一、 內(nèi)部會計(jì)控制實(shí)施流程中的問題
在對中鐵十四局某公司及中鐵二十三局某公司的幾個工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查學(xué)習(xí)后,筆者發(fā)現(xiàn)目前大多數(shù)工程項(xiàng)目不注重內(nèi)部會計(jì)控制,尤其在實(shí)施流程中存在諸多問題。這些問題導(dǎo)致工程項(xiàng)目內(nèi)部會計(jì)控制形同虛設(shè),并勢必影響工程項(xiàng)目的整體經(jīng)濟(jì)效益,不得不引起我們的深思。
1.營業(yè)收入方面。出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致、銷售發(fā)票未經(jīng)過有效的審核等情況。分公司進(jìn)銷存業(yè)務(wù)的單據(jù)審核、憑證錄入工作由一個人承擔(dān),工作量大,每天處理的單據(jù)、憑證數(shù)量多,難免與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差;銷售發(fā)票的開具人員同時兼任審核,缺乏稽核崗對銷售發(fā)票進(jìn)行有效審核。當(dāng)企業(yè)持有某一被投資單位股權(quán)時,可以按照股權(quán)比例或其他約定方式享有被投資單位實(shí)現(xiàn)的凈利潤,但卻不能直接享有被投資單位的營業(yè)收入,換句話說,被投資單位取得的營業(yè)收入不能計(jì)入投資企業(yè)的賬務(wù)中,只有在扣除了各項(xiàng)成本、費(fèi)用、稅金結(jié)出凈利潤后,按照股權(quán)比例或其他約定方式分配給各股東。
2.庫存現(xiàn)金管理方面。存在現(xiàn)金收付未經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)、出納崗位未按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行崗位分離和輪換等問題。出納每日都要盤點(diǎn)庫存現(xiàn)金,但沒有經(jīng)過主管監(jiān)盤,主管應(yīng)每周至少一次定期監(jiān)督盤點(diǎn),同時還應(yīng)有一些不定期的抽查,盤點(diǎn)時應(yīng)填制盤點(diǎn)表,盤點(diǎn)表一式復(fù)寫兩份,由財(cái)務(wù)主管和出納簽字后,出納自己保存一份,另一份由財(cái)務(wù)主管裝訂在會計(jì)檔案中。分公司的出納雖然每月都從銀行取得了對賬單,但沒有編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表并經(jīng)主管審查,即使銀行對賬單上的余額與企業(yè)賬面余額一致也應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,每月和銀行對賬單一起存放并妥善保管。另外,存在報(bào)銷款項(xiàng)別人代領(lǐng)等不合法現(xiàn)象。
3.壞賬準(zhǔn)備方面。發(fā)生壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提和轉(zhuǎn)回不及時、壞賬準(zhǔn)備的會計(jì)估計(jì)不合理、賬齡的統(tǒng)計(jì)和記錄不準(zhǔn)確等情況。分公司目前采用備抵法核算壞賬損失,由于資產(chǎn)信息、價格市場機(jī)制尚不健全,使準(zhǔn)備的計(jì)提缺乏依據(jù)確認(rèn)與計(jì)量難度較大,對賬齡的估計(jì)比較困難。壞賬準(zhǔn)備要根據(jù)債務(wù)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況及持續(xù)經(jīng)營狀況認(rèn)定,這項(xiàng)工作就目前來說,在中國還很難做到。應(yīng)收賬款的壞賬準(zhǔn)備雖然是按比例提取,但提取比例是在逐項(xiàng)分析可收回性的基礎(chǔ)上確定的。要對大量應(yīng)收賬款的可收回凈值逐一確認(rèn)和計(jì)量,難度太大,這就導(dǎo)致上述問題的發(fā)生。
4.資產(chǎn)清查方面。存在資產(chǎn)盤點(diǎn)的結(jié)果不準(zhǔn)確、資產(chǎn)盤點(diǎn)的結(jié)果未及時處理、處理程序不恰當(dāng)?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)。分公司資產(chǎn)清查沒有形成制度,清查期限,清查程序不明確。對閑置和應(yīng)當(dāng)處置的資產(chǎn)沒有制定最佳的方案,沒有做到物盡其用、合理回收殘值。沒有定期或不定期、全面或部分地對各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)和對庫存現(xiàn)金、銀行存款、債權(quán)債務(wù)進(jìn)行徹底清查核對。
5.應(yīng)付內(nèi)部單位款方面。出現(xiàn)物資采購處理缺乏適當(dāng)?shù)臋?quán)責(zé)分離、沒有對長期掛賬的應(yīng)付內(nèi)部單位款進(jìn)行及時處理、沒有措施預(yù)防與檢查未經(jīng)授權(quán)的登錄等問題。存在為了工作方便,操作人員用上一程序或下一程序工作人員的權(quán)限登陸,更改已發(fā)生的錯誤、失誤的現(xiàn)象。物資采購的隨意性較大,哪個部門都可以根據(jù)需要購買,分公司財(cái)務(wù)部門沒有專人負(fù)責(zé)對應(yīng)付內(nèi)部單位款定期、定向的清欠管理,沒有建立應(yīng)付內(nèi)部單位款定期清查制度。
