一、原始憑證的控制
原始憑證的控制,可按照原始憑證取得的不同渠道,設(shè)置不同的控制程序:
1.由出納人員受理或自制的原始憑證。由出納人員受理的原始憑證,主要是現(xiàn)金、存款的收、付款原始憑證、出納人員自制的原始憑證。按照內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范的要求,對(duì)于銷(xiāo)售發(fā)票、收購(gòu)憑證等憑以收、付款的原始憑證,出納人員不得自開(kāi)票自收款,也不得自開(kāi)票自付款。
出納人員在受理或自制收、付款憑證時(shí),應(yīng)及時(shí)在原始憑證上加蓋收、付款戳記,并及時(shí)對(duì)原始憑證進(jìn)行整理分類(lèi),編制記賬憑證,在記賬憑證上注明所附原始憑證(含原始憑證匯總表,下同)張數(shù)。
出納人員受理或自制的原始憑證(不包括應(yīng)在出納人員蓋章后交他人的復(fù)寫(xiě)憑證),在編制成記賬憑證并登記日記賬之前,不得將其傳遞給其他人員;除因數(shù)量過(guò)多按規(guī)定可以單獨(dú)裝訂的以外,所有原始憑證不得離開(kāi)記賬憑證單獨(dú)傳遞。
2.由收、付款員受理或自制的原始憑證?，F(xiàn)金收付業(yè)務(wù)較多的單位,往往專(zhuān)門(mén)配備收、付款員從事收付款工作,由收款員受理或自制的原始憑證,主要是銷(xiāo)售(包括對(duì)外提供勞務(wù),下同)發(fā)票。按照內(nèi)部控制規(guī)范職責(zé)分離的要求,收款員也不能自開(kāi)發(fā)票自收款。由付款員受理或自制的付款憑證,主要是收購(gòu)的付款憑證(收購(gòu)發(fā)票),如農(nóng)副產(chǎn)品收購(gòu)憑證、廢舊物資收購(gòu)憑證。按照內(nèi)部控制規(guī)范職責(zé)分離的要求,付款員也不能自開(kāi)收購(gòu)憑證自付款。收、付款原始憑證,原則上應(yīng)由收、付款員定期匯總,與收、付款開(kāi)票人員核對(duì)平衡后,編制收、付款原始憑證匯總表(在有些單位又稱(chēng)為收購(gòu)或銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)表、五日?qǐng)?bào)表、旬報(bào)表或月報(bào)表),在匯總表上注明原始憑證名稱(chēng)、張數(shù),其中一聯(lián)連同收、付款憑證的“記賬聯(lián)”一并交出納人員,出納人員在對(duì)收、付款憑證及其匯總表復(fù)核后,在收、付款人員留存的收、付款原始憑證匯總表上簽字或蓋章以示負(fù)責(zé)。如收、付款原始憑證因張數(shù)很多在交出納人員前已單獨(dú)裝訂,單訂的原始憑證上應(yīng)附原始憑證匯總表,用于編制記賬憑證的匯總表上應(yīng)注明“原始憑證××張,已另訂”。
出納人員接收的收、付款憑證和匯總表,應(yīng)在編制記賬憑證并登記日記賬后向下一道工序的會(huì)計(jì)人員傳遞。
如果收、付款開(kāi)票人員移送的收、付款憑證或匯總表只需轉(zhuǎn)賬不涉及貨幣資金或有價(jià)證券,則應(yīng)直接與分管相關(guān)業(yè)務(wù)的其他會(huì)計(jì)人員辦理交接,不應(yīng)與出納員辦理交接。
3.由其他會(huì)計(jì)人員受理或自制的原始憑證。按照規(guī)范,不涉及貨幣資金和有價(jià)證券的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),不應(yīng)當(dāng)由出納人員辦理,而應(yīng)當(dāng)由分管其他具體業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員辦理,如果有費(fèi)用支出涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上其他會(huì)計(jì)人員,其原始憑證應(yīng)交登記借方的會(huì)計(jì)人員辦理;如果登記借方的其他會(huì)計(jì)人員也涉及兩人和兩人以上,則由受理主要業(yè)務(wù)(指金額大或業(yè)務(wù)重要的)會(huì)計(jì)人員辦理,這樣才有利于原始憑證的控制。對(duì)于辦理轉(zhuǎn)賬的原始憑證,受理后應(yīng)立即加蓋轉(zhuǎn)賬戳記。
