一、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的必要性
(一)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程的缺陷傳統(tǒng)會(huì)計(jì)處理中，會(huì)計(jì)人員在拿到原始憑證后開始編制記賬憑證，記賬憑證是會(huì)計(jì)信息的第一次出現(xiàn)，隨后會(huì)計(jì)賬簿的登記和會(huì)計(jì)報(bào)表的編制只是記賬憑證上會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)抄結(jié)果，其中存在的缺陷是：只注重會(huì)計(jì)信息。會(huì)計(jì)人員主要以價(jià)值形式對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理，在記賬憑證中只確定應(yīng)借應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目及其金額，對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)所包含的其他詳細(xì)信息在此過程中被忽略，這些信息對(duì)于信息使用者來講也可能是重要的。無法實(shí)時(shí)監(jiān)控。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程中會(huì)計(jì)部門與其他職能部門彼此獨(dú)立，提供的會(huì)計(jì)信息相對(duì)滯后，不但無法看到每筆業(yè)務(wù)發(fā)生的全貌，而且管理者無法對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，這極大地影響了管理的效率。無法滿足信息使用者個(gè)性化要求。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)將全部會(huì)計(jì)信息通過資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表及其附表來反映，這些財(cái)務(wù)報(bào)表格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)概括，但會(huì)計(jì)信息使用者眾多，他們只關(guān)心特定的信息，而采用模式化的會(huì)計(jì)報(bào)表無法滿足其個(gè)性化的具體要求。
(二)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的必要性ERP是指整合企業(yè)內(nèi)部資源的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)，使企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化、全部在線處理。企業(yè)在實(shí)施ERP后，企業(yè)的管理流程會(huì)發(fā)生一些變化，因?yàn)镋RP的推行和實(shí)施，企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以共享、業(yè)務(wù)處理的速度明顯加快，可處理的業(yè)務(wù)工作量加大。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程相比，ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程表現(xiàn)出集成性和實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)，ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)模塊是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，要求其工作流程與企業(yè)其他管理工作始終融為一體，不可分割。會(huì)計(jì)模塊與其他模塊有著密切的聯(lián)系，如采購模塊、銷售模塊等的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可直接傳人會(huì)計(jì)模塊。在ERP環(huán)境下，很多原來由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行的工作，實(shí)施信息集成后可以由其他部門的員工來完成，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以由各部門分別收集后傳輸至公共數(shù)據(jù)庫共享，會(huì)計(jì)部門也可以對(duì)其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)處理。因此面對(duì)ERP環(huán)境，原有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程已不再適用，必須進(jìn)行流程重組。
二、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的方案
(一)成立組織企業(yè)的任何一項(xiàng)工作都要由人完成，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組也不例外。成功地重組會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是ERP順利實(shí)施的保證，因此要成立一個(gè)有權(quán)威、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的改革組織，組織成員應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，再抽調(diào)各業(yè)務(wù)部門熟悉業(yè)務(wù)的人員組成。由于每個(gè)企業(yè)ERP系統(tǒng)的構(gòu)成模塊不盡相同，因此各業(yè)務(wù)部門的選擇要以ERP的實(shí)施為依據(jù)，如企業(yè)的ERP系統(tǒng)要將采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門和會(huì)計(jì)部門集成實(shí)施，則該企業(yè)在成立流程重組的組織時(shí)，應(yīng)分別從采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門和會(huì)計(jì)部門抽調(diào)人員。至于各部門人員的確定，可由各部門主管人員指定精通本部門業(yè)務(wù)的人員組成。
