近年來，國(guó)內(nèi)兩大石油公司利用遍布全國(guó)的加油站網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，相繼推出了加油卡業(yè)務(wù)。但作為一項(xiàng)新業(yè)務(wù)，在資金、商品、價(jià)格等管理上也帶來了新的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。本文中，筆者擬結(jié)合工作實(shí)踐，就當(dāng)前加油卡業(yè)務(wù)存在的風(fēng)險(xiǎn)及防控措施進(jìn)行探討。
一、加油卡業(yè)務(wù)運(yùn)行的基本情況
1．加油卡的主要功能
加油卡是由石油公司總部統(tǒng)一發(fā)行的一種新型電子貨幣。其功能主要有：一是實(shí)現(xiàn)了全國(guó)聯(lián)網(wǎng)充值和加油。用戶持加油卡，可在全國(guó)各地的公司所屬聯(lián)網(wǎng)加油站進(jìn)行充值和刷卡加油、購買便利店商品，減少了加油時(shí)交付現(xiàn)金的不便。二是為單位用戶提供了管理功能，通過額度分配、明細(xì)查詢、權(quán)限設(shè)置等、輕松實(shí)現(xiàn)用油單位對(duì)車輛和油料費(fèi)用的管理。三是具有積分功能，公司可以利用積分向用戶開展促銷活動(dòng)、提供增值服務(wù)等。四是為公司客戶管理及制定營(yíng)銷政策提供了詳盡的基礎(chǔ)信息。
2．加油卡分類
加油卡分為客戶用卡和系統(tǒng)用卡。客戶用卡是針對(duì)客戶發(fā)行的儲(chǔ)值消費(fèi)卡，用于加油、便利店商品消費(fèi)及其它服務(wù)消費(fèi)，客戶用卡又分為記名卡和不記名卡。系統(tǒng)用卡分為PSAM卡和UKey。PSAM卡主要用于加油站相關(guān)設(shè)施設(shè)備密鑰管理；Ukey即作操作員卡，主要用于加油站、發(fā)卡充值點(diǎn)和相關(guān)部門信息系統(tǒng)權(quán)限控制。根據(jù)不同的客戶群體和各時(shí)期的銷售策略，客戶用卡又可能含有不同的折扣優(yōu)惠率，其優(yōu)惠率一般有1%、1.5%、2%、3%以及無優(yōu)惠折扣卡。
3．加油卡業(yè)務(wù)涉及的機(jī)構(gòu)及崗位
卡中心設(shè)在營(yíng)銷管理部門。負(fù)責(zé)加油卡業(yè)務(wù)運(yùn)行的監(jiān)控和管理；負(fù)責(zé)卡接收、保管、分發(fā)以及卡掛失、補(bǔ)卡、退卡等；負(fù)責(zé)調(diào)整卡系統(tǒng)異常交易，負(fù)責(zé)組織加油卡交易清分及積分累積清分管理；負(fù)責(zé)加油卡業(yè)務(wù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和客戶信息、客戶消費(fèi)、業(yè)務(wù)開展等情況的統(tǒng)計(jì)和分析；負(fù)責(zé)PSAM卡、UKey等密鑰的使用管理。設(shè)置崗位有運(yùn)行管理崗、卡片管理崗、營(yíng)銷管理崗和統(tǒng)計(jì)分析崗。
發(fā)卡充值點(diǎn)：一般設(shè)在加油站。主要負(fù)責(zé)加油卡的發(fā)放、充值、換卡、掛失、密碼操作和銷戶等業(yè)務(wù)工作。設(shè)置的崗位有發(fā)卡員和復(fù)核員。
加油站：負(fù)責(zé)對(duì)客戶使用加油卡和其它卡提供服務(wù)，包括刷卡消費(fèi)、結(jié)算扣款、卡班日結(jié)月結(jié)、灰卡解灰等；涉及崗位有站經(jīng)理、綜合管理員、收銀員、加油員。
二、加油卡業(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)
1．辦卡充值環(huán)節(jié)
虛假充值的風(fēng)險(xiǎn)。虛假充值是指未收到客戶款項(xiàng)而對(duì)其加油卡進(jìn)行了充值。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部有關(guān)規(guī)定，發(fā)卡充值點(diǎn)設(shè)立有發(fā)卡員和復(fù)核員兩個(gè)崗位，對(duì)加油卡的充值操作由發(fā)卡員完成。如果復(fù)核人員審核不嚴(yán)或與發(fā)卡員共同作案，即可造成加油卡虛假充值，給企業(yè)帶來損失。
挪用充值款的風(fēng)險(xiǎn)。即發(fā)卡點(diǎn)人員收到客戶充值款后，不按企業(yè)規(guī)定交存指定銀行賬戶，而是占為己有，給企業(yè)帶來損失。在充值業(yè)務(wù)頻繁或客戶一次充值額較大時(shí)，更易產(chǎn)生此類資金風(fēng)險(xiǎn)。
操作員卡（Ukey）被他人盜用的風(fēng)險(xiǎn)?？ㄏ到y(tǒng)只能通過Ukey登錄才能進(jìn)入，根據(jù)“一人一Ukey”的規(guī)定，每一位發(fā)卡員均有一個(gè)與其綁定的Ukey。如果發(fā)卡員對(duì)Ukey及密碼未妥善保管，容易被他人盜用并進(jìn)行充值操作，將給發(fā)卡員及企業(yè)帶來損失。
