現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展，使檔案工作帶入了自動化和網(wǎng)絡(luò)化的新階段，高校校園網(wǎng)迅速的建設(shè)給高校檔案工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也為高校檔案工作的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)帶來了難得的機(jī)遇。隨著高校體制改革的不斷深入，各項建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校檔案越來越呈現(xiàn)數(shù)量劇增、內(nèi)容逐漸豐富、利用范圍逐漸擴(kuò)大、類型逐漸復(fù)雜、作用日益明顯、要求也日益提高。但面對新形勢和新要求，高校檔案管理應(yīng)加大力度，通過對基礎(chǔ)設(shè)施、檔案工作信息化、社會化及自身隊伍等諸多方面的創(chuàng)新和建設(shè)，依據(jù)現(xiàn)代化的管理方式，不斷挖潛和開闊生存和發(fā)展的空間，進(jìn)一步發(fā)揮高校檔案在學(xué)校發(fā)展、社會發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。
一、高校檔案管理中存在的問題
1、教學(xué)檔案管理制度不健全。近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了很大的進(jìn)步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現(xiàn)為：（1）關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)了文件的形成與歸檔脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理混亂；有些單位教學(xué)檔案記錄缺項，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)聽課卻沒有聽課記錄；學(xué)校每學(xué)期都要召開教學(xué)工作會議，卻沒有規(guī)范的會議紀(jì)要；教研室有青年教師培養(yǎng)部署，卻拿不出像樣的培養(yǎng)規(guī)劃和總結(jié)。（2）有關(guān)職能部門檔案記錄不一致。像學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會實踐活動、學(xué)籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現(xiàn)象。（3）從檔案建立上來看，有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度，沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來看，存在保管不嚴(yán)的問題。有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。
2、教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，高校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質(zhì)普遍偏低，具體表現(xiàn)在：一是大多數(shù)檔案管理員不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應(yīng)有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識；另一方面也沒有機(jī)會接受專門的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理。
3、檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。目前，許多高校中存在信息開發(fā)不足的問題。各系部之間教學(xué)檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入，而不注重其效益的產(chǎn)出。21世紀(jì)是一個網(wǎng)絡(luò)化、信息化的時代，這對我們的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。而現(xiàn)在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)雖然被普遍應(yīng)用，但檔案管理還未能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下。
二、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對策
1、傳統(tǒng)管理與管理相結(jié)合，更注重現(xiàn)代管理。這里所說的現(xiàn)代管理，也就是新形勢下的檔案電腦化管理。一方面，要將有價值的、該長期保存的、可以公開的檔案通過電腦及相配套的軟件進(jìn)行管理。另一方面，要將高校各部門產(chǎn)生、形成的文件或資料通過電腦進(jìn)行分類處理，從而形成電子檔案。要形成統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案尤其是電子檔案加強(qiáng)信息化管理。電子檔案管理過程中，一定要考慮到介質(zhì)質(zhì)量因素、人為因素等對檔案信息的影響，采取有效措施進(jìn)行保管。如把好質(zhì)量關(guān)，多貯存一份；定期抽查、普查檢測，加強(qiáng)病毒防范；適時轉(zhuǎn)錄、拷貝或遷移信息；重要信息采取再生性保護(hù)技術(shù)；加強(qiáng)有關(guān)電子文件的工作制定和管理制度；提高機(jī)人員操作水平、規(guī)范操作程序等，防止電子郵件信息的丟失。
2、管理與服務(wù)相結(jié)合，更注重服務(wù)。在知識時代，高校檔案的服務(wù)功能應(yīng)該得到更大加強(qiáng)。息技術(shù)的高速，網(wǎng)上政府、遠(yuǎn)程的出現(xiàn)，越來越多的檔案將直接通過為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。學(xué)校的相關(guān)信息準(zhǔn)不準(zhǔn)確，內(nèi)容豐不豐富，質(zhì)量高不高，與檔案管理水平也有很大的關(guān)系。因此，檔案工作者要在發(fā)揮“管好”檔案職能的同時，要更好地發(fā)揮“用好”檔案的職能。要在保證真實可靠的前提下，將有價值的，可以公開的學(xué)校相關(guān)信息通過一定的加工、處理后公之于眾，加強(qiáng)對學(xué)校各項工作的宣傳，提升檔案的服務(wù)水平，變被動提供查閱為主動提供信息，提高檔案的價值，使其發(fā)揮更大的作用?？梢哉f，在商校里，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，就是要發(fā)揮其資源作用、憑證作用、宣傳作用、教育作用。此外，要加強(qiáng)對檔案管理的效果評估，將其作為檢驗檔案管理效益和效率的基本途徑，通過正式與非正式評估、內(nèi)部與外部評估、事前事中和事后評估、量化與非量化評估，達(dá)到有效配置資源、提高服務(wù)水平的目的。
3、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與業(yè)務(wù)創(chuàng)新相結(jié)合，更注重業(yè)務(wù)創(chuàng)新。創(chuàng)新在新時期的高校檔案管理工作中顯得尤為重要。檔案工作者在系統(tǒng)地掌握檔案學(xué)、管等相關(guān)知識的同時，要加強(qiáng)對計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)和運用，特別是要在如何利用網(wǎng)絡(luò)平臺提升服務(wù)功能、拓展宣傳手段上下功夫，爭取成為聚合與集成數(shù)據(jù)處理人員、電子工程師、人事官員、市場營銷專業(yè)、計算機(jī)程序啼、戰(zhàn)略規(guī)劃者、記錄管理者、檔案館員、圖書館員和情報專家等功能的復(fù)合型檔案管理人才。在業(yè)務(wù)上，要把繼承和創(chuàng)新有機(jī)地結(jié)合起來，對我們多年來形成的好傳統(tǒng)、好作法必須堅持，同時面對變化了的新形勢、新情況，必須不斷探索和新的實踐經(jīng)驗，進(jìn)行新的理論概括，使檔案事業(yè)的工作思路、工作對策和工作方法隨著時代和實踐的發(fā)展而發(fā)展。可以說，網(wǎng)絡(luò)為檔案工作者開辟了新的工作天地，同時也為人們提供了許多創(chuàng)新的機(jī)會。要將檔案管理過程中的新的經(jīng)驗和好的方法加以總結(jié)，要學(xué)會用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展檔案工作研究，提高自己的業(yè)務(wù)水平。
