會計電算化的應(yīng)用和普及,不單單是會計工作的現(xiàn)代化,同時也是推動會計工作實現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)?；倪M(jìn)程。會計電算化的發(fā)展,有助于提高會計人員的工作效率,降低其勞動強度;促進(jìn)了會計工作的規(guī)范化,提高了其工作的質(zhì)量;同時,電算化的應(yīng)用也加快了信息的傳遞,使管理水平得到很大提高;會計電算化有效促進(jìn)了管理的信息化,全面提升了會計人員的素質(zhì)。要充分認(rèn)識和理解會計電算化對于傳統(tǒng)會計職能的影響,必須對傳統(tǒng)會計的職能有所了解。
一、傳統(tǒng)會計職能的內(nèi)容
(一)反映職能
反映職能是指運用會計自身特有的方式,通過分析、整理和歸集把復(fù)雜多變的經(jīng)濟活動轉(zhuǎn)化成為一系列直觀有效的數(shù)據(jù),向管理者提供相關(guān)的財務(wù)信息。
(二)監(jiān)督職能
會計監(jiān)督是指會計利用資料及信息反饋對于經(jīng)濟活動的整個過程進(jìn)行指導(dǎo)和控制。當(dāng)然,會計監(jiān)督除了對貨幣監(jiān)督之外,還包括對實物的監(jiān)督。這種監(jiān)督功能必須立足于企業(yè)的經(jīng)濟效益,根據(jù)企業(yè)的預(yù)算、計劃、定額以及各種制度,通過對業(yè)務(wù)、經(jīng)濟的分析核算和檢查來實現(xiàn)對本企業(yè)一切經(jīng)濟活動的合法性、合理性、真實性及有效性的全方面監(jiān)督。
(三)參與經(jīng)營決策
決策,就是從所有的備選方案當(dāng)中選擇出最佳的方案,以幫助企業(yè)獲得最大的經(jīng)濟利益?？茖W(xué)的預(yù)測是作出正確決策的基礎(chǔ),然而不管是預(yù)測還是決策,其過程都涉及大量的財務(wù)方面的信息,這些信息恰巧是由會計來提供的,因而,為實現(xiàn)企業(yè)獲得最大經(jīng)濟效益,參與經(jīng)營決策自然也是會計職能的重要組成部分。
當(dāng)然,對于傳統(tǒng)會計職能的認(rèn)識并非固定不變,隨著管理水平的不斷提高,生產(chǎn)力不斷進(jìn)步發(fā)展,我們不應(yīng)拘泥于程式化的習(xí)慣當(dāng)中,必須以發(fā)展的眼光去看待傳統(tǒng)會計職能。那么會計電算化對于傳統(tǒng)會計職能的影響具體體現(xiàn)在哪些方面呢?以下針對此問題進(jìn)行簡要論述。
二、會計電算化對傳統(tǒng)會計職能的影響
會計電算化能夠推動會計的業(yè)務(wù)處理實現(xiàn)前所未有的飛躍式發(fā)展,在會計電算化形成以及發(fā)展的過程中,對于傳統(tǒng)會計職能的各個方面都產(chǎn)生了重大影響,使各項業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)生一系列的變化。
(一)信息系統(tǒng)的組織體系
傳統(tǒng)會計的工作組織體制制定的主要依據(jù)是會計事務(wù)的各種不同性質(zhì);而在會計電算化的系統(tǒng)當(dāng)中,會計的工作組織體制則是以不同形態(tài)的數(shù)據(jù)為制定的依據(jù)。很顯然,這兩種會計的工作組織體制截然不同,會計電算化將會計對于數(shù)據(jù)進(jìn)行分散收集、處理以及重復(fù)記錄的傳統(tǒng)操作方式轉(zhuǎn)變成為集中收集、處理,數(shù)據(jù)共享的操作模式,使會計信息從提取到利用都更適應(yīng)現(xiàn)代化的管理要求。
(二)簿記規(guī)則
傳統(tǒng)中,會計的規(guī)則規(guī)定總賬、日記賬都要使用訂本的賬冊,而明細(xì)賬則要使用活頁的賬冊,用這樣的幾個套賬進(jìn)行互相之間的核對和牽制;賬目記錄出現(xiàn)的錯誤之處則要使用紅字和劃線法進(jìn)行更正。
而電算化打印輸出的賬頁卻是卷帶狀的,能夠裝訂成為活頁的形式,卻不能是訂本形式;另外電算化打印輸出的是總賬、日記賬以及一些報表,因明細(xì)賬涉及太多二、三級科目,打印的數(shù)量較大,因而一般采用磁盤的形式輸出;賬冊的核對工作是依靠相關(guān)軟件來完成,只要所輸入的原始憑證正確,計算機便可以迅速地完成手工條件之下的各種賬務(wù)的處理工作;而對于賬簿記錄中的錯誤部分的處理,已然不可能采用原始的手工方式進(jìn)行修改,但是為了確保審計追蹤的線索不中斷,所以規(guī)定所有已經(jīng)通過校驗的數(shù)據(jù)都不得更改,如若出現(xiàn)了錯誤,則可理解為合法性的問題,用輸入“更正憑證”的方式進(jìn)行更正,類似于傳統(tǒng)的紅字更改法。