優(yōu)惠折扣率未經(jīng)有效審批的風(fēng)險(xiǎn)。加油卡可以設(shè)定不同的折扣率，按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定，發(fā)卡時(shí)應(yīng)對(duì)折扣率進(jìn)行有效審批。如因?qū)徟粐?yán)，存在發(fā)卡員擅自提高折扣率的風(fēng)險(xiǎn)。
2．刷卡消費(fèi)環(huán)節(jié)
套取現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)。加油員、收款員與單位客戶的司機(jī)相互勾結(jié)，在其他現(xiàn)金客戶加油時(shí)將加管系統(tǒng)中的現(xiàn)金業(yè)務(wù)更改為加油卡業(yè)務(wù)，用該單位客戶的加油卡為其結(jié)算，套取現(xiàn)金，雙方人員進(jìn)行私分，從而損害客戶單位利益。
套取折扣優(yōu)惠的風(fēng)險(xiǎn)。加油員在加油時(shí)，與收款員勾結(jié)，在加管系統(tǒng)中把現(xiàn)金加油業(yè)務(wù)更改成加油卡業(yè)務(wù)，用自己持有的有優(yōu)惠折扣的加油卡進(jìn)行結(jié)算，套取優(yōu)惠款據(jù)為己有。
加油站員工為客戶代保管加油卡和密碼產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)。一些擁有多臺(tái)車輛的大客戶或在加油站固定消費(fèi)的老客戶，為了自己方便，將加油卡和密碼交由加油站人員保管和代刷卡。一旦發(fā)生糾紛，極易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)造成損失。
3．其他風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)賬清分環(huán)節(jié)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。加油卡所反映的是客戶與成品油銷售企業(yè)之間的資金往來關(guān)系。由于加油卡可以進(jìn)行異地充值和異地消費(fèi)，因此，在省級(jí)公司之間以及省內(nèi)各地市公司之間，需要定期進(jìn)行對(duì)賬和清分工作。加油卡余額與卡系統(tǒng)結(jié)余額，卡系統(tǒng)資金賬、卡系統(tǒng)財(cái)務(wù)入賬資金賬和財(cái)務(wù)FIMS系統(tǒng)賬是否一致，關(guān)系到公司資金安全和客戶利益，也關(guān)系到財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性。由于系統(tǒng)錯(cuò)誤、操作不當(dāng)、網(wǎng)絡(luò)故障等原因，均有可能產(chǎn)生數(shù)據(jù)異常和對(duì)賬不平的情況。如果不及時(shí)進(jìn)行對(duì)賬、清算，查明原因并調(diào)整差異，有可能給客戶和公司帶來損失。
加油卡掛失或銷戶產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。發(fā)卡人員利用掌握的客戶資料，違反企業(yè)內(nèi)控流程有關(guān)規(guī)定，擅自將客戶卡進(jìn)行掛失處理，并辦理新卡，系統(tǒng)在七個(gè)工作日內(nèi)將掛失余額自動(dòng)轉(zhuǎn)入新卡。如果用戶在此期間未察覺，造成損失，即給企業(yè)帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。發(fā)卡點(diǎn)人員也可能通過對(duì)客戶卡進(jìn)行銷戶，冒領(lǐng)客戶加油卡余額，損害客戶利益，形成法律風(fēng)險(xiǎn)。
系統(tǒng)不穩(wěn)定產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。加油站管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中發(fā)生故障是難免的。一種情況是故障造成無法刷卡加油，引發(fā)客戶不滿而發(fā)生糾紛；另一種情況是站級(jí)系統(tǒng)能夠進(jìn)行刷卡加油，但因網(wǎng)絡(luò)故障無法及時(shí)傳輸數(shù)據(jù)，對(duì)已經(jīng)掛失列入黑名單的卡信息未及時(shí)下載，造成掛失卡仍可進(jìn)行加油的情況，給用戶造成損失。
重復(fù)開具發(fā)票的風(fēng)險(xiǎn)。加油卡的開票方式有三種：即充值時(shí)在發(fā)卡充值網(wǎng)點(diǎn)開具普通發(fā)票、消費(fèi)時(shí)在加油站開具普通發(fā)票、消費(fèi)后在開戶地指定的發(fā)卡充值網(wǎng)點(diǎn)統(tǒng)一開具普通發(fā)票或增值稅發(fā)票。用戶只能選擇一種開票方式，并且在充值時(shí)通過系統(tǒng)對(duì)開票方式進(jìn)行了設(shè)定。若發(fā)票開具人員未認(rèn)真核對(duì)刷卡用戶消費(fèi)小票上提示的開票方式，僅根據(jù)客戶要求開票，容易重復(fù)或錯(cuò)誤開具發(fā)票，產(chǎn)生虛開發(fā)票的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
