一、信息不對(duì)稱與財(cái)務(wù)溝通
信息不對(duì)稱(Information Asymmetry)理論產(chǎn)生于20世紀(jì)70年代,主要說(shuō)明人們對(duì)同一事項(xiàng)、同一事件、同一客體所掌握的信息存在質(zhì)和量的差異,即信息在不同經(jīng)濟(jì)主體、不同人之間的分布是不均衡的。由于信息占有的不均衡,使得信息主體之間因?yàn)槔鏉M足差異而產(chǎn)生一定的意見(jiàn)分歧,甚至引起極大的矛盾。
信息的不對(duì)稱,促使信息溝通成為必然要求。在高校財(cái)務(wù)活動(dòng)及其財(cái)務(wù)關(guān)系中,由于高校人員所扮演的財(cái)務(wù)角色不同,決定了各自對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)信息的傳遞渠道、傳遞數(shù)量、質(zhì)量獲悉不同,從而造成信息的不對(duì)稱狀況。而這種不對(duì)稱導(dǎo)致高校人員存在財(cái)務(wù)利益滿足的不均衡性,使得高校財(cái)務(wù)部門常常陷入?yún)f(xié)調(diào)各相關(guān)財(cái)務(wù)主體利益的糾紛中,和諧財(cái)務(wù)關(guān)系難以創(chuàng)建,最終影響到財(cái)務(wù)管理效率的提高。
郭宏提出高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)由學(xué)校經(jīng)濟(jì)政策決策層、財(cái)務(wù)管理職能部門、學(xué)校經(jīng)濟(jì)運(yùn)作部門以及教職員工幾個(gè)層次組成,且縱橫相通。沿著財(cái)務(wù)分層的思路,筆者以財(cái)務(wù)信息占有優(yōu)劣程度將各財(cái)務(wù)主體劃分為:財(cái)務(wù)信息占有相當(dāng)優(yōu)勢(shì)的人員,如高校財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)人員;信息占有相對(duì)優(yōu)勢(shì)的人員,如對(duì)經(jīng)費(fèi)具有負(fù)責(zé)并有審批權(quán)的人員;一般占有信息優(yōu)勢(shì)的人員,如對(duì)經(jīng)費(fèi)具有審批權(quán)的學(xué)校校級(jí)領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)常性財(cái)務(wù)報(bào)銷人員,即處、部、院等二級(jí)財(cái)務(wù)核算人員,部分一般老師和學(xué)生;信息占有劣勢(shì)的人員為非經(jīng)常性財(cái)務(wù)報(bào)銷的人員,如大多老師和學(xué)生。
基于財(cái)務(wù)溝通所涉及內(nèi)容較多,可作以下分類:
一是按財(cái)務(wù)職能分為業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)溝通和非業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)溝通。業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)溝通,主要依據(jù)財(cái)務(wù)部門與其他相關(guān)財(cái)務(wù)主體的業(yè)務(wù)職能往來(lái)而建立的一種長(zhǎng)期、相對(duì)穩(wěn)定、職責(zé)清晰的財(cái)務(wù)溝通關(guān)系。如一二級(jí)財(cái)務(wù)管理主體之間的財(cái)務(wù)管理溝通,財(cái)務(wù)部門與人事、學(xué)生、后勤管理等部門專項(xiàng)業(yè)務(wù)溝通,以及學(xué)校財(cái)務(wù)與上級(jí)主管部門包括財(cái)政、教育、物價(jià)、稅務(wù)、公積金中心、審計(jì)等部門之間的管理與被管理財(cái)務(wù)溝通。非業(yè)務(wù)型財(cái)務(wù)溝通,主要是針對(duì)某項(xiàng)與財(cái)務(wù)相關(guān)的事項(xiàng),就財(cái)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行溝通。
二是按財(cái)務(wù)溝通形式分為正式溝通和非正式溝通。正式財(cái)務(wù)溝通主要指在溝通場(chǎng)合、溝通的財(cái)務(wù)內(nèi)容、溝通形式等方面場(chǎng)合固定、準(zhǔn)備資料充分、參與人數(shù)較多、討論議題明確、溝通程序規(guī)范的財(cái)務(wù)溝通。而非正式溝通則限于一個(gè)或兩三個(gè)人、場(chǎng)合不限、溝通手段簡(jiǎn)單、臨時(shí)特點(diǎn)顯著,往往就一些臨時(shí)性的財(cái)務(wù)問(wèn)題進(jìn)行溝通解決。
