本世紀(jì)以來(lái)，為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)戰(zhàn)略管理的要求，推動(dòng)財(cái)務(wù)職能轉(zhuǎn)變，借助信息化手段，將共同的、重復(fù)性的財(cái)務(wù)流程抽取出來(lái)，建立財(cái)務(wù)共享模式，在追求最低成本的同時(shí)完成企業(yè)會(huì)計(jì)核算和資金結(jié)算交易處理，這已成為國(guó)內(nèi)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理的新趨勢(shì)。
一、財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和財(cái)務(wù)共享模式的一般介紹
改革開(kāi)放三十多年來(lái)，中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和中國(guó)企業(yè)的壯大使企業(yè)財(cái)務(wù)工作不斷走向成熟：從多種記賬方法逐漸統(tǒng)一到借貸記賬法、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》出臺(tái)、從會(huì)計(jì)制度走向企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、從COSO與SOX的引進(jìn)到自行頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》等。
與此同時(shí)，企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展使企業(yè)財(cái)務(wù)組織開(kāi)始擺脫原有狹隘職能，轉(zhuǎn)向以股東價(jià)值創(chuàng)造為基礎(chǔ)并參與公司戰(zhàn)略。企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)支撐、優(yōu)化財(cái)務(wù)組織、降低成本等特征，并逐漸重構(gòu)更加高效精簡(jiǎn)的企業(yè)財(cái)務(wù)組織。
二、財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境的影響
財(cái)務(wù)共享模式將分布于企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部各經(jīng)營(yíng)單位的財(cái)務(wù)職能統(tǒng)一規(guī)劃為企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的服務(wù)子流程，而在原來(lái)每個(gè)經(jīng)營(yíng)單位中“橫向”的財(cái)務(wù)管理職能轉(zhuǎn)變成企業(yè)集團(tuán)中“縱向”、統(tǒng)一的財(cái)務(wù)共享服務(wù)職能的過(guò)程中，企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)職能也成為企業(yè)服務(wù)市場(chǎng)和客戶的主流程中的子環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)職能及管理模式的改變?yōu)闀?huì)計(jì)檔案管理環(huán)境帶來(lái)變化。
1．管理體系變動(dòng)
財(cái)務(wù)共享模式的建立可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心從原來(lái)依賴經(jīng)營(yíng)單位所在地的財(cái)務(wù)管理體系變遷到依賴財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，由此對(duì)傳統(tǒng)的屬地化會(huì)計(jì)檔案管理體系形成沖擊。
2．支撐系統(tǒng)變遷
國(guó)內(nèi)財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)大多借鑒西方模式，直接依賴可遠(yuǎn)程提供影像資料（電子會(huì)計(jì)檔案）的影像系統(tǒng)作為支撐系統(tǒng)，形成影像資料后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，其管理體系受重視程度降低，會(huì)計(jì)檔案歸檔的完整性和合規(guī)性受到考驗(yàn)。
3．流程管理復(fù)雜
財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案形成鏈條正在加長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案的形成從單純?cè)诮?jīng)營(yíng)單位所在地一直延伸到財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，過(guò)程長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、鏈條長(zhǎng)，其間介入的多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，崗位、職責(zé)也存在交叉現(xiàn)象，流程管理責(zé)任開(kāi)始模糊甚至出現(xiàn)缺失，派生出各種難以發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。
4．責(zé)任主體變更
財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體發(fā)生變化，財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會(huì)計(jì)檔案形成全流程中，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量承擔(dān)整體責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。
5．電子媒介的出現(xiàn)
財(cái)務(wù)共享模式多需借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)，會(huì)計(jì)檔案的形成、保管、調(diào)閱過(guò)程中相應(yīng)出現(xiàn)大量電子媒介會(huì)計(jì)檔案，這雖然為會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)、利用等方面創(chuàng)造便捷條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置、會(huì)計(jì)檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）管理、電子文檔存儲(chǔ)利用合法合規(guī)性、系統(tǒng)集成憑證歸檔等新問(wèn)題。
三、財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)和思路
會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生變遷使會(huì)計(jì)檔案管理工作呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：從工作地點(diǎn)上看，由于財(cái)務(wù)共享模式建立是變橫向的各經(jīng)營(yíng)單位財(cái)務(wù)管理職能為縱向統(tǒng)一的財(cái)務(wù)共享服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程，為符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理方面的要求，財(cái)務(wù)共享服務(wù)過(guò)程中的各種紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)從經(jīng)營(yíng)單位所在地流向財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過(guò)程。
從工作范圍上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案從經(jīng)營(yíng)單位所在地流向財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)所在地的過(guò)程還伴隨發(fā)生會(huì)計(jì)檔案收集整理、數(shù)據(jù)化、傳遞和流轉(zhuǎn)過(guò)程管理、質(zhì)量管理和風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔及成檔后管理等工作鏈條上的多項(xiàng)工作；其工作范圍與從前僅局限于成檔后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理相比，又進(jìn)一步向前延伸到會(huì)計(jì)檔案成檔前的多個(gè)環(huán)節(jié)。
從工作內(nèi)容上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是事后的會(huì)計(jì)檔案收集整理，而且包括組織、協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)會(huì)計(jì)檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行甄別、處理、控制，包括會(huì)計(jì)檔案信息的整合及多角度、全方位、長(zhǎng)距離地有效利用，包括會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。
