一、知識管理與檔案信息資源建設(shè)的關(guān)聯(lián)
1．知識管理是一種全新的管理理念和方法
知識管理是運用信息技術(shù)，通過對知識的取得、整合、轉(zhuǎn)換、分享、應(yīng)用與創(chuàng)新等一系列活動，使知識不斷產(chǎn)生、累積與升華，以便更有系統(tǒng)、更有效地運用知識去創(chuàng)新的管理。知識管理作為知識經(jīng)濟催生的一種全新的管理理念與管理方法，致力于對各種知識的連續(xù)性管理，通過知識交流與共享推動知識創(chuàng)新，著力培育和提升組織的集體創(chuàng)造力。
知識管理理論將知識劃分為顯性知識利隱性知識，這種認識源于英國的哲學家邁克爾·波蘭尼(MichaelPolanyi)，經(jīng)過被譽為“現(xiàn)代管理學之父”的美國的彼得·德魯克(PeterF Durcker)、日本學者野中郁次郎(LujiroNonaka)等人的進一步闡發(fā)建構(gòu)被廣泛采納接受。顯性知識是指用書面文字、圖表和數(shù)學公式表述的知識，易于傳遞、分享；隱性知識是指尚朱被言語或其他形式表述的知識，往往以個人的技術(shù)訣竅、作經(jīng)驗等形式存在，與個體的知識結(jié)構(gòu)、閱歷、思維方式等密切相關(guān)，是處于“緘默”狀態(tài)的知識，不易被獲取和傳遞。顯性知識植根、依賴于隱性知識。隱性知識是人類知識的內(nèi)核，而顯性知識只是在內(nèi)核上賦予了可以表述和轉(zhuǎn)達的外型。因此，知識管理明確地提出要對組織內(nèi)的顯性、隱性知識同樣實施有效的管理，尤其要重視隱性知識的管理。
2．檔案信息資源建設(shè)應(yīng)被賦予新的內(nèi)涵
檔案信息資源建設(shè)的真正含義是什么?它的實際工作內(nèi)容義是什么?同答這兩個問題，首先需要對建設(shè)的對象——檔案信息資源有個準確把握。檔案信息資源是適應(yīng)生產(chǎn)力的發(fā)展水平，通過人類的參與而獲取的可利用的檔案信息的集合。除了具有信息的共性外，又具有自身的特性，即本源性、積累性和內(nèi)向性。
“建設(shè)”一詞具有創(chuàng)立、建立、增加之意。檔案信息資源建設(shè)含義可以表述為：檔案部門對本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案信息資源進行合理配置、分析研究，最終建立檔案信息資源庫的一系列活動的總稱，屬于檔案管理作的范疇。我國的檔案管理工作，在過去很長一個時期，人們都認為有“六個環(huán)節(jié)”：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用。后來，逐漸把編目與檢索、編輯與研究也列入檔案管理工作的基本內(nèi)容，與“六個環(huán)節(jié)”增加到八個環(huán)節(jié)：。隨著信息時代的發(fā)展，檔案管理的傳統(tǒng)理論迎米了變革和創(chuàng)新，檔案信息資源建設(shè)的工作內(nèi)容也隨之豐富起來。筆者認為檔案信息資源建設(shè)應(yīng)該包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目與檢索、編輯與研究七個環(huán)節(jié)，與提供利用共同構(gòu)成檔案管理工作整體。檔案信息資源建設(shè)按照檔案信息的加工處理程度劃分為兩個階段：實體收藏(收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計)和檔案信息資源開發(fā)(編目與檢索、編輯與研究)。實體收藏是檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)，其成果是收集齊全、整理有序的檔案實體。檔案信息資源開發(fā)是圍繞社會需要，利用專業(yè)方法和現(xiàn)代技術(shù)，從收藏實體中發(fā)掘有用的信息材料進行編輯和研究，強調(diào)檔案信息的加工處理，是檔案信息資源建設(shè)的高級階段，其成果是配置合理、高度整合的檔案信息資源庫。
3．基于知識管理的檔案信息資源建設(shè)是時代發(fā)展的要求
當前，檔案信息資源的作用日益凸現(xiàn)，檔案管理工作的內(nèi)容不斷升華。有人認為：“檔案館作為檔案集中保管與利用基地，具有應(yīng)用檔案信息資源為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的獨特作用”，并指出：“要把檔案館建成‘思想庫’，更好地發(fā)揮檔案資政襄政作用。”有人明確指出：“在知識經(jīng)濟時代的檔案管理將成為知識管理，檔案服務(wù)成為知識服務(wù)，檔案機構(gòu)的核心功能將是檔案服務(wù)與開發(fā)能力?！边@些論述體現(xiàn)了檔案界對檔案信息資源進行了重新定位，對利用知識管理的理念和方法把檔案信息資源建設(shè)成為知識型、思想型資源已有了明確的認識。檔案信息雖不等同于知識，但檔案信息包含著知識。檔案信息資源作為知識經(jīng)濟時代重要的戰(zhàn)略資源，其重要性很人程度上體現(xiàn)在檔案信息能夠轉(zhuǎn)化為知識，能夠服務(wù)于生產(chǎn)力的發(fā)展和社會的進步。檔案信息資源建設(shè)與知識管理有著密不可分的聯(lián)系，基于知識管理的檔案信息資源建設(shè)是新時期檔案館履行其文化使命的必然選擇。檔案作者必須對知識管理理論有清晰的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的作領(lǐng)域，在知識經(jīng)濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
二、知識管理視角下檔案信息資源建設(shè)的策略
知識管理不僅是一項專業(yè)管理活動、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。利用知識管理的理念和方法開展檔案信息資源建設(shè)，是檔案作適應(yīng)時代要求的理性選擇。
1．發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)
收集本區(qū)域、本領(lǐng)域、本單位的檔案是檔案部門的職能使命。檔案工者在長期的工作實踐中積累了這方面的經(jīng)驗，具備檔案信息資源收集、鑒定和整理的專業(yè)優(yōu)勢。如今，檔案不僅是組織內(nèi)本源性的“歷史記錄”，而且是重要的戰(zhàn)略資源，除了發(fā)揮檔案的憑證價值外，更要注重檔案參考價值的開發(fā)。筆者認為，在實體收藏階段，特別是檔案收集、鑒定過程中就當注入知識管理的理念，不僅要收集正式文件，而且要加強相關(guān)文件和外部信息的收集，這樣建立的檔案信息資源體系才有利丁檔案信息連續(xù)性地管理和隱性知識的挖掘。另外，收集歸檔要堅持數(shù)量與質(zhì)量并重的原則。檔案工作者充分認識劍：利用需求的不斷增長與館藏數(shù)量有限、結(jié)構(gòu)單一之間的矛盾日益突出，對豐富館藏、優(yōu)化結(jié)構(gòu)已達成廣‘泛共識。然而，實際作中不能將其等同于盲目地擴大收集歸檔范同，造成進館數(shù)鼙急劇膨脹、檔案信息組織無從下手的尷尬局面。岡此，歸檔范闈的擴人是有限的擴人，是以挖捌隱性知識為目的的擴人。確定歸檔范圍和鑒別進館是一個知識評價的理性過程，是優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵所在。
