住房公積金制度是國家法律規(guī)定的重要的住房社會保障制度,對于住房公積金的計算有著特殊的規(guī)定。以筆者所在城市江蘇常州為例,根據(jù)《常州市住房公積金管理辦法》規(guī)定,職工住房公積金的月繳存額為職工本人繳存基數(shù)乘以住房公積金繳存比例;每年7月調(diào)整住房公積金的繳存基數(shù),基數(shù)為職工本人上一年度月平均工資。
鑒于計算住房公積金的特殊規(guī)定,如果純手工操作的話,加之單位人數(shù)多,流動性強(qiáng),則公積金繳存基數(shù)即月平均工資計算的工作量相當(dāng)大,差錯率高;如果購買專門的管理軟件,又給單位帶來不必要的支出。那么,有沒有什么辦法來解決這一問題呢?事實上,Excel的函數(shù)完全可以滿足我們計算住房公積金的所有要求。
一、編制“住房公積金基數(shù)調(diào)整表”(以2009年為例)
首先把上一年度即2008年1-12月工資表復(fù)制并粘貼到同一個Excel文檔(命名為住房公積金2009年調(diào)整表)中,一共12個工作表,按月份分別命名“0801工資”至“0812工資”(也可以復(fù)制到同一工作表中)。每月的工資表只需保留身份證號、姓名、月工資3個字段,我們需要以身份證號為每個表中相同的字段,因為工作表中,無論工資數(shù)據(jù)如何變動,每個人的身份證號碼是不會改變的,而且具有唯一性,所以我們可將其作為查找條件,同時必須將每個工作表中身份證號都調(diào)至第一列(如圖1所示),這是下文所用函數(shù)的要求。
在同一Excel中插入一個工作表“公積金2009年調(diào)整表”,這張表以公積金管理中心提供的公積金調(diào)整清冊為基礎(chǔ),主要有公積金號、姓名、身份證號、0801-0812工資、2008年工資平均數(shù)和2009年公積金繳存基數(shù)等字段(本文為簡化僅建立0801月和0802月兩個)。0801工資等12個字段用來存放從前面建立的1-12月工資表中取出的某一人的工資數(shù)據(jù),據(jù)此計算全年工資平均數(shù)和公積金繳存基數(shù)。
二、利用Vlookup函數(shù)提取職工月工資
三、利用Isna和If函數(shù)計算月平均工資數(shù)(2009年繳存基數(shù))
工資月平均數(shù)為職工2008年工資總和除以發(fā)放月數(shù)。在本文中,函數(shù)Vlookup 返回錯誤值 #N/A,意味著該職工該月的工資表中沒有被查找到,也意味著在計算該職工2008年月平均工資時,發(fā)放月應(yīng)該少算一個月。Isna()函數(shù)特性是檢測一個值是否為#N/A,返回True或者False,利用這個特性,我們在計算某個職工年工資總額時,用 If(Isna(D2),0,D2)和If(Isna(D2),0,1)分別來取月工資數(shù)和發(fā)放月數(shù)(D2為圖2公積金2009調(diào)整表中單元格,表示0801月工資),即如果單元格為#N/A,則月工資和發(fā)放月數(shù)均為0,反之為月工資數(shù)值和1。假設(shè)從D欄到O欄分別為從工作表中取出的2008年1月到12月的工資,則在2008年月工資平均數(shù)單元格中輸入=(If(Isna(D2),0,D2) If(Isna(E2),0,E2) …… If(Isna(O2),0,O2))/(If(Isna(D2),0,D2) If(Isna(E2),0,1) …… If(Isna(O2),0,1)),即可以計算出2008年月平均工資,即2009年公積金繳存基數(shù)。
