一般說來，差旅費(fèi)是指職工出差外出旅途中發(fā)生的費(fèi)用，外出活動包括外出出差辦事、外出參加會議、外出參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)、職工回家探親等等。差旅費(fèi)在各項費(fèi)用開支中占的比重不是很大，但存在很多職工利益與財務(wù)報銷制度之間的矛盾。以下分析了該廠在差旅費(fèi)報銷中存在的問題并提出了建議。
問題一：出租車票和公交車票的報銷
職工因公出差過程中會發(fā)生各種各樣的費(fèi)用，但并不是所有發(fā)生費(fèi)用都是可以報銷的。在該廠差旅費(fèi)報銷業(yè)務(wù)中可報銷的費(fèi)用包括：交通費(fèi)、住宿費(fèi)；帶車出差還可報銷路橋費(fèi)和外地加油費(fèi)；住宿費(fèi)按級別在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)據(jù)實報銷。外出中乘坐汽車、輪船普通艙、火車硬座所發(fā)生的交通費(fèi)都能據(jù)實報銷，但對于乘坐出租車、火車軟臥、飛機(jī)等發(fā)生的交通費(fèi)，各單位均控制的較嚴(yán)格，但存在如下問題，如該廠的差旅費(fèi)報銷制度中明確規(guī)定只報銷從出發(fā)地到車站和從車站到目的地的出租車票，在實際操作中則存在：一是目的地不止一個，需多次乘坐出租車；二是辦事的地方較偏僻，每天需乘坐公交車或巴士才能到達(dá)，且出差的時間較長，如此將會產(chǎn)生大量五顏六色，形色各異的公交車票，且公交車票均為定額車票，無法考證其真實性等等此類問題。
問題二：伙食補(bǔ)助的計發(fā)
職工出差是不予報銷餐費(fèi)的，而是按照級別、出差天數(shù)給予一定的伙食補(bǔ)助，該廠規(guī)定職工出差的伙食補(bǔ)助每人每天為50元。而職工出差期間的餐費(fèi)也會因目的地的物價水平、經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r的不同而有所差別，除此之外，還會因公務(wù)需要發(fā)生通訊費(fèi)、傳真費(fèi)、郵費(fèi)等雜費(fèi)，有時每天50元根本不夠開銷。經(jīng)常聽到職工抱怨出差很辛苦，還要自己往里貼錢之類的怨言。有的職工甚至通過多開住宿費(fèi)、虛增出差天數(shù)的方式達(dá)到平衡，極大的損害了企業(yè)的外部形象，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。
問題三：職工出差借款─備用金的管理
職工出差一般是先向企業(yè)借款，然后完成出差任務(wù)歸來后報銷沖賬。2009年1—8月份職工借款164萬元，還款沖賬114萬元，余額55萬元，還款非常不及時。不及時的原因如下：一是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出差造成有些發(fā)票簽不上字，而不能及時沖賬；二是培訓(xùn)費(fèi)需要上報到管理局，一般是三個月上報一次，待局里將費(fèi)用下?lián)芎蟛拍軋箐N培訓(xùn)費(fèi)，從而造成培訓(xùn)費(fèi)發(fā)票報銷沖賬的不及時；三是有的職工因出差頻繁，來不及還款沖賬，又執(zhí)行下一次出差任務(wù)；四是確實有特殊原因不能還款。
問題四：預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)的管理
2009年該廠差旅費(fèi)預(yù)算為180萬元，預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)為40萬元，其中車間32萬元，科室8萬元。根據(jù)規(guī)定，預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)要進(jìn)各單位考核訂單，由于職工出差前填寫的出差申請單只需單位負(fù)責(zé)人和單位分管廠領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)，當(dāng)職工出差歸來報銷時，財務(wù)人員只能通過詢問，才能得知是進(jìn)車間的考核訂單，還是進(jìn)預(yù)算外費(fèi)用，無法從單據(jù)本身區(qū)分是預(yù)算內(nèi)考核費(fèi)用，還是預(yù)算外費(fèi)用。