值得說(shuō)明的是,不少企業(yè)將轉(zhuǎn)賬的費(fèi)用單據(jù)交出納人員受理,這不但不符合會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的規(guī)范,在實(shí)踐中還常因此發(fā)生出納人員與報(bào)賬人員之間的經(jīng)濟(jì)糾紛,出納人員說(shuō)報(bào)賬已用現(xiàn)金支付,報(bào)賬者則說(shuō)未取現(xiàn)金,應(yīng)予轉(zhuǎn)賬沖銷(xiāo)往來(lái)。防范這類(lèi)糾紛的方法有:(1)凡是一張單據(jù)無(wú)需通過(guò)貨幣資金、有價(jià)證券收付來(lái)處理的,則應(yīng)由分管該單據(jù)借方的其他會(huì)計(jì)人員受理,不得由出納人員受理。(2)如果一張報(bào)銷(xiāo)單據(jù)既需支付現(xiàn)金又需進(jìn)行轉(zhuǎn)賬處理的,應(yīng)由出納人員按轉(zhuǎn)賬部分金額開(kāi)具收據(jù),在收據(jù)“事由”欄注明應(yīng)報(bào)單據(jù)金額、付現(xiàn)金額和應(yīng)轉(zhuǎn)賬金額,還應(yīng)注明轉(zhuǎn)賬應(yīng)記賬戶(hù)名稱(chēng)和轉(zhuǎn)賬性質(zhì)(如沖銷(xiāo)應(yīng)收、暫記預(yù)收、應(yīng)付等)。
4.由其他人員開(kāi)具的原始憑證。
其他人員,是指除出納員和收、付款員及其他會(huì)計(jì)人員以外的分工人員開(kāi)具原始憑證的人員,如產(chǎn)品入庫(kù)單、領(lǐng)料單、內(nèi)部商品調(diào)撥單和送貨單的開(kāi)單人員等。這些人員,一方面不負(fù)有將原始憑證整理編制記賬憑證的責(zé)任,另一方面卻有責(zé)任將所開(kāi)具原始憑證進(jìn)行整理匯總,編制原始憑證匯總表,將原始憑證及其匯總表移送給有關(guān)會(huì)計(jì)人員,特別是作為原始憑證的送貨單、提貨制下的收貨單、發(fā)貨制下的托運(yùn)單等,均必須在收貨單位或受托運(yùn)輸單位簽字或蓋章后交會(huì)計(jì)人員作為記賬憑證附件保存。
二、記賬憑證編制、傳遞和控制
1.記賬憑證編制的分工。(1)凡是涉及現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金和有價(jià)證券收付的原始憑證,無(wú)論對(duì)方科目是什么,均應(yīng)由出納人員編制記賬憑證;其他原始憑證原則上應(yīng)由受理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員據(jù)以編制記賬憑證。(2)對(duì)于當(dāng)期計(jì)算的低值易耗品、在用包裝物、待攤費(fèi)用的攤銷(xiāo)、固定資產(chǎn)折舊、無(wú)形資產(chǎn)、長(zhǎng)期待攤費(fèi)用的攤銷(xiāo)、應(yīng)交稅金及其他費(fèi)用的計(jì)算提取,以及匯集費(fèi)用的分配等業(yè)務(wù),應(yīng)由各該資產(chǎn)、負(fù)債及成本、費(fèi)用項(xiàng)目的分管會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)編制記賬憑證。(3)計(jì)算產(chǎn)品成本、期末結(jié)轉(zhuǎn)收入、成本、費(fèi)用等業(yè)務(wù),應(yīng)由分管成本、損益核算的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)編制記賬憑證。(4)糾正會(huì)計(jì)差錯(cuò)的業(yè)務(wù)事項(xiàng),應(yīng)由原引起差錯(cuò)的會(huì)計(jì)崗位人員會(huì)同會(huì)計(jì)主管人員編制記賬憑證。以上第(1)種情況下編制記賬憑證,必須以其所依據(jù)的原始憑證為附件;第(2)、(3)、(4)種情況下編制的記賬憑證,有些應(yīng)附原始憑證,如產(chǎn)品成本計(jì)算表、費(fèi)用分配計(jì)算表、折舊費(fèi)清單等,但有些也可以不附原始憑證,編制時(shí)只需在記賬憑證摘要欄作相應(yīng)說(shuō)明即可。
