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隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,高校會(huì)計(jì)工作信息化進(jìn)程也在不斷推進(jìn)。從算盤到鍵盤,從單機(jī)的會(huì)計(jì)電算化到單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)版的會(huì)計(jì)電算化,從單位內(nèi)部的會(huì)計(jì)電算化到如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的會(huì)計(jì)電算化,從單純的餐卡到功能齊全的“校園一卡通”,這些信息技術(shù)在高校會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用給高校財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了質(zhì)的飛躍,進(jìn)一步推動(dòng)了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校財(cái)務(wù)工作的理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新,具有深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略和現(xiàn)實(shí)意義。特別是“校園一卡通”工程的實(shí)施,它不僅是高校信息化管理的需要,也是使高校財(cái)務(wù)電算化管理逐漸全面向網(wǎng)絡(luò)化過(guò)渡的方式之一,校園一卡通的使用將極大推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理工作的信息化進(jìn)程,是高校財(cái)務(wù)管理手段的擴(kuò)展和延伸,如何認(rèn)識(shí)和利用“校園一卡通”成為高校財(cái)務(wù)工作中面臨的新課題。
一、“校園一卡通”的功能
一卡通系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)的、分布式的集學(xué)校管理與金融服務(wù)于一體、實(shí)現(xiàn)校內(nèi)身份認(rèn)證管理和消費(fèi)結(jié)算功能相結(jié)合的多功能應(yīng)用管理系統(tǒng)。學(xué)校各部門的應(yīng)用系統(tǒng)與“校園一卡通”的基礎(chǔ)信息平臺(tái)進(jìn)行銜接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的身份認(rèn)證,完成相關(guān)的管理和服務(wù)工作。[1]“校園一卡通”系統(tǒng)功能如下:
(一)消費(fèi)功能:以卡代幣,在一卡通終端(即消費(fèi)網(wǎng)點(diǎn))能夠進(jìn)行各種消費(fèi),如打水、洗澡、就餐、超市購(gòu)物、上機(jī)、醫(yī)療等。
(二)身份識(shí)別功能:校園卡表面印有持卡人的姓名、學(xué)生或教工編號(hào)、部門、相片,卡內(nèi)存有個(gè)人信息,可以進(jìn)行視覺(jué)識(shí)別和電子識(shí)別,取代各種證件 ,進(jìn)行借書、考勤、體能測(cè)試、注冊(cè)等。
(三)銀行功能:銀行卡和校園卡有機(jī)結(jié)合,通過(guò)自助圈存、卡內(nèi)扣收等方式實(shí)現(xiàn)銀行部分功能,如轉(zhuǎn)賬、銀行代發(fā)補(bǔ)貼,扣收學(xué)費(fèi)等。
(四)內(nèi)部結(jié)算功能:可實(shí)現(xiàn)個(gè)人、商戶、財(cái)務(wù)之間對(duì)賬結(jié)算功能。
(五)自助查詢功能:持卡人可通過(guò)專門設(shè)置的查詢系統(tǒng)如觸摸屏查詢機(jī)、電話、學(xué)校網(wǎng)站查詢自己的消費(fèi)情況、補(bǔ)貼打入及其他信息。
二、一卡通對(duì)高校財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的作用
(一)實(shí)現(xiàn)資源共享,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量
高校財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)來(lái)源多,由于信息的傳入都不是專業(yè)的會(huì)計(jì)人員,部門統(tǒng)計(jì)口徑也不一致,使財(cái)務(wù)資料的統(tǒng)一性、真實(shí)性大打折扣。通過(guò)實(shí)施一卡通工程,對(duì)校內(nèi)各部門業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)的信息統(tǒng)一管理,省去了各部門信息的重復(fù)錄入工作,信息的準(zhǔn)確性也有了保證。學(xué)費(fèi)的收取、各種生活補(bǔ)貼的發(fā)放、各種消費(fèi)都通過(guò)一卡通完成后,大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量,消費(fèi)者也可隨時(shí)查詢自己信息,基于自身利益考慮,如有錯(cuò)誤會(huì)積極到一卡通更正、修改,這就保證了財(cái)務(wù)資料的統(tǒng)一性、真實(shí)性、可靠性。[2]一卡通的應(yīng)用能夠使會(huì)計(jì)信息披露更為充分及時(shí),在一定程度上提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。