針對以上問題，提出以下建議：
一是參照《中央國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位差旅費(fèi)管理辦法》，建議在伙食補(bǔ)助的基礎(chǔ)上，增加市內(nèi)交通補(bǔ)助費(fèi)和通訊費(fèi)補(bǔ)助，帶車出差的，不計發(fā)交通補(bǔ)助費(fèi)；參加會議，有會議費(fèi)的，只計發(fā)通訊費(fèi)補(bǔ)助，對這兩項補(bǔ)助，可均定為每人每天10元。如此一來，可取消出租車票和市內(nèi)交通車票的報銷，杜絕職工在報銷時出現(xiàn)五顏六色，各式各樣的發(fā)票，使差旅費(fèi)報銷從暗補(bǔ)變?yōu)槊鲌箐N，嚴(yán)肅了財務(wù)報銷制度，使財務(wù)管理制度真正有章可循。
通過增加這兩項補(bǔ)助，普通職工出差每人每天的補(bǔ)助可達(dá)到70元，天數(shù)越長補(bǔ)助越多，所以天數(shù)的控制至關(guān)重要，為了節(jié)省開支，提高出差效率，建議采取分段包干補(bǔ)助，如10天以內(nèi)出差的，按規(guī)定的補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，10天以上到20天以內(nèi)以及20天以上等等，可相應(yīng)遞減補(bǔ)助金額。
為了區(qū)分職工出差是否為帶車出差，建議將司機(jī)和出差職工的費(fèi)用同時報銷，而不是像現(xiàn)在司機(jī)的費(fèi)用由車隊統(tǒng)一報銷。同時根據(jù)目前差旅費(fèi)報銷中的實際情況改革差旅費(fèi)報銷單的格式，增加是否為帶車出差這一項，將費(fèi)用明細(xì)里的汽車費(fèi)、火車費(fèi)、船費(fèi)合為一體，統(tǒng)稱為交通費(fèi)，同時增加會議費(fèi)、路橋費(fèi)、油料費(fèi)等三項費(fèi)用。
二是由于目前差旅費(fèi)的報銷均需要分管廠領(lǐng)導(dǎo)的簽字審批，且大多數(shù)車間、科室的差旅費(fèi)預(yù)算只有三四千，四五千左右，年終一般都花不完，而差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、印刷費(fèi)等費(fèi)用是合在一起進(jìn)行考核的，很多車間都將花不完的差旅費(fèi)買成辦公用品進(jìn)行報銷，不利于內(nèi)部考核制度的執(zhí)行，建議取消車間、科室預(yù)算內(nèi)差旅費(fèi)的考核，即差旅費(fèi)進(jìn)相應(yīng)車間，但不進(jìn)考核訂單，使財務(wù)人員在報銷時更加容易操作。
三是對于員工借款，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)員工的集體主義精神，增強(qiáng)員工的成本意識，調(diào)動員工的積極性，對需要出差的員工，可以采用員工資金來降低企業(yè)資金成本的占用，先由出差員工本人墊付差旅費(fèi)，待員工完成出差任務(wù)歸來后，再進(jìn)行報銷。在具體操作上，根據(jù)本廠的實際情況，對于出差天數(shù)在10天以內(nèi)，借款金額在5 000元以下的，建議實行自帶資金，不予借款的制度。這樣企業(yè)就取消了一筆對眾多員工個人的其他應(yīng)收款，減少了大量資金的占用，為企業(yè)節(jié)約了成本，減輕了負(fù)擔(dān)。其次，從另一個角度，也避免了員工有意或無意拖欠借款不還的現(xiàn)象，使費(fèi)用報銷更加及時，更好的體現(xiàn)“權(quán)責(zé)發(fā)生制”的原則。
綜上所述，差旅費(fèi)報銷是單位的一項重要的經(jīng)常性支出，建立科學(xué)合理的差旅費(fèi)報銷制度具有非常重要的意義。首先應(yīng)該鼓勵職工在出差時盡量不借用單位備用金，提倡用自己的工資收入墊支差旅費(fèi)的行為，對出差過程中發(fā)生的住宿費(fèi)和城市與城市間的交通費(fèi)實行憑據(jù)報銷；其次對于伙食補(bǔ)助、市內(nèi)交通補(bǔ)助、通訊費(fèi)補(bǔ)助則根據(jù)具體情況實行定額包干制度，從而增加差旅費(fèi)開支的透明度，有利于財務(wù)部門對差旅費(fèi)的開支進(jìn)行科學(xué)管理，加強(qiáng)宏觀調(diào)控。
