企業(yè)內(nèi)部控制的概念產(chǎn)生于20世紀(jì)40年代之前,其最原始的內(nèi)涵僅指內(nèi)部牽制,而后隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及管理行為的細(xì)化,管理要求的延伸與拓展,就逐漸地深化為內(nèi)部控制、內(nèi)部會(huì)計(jì)控制與內(nèi)部管理控制等問題。近幾十年來隨著內(nèi)部控制理論以及認(rèn)識(shí)的不斷發(fā)展,其概念的內(nèi)涵和外延也都發(fā)生了較大的變化。當(dāng)前由全球經(jīng)濟(jì)不景氣導(dǎo)致的眾多廣告公司的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生困難,用什么樣的內(nèi)部控制方法管理它,糾正它偏離軌道的步伐而不束縛它的發(fā)展,保障廣告企業(yè)的經(jīng)營(yíng)績(jī)效,是筆者研究廣告公司內(nèi)部控制研究的目的。
一、廣告公司實(shí)施內(nèi)部控制的重要意義
對(duì)廣告公司而言,內(nèi)部控制具有以下的一些重要意義:一是保護(hù)廣告公司的企業(yè)財(cái)物安全,防止和減少財(cái)物被人為損壞、浪費(fèi)、貪污、盜竊、挪用以及不合理使用等。二是增強(qiáng)廣告公司的會(huì)計(jì)資料的真實(shí)與可靠,為廣告公司決策和改進(jìn)管理提供準(zhǔn)確、翔實(shí)的依據(jù);三是有利于廣告公司更好地履行國(guó)家法律法規(guī),國(guó)家制定的一系列法律和規(guī)章制度,都要求企業(yè)通過建立內(nèi)部控制制度來落實(shí),廣告企業(yè)必須主動(dòng)實(shí)施內(nèi)部控制以履行社會(huì)責(zé)任和義務(wù);四是保證廣告企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率,有效的內(nèi)部控制能夠合理地對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)職能部門和人員進(jìn)行分工,控制、協(xié)調(diào)和考核,促使其更好地履行職責(zé),確保廣告公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序,高效地進(jìn)行。
二、當(dāng)前廣告公司內(nèi)部控制存在的問題
(一)內(nèi)部控制集中在廣告公司管理層面較為薄弱
內(nèi)部控制雖然是由廣告公司董事會(huì),管理層和其他人員完成的過程,但在實(shí)際執(zhí)行時(shí),內(nèi)部控制點(diǎn)主要集中在管理層以下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)執(zhí)行系統(tǒng),主要控制程序還是限定在管理層之下,針對(duì)的還是普通員工,而對(duì)于廣告公司的高層即董事會(huì)與管理層的控制點(diǎn)較少,僅僅限于某些事情的高層授權(quán)。因此,內(nèi)部控制存在高層控制弱作用域。廣告公司的內(nèi)部控制要得到有效實(shí)施,公司領(lǐng)導(dǎo)首先要以身作則,重視并且?guī)ь^執(zhí)行。
(二)部分高層管理者缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,廣告公司間的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈,為了能夠生存,就必須重視可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。廣告公司在經(jīng)營(yíng)過程中面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)有政治風(fēng)險(xiǎn),自然風(fēng)險(xiǎn),市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。有效的內(nèi)部控制機(jī)制可以極大程度地預(yù)防經(jīng)營(yíng)及財(cái)務(wù)等風(fēng)險(xiǎn),并在風(fēng)險(xiǎn)來臨時(shí)及時(shí)應(yīng)變。然而,許多廣告公司的管理層在制定各種經(jīng)營(yíng)方針時(shí),往往將形勢(shì)估計(jì)得過于樂觀,而很少考慮可能存在的風(fēng)險(xiǎn),缺乏風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí),未能制定有效的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。
(三)組織結(jié)構(gòu)不合理,廣告公司的內(nèi)部審計(jì)缺乏獨(dú)立性
