隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在會計工作中的廣泛運用,我國會計改革已邁出了穩(wěn)健、有序的步伐,取得了輝煌成就。會計電算化經(jīng)過幾十年的發(fā)展,在觀念、理論、方法等方面也隨著客觀經(jīng)濟環(huán)境的變化而不斷改革、發(fā)展和完善,呈現(xiàn)出穩(wěn)中求進。但是,在新形勢下,會計電算化的運用對會計核算和會計管理提出了更高的要求,加強內(nèi)部控制尤其重要。
一、會計電算化內(nèi)部控制的特點
手工操作與電算化會計的內(nèi)部控制特點相比,呈現(xiàn)出以下主要特點。
1.會計崗位發(fā)生變化
由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計算機自動處理,統(tǒng)一執(zhí)行。會計基本數(shù)據(jù)的來源和處理方式、會計管理操作形式等都發(fā)生了很大的變化。與此相適應(yīng),會計工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化。
2.會計資料存儲方式發(fā)生變化
在手工方式下,會計資料以賬本、憑證、報表等形式存儲于紙張上,增加、刪除、修改會計憑證或會計賬簿可以從會計人員的筆跡和印章上分清責(zé)任。而會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁(光)介質(zhì)上,經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢,其直觀性較差,并且修改、擦除和拷貝均不會留下任何痕跡。
3.電算化程序質(zhì)量發(fā)生變化
如電算化程序本身的漏洞,會降低系統(tǒng)的安全性。而會計人員對計算機專業(yè)知識所知不多,就難以及時發(fā)現(xiàn)這些漏洞。同時電算化系統(tǒng)下的權(quán)限分工主要依靠口令授權(quán),每個會計人員都有與自己權(quán)限相對應(yīng)的口令,而有的會計人員安全意識淡薄,操作口令管理不嚴(yán),造成泄密或被他人竊取。
4.會計介質(zhì)將發(fā)生變化
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,使會計電算化的范圍進一步擴大,會計介質(zhì)將發(fā)生變化,并迅速走向電子化。如網(wǎng)上銀行的開通,通過網(wǎng)上劃轉(zhuǎn)資金,結(jié)算單據(jù)均以電子化的形式出現(xiàn),會計數(shù)據(jù)流動過程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)確認(rèn)手段失去意義,都需要采取新的內(nèi)部控制方法。
二、重新認(rèn)識會計電算化條件下內(nèi)部控制制度的必要性
1.確保原始數(shù)據(jù)操作準(zhǔn)確度的需要
在電算化會計中,電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對輸入的數(shù)據(jù)源自動進行加工處理,并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別,只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性,正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求。一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.控制操作人員職能的需要
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后,職能劃分發(fā)生了巨大的變化。業(yè)務(wù)處理全部以電算化系統(tǒng)為主,因而電算化功能和知識的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中,會計人員的職能開始從核算型向管理型轉(zhuǎn)移。某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此,如果不加強內(nèi)部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行修改,操縱處理結(jié)果,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來風(fēng)險的需要
實行會計電算化后,數(shù)據(jù)的載體不同了。信息來源于數(shù)據(jù)和程序,并且從一開始就存儲在各種磁性介質(zhì)上。有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來,只有依靠電子計算機才能閱讀這些數(shù)據(jù)。如果缺乏適當(dāng)?shù)膬?nèi)控,那么未經(jīng)批準(zhǔn)擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大,而且數(shù)據(jù)改動后不會留下任何痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞,且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料,而且要保存、保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序,以及系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
三、加強會計電算化內(nèi)部控制制度的具體措施
1.加強系統(tǒng)內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè)
建立全面、規(guī)范的會計基礎(chǔ)管理制度,具有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎(chǔ)工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等。
(1)職責(zé)明確
會計人員應(yīng)該檢查組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)和責(zé)任的分配與分工情況,確定職責(zé)分工是否能夠提供有力的內(nèi)部控制。
(2)安全控制
會計人員應(yīng)該確定是否制訂了有關(guān)計算機硬件、計算機程序、數(shù)據(jù)文件、數(shù)據(jù)傳送、輸入和輸出資料以及人員的安全規(guī)定。
(3)提高內(nèi)部會計人員的素質(zhì)
建立以提高內(nèi)部會計人員素質(zhì)為目的控制措施,組織網(wǎng)絡(luò)安全方面及高級程序語言的培訓(xùn)。
2.完善會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系
手工會計中那種職權(quán)分離、互相牽制的控制方法,不能有效地控制會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制風(fēng)險,必須重新建立一系列完善的會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部質(zhì)量控制體系,主要是從組織形式和會計軟件的功能兩個方面來實現(xiàn)的,分為常規(guī)控制和應(yīng)用控制兩類,包括以下主要內(nèi)容:①組織控制制度;②操作控制制度;③開發(fā)與維護控制制度;④輸入控制制度;⑤處理控制制度;⑥輸出控制制度。
3.建立會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量的符合性控制
符合性控制是對會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部質(zhì)量控制的完整性、有效性和實施情況進行控制。符合性控制可通過控制抽樣確定控制范圍,找出內(nèi)部質(zhì)量的控制弱點,確定內(nèi)部質(zhì)量控制的可靠性情況。進行符合性控制時,需要在明確控制目標(biāo)的基礎(chǔ)上,確定控制標(biāo)準(zhǔn)來進行判斷,主要看內(nèi)部質(zhì)量控制系統(tǒng)的健全性、有效性和完善性等方面的控制指標(biāo)。
4.強化內(nèi)部審計制度
內(nèi)部審計既是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中,由于是“人機”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。①對會計資料定期進行審計,電算化會計帳務(wù)處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定;②審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看帳簿內(nèi)容,做到帳表相符,對不妥或錯誤的帳表處理應(yīng)及時調(diào)整;③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;④對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞。
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