我國會計電算化在30多年的發(fā)展過程中得到了迅速的普及和提高,有數(shù)量眾多的單位已經(jīng)用財務(wù)管理軟件代替手工核算,轉(zhuǎn)變了會計職能,提高會計工作的效率和質(zhì)量。在會計電算化方式下,運算工具為電子計算機,書寫工具為打印機,極高的速度和精度處理會計數(shù)據(jù),自動生成收入支出總表、資產(chǎn)負(fù)債表、總賬、明細(xì)賬等一系列報表,極大的減少了人力的消耗,保證了會計信息的準(zhǔn)確性和及時性,減輕了財會人員勞動強度,提高財會工作的效率。用計算機查詢,可以設(shè)定查詢條件,很快地查到所需要的數(shù)據(jù)。在查詢時,還可以歸類,打印查詢結(jié)果,方便快捷,確保了信息的準(zhǔn)確性。
一、當(dāng)前我國會計電算化存在的問題
1.對會計電算化的認(rèn)識不夠。由于我國會計電算化起步較晚,管理者認(rèn)為會計電算化只是會計核算工具的改變,沒有從整體角度看待完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)管理系統(tǒng)的重要性,其思維觀念沒有充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。
2.電算化基礎(chǔ)管理薄弱。目前,我國會計基礎(chǔ)工作的管理,建立在手工操作條件下,存在著很多不足,不能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。一些中小企業(yè)內(nèi)部控制不夠完善,缺少與之相配套的嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度加以約束,使得會計電算化不能正常健康運轉(zhuǎn)。由于基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理存在問題,造成手工與計算機并行時間過長,增加了會計人員的工作量。
3.數(shù)據(jù)的安全、保密性差,數(shù)據(jù)損壞丟失的危險較大。很多單位會計信息系統(tǒng)沒有真正作到聯(lián)機事務(wù)處理,難以真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時傳遞共享。軟件的數(shù)據(jù)庫可以很容易的通過工作站進(jìn)行訪問和修改,存在很多安全漏洞和隱患。
4.會計電算化專業(yè)人才缺乏。會計電算化涉及會計和計算機兩類專業(yè)的知識,會計人員雖然上崗前接受計算機等級培訓(xùn),但與實際要求的水平還有一定的距離。同時,計算機培訓(xùn)教材落后。由于計算機技術(shù)發(fā)展很快,軟件操作系統(tǒng)也在不斷更新?lián)Q代。而現(xiàn)在的教材多為幾年前的,所講的知識陳舊,實用性不強,經(jīng)過這樣的培訓(xùn)并通過考試的人員實際操作能力跟不上時代發(fā)展的要求。
5.會計軟件缺乏管理功能。目前我國會計軟件眾多,但功能大同小異,主要職能是核算,基本上都包括報表、總賬、往來核算、存貨、工資、固定資產(chǎn)、銷售、成本等一些模塊。目前的經(jīng)營環(huán)境要求企業(yè)管理者在預(yù)測的基礎(chǔ)上進(jìn)行決策,在決策執(zhí)行的過程中進(jìn)行控制,并在事后進(jìn)行核算和分析,因而需要會計軟件具有一定的管理功能。但現(xiàn)有的軟件大都缺乏關(guān)鍵性的管理功能,而提供的一些功能則用不上,成為擺設(shè)。不同的軟件公司提供的軟件產(chǎn)品缺乏兼容性良好的接口,不能聯(lián)系在一起使用,使得會計信息系統(tǒng)獨立于其他系統(tǒng),數(shù)據(jù)無法交換,很難形成一體化的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。
二、解決會計電算化存在的問題的對策
會計電算化普及和發(fā)展,給企業(yè)帶來了巨大的效益,但同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn),因此建立一個健康良好的會計電算化系統(tǒng)是時代發(fā)展的趨勢。要解決其中的問題,采取以下對策:
1.強化認(rèn)識,加快會計電算化普及的步伐。管理者應(yīng)意識到利用會計信息系統(tǒng)提供的高效準(zhǔn)確的信息可以為決策更好的服務(wù),財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的重要性,真正建立一體化的企業(yè)系統(tǒng),推動會計電算化乃至企業(yè)信息化的普及。
2.加強電算化基礎(chǔ)管理工作。根據(jù)單位實際,制定切實可行的電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,規(guī)范會計操作流程,完善崗位分工責(zé)任制,明確會計工作的內(nèi)容和權(quán)限。會計上機操作要做登記,記錄操作人姓名、操作時間和操作內(nèi)容,由專人負(fù)責(zé)保管。采取各種措施保護(hù)計算機設(shè)備,防止非指定人員操作計算機和財務(wù)軟件,保證機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全,確保會計信息資料的真實可靠。
3.加強系統(tǒng)維護(hù),保障數(shù)據(jù)安全。在軟件開發(fā)中引入安全稽核機制,記載重要的操作日志,進(jìn)行必要的權(quán)限設(shè)置,只有在解密的條件下才能使用數(shù)據(jù)。設(shè)置多級防火墻,限制外界對會計數(shù)據(jù)庫的非法訪問。做好電算化會計檔案管理工作,規(guī)避和防范風(fēng)險。按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定,只要發(fā)生新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),信息內(nèi)容經(jīng)過電算化財務(wù)處理后,堅持每天備份并且雙重備份,即“AB備份法”進(jìn)行資料的備份,在備份盤上注明形成檔案的時間與操作員姓名,同時要分人分地保管,以防意外事件導(dǎo)致資料系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)。
4.培養(yǎng)復(fù)合型會計電算化人才。會計電算化的發(fā)展日新月異,整個系統(tǒng)的運行需要人和機器很好的協(xié)調(diào),因此加強會計人員的培訓(xùn)教育是電算化實現(xiàn)和安全運行及保障的現(xiàn)實需要。經(jīng)常對電算化管理人員進(jìn)行培訓(xùn)工作,加強會計電算化在職人員的培訓(xùn)教育,并增加高層次的會計電算化人才的培養(yǎng),結(jié)合實際經(jīng)驗使培訓(xùn)收到實效,培養(yǎng)一批既精通電腦知識和財會業(yè)務(wù)的復(fù)合型系統(tǒng)管理人才。
5.加快財務(wù)軟件由核算型向管理型的轉(zhuǎn)化。管理型會計軟件不但可以實現(xiàn)財務(wù)會計和管理會計中的主要功能,而且可以使它們和企業(yè)的日常管理工作有機地結(jié)合在一起。不但具有完善的會計業(yè)務(wù)核算功能,還應(yīng)加強會計數(shù)據(jù)分析預(yù)測,輔助計劃的制定和控制,支持不同管理層次的管理決策。有關(guān)部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)的管理特點,制定全國統(tǒng)一的、具體的管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn),協(xié)助軟件公司盡快開發(fā)出以管理為導(dǎo)向的會計軟件并推廣使用,使企業(yè)的管理走上規(guī)范化的軌道。
總之,由于目前我國的會計電算化系統(tǒng)仍不完善,在實際運用中,要善于發(fā)現(xiàn)問題并找到解決問題的方法,使會計電算化更加成熟和完善,更好地為企業(yè)和單位服務(wù)。
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