2.記賬憑證的編號(hào)及其控制。
使用非通用記賬憑證的單位,因?yàn)橐话銌挝恢辉O(shè)一名出納人員,或分設(shè)現(xiàn)金、存款兩名出納人員,所以將記賬憑證按“現(xiàn)收”、“現(xiàn)付”、“銀收”、“銀付”和轉(zhuǎn)賬五類(lèi)分別編號(hào),但是,對(duì)于有多人分管的轉(zhuǎn)賬憑證,以及使用貨幣資金與轉(zhuǎn)賬通用“記賬憑證”,如何進(jìn)行編號(hào)控制則復(fù)雜一些。實(shí)踐中,曾出現(xiàn)以分管人員姓氏為字號(hào)的記賬憑證編號(hào)方法,如“王字5號(hào)”、“李字5號(hào)”等,也有采用銷(xiāo)號(hào)單統(tǒng)一編號(hào)的做法。上述以人設(shè)號(hào)的方法做法相對(duì)麻煩,不利于記賬憑證的分類(lèi)匯總,況且人員姓氏相同的頗多,會(huì)對(duì)憑證控制帶來(lái)不便;勾銷(xiāo)方法相對(duì)簡(jiǎn)單易行,但由于無(wú)法知道記賬憑證是哪一位會(huì)計(jì)人員所編制,憑證集中時(shí)萬(wàn)一發(fā)生缺號(hào)、散失等難于查找。筆者在實(shí)踐中摸索一種“代號(hào)銷(xiāo)號(hào)法”,可以彌補(bǔ)上述缺點(diǎn),既相對(duì)方便,發(fā)生缺號(hào)、散失時(shí)也便于按編制人進(jìn)行查找。
“代號(hào)銷(xiāo)號(hào)法”具體做法是將所有可能編制記賬憑證的會(huì)計(jì)人員分別用英文字母設(shè)定代號(hào),如會(huì)計(jì)甲為A、會(huì)計(jì)乙為B、會(huì)計(jì)丙為C……,具體會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證時(shí),在銷(xiāo)號(hào)單的編號(hào)下寫(xiě)“A”、“B”等自己的代號(hào),同時(shí)在自己編制的記賬憑證上按銷(xiāo)號(hào)單的編號(hào)寫(xiě)上記賬憑證編號(hào)(在記賬憑證上不寫(xiě)自己代號(hào))。
3.記賬憑證的傳遞。
記賬憑證由一名會(huì)計(jì)人員編制,但其內(nèi)容多數(shù)涉及兩名以上會(huì)計(jì)人員,而且最后均需歸集到憑證管理人員處進(jìn)行統(tǒng)一匯總和整理裝訂。實(shí)踐中,多數(shù)單位的記賬憑證傳遞并不辦理任何手續(xù)。對(duì)此,我們可以將憑證傳遞安全作為一種會(huì)計(jì)職責(zé)分離出來(lái),明確某一位會(huì)計(jì)崗位人員負(fù)責(zé),承擔(dān)這一職責(zé)的會(huì)計(jì)人員,至少每旬或月末前應(yīng)檢查一次記賬憑證傳遞和保存情況,發(fā)現(xiàn)憑證號(hào)碼不齊或有失落的,應(yīng)及時(shí)檢查處理,以保證憑證在傳遞過(guò)程中安全、完整。
三、其他會(huì)計(jì)憑證的編制、傳遞和控制
1.原始憑證匯總表。前已述及,企業(yè)的收購(gòu)、銷(xiāo)售日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)的領(lǐng)料單匯總表等原始憑證匯總表應(yīng)該由付款員或發(fā)料人員匯總,與收、付款員、開(kāi)票人員或?qū)嶋H發(fā)料人員核對(duì)平衡后編制收款憑證、付款憑證或領(lǐng)料單匯總表,這些匯總表屬于會(huì)計(jì)憑證的一聯(lián),應(yīng)作為記賬憑證的附件保存和傳遞。