公司要成長(zhǎng)就必需有組織與分工。有組織則可以分級(jí)授權(quán),有分工則可以相互核查。而廣告公司設(shè)立的門檻很低,幾個(gè)人(甚至一個(gè)人)有若干客戶,就可以拔竿而起、自立門戶。同時(shí)廣告公司又是一種屬于不易做大的公司,有個(gè)二三十人規(guī)模的廣告企業(yè),已稱得上是“中型企業(yè)”了。許多廣告公司組織結(jié)構(gòu)設(shè)立不規(guī)范,大大地制約了其內(nèi)部控制的有效性。許多廣告公司出于節(jié)約成本的考慮,一般不設(shè)審計(jì)部門,或者甚至并入財(cái)務(wù)部門。廣告公司內(nèi)部審計(jì)的主要工作是對(duì)內(nèi)部控制的管理監(jiān)督和對(duì)廣告公司內(nèi)部控制的運(yùn)行進(jìn)行評(píng)價(jià)。內(nèi)部審計(jì)本身就是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,內(nèi)部審計(jì)作為內(nèi)部控制的再控制,應(yīng)從第三者的立場(chǎng)上客觀公正地對(duì)廣告的內(nèi)部控制進(jìn)行再監(jiān)督,但由于廣告公司的內(nèi)審部門隸屬于管理層,缺乏應(yīng)有的獨(dú)立性,無法做出公正的判斷和進(jìn)行有效的監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)被剝奪了財(cái)務(wù)審計(jì)的權(quán)力,其職能主要是經(jīng)營(yíng)績(jī)效審計(jì)和預(yù)算執(zhí)行情況審計(jì),對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的雙重審計(jì)監(jiān)督被弱化為單一的外部審計(jì)監(jiān)督。在大多數(shù)廣告公司,由于內(nèi)部審計(jì)的地位沒有得到保證,內(nèi)部審計(jì)失去獨(dú)立性,其對(duì)內(nèi)部控制的重要作用也難以發(fā)揮。
(四)廣告公司內(nèi)部控制制度執(zhí)行不力
從目前內(nèi)部控制的制定與執(zhí)行效果來看,大多數(shù)廣告公司都會(huì)按照具體情況制定一系列相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,甚至是嚴(yán)格逐級(jí)逐層的制定控制環(huán)節(jié)和控制點(diǎn)。因此從完備性來講,已將內(nèi)部控制從文字上和形式上做到位了。但對(duì)內(nèi)部控制是否有效的執(zhí)行卻存在明顯的漏洞,如無人監(jiān)督和難以落到實(shí)處,造成有章不循,有制度不依,處罰不嚴(yán)。使單位內(nèi)控制度被明顯弱化,內(nèi)部控制形同虛設(shè)。這勢(shì)必造成整個(gè)廣告公司管理的無序性和隨意性,嚴(yán)重扭曲了內(nèi)部控制既定目標(biāo)和應(yīng)發(fā)揮作用的初衷,喪失了它的權(quán)威性,更談不上在有效的執(zhí)行好內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)上,確保內(nèi)部控制質(zhì)量?！∪?、完善內(nèi)部控制,增強(qiáng)企業(yè)績(jī)效管理的對(duì)策
(一)發(fā)揮董事會(huì)的作用,完善內(nèi)控環(huán)境,營(yíng)造良好內(nèi)控文化
廣告公司應(yīng)充分發(fā)揮董事會(huì)的作用,進(jìn)一步建立健全公司的內(nèi)部控制制度,可以要求管理層建立專門的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行適時(shí)的評(píng)價(jià)作為它工作的內(nèi)容之一,并對(duì)董事會(huì)直接負(fù)責(zé),報(bào)告內(nèi)部控制的執(zhí)行情況以及它的有效性。規(guī)模較小的廣告公司董事會(huì)可以要求公司的管理層對(duì)內(nèi)部控制相關(guān)情況進(jìn)行定期的匯報(bào),督促管理層對(duì)內(nèi)部控制的重視。廣告公司中的每一個(gè)人對(duì)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行都負(fù)有責(zé)任?？梢酝ㄟ^對(duì)全體員工進(jìn)行內(nèi)部控制的培訓(xùn),這是讓員工了解內(nèi)控最直接有效的方式。不但可以授業(yè)解惑,而且可以傾聽大家的意見,對(duì)內(nèi)部控制確實(shí)不合理的方面或環(huán)節(jié),進(jìn)行及時(shí)的修改,確保內(nèi)部控制的所有環(huán)節(jié)暢通無阻。同時(shí)在培訓(xùn)過程當(dāng)中,對(duì)管理層也是一個(gè)很好的督促,讓他們也更好的了解在整個(gè)內(nèi)部控制體系當(dāng)中他們所要做的工作、起的作用和責(zé)任是什么。公司還可以制作內(nèi)部控制手冊(cè)發(fā)給大家,將每項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及到的內(nèi)控環(huán)節(jié)和要點(diǎn)一一羅列出來。但需要注意的是,內(nèi)控手冊(cè)需要及時(shí)更新。
(二)根據(jù)廣告公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)完善考核激勵(lì)機(jī)制
