現代信息技術的普及和發(fā)展,掀起了社會信息化的浪潮,企業(yè)順應信息化的要求,開始了會計電算化向會計信息化的轉變。會計信息化的實現將有助于增強企業(yè)的競爭力,有助于提高會計管理決策能力和企業(yè)管理水平。縱觀二十多年來我國會計信息化的發(fā)展,雖然會計信息系統的功能在不斷增強,應用也越來越普及,尤其是大、中型企業(yè)目前已不同程度地實施了會計信息化,但從總體來看,我國會計信息化還處在發(fā)展過程中,存在著諸多亟待解決的問題。
會計信息化是企業(yè)整體信息化的一個部分,它是指在會計核算信息化的基礎上,利用現代信息技術和信息管理原理對傳統財務流程進行重整,徹底改變對財務信息資源的采集、加工、傳輸、存儲、應用等處理方式,建立并實施集會計核算、財務管理和決策支持為一體的集成性、開放性、實時性、安全性的現代會計信息系統的動態(tài)發(fā)展過程,以便充分開發(fā)和利用財務信息資源,及時準確地為企業(yè)內部和外部使用者提供有用的財務信息支持。
一、ERP時代會計信息化相關問題
(一)會計軟件配置問題
在選擇ERP軟件的過程中,主要會出現以下幾個問題。第一,購買最先進的軟件,忽視企業(yè)自身的實際情況和應用需求。有些企業(yè)一味強調一步到位,貪大求全,最終導致員工素質、基礎管理和軟件系統需求之間的“巨大鴻溝”。最先進的軟件如果不適合企業(yè)的實際情況和應用需求,也只能束之高閣。第二,只注重軟件的性價比,忽視軟件供應商所提供的實施和服務。低價格也許能買到功能完全相同的軟件,但是絕對買不到高質量的技術和服務。而軟件的正常應用、價值挖掘很大程度上卻依賴于服務的質量,技術和服務的弱化勢必影響ERP的應用。第三,忽視軟件供應商的發(fā)展?jié)摿?。ERP軟件的使用期限較長,一般至少在五年左右。ERP的應用不同于辦公軟件的應用,使用過程中的技術支持非常關鍵。僅僅考慮價格、軟件因素,而忽視供應商的實力和發(fā)展?jié)摿?將會給以后能否得到及時服務和支持留下隱患。
(二)思想認識問題
在會計信息化的實施過程中,企業(yè)在購買會計軟件之后,往往容易誤認為會計軟件供應商有義務保質保量完成實施工作,企業(yè)配合表現被動。而會計信息化不只是計算機技術、網絡通訊技術和硬軟件本身的問題,更為重要的是與企業(yè)管理的有機結合。會計信息化涉及企業(yè)的業(yè)務與管理流程、組織結構、管理制度等一系列問題。要求企業(yè)必須根據會計信息化的要求,融合現代管理理論,對會計核算與管理的業(yè)務流程進行重組,并依此建立一套與之相適應的管理制度。但實際往往并非如此,現實是大多數企業(yè)過分依賴供應商,在會計信息化實施過程中所有問題都由軟件的供應商獨立解決,這樣勢必會造成會計軟件不能完全滿足企業(yè)自身核算和管理的需求,最終使得會計軟件的運行與企業(yè)預期效果差異變大。
(三)財務控制問題
會計信息化的實施使財務工作方式發(fā)生了徹底改變,原來在手工管理方式下設定的財務控制流程與方式也必須隨之發(fā)生變化。如果在實施ERP系統的過程中,沒有充分考慮企業(yè)所需要的財務控制環(huán)節(jié)和方法,或者系統無法支持企業(yè)所需要的財務控制環(huán)節(jié)和方法,那么在甩掉手工管理方式的同時,就會遇到一系列的財務控制問題。例如:在手工環(huán)境下,出納只有權限查看與現金、銀行存款有關的賬簿信息;而在ERP系統中,賬簿查詢僅僅是一個查詢功能,輸入不同的科目作為查詢條件即可查詢到各科目的賬簿信息,如果忽略科目數據的權限控制,則出納可以查詢其他科目賬,將造成財務控制不力。
(四)財務信息問題