2.科目匯總表、匯總記賬憑證等匯總憑證:(1)科目匯總表及作為其附件的T字賬底稿,一般由總賬崗位會(huì)計(jì)人員編制并憑以登記總賬,按習(xí)慣,科目匯總表一般不編號(hào),裝訂在會(huì)計(jì)憑證合訂本最上部分,與記賬憑證合并保存。(2)匯總記賬憑證。會(huì)計(jì)實(shí)踐中因?yàn)閰R總賬憑證賬務(wù)處理程序相對(duì)麻煩,所以采用的單位很少。匯總記賬憑證應(yīng)按記賬憑證不同種類(lèi)分別編制,按收款、付款和轉(zhuǎn)賬分別編號(hào)登記總賬,并與同類(lèi)記賬憑證一并裝訂保存。
3.銀行存款對(duì)賬單、債權(quán)債務(wù)對(duì)賬單、合同、協(xié)議及經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)批準(zhǔn)文件等:(1)銀行存款對(duì)賬單,包括簿記式對(duì)賬單、純余額對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表,是企業(yè)查賬、對(duì)賬、調(diào)賬的重要依據(jù),企業(yè)應(yīng)及時(shí)向銀行索取,遇有差額時(shí)應(yīng)及時(shí)編制余額調(diào)節(jié)表,并由出納人員收集、核對(duì)、處理后交會(huì)計(jì)憑證裝訂人員統(tǒng)一裝訂在憑證合訂本中。(2)債權(quán)、債務(wù)對(duì)賬單,這是與外部單位或個(gè)人確認(rèn)往來(lái)余額的重要證據(jù),取得時(shí),應(yīng)在相應(yīng)明細(xì)賬戶(hù)摘要欄注明“×月×日與債務(wù)人(債權(quán)人)核對(duì)余額”字樣,債權(quán)、債務(wù)對(duì)賬單也應(yīng)裝訂在會(huì)計(jì)憑證合訂本中,以免單放失落。(3)合同、文件等。財(cái)政部規(guī)定:各種經(jīng)濟(jì)合同、保證金收據(jù)、涉外文件和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)批準(zhǔn)文件等重要原始憑證,應(yīng)當(dāng)另編目錄,單位裝訂保管,并在記賬憑證和這些憑證上相互注明日期和編號(hào)。如果這些文件已由本單位其他職能部門(mén)保管,會(huì)計(jì)部門(mén)至少應(yīng)備復(fù)印存查。
四、會(huì)計(jì)憑證審查復(fù)核的崗位責(zé)任
審查和復(fù)核會(huì)計(jì)憑證是保證會(huì)計(jì)信息和會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的重要前提,因此必須認(rèn)真實(shí)施:(1)凡按分工受理具體會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)人員,都有責(zé)任對(duì)受理的原始憑證進(jìn)行審查復(fù)核;涉及貨幣資金業(yè)務(wù)的外來(lái)原始憑證,在重要的或大額的款項(xiàng)收付前,應(yīng)由準(zhǔn)備傳遞到下一道工序的會(huì)計(jì)人員提前介入復(fù)核,以防差錯(cuò)。(2)收、付款員收付貨幣資金時(shí),應(yīng)對(duì)由其他人員開(kāi)具的發(fā)票、收購(gòu)憑證等原始憑證的數(shù)量、單價(jià)、金額及合計(jì)金額等進(jìn)行審查復(fù)核。(3)出納人員應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)受理收、付款員移送的收、付款原始憑證及匯總表的填寫(xiě)形式和金額進(jìn)行審查復(fù)核。(4)凡在記賬憑證傳遞到第二道工序尚未經(jīng)過(guò)審查復(fù)核的,記賬憑證及所附原始憑證應(yīng)由第二道工序的記賬人員負(fù)責(zé)審查復(fù)核。(5)凡編制、記賬由一個(gè)會(huì)計(jì)人員完成的記賬憑證,應(yīng)換人審查和復(fù)核。(6)凡配有專(zhuān)職復(fù)核人員的單位,原始憑證、記賬憑證的復(fù)核工作應(yīng)交其統(tǒng)一實(shí)施。
不論由什么崗位的人員實(shí)施審查復(fù)核,復(fù)核后均應(yīng)在憑證“復(fù)核”欄內(nèi)蓋章或簽字。