三、加油卡業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控措施
1．嚴(yán)格實(shí)行發(fā)卡充值點(diǎn)崗位分離，明確落實(shí)充值資金責(zé)任人。發(fā)卡員和復(fù)核員不能由同一人擔(dān)任，發(fā)卡員不得擔(dān)任收款員。實(shí)行崗位分離，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化崗位間的相互約束、相互監(jiān)督。最大程度防范虛假充值和挪用充值款的風(fēng)險(xiǎn)。
2．加強(qiáng)Ukey的保管?？ㄖ行膶Ｈ素?fù)責(zé)Ukey的管理和發(fā)放，Ukey的下發(fā)必須“一人一Ukey”，并填寫Ukey領(lǐng)用記錄。Ukey與發(fā)卡操作員進(jìn)行綁定后，操作人員對(duì)Ukey的保管和使用承擔(dān)全部責(zé)任。要求領(lǐng)取Ukey后應(yīng)妥善保管，并盡快更改默認(rèn)密碼，防止被其他人員盜用充值。
3．強(qiáng)化充值資金的日常監(jiān)控，確保每日及時(shí)回籠。充值資金一般數(shù)額較大，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注。其日常監(jiān)控主要由財(cái)務(wù)人員來完成，每日監(jiān)控卡系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否日結(jié)和上傳，提取每個(gè)發(fā)卡充值點(diǎn)當(dāng)日充值金額，與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)到賬數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。
4．實(shí)行加油卡優(yōu)惠折扣審批，防止效益流失。加油卡優(yōu)惠折扣的大小應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)形勢(shì)、促銷策略和客戶類別分別制定。通過卡系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)加油卡優(yōu)惠折扣的有效審批，能防止發(fā)卡人員任意設(shè)置優(yōu)惠折扣，避免效益流失。
5．多種方式并舉，嚴(yán)密監(jiān)控套取優(yōu)惠行為。對(duì)套取加油卡優(yōu)惠的監(jiān)控，一直是管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)?？刹扇〉闹饕侄斡校阂皇峭ㄟ^從卡系統(tǒng)中調(diào)取加油卡消費(fèi)明細(xì)，排查“消費(fèi)頻率高、消費(fèi)金額大、折扣優(yōu)惠幅度大、消費(fèi)時(shí)段間隔短”的異常刷卡業(yè)務(wù)，堅(jiān)持對(duì)加油卡消費(fèi)明細(xì)記錄的日常監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常刷卡行為。二是由管理部門不定期對(duì)加油站資金進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)，對(duì)加油機(jī)銷售現(xiàn)金、卡系統(tǒng)充值款、交存銀行金額及保險(xiǎn)柜內(nèi)庫存現(xiàn)金進(jìn)行核對(duì)，對(duì)長(zhǎng)短款及時(shí)查找差異原因。三是有效地利用視頻監(jiān)控，查看異常刷卡時(shí)的現(xiàn)場(chǎng)情況，判斷是否為套取現(xiàn)金及優(yōu)惠行為。對(duì)套取折扣優(yōu)惠的，一經(jīng)查實(shí)，從重處理。
6．嚴(yán)禁加油站人員為客戶代保管加油卡和密碼。一是對(duì)客戶和員工進(jìn)行宣傳，使其意識(shí)到為客戶代保管卡對(duì)雙方均存在風(fēng)險(xiǎn)；二是一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。
7．加強(qiáng)清分和對(duì)賬的管理，保證加油卡系統(tǒng)余額的賬實(shí)相符。遵循“誰發(fā)卡誰管理，誰充值誰受益，誰消費(fèi)誰受益”的原則，對(duì)加油卡異地交易進(jìn)行資金清算，做好幾個(gè)環(huán)節(jié)的對(duì)賬：加油站和卡中心每天及時(shí)核對(duì)卡系統(tǒng)與加管系統(tǒng)的對(duì)賬差異，并進(jìn)行調(diào)整；財(cái)務(wù)部門堅(jiān)持對(duì)卡系統(tǒng)、加管系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的卡資金賬務(wù)的核對(duì)，確保三賬一致；加強(qiáng)對(duì)異地交易資金的清算和賬務(wù)處理，避免因賬實(shí)不符導(dǎo)致出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