三是按財(cái)務(wù)溝通主體的相對(duì)身份劃分為學(xué)校校內(nèi)財(cái)務(wù)溝通和校外財(cái)務(wù)溝通。相對(duì)而言,校內(nèi)財(cái)務(wù)溝通主要指財(cái)務(wù)部門內(nèi)部各科室、各崗位,財(cái)務(wù)部門與學(xué)校各職能部門,財(cái)務(wù)部門與單個(gè)師生的財(cái)務(wù)溝通,在溝通人員、溝通形式上較為穩(wěn)定,溝通頻率大,溝通主體間熟知度高,溝通場(chǎng)合和時(shí)間隨意性大。而校外溝通,包括各上級(jí)主管部門、金融機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、科研單位等,溝通時(shí)間短,個(gè)別性強(qiáng),溝通難度大。
二、高校財(cái)務(wù)溝通的必要性
高校財(cái)務(wù)溝通,整體上講就是要確保高校各相關(guān)財(cái)務(wù)主體之間的財(cái)務(wù)信息渠道暢通,財(cái)務(wù)部門與其他財(cái)務(wù)主體之間保持著長(zhǎng)期、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展的財(cái)務(wù)關(guān)系,達(dá)到相互支持、相互配合、相互溝通、相互理解的目的,實(shí)現(xiàn)共有財(cái)務(wù),提高高校財(cái)務(wù)管理水平。
(一)財(cái)務(wù)溝通有利于進(jìn)一步增進(jìn)財(cái)務(wù)部門與各相關(guān)財(cái)務(wù)主體之間的聯(lián)系,增進(jìn)相互間的理解
一方面,財(cái)務(wù)部門借助財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算,充分反映每一筆經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中資金的來(lái)龍去脈,為各相關(guān)財(cái)務(wù)主體提供客觀、真實(shí)、有效的財(cái)務(wù)信息。另一方面,財(cái)務(wù)部門通過(guò)資金預(yù)算、會(huì)計(jì)審核、會(huì)計(jì)內(nèi)部控制等管理手段,把好各個(gè)資金關(guān)口,監(jiān)督資金流動(dòng),降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提高財(cái)務(wù)收益。然而,由于信息的不對(duì)稱,各財(cái)務(wù)主體對(duì)財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)、財(cái)務(wù)原則、財(cái)務(wù)政策不熟知,不理解財(cái)務(wù)管理的剛性要求,將財(cái)務(wù)監(jiān)管誤解為損害其自身財(cái)務(wù)利益,與財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生分歧。因此,必要的財(cái)務(wù)溝通,有利于提高財(cái)務(wù)主體對(duì)財(cái)務(wù)部門監(jiān)管的認(rèn)識(shí),同時(shí)能進(jìn)一步增進(jìn)對(duì)財(cái)務(wù)工作、財(cái)務(wù)部門的理解,樹(shù)立財(cái)務(wù)責(zé)任意識(shí),自覺(jué)遵守財(cái)經(jīng)法律法規(guī),共同維權(quán)。
(二)財(cái)務(wù)溝通有利于增強(qiáng)各相關(guān)財(cái)務(wù)利益者的監(jiān)督意識(shí),加強(qiáng)內(nèi)控
過(guò)去,很多財(cái)務(wù)主體過(guò)多地抬高財(cái)務(wù)部門的地位,滋生了財(cái)務(wù)部門不良的機(jī)關(guān)作風(fēng),相應(yīng)也忽視了對(duì)財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督。近年來(lái)高校財(cái)務(wù)部門因職責(zé)分工不明確、內(nèi)控制度不健全而產(chǎn)生的財(cái)務(wù)干部濫用職權(quán)、貪污受賄,財(cái)務(wù)人員利用職責(zé)之便,挪用公款、做假賬、套取現(xiàn)金等財(cái)務(wù)舞弊問(wèn)題如最近發(fā)生的瀘州某職業(yè)學(xué)院財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)利用職權(quán)之便,偷蓋財(cái)務(wù)印章,套取公款事件。財(cái)務(wù)部門非凈土,需各相關(guān)財(cái)務(wù)主體的監(jiān)督。各相關(guān)財(cái)務(wù)主體在溝通中可經(jīng)常性核實(shí)財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、合理性,檢測(cè)財(cái)務(wù)部門是否認(rèn)真嚴(yán)格落實(shí)財(cái)務(wù)預(yù)算,嚴(yán)控資金使用,既維護(hù)了自身財(cái)務(wù)權(quán)益,又監(jiān)督了財(cái)務(wù)部門完善財(cái)務(wù)制度,改進(jìn)財(cái)務(wù)管理手段,公開(kāi)財(cái)務(wù)信息。
(三)財(cái)務(wù)溝通是提高財(cái)務(wù)工作效率的基本保障