財務信息的正確性和安全性是企業(yè)非常關心的問題。首先,原始數據的錄入是否正確。ERP系統借助先進的信息技術集物流、資金流和信息流為一體,實現了經濟活動信息“數出一門,多方使用”,既減少了數據輸入的工作量,又實現了數據的一致性。然而由于大部分財務數據直接來自于銷售、采購、生產等業(yè)務子系統,使得財務人員無法控制原始數據的正確性,一旦原始數據出現錯誤,就將影響所有信息使用者。其次,財務信息的存取和傳遞是否安全。財務數據在傳輸中,隨時可能被網絡黑客或競爭對手非法截獲并惡意篡改。另外,對企業(yè)內部信息使用者來講,如果使用權限劃分不當,內部控制不嚴,也容易造成信息濫用和泄密。由此可見,如何保證財務信息的正確性和安全性是會計信息化發(fā)展過程中另一個急需解決的問題。
(五)財務人員問題
企業(yè)在實施會計信息化過程中,財務人員問題主要體現在三個方面。第一,缺乏相關的技術人才。會計信息化對很多企業(yè)的會計人員來說還是新鮮事物,大多數會計人員對會計信息化軟件不夠了解,缺乏計算機應用基礎,不理解軟件的運行機制,往往造成使用不當或功能使用不全面。第二,會計信息化的實施將改變財務人員原有的分工與權限,這可能會使部分財務人員產生抵觸情緒,從而影響會計軟件的正常應用,最終阻礙會計信息化的實施進程。第三,企業(yè)不注重信息化方面人才的管理,造成已掌握ERP系統基本操作、運行技巧和ERP理念的財務人員流失。
二、ERP時代解決會計信息化相關問題的對策
(一)優(yōu)化會計軟件的配置
會計信息化是一項復雜的系統工程,要根據企業(yè)自身的實際情況,進行統一的整體規(guī)劃,確定信息化的階段性目標;要根據企業(yè)自身的承受能力,以及企業(yè)管理中的突出問題和主要矛盾,采取量力而行、循序漸進的方法。在選擇ERP軟件過程中,首先,明確使用ERP系統期望達到的目標、不同應用領域存在哪些問題需要ERP給予解決等。其次,在對軟件功能本身進行考量的同時,充分關注軟件供應商所能提供的技術和服務,關注軟件供應商是不是曾經有類似應用和類似行業(yè)的實施經驗。第三,需要考慮軟件供應商的發(fā)展?jié)摿?ERP應用所需要的支持和服務具有持續(xù)性。軟件業(yè)的競爭同樣非常激烈和殘酷,不斷有新的軟件公司進入市場,也不斷有舊的軟件公司退出市場,為了后續(xù)所需服務有保障,需要選擇能與企業(yè)一起成長、發(fā)展的軟件供應商作為長期合作伙伴。
(二)提高企業(yè)負責人的思想認識
提高企業(yè)負責人對會計信息化建設的認識,正確處理企業(yè)和軟件供應商雙方的關系。在實施會計信息化的過程中,企業(yè)與軟件供應商要緊密配合,在要求供應商為企業(yè)提供高質量技術服務的同時,企業(yè)必須根據會計信息化的要求,融合現代管理理論,對會計核算與管理的業(yè)務流程進行重組,并依此建立一套與之相適應的管理制度,以此來積極推動會計信息化的實施工作。企業(yè)在項目范圍內,要積極整理、分析自身的管理需求并將其及時提供給供應商;供應商基于軟件所提供的功能,將企業(yè)的需求與軟件相結合,發(fā)現難題時,雙方共同分析,以便找出最佳解決方案。同時,企業(yè)主動參與實施過程,也是人才培養(yǎng)、實現知識轉移的過程,與供應商的交流將會加深企業(yè)相關人員對于ERP軟件的理解,同時也將會增長軟件、信息技術領域的知識。
(三)多方面強化控制措施