(二)制定計(jì)劃組織成立后，應(yīng)著手制定會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的重組計(jì)劃。該過程主要的任務(wù)是分析現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程，確立需要重組的業(yè)務(wù)。此外，還要改變職員原有的會(huì)計(jì)觀念，制定相應(yīng)的人員培訓(xùn)計(jì)劃。同時(shí)企業(yè)原有的組織結(jié)構(gòu)與新流程不再適應(yīng)，為保證重組后的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程順利實(shí)施，還必須重建會(huì)計(jì)組織。因此，在ERP環(huán)境下，重建會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是基礎(chǔ)，但它的順利實(shí)施離不開會(huì)計(jì)觀念重建和會(huì)計(jì)組織重建，因此要成功地進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組，需從會(huì)計(jì)觀念、會(huì)計(jì)流程和會(huì)計(jì)組織三方面入手。
一是重建會(huì)計(jì)觀念。會(huì)計(jì)人員原來的工作方式是相互獨(dú)立、各自為陣，被動(dòng)地執(zhí)行自己的工作，在ERP環(huán)境下，原有的會(huì)計(jì)模式已經(jīng)改變，相應(yīng)的，會(huì)計(jì)觀念也需要進(jìn)行重建。而改變會(huì)計(jì)觀念首先要通過培訓(xùn)來進(jìn)行，培訓(xùn)內(nèi)容主要以包括以下三部分：(1)會(huì)計(jì)人員應(yīng)樹立團(tuán)隊(duì)合作的觀念，在團(tuán)隊(duì)中，每個(gè)成員不僅僅對(duì)自己所從事的一部分工作負(fù)責(zé)，還要與其他成員密切配合，形成良好的互動(dòng)機(jī)制；(2)會(huì)計(jì)人員應(yīng)樹立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念，原來的業(yè)務(wù)信息是從業(yè)務(wù)部門到會(huì)計(jì)部門的單向流動(dòng)，ERP環(huán)境下的信息交流是多樣化雙向交流，這與原來有很大的不同，另外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，會(huì)計(jì)人員要有防范風(fēng)險(xiǎn)的觀念；(3)會(huì)計(jì)人員應(yīng)樹立道德觀念，ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有開放性，比較易獲得企業(yè)商業(yè)秘密，因此會(huì)計(jì)人員更應(yīng)該加強(qiáng)會(huì)計(jì)職業(yè)道德觀念。
二是重建會(huì)計(jì)流程。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程下，會(huì)計(jì)部門與其他職能部門彼此獨(dú)立，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后由會(huì)計(jì)人員采集，實(shí)時(shí)性差，通常只能提供事后信息，而且，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)只能反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的小部分信息，與管理相關(guān)的信息并未采集，因此重組后的會(huì)計(jì)處理流程應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)原始數(shù)據(jù)自動(dòng)收集、以事件驅(qū)動(dòng)處理信息以及實(shí)時(shí)輸出會(huì)計(jì)信息的方式，最終達(dá)到數(shù)出一源、數(shù)據(jù)共享，滿足各類信息使用者需求的目標(biāo)。(1)原始數(shù)據(jù)自動(dòng)收集。ERP環(huán)境下，要避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)一次錄入后數(shù)據(jù)共享，應(yīng)事先將系統(tǒng)要求的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式傳達(dá)給各業(yè)務(wù)部門，這樣業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，各業(yè)務(wù)部門才能準(zhǔn)確錄入原始數(shù)據(jù)，并將其存儲(chǔ)于公共數(shù)據(jù)庫中，這些數(shù)據(jù)只是經(jīng)過初步加工的源數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)部門定時(shí)從數(shù)據(jù)庫中調(diào)用所需的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，再按照會(huì)計(jì)核算的要求生成有關(guān)的會(huì)計(jì)信息后存入該公共數(shù)據(jù)庫中。(2)以事件驅(qū)動(dòng)進(jìn)行信息處理，并實(shí)時(shí)輸出信息。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是以功能驅(qū)動(dòng)進(jìn)行信息處理的，通常將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)分解為采購核算、庫存核算、銷售核算、應(yīng)收應(yīng)付核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、賬務(wù)處理和報(bào)表編制等若干系統(tǒng)，各系統(tǒng)都有自己專門的功能并順序執(zhí)行，導(dǎo)致某些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)得不到及時(shí)的處理。ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程應(yīng)是事件驅(qū)動(dòng)的，即當(dāng)公共數(shù)據(jù)庫中采集了源數(shù)據(jù)，信息使用者要從系統(tǒng)申獲取所需的信息時(shí)，可由信息使用者輸入相應(yīng)的信息處理要求，系統(tǒng)接受處理要求后即啟動(dòng)相應(yīng)的信息處理程序，對(duì)公共數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行加工處理，并將處理結(jié)果實(shí)時(shí)反饋給信息使用者?；谑录?qū)動(dòng)的ERP會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程如圖1所示：