在財(cái)務(wù)管理過(guò)程中,包括財(cái)務(wù)部門各崗位、學(xué)校各部門之間往往因?yàn)槁氊?zé)分工問(wèn)題,相互之間不協(xié)調(diào),遇事相互推諉,推脫責(zé)任,使得各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)十分混亂。財(cái)務(wù)溝通,就是要求財(cái)務(wù)部門主動(dòng)將各相關(guān)財(cái)務(wù)崗位、財(cái)務(wù)主體通過(guò)業(yè)務(wù)往來(lái)鏈接成數(shù)個(gè)較為完整的財(cái)務(wù)體系,每個(gè)財(cái)務(wù)體系由無(wú)數(shù)個(gè)相關(guān)財(cái)務(wù)職能環(huán)節(jié)搭建。財(cái)務(wù)部門根據(jù)財(cái)務(wù)體系上承擔(dān)的不同財(cái)務(wù)職能,落實(shí)財(cái)務(wù)任務(wù)。各個(gè)財(cái)務(wù)主體自覺(jué)明確各個(gè)流程環(huán)節(jié)上的財(cái)務(wù)職責(zé),認(rèn)真履行財(cái)務(wù)政策,理清各環(huán)節(jié)上的制度障礙和人為障礙,暢通財(cái)務(wù)渠道,進(jìn)而降低了溝通成本,提高了工作效率。如某高校財(cái)務(wù)部門的學(xué)生財(cái)務(wù)管理工作研討會(huì),專門討論了學(xué)生收費(fèi)、欠費(fèi)催繳等相關(guān)財(cái)務(wù)管理工作,理順了學(xué)生財(cái)務(wù)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié),為實(shí)現(xiàn)作業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)流程奠定了良好基礎(chǔ)。
(四)財(cái)務(wù)溝通是財(cái)務(wù)人員與各相關(guān)財(cái)務(wù)主體之間情感、人格魅力、信任感傳遞的重要途徑
西方哲學(xué)流派胡塞爾強(qiáng)調(diào)人們之間的交往是充滿著“人格主義態(tài)度”的交往?！敖换ブ黧w”就是要達(dá)到主體間的互識(shí)與主體間的共識(shí)。在長(zhǎng)期的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中,財(cái)務(wù)人員與各財(cái)務(wù)主體之間的交流不僅僅限于單筆業(yè)務(wù)的交流、財(cái)務(wù)權(quán)益的維護(hù)和實(shí)現(xiàn)過(guò)程,而是潛在一種情感,即從不熟知到相識(shí),相識(shí)再到相知,從而逐漸形成一種共識(shí),然后建立起相互尊重和信任的關(guān)系,讓雙方之間清晰感知到對(duì)方為人處事的原則、信用維護(hù)程度、責(zé)任履行意識(shí)、人格魅力。那么,這種從財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)關(guān)系到個(gè)人關(guān)系,從個(gè)人關(guān)系再融入到財(cái)務(wù)關(guān)系,推而廣之,逐步建立起和諧的財(cái)務(wù)關(guān)系。
三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)溝通,提高財(cái)務(wù)管理水平
(一)重視財(cái)務(wù)溝通,增強(qiáng)財(cái)務(wù)溝通意識(shí)
良好的財(cái)務(wù)溝通,是提高財(cái)務(wù)工作效率和管理水平的根本保障。財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)信息的締造者、掌握者,因此財(cái)務(wù)溝通需從財(cái)務(wù)部門做起。財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)其重要性,主動(dòng)增強(qiáng)財(cái)務(wù)溝通意識(shí),積極向?qū)W校一級(jí)財(cái)務(wù)決策群做財(cái)務(wù)匯報(bào),讓他們了解學(xué)校財(cái)務(wù)狀況,做好財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。同時(shí),財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部注重灌輸財(cái)務(wù)溝通思想,引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員注意日常的財(cái)務(wù)溝通,各科室、崗位之間經(jīng)常交流,相互支持、相互配合。要求財(cái)務(wù)人員做好與其他財(cái)務(wù)主體的財(cái)務(wù)信息溝通,減少分歧,贏得其他財(cái)務(wù)主體的信任和理解。
(二)創(chuàng)造條件,為財(cái)務(wù)溝通提供必要的溝通基礎(chǔ)
財(cái)務(wù)溝通必須依托于一定財(cái)務(wù)溝通平臺(tái)的建立、財(cái)務(wù)溝通渠道和溝通內(nèi)容的規(guī)范。郭宏將財(cái)務(wù)信息溝通系統(tǒng)分為四個(gè)層次,筆者則以財(cái)務(wù)部門為核心,立足于財(cái)務(wù)信息特點(diǎn),建立輻射到上級(jí)主管部門、財(cái)務(wù)部門內(nèi)部、其他相關(guān)職能部門、其他財(cái)務(wù)個(gè)體三個(gè)層面的財(cái)務(wù)溝通平臺(tái)(如圖1)。
