隨著計(jì)算機(jī)在各行業(yè)的普及應(yīng)用,會(huì)計(jì)電算化逐漸在企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門推廣普及。由于計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度和計(jì)算精度較高,企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后,提高了會(huì)計(jì)工作的效率和自動(dòng)化程度,受到財(cái)務(wù)人員的普遍歡迎。然而,在具體實(shí)施過程中,越來越多的企業(yè)感到會(huì)計(jì)電算化雖然是會(huì)計(jì)工作的必然趨勢(shì),但是當(dāng)前階段會(huì)計(jì)電算化在給企業(yè)帶來便利的同時(shí),也因其自身的特點(diǎn)規(guī)律,出現(xiàn)了許多新情況、新問題,客觀上反而加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度,甚至部分企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息質(zhì)量持懷疑態(tài)度。
在會(huì)計(jì)電算化普及的過程中,如何做到揚(yáng)長(zhǎng)避短,避免會(huì)計(jì)信息失真,以確保信息質(zhì)量,需要對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行更為深入的研究,從理論和實(shí)踐中尋找答案。
一、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的難點(diǎn)
1. 會(huì)計(jì)部門的人員構(gòu)成發(fā)生變化,控制環(huán)境更為復(fù)雜
在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后,隨著企業(yè)核算環(huán)境的改變,會(huì)計(jì)部門職能劃分也隨之改變。會(huì)計(jì)部門由原來僅僅由專業(yè)財(cái)務(wù)人員組成,發(fā)展到由專業(yè)財(cái)務(wù)人員、管理人員、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理維護(hù)人員組成,甚至有些單位還包括計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的開發(fā)人員。
人員種類增多,控制關(guān)系和控制形式也發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變,由以往傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中涉及的幾乎全部是人與人之間的關(guān)系部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的關(guān)系,內(nèi)部控制的方式由人員間的相互牽制、彼此約束轉(zhuǎn)變?yōu)檐浖到y(tǒng)的內(nèi)部控制,由原來單一的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂婆c軟件系統(tǒng)控制相結(jié)合的形式。以上轉(zhuǎn)變,帶來控制環(huán)境的復(fù)雜化,無形中加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度。
2. 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、程序化,內(nèi)部稽核不透明、難度大
在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過特定的具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章,環(huán)環(huán)相扣,制度規(guī)范,監(jiān)督有力,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的差錯(cuò)或者舞弊行為都會(huì)被其他制約環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)和糾正,確保了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)可靠。運(yùn)用電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后,情況發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變。以往手工條件下的大部分會(huì)計(jì)核算工作,均集中由會(huì)計(jì)電算化軟件來處理,數(shù)據(jù)處理集中化、自動(dòng)化,帶來的便利有目共睹,但由于計(jì)算機(jī)本身并不具備人所特有的對(duì)不合乎邏輯事宜的判斷和處理能力,因此,一旦某個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有誤(偶然差錯(cuò)或者舞弊造假)就可能會(huì)蔓延到其他環(huán)節(jié)而不被發(fā)現(xiàn),最終導(dǎo)致文件、賬簿、報(bào)表以至整個(gè)系統(tǒng)失真。
這種差錯(cuò)主要來源于兩個(gè)方面:第一,數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤;第二,軟件系統(tǒng)本身存在開發(fā)過程中未檢測(cè)出的問題。
電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制主要是通過自身的實(shí)時(shí)控制,而這些程序化的內(nèi)部控制的有效性則幾乎完全取決于應(yīng)用程序的完備性與可靠性,人為干預(yù)的審查與復(fù)合控制被大大弱化,因此數(shù)據(jù)與軟件的風(fēng)險(xiǎn)控制也是電算化系統(tǒng)在內(nèi)部控制方面所面臨的難點(diǎn)問題。
3. 會(huì)計(jì)憑證形式的變化導(dǎo)致內(nèi)部控制的難度加大
