會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向,開展會(huì)計(jì)電算化是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化、完善會(huì)計(jì)職能、以提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。核算軟件是會(huì)計(jì)電算化的核心,隨著商品化會(huì)計(jì)電算化軟件的開發(fā)、推廣和應(yīng)用,目前我國(guó)會(huì)計(jì)核算電算化已基本形成規(guī)模。選擇本企業(yè)適用的會(huì)計(jì)電算化軟件是極為慎重和復(fù)雜的工程。下文將是筆者對(duì)企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化軟件選擇中注意問(wèn)題的粗淺認(rèn)識(shí)。
一、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件的發(fā)展趨勢(shì)
1.從簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)核算向智能的管理決策支持轉(zhuǎn)變
目前,大多數(shù)企業(yè)仍處于會(huì)計(jì)核算電算化的初級(jí)階段,多數(shù)會(huì)計(jì)電算化軟件仍是以會(huì)計(jì)核算為主,信息提成技術(shù)不如人意,且缺乏進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、提供決策支持功能。隨著信息化系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展,會(huì)計(jì)軟件智能化已成為必然趨勢(shì)。會(huì)計(jì)電算化軟件的功能將由記賬報(bào)賬功能型轉(zhuǎn)向管理決策支持智能型,以更大程度地提高經(jīng)濟(jì)效益。
2.在通用性的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步向市場(chǎng)細(xì)分深化
通用型是電算化軟件的優(yōu)點(diǎn)但也是影響其進(jìn)一步發(fā)展的主要因素。不同經(jīng)濟(jì)組織形式的企業(yè)主體存在,注定有著不同的會(huì)計(jì)核算特點(diǎn)。用一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶,其結(jié)果就是實(shí)行電算化會(huì)計(jì)的單位仍要會(huì)計(jì)人員做大部分輔助工作,由各種經(jīng)濟(jì)組織形式組成的集團(tuán)公司,此不足更是明顯。因此,要適應(yīng)市場(chǎng)要求,提高企業(yè)的會(huì)計(jì)核算效率,在通用化的基礎(chǔ)上,對(duì)于不同行業(yè)、規(guī)模等企業(yè)的具體核算特點(diǎn)對(duì)軟件進(jìn)行二次開發(fā),做出與企業(yè)業(yè)務(wù)相符合的會(huì)計(jì)核算模塊是十分必要的,也是有利于電算化軟件市場(chǎng)的進(jìn)一步發(fā)展。
3.從單機(jī)操作向網(wǎng)絡(luò)化及信息化轉(zhuǎn)變
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息時(shí)代的來(lái)臨,僅滿足基礎(chǔ)核算的單機(jī)系統(tǒng),已成為制約企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展的“瓶頸”,網(wǎng)絡(luò)消除了物理距離,可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的在線管理和集中管理,可以對(duì)子公司及二級(jí)核算單位的數(shù)據(jù)進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的深加工,注重信息的分析,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供高效率和高質(zhì)量的信息支持。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)軟件的遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)處理如遠(yuǎn)程報(bào)表、查帳、系統(tǒng)維護(hù)等功能,極大的降低軟件的維護(hù)及企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本,提高了企業(yè)的效率。
4.由單一的會(huì)計(jì)信息輸入輸出方式向融視聽、圖形為一體的多形式方式擴(kuò)展
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息輸入輸出枯燥單一、效率較低,且不能滿足軟件產(chǎn)品的高級(jí)功能。將來(lái)的會(huì)計(jì)信息輸入輸出方式除傳統(tǒng)方式以外,還可以通過(guò)圖片掃描、網(wǎng)上下載、條碼、語(yǔ)音等多方式采集信息,信息輸出可以在傳統(tǒng)表格的基礎(chǔ)上,還可以提供圖像及音訊信息。例如:有些企業(yè)實(shí)行業(yè)務(wù)網(wǎng)上簽批,這時(shí)就需要將領(lǐng)導(dǎo)需要審閱的紙制文件和單據(jù),掃描并發(fā)到網(wǎng)上,供簽批人查閱。
二、在會(huì)計(jì)電算化軟件選擇中,應(yīng)掌握以下原則
1.會(huì)計(jì)軟件應(yīng)通過(guò)財(cái)政部門評(píng)審
通過(guò)評(píng)審的軟件是通過(guò)專家測(cè)試并符合財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的軟件,且財(cái)政部門對(duì)其今后服務(wù)有統(tǒng)一管理。