實(shí)現(xiàn)流程式的財(cái)務(wù)溝通渠道。以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程為載體,按照財(cái)務(wù)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息溝通,每個(gè)流程環(huán)節(jié)就是一個(gè)財(cái)務(wù)溝通指示點(diǎn),各財(cái)務(wù)主體沿著財(cái)務(wù)流程,依次進(jìn)行財(cái)務(wù)信息分解,各自獲取財(cái)務(wù)信息。相應(yīng)的,各財(cái)務(wù)主體將上達(dá)或下傳的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行消化、驗(yàn)證、充實(shí),又順著財(cái)務(wù)流程反饋到各流程環(huán)節(jié)的關(guān)鍵部門,從而達(dá)到財(cái)務(wù)溝通的目的。這樣既提高了財(cái)務(wù)溝通的效果,也提高了財(cái)務(wù)工作效率,又強(qiáng)化了各流程環(huán)節(jié)的部門責(zé)任。
財(cái)務(wù)溝通內(nèi)容的規(guī)范,要求財(cái)務(wù)溝通信息的準(zhǔn)確性、可靠性、清晰性。財(cái)務(wù)信息具有嚴(yán)肅性、原則性強(qiáng)、影響力大、保密要求高等特點(diǎn),一旦財(cái)務(wù)信息公布,必然會(huì)產(chǎn)生與財(cái)務(wù)權(quán)益相關(guān)的財(cái)務(wù)行為。因此,財(cái)務(wù)溝通的信息須經(jīng)得起考驗(yàn),不得隨意公開(kāi)。財(cái)務(wù)溝通內(nèi)容包括財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表信息、財(cái)經(jīng)制度規(guī)范、業(yè)務(wù)通知、財(cái)務(wù)流程、財(cái)務(wù)資金狀況等反映學(xué)校財(cái)務(wù)收支、財(cái)務(wù)工作狀態(tài)、教工權(quán)益的信息。在財(cái)務(wù)溝通內(nèi)容發(fā)布時(shí),務(wù)必要求各項(xiàng)財(cái)務(wù)內(nèi)容客觀、公正、合法、有效,財(cái)務(wù)內(nèi)容清晰、嚴(yán)肅,具有權(quán)威可信度。
(三)注重財(cái)務(wù)溝通語(yǔ)言的通俗化、易理解
財(cái)務(wù)語(yǔ)言具有專業(yè)性特點(diǎn),財(cái)務(wù)部門出臺(tái)的相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)告、報(bào)表相對(duì)于其他財(cái)務(wù)主體來(lái)說(shuō)比較陌生,信息摘取比較吃力。在財(cái)務(wù)溝通時(shí),往往由于財(cái)務(wù)專業(yè)語(yǔ)言和語(yǔ)言符號(hào)的特殊性而影響了溝通效果。因此,財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)溝通過(guò)程中,應(yīng)盡量采用通俗化財(cái)務(wù)語(yǔ)言,將專業(yè)的財(cái)務(wù)信息表達(dá)清晰、容易理解。在財(cái)務(wù)溝通平臺(tái)信息發(fā)布時(shí),也要盡量用簡(jiǎn)單明了的話語(yǔ)描述,讓每個(gè)財(cái)務(wù)主體能夠輕松地獲取自己所需的財(cái)務(wù)信息,同時(shí)也可以學(xué)習(xí)到有用的財(cái)務(wù)知識(shí)。如辦理借款業(yè)務(wù),財(cái)務(wù)語(yǔ)言為借方——其他應(yīng)收款,貸方——現(xiàn)金或銀行存款,通俗化則表達(dá)為用現(xiàn)金支付給借款人的暫借款,需要借款人到時(shí)回來(lái)辦理報(bào)賬退款業(yè)務(wù)。
(四)普及高校人員財(cái)務(wù)知識(shí),縮小各財(cái)務(wù)主體之間的溝通距離
針對(duì)不同層次的高校人員,建立層級(jí)性高校人員財(cái)務(wù)知識(shí)普及體系,完善和制作必要的財(cái)務(wù)知識(shí)普及讀本。具體包括財(cái)務(wù)知識(shí)普及讀本、財(cái)經(jīng)指南或財(cái)經(jīng)手冊(cè)、財(cái)會(huì)知識(shí)百問(wèn)等,將財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)流程融為一體。利用財(cái)務(wù)專網(wǎng),采取政策講解、專題培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方式,進(jìn)行財(cái)務(wù)知識(shí)普及,讓各相關(guān)財(cái)務(wù)主體熟悉高校財(cái)務(wù),縮小溝通距離。