(二)有效規(guī)范收費(fèi),加大財(cái)務(wù)監(jiān)管力度
未實(shí)行“校園一卡通”前,各部門原來(lái)都是單獨(dú)的業(yè)務(wù)系統(tǒng),收費(fèi)也是獨(dú)立的,財(cái)務(wù)無(wú)法掌握實(shí)際情況,上繳也不及時(shí),還由于各種收費(fèi)人員參差不齊,很難保證不產(chǎn)生差錯(cuò),特別是在收付現(xiàn)金環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)問(wèn)題。在實(shí)行“校園一卡通”后,各種收費(fèi)都通過(guò)一卡通系統(tǒng)收取、劃轉(zhuǎn)、結(jié)算,各個(gè)環(huán)節(jié)都置于信息化系統(tǒng)監(jiān)督之下,加強(qiáng)了“收支兩條線管理”。同時(shí)因紙幣結(jié)算轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮迂泿沤Y(jié)算,不需要再收付現(xiàn)金,這樣可以有效杜絕小金庫(kù)及私吞公款的事情發(fā)生,從事后監(jiān)督變?yōu)槭虑?、事中監(jiān)督,學(xué)校對(duì)流動(dòng)資金的監(jiān)管力度加大了。
(三)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持
財(cái)務(wù)信息化不僅是進(jìn)行業(yè)務(wù)核算,更重要的是進(jìn)行財(cái)務(wù)信息管理和決策分析。一卡通使用中對(duì)會(huì)計(jì)信息的收集、處理、加工、披露,突破了傳統(tǒng)意義上會(huì)計(jì)系統(tǒng)的局限,擴(kuò)大了財(cái)務(wù)管理信息化的范圍,有效促進(jìn)財(cái)務(wù)信息化管理,提高了財(cái)務(wù)信息公開(kāi)性、真實(shí)性、及時(shí)性,提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平。
由于每位學(xué)生和職工在一卡通系統(tǒng)內(nèi)都有自己的賬號(hào),校內(nèi)有償服務(wù)的部門在一卡通中心也都設(shè)立了資金結(jié)算賬戶,學(xué)校財(cái)務(wù)部門可以時(shí)時(shí)掌握一卡通系統(tǒng)的資金流動(dòng)情況,不僅有利于統(tǒng)一調(diào)度資金,還可以通過(guò)各種數(shù)據(jù)分析,從中發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題,對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)全局掌握學(xué)校資金情況,做出決策有很大幫助。如勤工助學(xué)部門可通過(guò)就餐數(shù)據(jù)了解學(xué)生的生活狀況和貧困程度,使每個(gè)真正貧困的學(xué)生得到幫助;財(cái)務(wù)部門可以根據(jù)收費(fèi)和消費(fèi)情況安排部門預(yù)算等等。
三、校園一卡通在應(yīng)用中要解決的問(wèn)題
(一)整體規(guī)劃,全面協(xié)調(diào)問(wèn)題
有些院校把一卡通看作是原餐卡的功能擴(kuò)展,未給予足夠重視,沒(méi)有整體規(guī)劃,沒(méi)有調(diào)查研究。各部門都是從自己的需求出發(fā),自己購(gòu)買軟件與一卡通對(duì)接,沒(méi)有相關(guān)部門的參與,隨意性較大,加之沒(méi)有明確部門職責(zé),造成一卡通運(yùn)行不順暢,經(jīng)常發(fā)生出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉的情況,這不僅影響了師生用卡,而且財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性也不能保證。
各校無(wú)論是財(cái)務(wù)部門還是學(xué)生處、教務(wù)處、圖書館、后勤部門原有的管理系統(tǒng)都是基于本部門管理需要而開(kāi)發(fā),具有各自的格式特點(diǎn),與一卡通連接要對(duì)子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合,統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式,這就涉及協(xié)調(diào)校內(nèi)相關(guān)部門的問(wèn)題。當(dāng)然對(duì)外與銀行的協(xié)調(diào)問(wèn)題也不容忽視,銀行和學(xué)校的出發(fā)點(diǎn)不同,銀行的程序化管理與學(xué)校要求機(jī)動(dòng)的管理有所沖突,運(yùn)行中不免出現(xiàn)較多問(wèn)題,如何協(xié)調(diào)是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人要重視的問(wèn)題[3]。
(二)功能擴(kuò)展問(wèn)題