隨著人工會(huì)計(jì)系統(tǒng)向電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變,各種類型的會(huì)計(jì)憑證、單據(jù)、報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方法、處理方式也相應(yīng)地發(fā)生了很大改變。在電算化系統(tǒng)中,在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí),與該項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的信息經(jīng)業(yè)務(wù)人員確認(rèn)后輸入會(huì)計(jì)系統(tǒng),并由軟件系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行。以往核算過程中進(jìn)行的各種核對(duì)、審核等工作大部分由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成;以往紙質(zhì)的書面形式的各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕谋?、記錄形式?chǔ)存在磁性或光介質(zhì)中。
以往紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證或會(huì)計(jì)賬冊(cè)若被修改,較容易發(fā)現(xiàn)蛛絲馬跡,作弊的難度較高。而存儲(chǔ)在磁性或光介質(zhì)中的數(shù)據(jù)情況則大不相同,不但易被復(fù)制、修改、刪除,而且隱蔽性較強(qiáng),即使發(fā)現(xiàn)后破案的難度也較大。
因此,采用會(huì)計(jì)電算化的企業(yè),內(nèi)部控制的重點(diǎn)必須由以對(duì)人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)人、機(jī)控制為主,控制的內(nèi)容將更為廣泛,必須由原來的對(duì)人員的管控、對(duì)環(huán)境的控制、對(duì)文檔的控制擴(kuò)大到對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的全過程的控制,同時(shí)對(duì)系統(tǒng)的安全性、可靠性、數(shù)據(jù)的合理合法性以及人機(jī)交互方式的選擇和控制也要予以足夠關(guān)注。
4. 安全管理形勢(shì)更為嚴(yán)峻
從安全角度來講,企業(yè)財(cái)會(huì)信息所面臨的風(fēng)險(xiǎn)既有來自企業(yè)內(nèi)部的營私舞弊,也有來自外界的惡意破壞,還有自然災(zāi)害等意外情況。
應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后,原來手工條件下的紙介質(zhì)將在很大程度上由磁性或光存儲(chǔ)介質(zhì)所取代。而磁性或光介質(zhì)本身易損壞或丟失,并且具有忌受潮、忌受熱、忌磁化、忌彎曲、忌強(qiáng)光照射等缺陷,一旦意外損壞或被盜,就會(huì)造成不可估量的損失?？梢?會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的資料保存面臨著一系列新的風(fēng)險(xiǎn)控制問題。
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)往往離不開網(wǎng)絡(luò)的支撐,更多的“不速之客”可能通過黑客工具或木馬程序侵入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),越權(quán)瀏覽重要數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要數(shù)據(jù)等。
另外,部分會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和開發(fā)時(shí)安全需求考慮得較少,重功能輕安全的現(xiàn)象并不少見,這無疑為企業(yè)財(cái)會(huì)信息的安全管理埋下了更大的隱患。
二、完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的方法措施
1. 強(qiáng)化人員職能控制,堅(jiān)持不相容職責(zé)相分離的原則
由于運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后,往往導(dǎo)致操作人員職責(zé)權(quán)限相對(duì)集中,客觀上為營私舞弊創(chuàng)造了條件,因此必須制定相應(yīng)的組織和管理控制措施。
將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離,這是在會(huì)計(jì)工作手工階段的成功經(jīng)驗(yàn)之一。即將會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的各類人員進(jìn)行合理分工,各類角色相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約,以此來減少差錯(cuò)、制約舞弊,從而保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠。
在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,也必須堅(jiān)持好這一原則。要將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離,電算化部門的職責(zé)是負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的記錄,決不能讓其越權(quán)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn)與執(zhí)行;業(yè)務(wù)批準(zhǔn)、執(zhí)行業(yè)務(wù)、保管資產(chǎn)則必須由用戶部門全權(quán)負(fù)責(zé)。通過這種嚴(yán)格的職責(zé)分工來彌補(bǔ)部分企業(yè)采用電算化系統(tǒng)后不相容職能過于集中化的缺陷。