(三)賬務(wù)的處理程序
傳統(tǒng)形式下,會計對于賬務(wù)的處理程序大致包括記賬憑證賬務(wù)的處理程序、科目匯總表的賬務(wù)處理程序、多欄式的日記賬的賬務(wù)處理程序等,在組織會計進(jìn)行核對的時候,可以根據(jù)企業(yè)對于會計業(yè)務(wù)管理以及繁簡的需要,任選其中的一種處理程序進(jìn)行核對即可。但不管采用的是哪一種,其共同的特點都是“平等登記”,也就是說所有記賬憑證的會計信息要以平行、等量、同向的方式記錄在總的分類賬目和明細(xì)賬當(dāng)中。這樣就可以各有側(cè)重地去反映相關(guān)的會計信息,同時也能夠發(fā)揮出總的分類賬目所具有的統(tǒng)轄作用,通過對賬,發(fā)現(xiàn)人工記賬可能出現(xiàn)的部分錯誤,并及時地加以糾正。
而電算化的賬務(wù)處理程序當(dāng)中,所考慮到的是會計數(shù)據(jù)的處理目標(biāo),也就是獲得管理中所需要的各種會計信息。其中間數(shù)據(jù)的處理可以認(rèn)為是源于最原始數(shù)據(jù)的處理加工,因而,從輸入憑證到輸出報表,所有中間過程都交由計算機來控制。這種數(shù)據(jù)的處理方式和模式具有集中化、自動化的特點。事實上,存儲在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的所有會計信息沒有所謂的總賬和明細(xì)賬的區(qū)別,但可以按照總賬或者是明細(xì)賬的格式來輸出,所以在會計電算化的系統(tǒng)當(dāng)中,打印所輸出的總賬
(四)內(nèi)部控制
在傳統(tǒng)的手工操作當(dāng)中,設(shè)有崗位責(zé)任制度和各種內(nèi)部牽制制度,有效保證了手工核算的情況下會計信息的準(zhǔn)確性、企業(yè)資產(chǎn)的完整性和安全性。但計算機的引入、電算化的應(yīng)用卻使企業(yè)內(nèi)部的控制制度在重點、內(nèi)容以及形式上發(fā)生了很大改變。
首先,內(nèi)部控制的形式發(fā)生改變,原本手工操作中的一些內(nèi)部控制措施在實現(xiàn)電算化之后就沒有了其存在的意義或是轉(zhuǎn)移到了計算機當(dāng)中;其次,內(nèi)部控制制度在內(nèi)容上發(fā)生了變化,計算機技術(shù)的應(yīng)用,為會計工作增加了很多全新的工作內(nèi)容,同時也相應(yīng)增加了新的控制措施和制度,如計算機軟硬件的編程、分析,計算機操作人員與維護(hù)人員之間的牽制、計算機病毒的防治等等;另外,內(nèi)部控制的側(cè)重點發(fā)生了相應(yīng)的改變,實現(xiàn)電算化之后,內(nèi)部控制的重點轉(zhuǎn)移到對原始數(shù)據(jù)的輸入控制上,主要表現(xiàn)為會計信息輸入控制、人機交互處理控制等幾個方面。
(五)會計信息質(zhì)量
會計信息質(zhì)量主要通過時效性、重要性、相關(guān)性以及可靠性等指標(biāo)來體現(xiàn),實現(xiàn)電算化之后,這些指標(biāo)的質(zhì)量都大幅提高,同時還可以充分地利用計算機的優(yōu)勢,增強了會計在核算方面的深度及廣度,使得會計向著多種量度去發(fā)展。
(六)會計檔案保管的形式
會計實現(xiàn)電算化之后,多數(shù)的檔案在物理性質(zhì)上發(fā)生了改變,各種憑證和賬目及報表等會計資料都存儲于磁盤介質(zhì)之上,備份或是刪除都是很容易的事情,所以要采用科學(xué)的管理方式,加強對于會計資料檔案的管理,以防止會計資料檔案的流失。
(七)人員機構(gòu)
在傳統(tǒng)手工的會計工作中,參與工作的都是會計人員,他們保障是組織會計工作正常運轉(zhuǎn)的主體;但實現(xiàn)電算化之后,除了原有的會計人員之外,還需要配有相應(yīng)的系統(tǒng)管理人員和操作人員。
三、小 結(jié)
會計電算化的應(yīng)用對于傳統(tǒng)的會計職能的影響是多方面的,電算化將是未來會計工作的普遍形式,因而我們必須不斷地提高會計人員的自身素質(zhì),加快相關(guān)軟件的開發(fā)進(jìn)度,為推動我國企業(yè)的現(xiàn)代化管理打下堅實的基礎(chǔ)。