目前,我校和許多高校一樣,實(shí)現(xiàn)了一卡通一些消費(fèi)和識(shí)別功能,其它擴(kuò)展功能未得到開(kāi)發(fā),特別是銀行功能沒(méi)有實(shí)現(xiàn),造成運(yùn)行過(guò)程中,大量現(xiàn)金流動(dòng),一卡通人員忙于充值制卡,而無(wú)睱在財(cái)務(wù)管理和協(xié)調(diào)各商戶更好解決運(yùn)行過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題上下功夫。一卡通的后續(xù)功能,因部門職責(zé)不清,沒(méi)有部門進(jìn)行積極推動(dòng),很多功能沒(méi)有實(shí)現(xiàn),沒(méi)有充分發(fā)揮一卡通的優(yōu)越性,更好為師生服務(wù)。
(三)一卡通的安全穩(wěn)定問(wèn)題
“校園一卡通”的建設(shè)過(guò)程中,由于設(shè)計(jì)、財(cái)力、系統(tǒng)管理、電算化軟件等方面的因素,大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應(yīng)用和廣泛的網(wǎng)絡(luò)接點(diǎn),對(duì)一卡通安全穩(wěn)定性提出很大挑戰(zhàn),如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通信線路的配置,軟硬件故障的排除能力,計(jì)算機(jī)病毒的防治、黑客攻擊、數(shù)據(jù)存儲(chǔ),對(duì)保證校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨大容量數(shù)據(jù)的傳輸都非常關(guān)鍵[4]。
一卡通工作涉及財(cái)務(wù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),現(xiàn)實(shí)工作中往往是財(cái)務(wù)人員不懂信息技術(shù),或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員不懂財(cái)務(wù),后勤商戶終端操作人員素質(zhì)較低,管理和操作人員又分屬不同部門,如果沒(méi)分清部門職責(zé),沒(méi)有按規(guī)定設(shè)定權(quán)限,沒(méi)有嚴(yán)格的規(guī)章制度和規(guī)范的手續(xù),很容易造成運(yùn)行過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行不穩(wěn)定、消費(fèi)流水重復(fù)上傳、消費(fèi)記錄丟失等數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題,一卡通安全穩(wěn)定運(yùn)行很難保證。
(四)一卡通資金清算問(wèn)題
“校園一卡通”系統(tǒng)內(nèi)涉及的結(jié)算數(shù)據(jù),有一些是通過(guò)人工操作形成的,有些是系統(tǒng)自動(dòng)生成的,一卡通生成的數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)計(jì)科目沒(méi)有對(duì)應(yīng)關(guān)系,如何將二者數(shù)據(jù)有效統(tǒng)一并準(zhǔn)確結(jié)算,不僅是財(cái)務(wù)人員關(guān)心的問(wèn)題,也是商戶關(guān)心的問(wèn)題。
大多數(shù)學(xué)校往往對(duì)人工操作的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和入賬,但對(duì)需要進(jìn)行內(nèi)部賬務(wù)調(diào)整和系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)未加重視,特別是由于系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)不通或終端出現(xiàn)故障造成的數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤未做處理,容易形成漏洞和入賬不及時(shí)。使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性無(wú)法保證,也影響領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。
(五)一卡通財(cái)務(wù)報(bào)表的設(shè)計(jì)問(wèn)題
一卡通綜合業(yè)務(wù)軟件主要由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員開(kāi)發(fā)的,開(kāi)發(fā)時(shí)可能對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)據(jù)和格式都未做太多研究和考慮,通用版的軟件報(bào)表多不能滿足高校財(cái)務(wù)管理的需要,如果引進(jìn)一卡通時(shí)沒(méi)有考慮到這一點(diǎn),使用時(shí)可能會(huì)感覺(jué)很不方便,如后續(xù)修改要涉及一些費(fèi)用問(wèn)題。
(六)管理模式問(wèn)題