8．嚴(yán)格加油站脫機(jī)銷售的審批，及時(shí)解決系統(tǒng)故障。加油站如因系統(tǒng)故障、停電等原因需脫離加管系統(tǒng)加油的，須上報(bào)脫機(jī)時(shí)間及原因，由管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，防止加油站擅自脫機(jī)加油。對(duì)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)故障及時(shí)處理，作好記錄，并在系統(tǒng)恢復(fù)后及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和補(bǔ)錄。
9．加強(qiáng)客戶資料管理，嚴(yán)格掛失和銷戶流程的審核。制定客戶資料管理制度，加強(qiáng)充值網(wǎng)點(diǎn)對(duì)客戶資料的歸檔與保管管理。掛失和銷戶辦理均不能由一人操作，所需證件及證明材料應(yīng)嚴(yán)格審核。經(jīng)辦人員不得代客戶領(lǐng)取銷戶余額款。
10．規(guī)范發(fā)票開具，避免重復(fù)開票。加油站開票員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)刷卡客戶消費(fèi)小票上提示的開票方式，充值時(shí)已開發(fā)票的不得再開。開票方式屬統(tǒng)一開增值稅發(fā)票的，應(yīng)攜帶加油站預(yù)收貨款憑據(jù)、稅務(wù)登記證（原件）、增值稅一般納稅人資格證（原件）到卡中心辦理。
四、加油卡業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控的思考與探索
1．加油卡業(yè)務(wù)中多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，其根源在于人的思想素質(zhì)，如虛假充值、挪用充值款、套取優(yōu)惠款等。建立嚴(yán)格的管理制度和內(nèi)控流程是必須的，但重視對(duì)關(guān)鍵崗位人員的任用考察和對(duì)員工的思想教育也是防范風(fēng)險(xiǎn)的必要工作。
2．對(duì)員工套取優(yōu)惠款的防控措施，基本是“嚴(yán)防死盯”，勢(shì)必增加工作量和管理成本，如何利用信息手段自動(dòng)識(shí)別和報(bào)警，提高工作效率和防控效果，值得進(jìn)一步探索研究。
3．加油卡消費(fèi)業(yè)務(wù)遍及所有加油站，涉及所有加油員工，點(diǎn)多面廣成為管理的難點(diǎn)。如果能將部分權(quán)限上收一級(jí)管理，應(yīng)該能更加有效地防范風(fēng)險(xiǎn)。如將給客戶的優(yōu)惠折扣變?yōu)樵诔渲禃r(shí)直接多充入金額，刷卡消費(fèi)時(shí)不再享受優(yōu)惠，即可將對(duì)每個(gè)加油員工的監(jiān)督變?yōu)橹粚?duì)充值人員的監(jiān)督，大大降低了管理難度。
4．利用系統(tǒng)功能，實(shí)行對(duì)優(yōu)惠折扣的靈活管理。對(duì)客戶而言，加油卡的吸引力除了具有聯(lián)網(wǎng)加油的便利外，更重要的是具有一定折扣的價(jià)格優(yōu)惠。如何掌握適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠尺度，確保量效雙增，是營(yíng)銷策略上需重點(diǎn)思考的問題。如1%的優(yōu)惠幅度，對(duì)銷售毛利的影響是比較大的，但對(duì)部分客戶而言，卻顯得微不足道，對(duì)銷量增加的作用不大；如果將優(yōu)惠幅度提高到1.5%或更高，增加的銷量是否能夠彌補(bǔ)優(yōu)惠所損失的毛利，這就帶來了加油卡銷售是否能夠創(chuàng)效的風(fēng)險(xiǎn)。在營(yíng)銷策略中，可以根據(jù)不同的市場(chǎng)行情、不同的時(shí)間段實(shí)行不同的優(yōu)惠折扣，以保證效益的最大化。在客戶辦卡時(shí)進(jìn)行約定、調(diào)整時(shí)進(jìn)行告之的前提下，可以利用系統(tǒng)功能，適時(shí)調(diào)整加油卡優(yōu)惠折扣的大小。
總之，對(duì)成品油銷售企業(yè)而言，加油站資金和商品管理是財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。加油卡業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，是發(fā)展過程中的必然現(xiàn)象。在實(shí)踐中去充分認(rèn)識(shí)，積極應(yīng)對(duì)和防范，也將促進(jìn)管理工作更加精益求精。