另外，在財(cái)務(wù)共享模式的演進(jìn)過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案介質(zhì)也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從單純經(jīng)營(yíng)單位所在地紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)走向財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供范圍內(nèi)的紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并行流轉(zhuǎn)且日趨分離。
財(cái)務(wù)共享模式下，會(huì)計(jì)檔案形成和管理工作內(nèi)涵發(fā)生了實(shí)質(zhì)變化，從傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案事后整理和保管調(diào)閱工作演化為企業(yè)集團(tuán)會(huì)計(jì)核算與結(jié)算的流程載體，也因此成為企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部管理和風(fēng)險(xiǎn)控制的過(guò)程和基礎(chǔ)?；谪?cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)結(jié)合環(huán)境變化的特點(diǎn)，緊緊抓住會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位特點(diǎn)，從管理體系、流程管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)部質(zhì)量管理和會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)等方面入手重新設(shè)計(jì)和組織會(huì)計(jì)檔案工作。
1．重新構(gòu)筑檔案管理體系
財(cái)務(wù)共享模式的建立導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心轉(zhuǎn)移到依賴財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體，財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該重新設(shè)計(jì)和主導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程中的責(zé)任體系，包括會(huì)計(jì)檔案形成的最初發(fā)起人（經(jīng)辦人）責(zé)任、業(yè)務(wù)管理和審核人責(zé)任、財(cái)務(wù)共享服務(wù)方和被服務(wù)方權(quán)利和義務(wù)劃分等。實(shí)際上，這個(gè)責(zé)任體系也是企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制和管理的基礎(chǔ)。
2．注重會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的流程管理
財(cái)務(wù)共享模式是規(guī)?；?biāo)準(zhǔn)化和更大空間范圍內(nèi)的交易處理，廣泛依靠信息技術(shù)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案形成每一環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和定位管理，并據(jù)此進(jìn)行加工處理。在實(shí)踐中可能涉及的技術(shù)包括標(biāo)準(zhǔn)條形碼、二維碼、RFID等等。
3．注重會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)控制
財(cái)務(wù)共享模式下，原經(jīng)營(yíng)單位財(cái)務(wù)管理體系下的會(huì)計(jì)稽核責(zé)任被財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)取代，進(jìn)入財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)的各種紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性、一致性、合法合規(guī)性等問(wèn)題成為財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)需要重新面對(duì)的新內(nèi)控防范點(diǎn)，注重會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)控制以解決可能隨會(huì)計(jì)檔案形成和流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)入財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)的外部風(fēng)險(xiǎn)。
4．關(guān)注會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的內(nèi)部質(zhì)量管理
財(cái)務(wù)共享模式是基于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)模化處理，以追求交易處理過(guò)程的成本節(jié)約。大量非均衡性、差異化的各種類型會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)處理，其結(jié)果和質(zhì)量能否保持嚴(yán)格一致,會(huì)計(jì)檔案信息在對(duì)外輸出時(shí)是否影響會(huì)計(jì)核算和資金結(jié)算質(zhì)量成為需要考慮的重要問(wèn)題。關(guān)注會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的內(nèi)部質(zhì)量管理就是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化手段控制在財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)檔案加工處理質(zhì)量，防范自身處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。
值得一提的是，財(cái)務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存情形，保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門(mén)認(rèn)可并成為日后推廣以電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為補(bǔ)充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。
5．整合、挖掘和創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)
會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作范圍，但結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理工作電子化、低碳化、遠(yuǎn)程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢(shì)，這項(xiàng)工作被賦予新的內(nèi)涵。其范圍包括集中化管理會(huì)計(jì)檔案如何發(fā)揮其信息優(yōu)勢(shì)、提升服務(wù)質(zhì)量和感知、延伸和革新會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問(wèn)題，包括紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)、備份、日常保管、調(diào)閱及遠(yuǎn)程調(diào)用、整合利用和信息挖掘等問(wèn)題，也包括原有會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)模式革新和低碳化問(wèn)題，涉及內(nèi)容廣泛。
四、小結(jié)
財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作在流程重組基礎(chǔ)上集成了企業(yè)集團(tuán)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、財(cái)務(wù)管理工作和內(nèi)部控制工作，是管理體系、流程管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量管理和會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)的統(tǒng)一體。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變的新形勢(shì)下，重新審視會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)和內(nèi)涵以及持續(xù)創(chuàng)新會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，有助于我們提升會(huì)計(jì)服務(wù)支撐能力與風(fēng)險(xiǎn)管控水平，從而更好地推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。