激勵(lì)約束機(jī)制既要符合廣告公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及管理需要,又要隨著公司的發(fā)展變化而變化。并且要進(jìn)行民主調(diào)查,了解員工對(duì)獎(jiǎng)懲制度的認(rèn)知度和態(tài)度,取得他們的理解和支持這樣在執(zhí)行過程中就會(huì)取得事半功倍的效果。廣告公司考核激勵(lì)機(jī)制需要與其業(yè)務(wù)特點(diǎn)相結(jié)合,這不僅與選定的考核變量有關(guān),而且還要根據(jù)公司的實(shí)際情況制定適宜的變量權(quán)數(shù),只有合理的變量考量和權(quán)數(shù)的分配相結(jié)合,才能相對(duì)公平的評(píng)價(jià)每位員工的價(jià)值,才能真正調(diào)動(dòng)其工作的積極性。廣告公司要注意增強(qiáng)員工的歸屬感和責(zé)任感,通過建立合理的薪酬分配機(jī)制將薪酬和晉級(jí)機(jī)會(huì)與工作績(jī)效、專業(yè)水平掛鉤。除貨幣資金補(bǔ)償外,還應(yīng)給以人情上的關(guān)懷使其對(duì)公司以及公司的管理者產(chǎn)生感情上的紐帶。心甘情愿地把自己的發(fā)展與公司的發(fā)展緊密地聯(lián)系在一起。
(三)加強(qiáng)預(yù)算管理,并強(qiáng)調(diào)其時(shí)效性
廣告業(yè)務(wù)從開始的提案階段到最后收回款項(xiàng)結(jié)束一般持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng),在業(yè)務(wù)的全過程,業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額有可能會(huì)發(fā)生較大的變化,針對(duì)這個(gè)特性,在內(nèi)部控制上可以采用預(yù)算書的方式進(jìn)行管理。通過經(jīng)多層審批的預(yù)算書對(duì)項(xiàng)目的整體情況進(jìn)行事前,事中,事后的管理。一旦由于種種原因項(xiàng)目的整體或某個(gè)環(huán)節(jié)的預(yù)算發(fā)生變動(dòng),在第一時(shí)間需要進(jìn)行預(yù)算書的修訂,并且注明預(yù)算變化的原因,重新履行審核批準(zhǔn)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門要根據(jù)審批后的預(yù)算書上對(duì)應(yīng)的公司和金額予以支付項(xiàng)目款。及時(shí)性對(duì)于預(yù)算來說也是很重要的要求。這一點(diǎn)可以通過對(duì)業(yè)務(wù)管理人員的督促加以改善,通過財(cái)務(wù)部門的付款環(huán)節(jié)加以約束,從而保證預(yù)算時(shí)效性的要求。
(四)進(jìn)一步規(guī)范崗位設(shè)置
從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度講,廣告公司在發(fā)展到一定階段或規(guī)模時(shí)。需要考慮把廣告營(yíng)業(yè)人員和廣告制作人員進(jìn)行分離。分別由不同的人跟廣告主和供應(yīng)商進(jìn)行溝通及合作:由營(yíng)業(yè)人員按照廣告主的廣告訴求進(jìn)行提案,項(xiàng)目承接下來后,再轉(zhuǎn)交由制作人員進(jìn)行承制,制作人員再按照項(xiàng)目的需要選定供應(yīng)商。但是供應(yīng)商提供的服務(wù)或產(chǎn)品的質(zhì)量要由營(yíng)業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收,并要求制作人員在營(yíng)業(yè)人員承接下來的預(yù)算范圍內(nèi)完成任務(wù),同時(shí)還要達(dá)到公司預(yù)定的平均利潤(rùn)率的要求。在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款前,營(yíng)業(yè)人員對(duì)供應(yīng)商提供的服務(wù)或產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收,并把驗(yàn)收單傳遞至財(cái)務(wù)部門,作為對(duì)供應(yīng)商付款的必備條件。對(duì)供應(yīng)商的付款時(shí)間也要征得營(yíng)業(yè)人員同意后,才能辦理下一步的付款審批手續(xù)。這樣在未從廣告主回收項(xiàng)目款項(xiàng)之前,可以掌控對(duì)供應(yīng)商的付款時(shí)間,緩解廣告公司資金上的壓力。并且對(duì)供應(yīng)商的初步選擇,對(duì)供應(yīng)商的付款周期、并且對(duì)項(xiàng)目的整體預(yù)算可以進(jìn)行內(nèi)部牽制,減少購銷一條龍的操作方式中個(gè)別業(yè)務(wù)人員權(quán)力過于集中,可以有較大空間調(diào)控項(xiàng)目成本的可能,而項(xiàng)目組以外的人員很難介入對(duì)其約束的不利狀況。
四、結(jié)束語
全球經(jīng)濟(jì)不景氣的大環(huán)境下,不少廣告公司的業(yè)務(wù)量發(fā)生萎縮,生存出現(xiàn)危機(jī)。廣告公司的企業(yè)管理層到一般員工,有必要提高對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)的思想認(rèn)識(shí),制定出一套切實(shí)可行的內(nèi)部管理制度并切實(shí)執(zhí)行,從各個(gè)方面來增強(qiáng)企業(yè)績(jī)效管理。