2. 強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息的危機(jī)意識(shí),健全檔案管理制度
電算化系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案,主要是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中、磁性介質(zhì)或光介質(zhì)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及打印或手寫的各種書面形式的重要會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等。
電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,與會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的重要資料應(yīng)及時(shí)存檔。加強(qiáng)檔案管理,應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)以下幾方面的管理控制:
接觸控制,即嚴(yán)格限制能夠接觸到數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的人員,一般僅限于電算化部門的特定人員,檔案資料必須由專人負(fù)責(zé),明確崗位責(zé)任,并嚴(yán)格借閱、歸檔制度。
環(huán)境控制,屬于預(yù)防性的控制措施,主要包括各種防磁、防火、防潮、防塵等措施,并盡可能提高抵御自然災(zāi)害的能力。
加密控制,指對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行特殊的加密處理以提高數(shù)據(jù)的安全性,采用加密處理的數(shù)據(jù)不易外泄和被非法篡改,如采用特殊的硬件裝置、采用特殊的記錄方式、對(duì)磁盤加上特殊的標(biāo)記等。
備份控制,會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行定期備份,并進(jìn)行定期檢查,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而造成會(huì)計(jì)檔案丟失。對(duì)于特別重要的檔案資料必須復(fù)制多份并分別存放在不同地點(diǎn)。
3. 強(qiáng)化數(shù)據(jù)權(quán)限等級(jí)控制
對(duì)電算化系統(tǒng)必須明確操作權(quán)限,對(duì)不同級(jí)別的使用者分別授予不同的權(quán)限,各負(fù)其責(zé),按權(quán)限辦事,嚴(yán)禁越權(quán)操作。
一般來講,電算化系統(tǒng)的主管具有最高級(jí)別的權(quán)限,負(fù)責(zé)制定相關(guān)的管理制度和規(guī)定,并對(duì)系統(tǒng)的安全操作進(jìn)行跟蹤管理;負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的人員,則必須嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù),如果對(duì)數(shù)據(jù)有疑問,則必須在輸入軟件系統(tǒng)前交由憑證編制人員進(jìn)行更正,絕不允許擅自修改憑證數(shù)據(jù);而審核人員只具有審核權(quán),系統(tǒng)維護(hù)人員則只能根據(jù)情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份等,對(duì)數(shù)據(jù)無權(quán)修改。
4. 強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)力度
內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)企業(yè)經(jīng)營狀況、資產(chǎn)狀況和會(huì)計(jì)信息真實(shí)狀況以及工程預(yù)決算等重大經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)所進(jìn)行的審查。內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的有力武器。尤其是會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)用后,會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生的新情況、新問題,更注定了內(nèi)部審計(jì)的必要性,而且要求更嚴(yán)、標(biāo)準(zhǔn)更高。
對(duì)會(huì)計(jì)資料必須定期進(jìn)行審計(jì),審查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確,是否有違反《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律法規(guī)的行為,審計(jì)內(nèi)部控制制度是否健全和執(zhí)行是否有效,審核費(fèi)用簽字是否符合企業(yè)內(nèi)部控制制度,憑證附件是否規(guī)范、完整,審計(jì)軟件系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致等,并根據(jù)審查出來的問題,協(xié)調(diào)各部門解決。
三、結(jié) 語
隨著會(huì)計(jì)電算化在企業(yè)財(cái)務(wù)部門的推廣普及,對(duì)會(huì)計(jì)工作的職能劃分、稽核關(guān)系、責(zé)權(quán)關(guān)系及會(huì)計(jì)文檔的管理形式等都產(chǎn)生了深刻的影響,給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)。
因此,企業(yè)的財(cái)務(wù)部門必須結(jié)合電算化系統(tǒng)的特點(diǎn)和自身實(shí)際,加強(qiáng)理論研究,并從實(shí)踐中不斷摸索創(chuàng)新,找準(zhǔn)切入點(diǎn),使企業(yè)的內(nèi)部控制不斷邁上新的臺(tái)階。
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