為保證原始數據錄入的正確性,企業(yè)應不斷強化業(yè)務和財務人員對原始數據重要性的認識,并要求相關部門重視數據的錄入工作,盡可能減少出現差錯的概率。企業(yè)可以要求在ERP系統中填制單據之前仍然存在紙質單據,以便在單據審核過程中加強紙質單據與系統單據關鍵數據項的核對。此外,如果ERP軟件支持,則可以要求在保存單據時,對于單據的一些數據項進行合法性檢查。例如,正常業(yè)務要求檢查單價是否為正數等。為了保證財務信息的安全性,企業(yè)可以從以下幾個方面進行防范:第一,建立一套健全的內部控制制度,完善的內部控制可有效減輕由于內部人員道德風險、系統資源風險和計算機病毒所造成的危害;第二,通過完善網絡技術來防范網絡風險。在技術上對會計信息系統的各個層次,包括通信平臺、網絡平臺、操作系統平臺、應用平臺,都要采取安全防范措施,建立綜合的、多層次的安全體系。
(四)加強會計信息化條件下財務控制設計
根據會計信息化的要求調整和優(yōu)化財務控制流程與方式,加強財務控制的設計。第一,要求財務部門全面整理ERP系統啟用前的財務管理制度,分析手工狀態(tài)下采用哪些方式對哪些業(yè)務實施了財務控制;第二,與供應商共同分析哪些控制能夠通過軟件實現,哪些控制仍然需要在軟件外實現;第三,明確通過軟件控制的環(huán)節(jié)和方式,形成控制備案文檔,并與相關業(yè)務負責人溝通、確認。對于軟件外實現的財務控制,同樣需要通過明確的文檔進行說明,理清軟件外控制與ERP系統之間存在哪些聯系。此外,會計信息化條件下的財務控制不應該是一成不變的,而應該隨著企業(yè)內外部環(huán)境的變化而變化。這樣才能保證ERP系統的應用效果。
(五)加強對會計信息化人才的管理
會計信息化環(huán)境下的會計信息系統是人機結合的系統。人才是會計信息化成功之本,必須把人才培養(yǎng),放在會計信息系統建設的首位。根據財務人員的知識結構,進行系統培訓,對于計算機基礎薄弱的人員,加強計算機基礎應用的培訓和練習。ERP系統必然將改變財務人員的分工與權限,對分工的變化及權限分配與財務人員及時進行溝通,避免由于不知情所帶來的無端猜測。在加強人員培訓的同時,加強知識管理;ERP實施過程中所積累的經驗、知識等都有相關的文檔進行記載,與軟件應用相關的資料、文檔等由專人負責收集、管理,避免由于人員流失而造成的被動局面。要增強企業(yè)全員信息化意識,廣泛開展信息技術和信息能力培養(yǎng),提高企業(yè)廣大員工的素質,造就多門類、多層次、高水平的信息化專業(yè)人才隊伍,建立精干的信息化管理隊伍。
三、ERP是會計信息化發(fā)展的必然趨勢
ERP系統是以企業(yè)的業(yè)務流程為中心來組織企業(yè)生產經營活動的。根據企業(yè)的物流、資金流、信息流的連續(xù)運動和反饋來設計,突破了傳統按職能領域劃分的界限,實現了企業(yè)業(yè)務流程的統一。會計信息系統的主要功能都集中到ERP系統中,會計信息系統是ERP系統的重要組成部分,是ERP的核心,但會計信息系統不是專門作為一個系統開發(fā)的,而是與企業(yè)的生產、分銷、人事、管理等子系統緊密結合,系統之間是相互融合的。同時會計信息系統又是集財務會計、管理會計及成本會計三者于一體,體現了計劃、控制和預測、決策的思想,能夠向有關的信息使用者傳遞需要的信息。
ERP通過數據結構的統一實現了不同模塊之間數據的實時傳遞,從而將整個系統集成統一的整體,實現供應鏈上各個環(huán)節(jié)信息的高度統一,實時反映企業(yè)的運營狀況,為管理決策提供及時準確的信息。ERP系統不僅能反映貨幣計量信息,而且還能反映非貨幣信息,并強調信息的相關性和及時性,ERP系統體現了先進的財務會計、管理會計和成本管理思想,能夠滿足信息使用者的多樣化信息需求,因此它是我國會計信息化的發(fā)展趨勢。
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