二、必須加強(qiáng)流程控制
(一) 營業(yè)收入控制措施
1.準(zhǔn)確確認(rèn)銷售收入。財(cái)務(wù)部門結(jié)算崗在銷售管理子系統(tǒng)的憑證管理模塊中準(zhǔn)確選擇銷售通知單并執(zhí)行生成記賬憑證操作,根據(jù)銷售通知單信息和預(yù)設(shè)的憑證模板,生成銷售憑證,憑證保存前系統(tǒng)自動對銷售通知單和記賬憑證進(jìn)行對賬。此過程中對銷售通知單認(rèn)真審核,只有經(jīng)審核的銷售通知單才能生成記賬憑證。企業(yè)管理信息系統(tǒng)必須設(shè)置禁止對已生成憑證的銷售通知單進(jìn)行重復(fù)生成憑證操作的程序。財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門應(yīng)每月對商品進(jìn)銷存的數(shù)量進(jìn)行核對并在核對表上簽認(rèn)。財(cái)務(wù)部門結(jié)算崗對銷售發(fā)票等原始憑證進(jìn)行審核,審核內(nèi)容包括銷售價格、銷售數(shù)量、銷售金額、貨款結(jié)算等。
2.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保持一致。結(jié)算崗位銷貨管理系統(tǒng)生成銷售及結(jié)轉(zhuǎn)成本記賬憑證,生成的記賬憑證與銷貨通知單、銷貨發(fā)票等單據(jù),然后對其進(jìn)行逐筆逐項(xiàng)有效的核對,檢查核對無誤后,移交憑證稽核人員審核簽章。
3.銷售發(fā)票要經(jīng)過有效的審核。財(cái)務(wù)部門企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員每月應(yīng)在銷售管理子系統(tǒng)的單據(jù)管理模塊中執(zhí)行“月結(jié)”操作,檢查當(dāng)月所有的銷售通知單與銷售憑證中相應(yīng)信息的一致性,如數(shù)量、金額等,核對無誤后才能進(jìn)行月末結(jié)賬。
(二)庫存現(xiàn)金管理控制措施
現(xiàn)金收付要經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán),出納崗位根據(jù)稽核無誤的會計(jì)憑證收付現(xiàn)金或開具現(xiàn)金支票;出納崗位要按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行崗位分離和輪換,出納崗位不得兼任稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作,不得保管銀行預(yù)留印鑒、不得從事銀行對賬,實(shí)行崗位分離的原則;出納人員二至三年定期輪崗。
(三)壞賬準(zhǔn)備控制措施
1.及時、準(zhǔn)確的計(jì)提和轉(zhuǎn)回壞賬準(zhǔn)備。財(cái)務(wù)部門應(yīng)同相關(guān)部門至少在半年和年度終了時,對應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行全面檢查,填寫“壞賬準(zhǔn)備檢查測算表”。財(cái)務(wù)資產(chǎn)處往來清欠管理崗位合理預(yù)計(jì)各項(xiàng)應(yīng)收款項(xiàng)可能發(fā)生的壞賬,確定壞賬準(zhǔn)備計(jì)提范圍、方法和金額。對需要進(jìn)行壞賬準(zhǔn)備計(jì)提的,則填寫“計(jì)提應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備申請表、計(jì)提其他應(yīng)收款壞賬準(zhǔn)備申請表”,銷售分公司審核后上報(bào)股份公司財(cái)務(wù)部審批。
2.對壞賬準(zhǔn)備的數(shù)額進(jìn)行合理估計(jì)、準(zhǔn)確計(jì)算。財(cái)務(wù)資產(chǎn)處往來清欠管理崗位依據(jù)掌握的應(yīng)收款項(xiàng)資料,按照企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則和股份公司的規(guī)定,確定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的范圍,準(zhǔn)確進(jìn)行賬齡分析,對符合制度規(guī)定的應(yīng)收款項(xiàng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。
3.準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和記錄賬齡。財(cái)務(wù)資產(chǎn)處往來清欠管理崗位認(rèn)真查找歷史資料,檢查賬齡的統(tǒng)計(jì)和記錄是否準(zhǔn)確,確保賬齡的統(tǒng)計(jì)和記錄準(zhǔn)確。
(四)資產(chǎn)清查控制措施
1.對資產(chǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確盤點(diǎn)。建立資產(chǎn)清查盤點(diǎn)小組對資產(chǎn)進(jìn)行清查,每年至少盤點(diǎn)一次;資產(chǎn)清查盤點(diǎn)小組現(xiàn)場清點(diǎn)實(shí)物資產(chǎn),進(jìn)行賬實(shí)核對,編制資產(chǎn)清查盤點(diǎn)表,由相關(guān)人員確認(rèn)簽字。根據(jù)盤點(diǎn)情況,形成資產(chǎn)清查報(bào)告,交資產(chǎn)管理部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查確認(rèn)。