2.考慮成本與效率的最佳切合點(diǎn),根據(jù)企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)量的實(shí)際情況選擇適合的會(huì)計(jì)軟件
當(dāng)前會(huì)計(jì)軟件市場(chǎng)發(fā)展迅速,種類繁多,會(huì)計(jì)軟件越來(lái)越趨向高級(jí)化。企業(yè)在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)不應(yīng)一味求大求全,“量身裁衣”,才是企業(yè)的明智之舉。
小規(guī)模的企業(yè)可盡量利用單機(jī)版和教學(xué)版。小企業(yè)的機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單、業(yè)務(wù)量和信息量比較小,在實(shí)際運(yùn)用中,往往只使用現(xiàn)多收支、固定資產(chǎn)、工資、個(gè)別報(bào)表等幾個(gè)固定的模塊, 既使軟件功能再多再全,很多功能模塊也用不上,既造成軟件資源的浪費(fèi),又增加了企業(yè)的成本。一般來(lái)說(shuō),單機(jī)版的信息處理就能夠滿足日常的信息處理,即使稍顯不足,在成本和效率的兩者衡量中,筆者還是傾向選擇單機(jī)版。有些軟件提供教學(xué)版的服務(wù),教學(xué)版雖然在部分功能上受限,但其主要的功能結(jié)構(gòu)與正式版本基本相同,但費(fèi)用低廉,甚至或免費(fèi)使用。這對(duì)一些初期使用電算化的小企業(yè)也是一種不錯(cuò)的選擇,以在使用過(guò)程對(duì)核算系統(tǒng)進(jìn)行性能測(cè)試,并逐步提高會(huì)計(jì)人員軟件操作水平,待條件成熟且業(yè)務(wù)應(yīng)用需要時(shí),進(jìn)行軟件的升級(jí)。
大型的集團(tuán)公司往往有幾個(gè)或幾十個(gè)二級(jí)單位且各單位辦公場(chǎng)所相距較遠(yuǎn),業(yè)務(wù)類型復(fù)雜,業(yè)務(wù)信息量也比較大。這樣的集團(tuán)公司一般采用母公司實(shí)行二級(jí)核算,集團(tuán)財(cái)務(wù)部為集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理機(jī)關(guān),每月由二級(jí)單位上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表,由集團(tuán)財(cái)務(wù)部匯總編制母公司會(huì)計(jì)報(bào)表。集團(tuán)總部負(fù)責(zé)集團(tuán)重大決策、制定財(cái)務(wù)政策、經(jīng)營(yíng)方針,子公司定期向集團(tuán)上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表,由集團(tuán)編制合并會(huì)計(jì)報(bào)表。這時(shí)版會(huì)計(jì)軟件已難以勝任企業(yè)的會(huì)計(jì)核算要求,網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件則成為企業(yè)的最佳選擇。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件可以使不同人員、部門之間數(shù)據(jù)處理、加工相互合作、信息共享不再受到空間范圍局限,可以方便地、低成本地集成企業(yè)現(xiàn)有的各類信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)處理,充分利用各種經(jīng)濟(jì)信息,提高企業(yè)的管理水平。
3.重視會(huì)計(jì)軟件的附加價(jià)值
會(huì)計(jì)軟件不同于一般的商品,其價(jià)值不僅體現(xiàn)在產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格上,其售后服務(wù)的范圍更是比一般商品要廣泛得多,主要包括:會(huì)計(jì)軟件使用過(guò)程的前期的軟件應(yīng)用人員的培訓(xùn)、使用中的會(huì)計(jì)軟件日常維護(hù)及后期的二次開發(fā)、相關(guān)技術(shù)支持和軟件升級(jí)。會(huì)計(jì)軟件的售后服務(wù)直接影響到應(yīng)用人員的信心和會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用效果及企業(yè)對(duì)軟件的后期投入費(fèi)用,這就需要在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)必須對(duì)軟件制造與經(jīng)銷廠家的商譽(yù)與售后服務(wù)進(jìn)行多方位考查。如:廠家有沒(méi)有較強(qiáng)的培訓(xùn)水平;能否對(duì)軟件使用過(guò)程中的問(wèn)題及時(shí)指導(dǎo)與解決;軟件維護(hù)人員是否充足;軟件損壞時(shí),能否得到及時(shí)的修理與更換;版本更新是否及時(shí)等。這就要求企業(yè)在選擇會(huì)計(jì)軟件時(shí)避開資源有限的開發(fā)商。通常,優(yōu)秀的開發(fā)廠商應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的研發(fā)體系、廣泛的專業(yè)銷售網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的培訓(xùn)服務(wù)網(wǎng)絡(luò),而那些不把軟件銷售作為主業(yè)的銷售商常常傾向于承擔(dān)較少的責(zé)任,從而降低了會(huì)計(jì)軟件的附加值。
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