1 關(guān)于會計電算化
電算化是我國經(jīng)濟領(lǐng)域中對以電子計算機處理經(jīng)濟事務的通俗稱謂。對于會計電算化的定義,在財政部會計司組織編寫的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范培訓教材》中指出:“會計電算化是指計算機技術(shù)在會計工作中的應用,即采用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的過程。具體來講就是由專業(yè)人員編制會計軟件,由會計人員及有關(guān)操作人員操作會計軟件,指揮計算機替代人工來完成會計工作的活動?！?
現(xiàn)在,我國大部分企業(yè)在會計電算化的運用上由于深受傳統(tǒng)會計理論的影響,還只停留在以算賬、記賬、報賬等會計核算為主的初級階段,實際上,會計電算化的運用還包括許多內(nèi)容:①對存貨的進、銷、存管理;②對資金的調(diào)度管理;③對應收、應付之類往來賬的管理;④對固定資產(chǎn)的管理;⑤將報表轉(zhuǎn)換成直觀、形象的圖表;⑥利用虛擬記賬的方法,隨時結(jié)出“節(jié)余”數(shù)字,對企業(yè)的生產(chǎn)成本和銷售利潤實行動態(tài)化的管理;⑦還可以借助網(wǎng)絡(luò)打破傳統(tǒng)的時空觀和地域觀,在異地進行網(wǎng)上查詢或通過發(fā)號施令,實行遠程控制;⑧利用存貯在電腦內(nèi)的數(shù)據(jù)安全、可靠,資料多、信息全的特點,可以對比幾年的數(shù)據(jù),發(fā)揮電腦海量存儲的特點,快速地檢索資料,進行比照分析,發(fā)現(xiàn)規(guī)律性、有價值的東西,來指導今后的工作,以達到管理目的。與此同時,也有少部分企業(yè)開始應用ERP軟件,但總體來說只最大限度地發(fā)揮了電腦運算速度快、計算精度高的特點,而對其模糊分析等方面的智能化優(yōu)點關(guān)注的較少,事實上,目前會計理論的發(fā)展除了財務會計部分有更新外,還涵蓋了物價變動會計、人力資源會計等許多新領(lǐng)域。所以,在關(guān)注計算機的智能化和會計工作的新理論方面,會計電算化有許多工作可去做,更是大有可為的。
2 會計電算化與工程管理的關(guān)系
2.1 會計電算化是工程管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)。管理者依據(jù)會計人員提供的信息來了解起企業(yè)自身的各項經(jīng)濟狀況,并據(jù)此進行決策。試想,每次要在一個會計分期十幾天后(如月報)才能得到一批資料,即使數(shù)據(jù)再準確,再全面,面對瞬息萬變的經(jīng)濟形式,我們也只能是望洋興嘆。
這里還要特別提到管理會計在會計電算化中的運用。管理會計中其實有許多非常好的方法,如保本點的計算、經(jīng)濟訂購批量的確定、零件自制還是外購的決策、是否接受追加訂貨及預測尚未發(fā)生的會計現(xiàn)象等,它們總是把定性的問題量化,再回歸到定性的分析上來。雖然實際結(jié)果不一定肯定應驗,但會讓你感到比較可靠。因此,可以說很多東西都有著很強的實際意義,也都有很好的用途,但實際工作中運用的卻并不多,究其原因無外乎在于計算起來太繁瑣、太復雜,其中很多公式涉及到高等數(shù)學方面的專業(yè)知識,運算過程長,有時頗費一番周折得出的數(shù)據(jù)還可能有疏漏,讓人不置可否。
正因為會計電算化的基礎(chǔ)性作用如此顯著,筆者認為要大力推行會計電算化。在推行過程中可采取一些必要的行政措施,這方面“金稅工程”的順利實施給作了很好的范例。同時還要加大會計電算化人才的培養(yǎng)力度。著力培養(yǎng)大批適應社會主義市場經(jīng)濟需要的會計電算化中、高級人才,提高會計人員的從業(yè)素質(zhì),特別是提高會計電算化人員的實際操作水平和操作能力,造就一批既擅長會計業(yè)務,又熟諳電腦和網(wǎng)絡(luò)知識的復合型人才應是當務之急。
2.2 會計電算化體現(xiàn)管理現(xiàn)代化的目的和要求。企業(yè)管理中要隨時知道本期收入、費用和利潤情況,就生產(chǎn)型企業(yè)而言,特別是掌握適時的銷售狀況、成本狀況,以便進行成本控制,未雨綢繆,搶占制高點,先發(fā)制人,來贏得主動。這樣,使會計信息的反饋價值顯得特別重要。當然,首先要保證會計信息的及時性和可靠性。
所以,會計電算化軟件在開發(fā)過程中應充分考慮體現(xiàn)管理現(xiàn)代化的目的和要求,實踐中,還要根據(jù)使用者的反饋信息進行不斷調(diào)整、充實和完善。
3 會計電算化在工程管理中的作用及對策
3.1 會計電算化可以提高會計工作效率。這表現(xiàn)在單位的會計成本大大降低,而且把“人”這個生產(chǎn)力中最根本、最具革命性的因素解放出來,使其將更多的精力投入到管理工作中去。
3.2 會計電算化還可以提高會計工作質(zhì)量。這主要體現(xiàn)在消除會計指標出錯的可能性上,使其更加精確和會計報告更加及時等方面。很多經(jīng)濟指標可以采用科學的運算方法,特別是管理會計的一些方法在計算機的支持下能很方便地實現(xiàn)(本文就此將作專門探討)。
3.3 會計電算化還改變了人們的工作方式和思維方式。過去人們認為一些做不到或做不好的事情,現(xiàn)在不僅可以做到,而且完成得還很好,因此,由于會計電算化的實施而造成的對人們觀念、思維上的沖擊將是革命性的。
3.4 計算機代替手工填制記賬憑證是相當容易的,并且比手工制作的憑證更規(guī)范、效率更高。但是難以給查賬和審計工作提供可靠的依據(jù)。為了解決這一矛盾,可以先由計算機填制輸出記賬憑證,然后由有關(guān)經(jīng)辦人確認后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行賬務處理。設(shè)置主輔操作員進行兩次輸入,僅僅是為了防止數(shù)據(jù)輸入時錯誤,對于原始憑證與記賬憑證中的差錯卻無法校正,連事后控制的作用也發(fā)揮不了。因此,可直接由主辦會計根據(jù)審核無誤的原始憑證操作計算機制作記賬憑證,并將數(shù)據(jù)存入一個臨時數(shù)據(jù)庫中,以便調(diào)出修改。同時應對輸出的記賬憑證確認后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記賬憑證,稽核員交出納進行收、付款,并操作計算機將主辦會計存入臨時庫存中的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入正式數(shù)據(jù)存中,以便進行賬務處理。