從現(xiàn)有高校情況看,一卡通管理中心大部分歸網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門或計(jì)財(cái)處管理,還有少部分歸后勤管理,不同的部門歸屬配備的人員和崗位設(shè)置也不同。如何管理、如何配備具體歸屬并無(wú)定論,但如何結(jié)合本院具體情況,更好劃清部門職責(zé),崗位職責(zé),有效的配合做好一卡通工作,都是值得研究和考慮的問(wèn)題。
四、完善一卡通在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的對(duì)策
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視,整體規(guī)劃,分布實(shí)施,逐步完善
“校園一卡通”是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、全面論證、整體規(guī)劃和周密設(shè)計(jì)。首先要通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研,根據(jù)各部門提供需求和現(xiàn)有子系統(tǒng)的情況做好整體規(guī)劃。同時(shí)根據(jù)需求程度和經(jīng)費(fèi)情況等,先實(shí)現(xiàn)一些急需的功能,運(yùn)行穩(wěn)定后,再陸續(xù)實(shí)現(xiàn)其他功能,這樣會(huì)更好的發(fā)揮一卡通的作用。根據(jù)我校的經(jīng)驗(yàn),要先實(shí)現(xiàn)銀行功能,實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各部門、校外銀行的聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行,才能事半功倍,收到良好的效果。這不僅需要各部門負(fù)責(zé)人對(duì)一卡通的有足夠的認(rèn)識(shí),還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視,對(duì)相關(guān)部門進(jìn)行內(nèi)部協(xié)調(diào)、分清職責(zé)、按整體規(guī)劃穩(wěn)步推進(jìn)。只有將一卡通的功能豐富起來(lái),使全校數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性和規(guī)范性,才有充分發(fā)揮其財(cái)務(wù)信息化手段的管理優(yōu)勢(shì),并在運(yùn)行過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),逐步完善。
(二)加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高人員素質(zhì)
人員分工要職責(zé)明確,權(quán)限設(shè)定要合理,在崗位設(shè)置上要根據(jù)“不相容崗職務(wù)分離”原則,系統(tǒng)管理員和信息管理員不能兼充值、結(jié)算,制卡人員不能負(fù)責(zé)材料的管理,充值人員可充值、結(jié)算、收卡費(fèi)等。要建立相應(yīng)的規(guī)章制度,設(shè)計(jì)一套適合自己學(xué)校一卡通管理的單據(jù),嚴(yán)格按手續(xù)和流程進(jìn)行,加強(qiáng)內(nèi)部控制,堵住漏洞,保證資金安全。
主管部門、充值點(diǎn)、卡中心和各終端的具體操作人員、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門共同負(fù)責(zé)一卡通的日常運(yùn)行和管理,工作人員素質(zhì)和水平的高低明顯影響著一卡通是否高效、正常運(yùn)行。一卡通作為一種信息化管理工具,要求工作人員要提高適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的工作能力,在知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理水平方面都提出了新要求。在人員配備上管理人員要選擇有責(zé)任心、財(cái)務(wù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平較好的人員,并要實(shí)行定期輪換制,同時(shí)加強(qiáng)財(cái)會(huì)人員和終端操作人員技能培訓(xùn),加強(qiáng)其職業(yè)道德和相關(guān)法律知識(shí)的教育,使他們適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化條件下財(cái)務(wù)工作的新要求,使安全管理落到實(shí)處。
(三)保證信息和網(wǎng)絡(luò)安全
為保證一卡通系統(tǒng)的安全穩(wěn)定,除了在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)、軟件設(shè)計(jì)等方面選擇安全可行的軟件外,還要采用殺毒軟件和防火墻技術(shù),防止電腦病毒的攻擊;嚴(yán)格服務(wù)器專人管理,不得安裝外來(lái)程序,使用外來(lái)優(yōu)盤、硬盤等;不間斷備份數(shù)據(jù),最好是雙機(jī)備份;采用訪問(wèn)控制技術(shù),控制外人對(duì)本系統(tǒng)訪問(wèn)。另外,為保證系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能得到及時(shí)維護(hù),在選擇廠家時(shí),不僅要看性價(jià)比,還要看售后服務(wù),有些技術(shù)廠家是不會(huì)公開(kāi)的,出現(xiàn)問(wèn)題還離不開(kāi)廠家的維護(hù)。
