－10 000登記到主營業(yè)務收入貸方的話，當利用發(fā)生額函數(shù)提取主營業(yè)務收入賬戶貸方發(fā)生額時得到的金額將是90 000元，如圖2所示，因而利潤表中計算出的利潤將是40 000元，與實際利潤相等。
當然，有些會計軟件可以根據(jù)某些條件如對方科目、摘要等有選擇地提取賬戶發(fā)生額數(shù)據(jù)。顯然，這對會計人員的要求較高，使用起來有一定難度。因此，筆者還是提倡采用前述的方法，將各損益類賬戶的所有日常發(fā)生額都固定登記在正常方向，而只將結轉至本年利潤的金額登記在相反方向，這樣操作既簡單，又保證了利潤計算的正確性。
三、現(xiàn)金流量表的編制
現(xiàn)金流量表是指反映企業(yè)在一定會計期間的現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物流入和流出的會計報表?，F(xiàn)金流量表的編制較資產(chǎn)負債表和利潤表而言要復雜得多，往往令會計人員望而卻步，仍然手工編制現(xiàn)金流量表。即便利用會計軟件編制現(xiàn)金流量表，也不清楚其編制原理和流程，只是機械地模仿操作，出現(xiàn)問題后便不知所措，表不平時便“巧妙”地利用“其他”項目充當蓄水池，手工把表軋平。因此，充分了解信息化環(huán)境下現(xiàn)金流量表的編制原理、編制流程是十分必要的。
從我國會計信息化實務來看，編制現(xiàn)金流量表主要有兩種方法：一種方法是利用賬務子系統(tǒng)的輔助核算功能來實現(xiàn)現(xiàn)金流量表的編制；另一種方法是使用專門的現(xiàn)金流量表軟件來編制現(xiàn)金流量表。
1． 利用輔助核算編制現(xiàn)金流量表
通過該種方法編制現(xiàn)金流量表無需額外投資，只要充分利用賬務子系統(tǒng)提供的輔助核算功能（目前，大部分會計軟件都提供該功能）即可達到編制現(xiàn)金流量表的目的。使用該種方法編制現(xiàn)金流量表的基本方法和流程如下：首先，將各現(xiàn)金流量表項目設置為項目檔案；其次，將各現(xiàn)金類科目設置為項目輔助核算；然后，在處理日常業(yè)務填制憑證時，如果用到了現(xiàn)金科目，應該根據(jù)提示選擇某一個現(xiàn)金流量表項目，于是在填制憑證時便將各現(xiàn)金流量歸集到了相應的現(xiàn)金流量表項目中去；最后，根據(jù)系統(tǒng)提供的輔助核算賬表查詢功能查詢到各現(xiàn)金流量項目的金額并抄錄到資產(chǎn)負債表中即可。當然，有些軟件在報表子系統(tǒng)提供了現(xiàn)金流量表模板，可以利用賬務函數(shù)直接提取各現(xiàn)金流量項目金額從而快速生成現(xiàn)金流量表。這種方法的優(yōu)勢在于使用簡單，數(shù)據(jù)準確，并且可以留下明顯的審計線索，但對制單人的要求較高，增加了填制憑證的負擔，并且重復操作較多，效率不高，例如同類業(yè)務的多張憑證可能需要重復選擇現(xiàn)金流量表項目。但不可否認，該種方法仍然是目前信息化環(huán)境下編制現(xiàn)金流量表的常用方法。
2． 使用專門的現(xiàn)金流量表軟件編制現(xiàn)金流量表
通過該種方法編制現(xiàn)金流量表需要額外投資，單獨購買現(xiàn)金流量表軟件。目前，現(xiàn)金流量表軟件編制現(xiàn)金流量表的核心思想是：首先，設置好各現(xiàn)金流量表項目的數(shù)據(jù)來源；然后，將涉及現(xiàn)金類科目的所有記賬憑證分解為一借一貸的憑證；最后，根據(jù)各項目的數(shù)據(jù)來源對分解后的一借一貸憑證進行遍歷，將符合條件的憑證金額進行匯總便得出現(xiàn)金流量表項目金額。這種實現(xiàn)方法符合計算機數(shù)據(jù)處理的特征，重復性低，編表效率高，自動化程度高，對于同類業(yè)務的現(xiàn)金流量表項目無需手工重復選擇。但是，這種方式也存在很多問題。例如，設置項目來源較為復雜，而且一旦設置有遺漏將會導致現(xiàn)金流量表的錯誤。再如，當多借多貸憑證較多時，需要手工分解憑證，操作較為煩瑣。因此，這種方法在實務中的應用不是很多。
應當指出，以上兩種方法都是針對現(xiàn)金流量表主表而言的。按照《企業(yè)會計準則第31號——現(xiàn)金流量表》的規(guī)定，企業(yè)應當在附注中披露將凈利潤調(diào)節(jié)為經(jīng)營活動現(xiàn)金流量的信息。目前，無論是按照第一種方法還是按照第二種方法，會計軟件主要是利用賬務函數(shù)來提取這些信息，但這種粗放型的處理方法往往不能一步到位，結果多需要手工調(diào)整，而一旦“擺不平”，便會“巧妙地”利用“其他”項目將表軋平。按照廈門大學汪一凡教授的觀點，這一附注信息是完全可能實現(xiàn)精確編制的。當然，這還需要理論上的進一步完善和實踐中大規(guī)模的檢驗。因此，如何快速準確地生成現(xiàn)金流量表及其附注信息仍然是會計信息化理論界和實務界必須關注的課題。
綜上所述，在信息化環(huán)境下編制會計報表，無論從理論上還是從實務上均存在一些問題，必須認真加以研究，探求其深層原因，找到合理對策，為提供真實、準確、及時的會計信息進而為輔助報表使用者進行經(jīng)濟決策打下堅實的基礎。
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