2.及時處理資產(chǎn)盤點(diǎn)的結(jié)果,處理程序要恰當(dāng)。資產(chǎn)管理部門須同相關(guān)部門對盤虧、盤盈、毀損、閑置及待報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí)和分析,編制相關(guān)審批表,提出處理意見,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。超過股份公司授權(quán)范圍的資產(chǎn)盤點(diǎn)處理方案,上報(bào)股份公司審批。財(cái)務(wù)部門核算崗位依據(jù)批復(fù)在當(dāng)月進(jìn)行賬務(wù)處理。
(五)應(yīng)付內(nèi)部單位款項(xiàng)控制措施
1.對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行處理要經(jīng)過授權(quán)。只有經(jīng)過授權(quán)的操作人員才能在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行物資采購和財(cái)務(wù)記賬的業(yè)務(wù)操作。
2.準(zhǔn)確記錄應(yīng)付內(nèi)部單位款。財(cái)務(wù)部門結(jié)算崗在點(diǎn)驗(yàn)管理子系統(tǒng)的憑證管理模塊中選擇采購?fù)ㄖ獑尾?zhí)行生成記賬憑證操作,根據(jù)采購?fù)ㄖ獑涡畔⒑皖A(yù)設(shè)的憑證模板,生成采購憑證,憑證保存前系統(tǒng)自動對點(diǎn)驗(yàn)通知單和記賬憑證進(jìn)行對賬。只有經(jīng)審核的采購和點(diǎn)驗(yàn)通知單才能生成記賬憑證。企業(yè)管理信息系統(tǒng)需設(shè)置禁止對已生成憑證的采購?fù)ㄖ獑芜M(jìn)行重復(fù)生成憑證操作的程序。企業(yè)管理信息系統(tǒng)自動生成唯一編號的采購?fù)ㄖ獑巍Ｓ瑟?dú)立于錄入的人員對采購?fù)ㄖ獑魏拖嚓P(guān)原始單據(jù)進(jìn)行逐一復(fù)核,確認(rèn)無誤后在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中執(zhí)行審核操作。企業(yè)管理信息需設(shè)置系統(tǒng)禁止對已審核的采購?fù)ㄖ獑芜M(jìn)行修改和刪除操作的程序。財(cái)務(wù)部門企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員每月在企業(yè)管理信息系統(tǒng)的單據(jù)管理模塊中執(zhí)行“月結(jié)”操作,檢查當(dāng)月所有的采購?fù)ㄖ獑闻c采購憑證中相應(yīng)信息的一致性,如采購數(shù)量、金額,核對無誤后進(jìn)行月末結(jié)賬。財(cái)務(wù)結(jié)算崗審核與往來單位的應(yīng)付款項(xiàng)的支付情況,填制往來款項(xiàng)簽認(rèn)表。
3.物資采購處理要實(shí)施權(quán)責(zé)分離。不能同時具有物資采購業(yè)務(wù)中相互沖突的權(quán)限;企業(yè)管理信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)人每三個月檢查具有采購業(yè)務(wù)處理權(quán)限的人員權(quán)限分配,是否存在不相容職責(zé)未分離的情況并填記錄檢查情況。企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員根據(jù)相關(guān)記錄糾正不符的權(quán)限分配并簽字確認(rèn)。
4.適時地對長期掛賬的應(yīng)付內(nèi)部單位款進(jìn)行處理。設(shè)財(cái)務(wù)結(jié)算崗進(jìn)行對賬并且檢查檢驗(yàn)長期掛賬的應(yīng)付內(nèi)部單位款情況并及時處理。
5.制定有效措施預(yù)防與檢查未經(jīng)授權(quán)的登錄。企業(yè)管理信息系統(tǒng)管理員必須每周復(fù)核應(yīng)用系統(tǒng)日志,審查是否有錯誤信息或異常登錄信息,如實(shí)記錄,并簽字確認(rèn)。
6.選擇合格的供應(yīng)商和合理合法性的采購方式。設(shè)置相關(guān)權(quán)限,業(yè)務(wù)崗位只能從企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的供應(yīng)商清單中選擇供應(yīng)商,以生成采購?fù)ㄖ獑巍?br />
7.及時對供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新并防止修改錯誤。數(shù)據(jù)錄入人員將企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的供應(yīng)商數(shù)據(jù)和經(jīng)過審批的原始資料進(jìn)行逐一審核,確認(rèn)無誤后在系統(tǒng)中執(zhí)行審核操作。企業(yè)管理信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)人每半年檢查供應(yīng)商主數(shù)據(jù),并在供應(yīng)商數(shù)據(jù)檢查表上簽字確認(rèn)。