在資金安全方面,無(wú)論是外部與銀行的往來(lái)結(jié)算,還是高校內(nèi)部各部門的往來(lái)結(jié)算,每天的數(shù)據(jù)都要及時(shí)入賬、定期核對(duì),以保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確及時(shí)。這不僅包括當(dāng)天收取的現(xiàn)金、圈存轉(zhuǎn)存資金,還包括由于網(wǎng)絡(luò)等原因造成的圈存錯(cuò)賬和商戶清算錯(cuò)賬等,必要時(shí)要不定期請(qǐng)審計(jì)部門來(lái)審計(jì)。
(四)選擇合適的資金清算模式和報(bào)表格式
高校資金清算主要包括對(duì)各種費(fèi)用的收繳及各類款項(xiàng)的發(fā)放、對(duì)校內(nèi)各種日常消費(fèi)進(jìn)行清算統(tǒng)計(jì)和資金劃撥兩個(gè)方面,主要有與銀行外部往來(lái)清算和與學(xué)校各部門的內(nèi)部往來(lái)清算兩種模式,第一種主要是由銀行來(lái)進(jìn)行各種清算,第二種是由一卡通中心或結(jié)算中心清算[5]。第二種模式雖然工作量較大,但能夠掌握資金管理的主動(dòng)權(quán),更有利于發(fā)揮資金效益,加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。所以采用第二種模式更有利于目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
在引進(jìn)一卡通時(shí),財(cái)務(wù)部門要根據(jù)自己的需求,對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表格式有一定的要求,要求廠家按自己的需求進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì),這樣才不會(huì)使用后被動(dòng)。
(五)管理模式
“校園一卡通”系統(tǒng)由數(shù)據(jù)中心,管理中心和應(yīng)用系統(tǒng)三大部分組成。我院數(shù)據(jù)中心設(shè)置在網(wǎng)絡(luò)中心,三校區(qū)設(shè)置一個(gè)管理中心、兩個(gè)充值點(diǎn),應(yīng)用系統(tǒng)分布在校區(qū)的各應(yīng)用點(diǎn)。07年11月,由新中新集團(tuán)和同濟(jì)大學(xué)組織的校園卡可持續(xù)發(fā)展研討會(huì),共有35所高校參加,從統(tǒng)計(jì)分析的情況看,57%的高校將一卡通管理中心歸屬于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中心,31%的學(xué)校歸屬于財(cái)務(wù)處,12%歸屬后勤、校辦等部門。采取何種管理模式,要根據(jù)各種因素考慮適合自己學(xué)校,有利于目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的才是最好的。我?!耙豢ㄍㄏ到y(tǒng)”的主要目的是加強(qiáng)學(xué)校財(cái)務(wù)監(jiān)管,所以主要由計(jì)財(cái)處統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),由一卡通中心負(fù)責(zé)具體日常業(yè)務(wù),由網(wǎng)絡(luò)中心提供技術(shù)支持,由食堂自己派人充值、各應(yīng)用商戶自己管理終端系統(tǒng)的管理模式。
五、結(jié)論及建議
一卡通有廣闊的應(yīng)用前景,是高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校引進(jìn)一卡通前要做好前期調(diào)研,要從工作全局考慮,根據(jù)本校的資金投入和現(xiàn)有各應(yīng)用子系統(tǒng)的現(xiàn)狀做好整體規(guī)劃,充分利用現(xiàn)有資源,協(xié)調(diào)好相關(guān)部門,分步實(shí)施。在人員配備、崗位設(shè)置和管理模式上都要根據(jù)自己本校情況周密考慮、合理安排,明確崗位職責(zé),分清責(zé)任。為確保系統(tǒng)正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全,要加強(qiáng)內(nèi)部控制,在軟硬件選擇上要確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定,充分發(fā)揮一卡通在財(cái)務(wù)管理中的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)要求我們要不斷學(xué)習(xí)兄弟院校經(jīng)驗(yàn),加強(qiáng)技能培訓(xùn),解決在工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),根據(jù)自己的實(shí)際情況制定出適合本校的管理辦法,使一卡通管理更加規(guī)范科學(xué),積極發(fā)揮其財(cái)務(wù)監(jiān)督職能,不斷提高財(cái)務(wù)管理水平。
參考文獻(xiàn)
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