自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中,通過(guò)對(duì)記賬憑證生成要素的設(shè)置,由系統(tǒng)自動(dòng)生成指定業(yè)務(wù)的規(guī)范化記賬憑證的一種操作功能。為在適當(dāng)時(shí)刻生成記賬憑證而將某一轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額計(jì)算方法等預(yù)先予以設(shè)定,即建立一項(xiàng)業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬模型的過(guò)程,稱(chēng)為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置(或稱(chēng)為定義)。依據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模型來(lái)生成特定業(yè)務(wù)的記賬憑證的過(guò)程稱(chēng)為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。由自動(dòng)轉(zhuǎn)賬產(chǎn)生的憑證通常稱(chēng)為機(jī)制記賬憑證,有時(shí)簡(jiǎn)稱(chēng)為機(jī)制憑證。
一、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的種類(lèi)
通用財(cái)務(wù)軟件提供兩類(lèi)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能,第一類(lèi)是在賬務(wù)處理模塊中,以輔助核算或期末業(yè)務(wù)處理的形式提供的轉(zhuǎn)賬設(shè)置與憑證生成功能,由于這種轉(zhuǎn)賬一般是在賬務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行,有時(shí)也被稱(chēng)作內(nèi)部轉(zhuǎn)賬或內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)。按照內(nèi)部轉(zhuǎn)賬所適用的業(yè)務(wù)內(nèi)容,又可區(qū)分為內(nèi)部專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)和內(nèi)部通用業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)兩種類(lèi)型。第二類(lèi)是在工資薪酬、固定資產(chǎn)等專(zhuān)項(xiàng)管理模塊中提供的費(fèi)用分?jǐn)偱c結(jié)轉(zhuǎn)功能,因?yàn)樯婕百~務(wù)系統(tǒng)外的專(zhuān)項(xiàng)核算系統(tǒng),所以亦稱(chēng)之為外部轉(zhuǎn)賬或外部結(jié)轉(zhuǎn)。
1.內(nèi)部專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)種類(lèi)
通用軟件的賬務(wù)系統(tǒng)中,針對(duì)確定的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)內(nèi)容所提供的轉(zhuǎn)賬功能,一般有以下幾項(xiàng):
(1)銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)。由系統(tǒng)自動(dòng)完成銷(xiāo)售成本計(jì)算并生成銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。通常,系統(tǒng)支持計(jì)劃價(jià)法(或售價(jià)法)、先進(jìn)先出法、全月加權(quán)平均法、移動(dòng)加權(quán)平均法等計(jì)價(jià)方法來(lái)計(jì)算銷(xiāo)售成本。
(2)制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)。由系統(tǒng)自動(dòng)將制造費(fèi)用余額按設(shè)定要求或比例分配至各受益產(chǎn)品,并生成相應(yīng)的記賬憑證。通用軟件一般只能完成單一步驟或單一層次的費(fèi)用分配任務(wù),對(duì)于需要多層次分配制造費(fèi)用的情況,需要用戶(hù)按各項(xiàng)費(fèi)用與分配對(duì)象的關(guān)系逐一設(shè)置并分次運(yùn)行。
(3)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)。對(duì)于外幣資產(chǎn)或外幣負(fù)債項(xiàng)目,按設(shè)定的方式與錄入的匯率自動(dòng)計(jì)算匯兌損益并生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證。匯兌損益的計(jì)算與匯率變化緊密聯(lián)系在一起,通常需要在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬前錄入期末匯率(或當(dāng)前匯率)。
(4)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。自動(dòng)將損益類(lèi)科目期末余額結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)科目,并按要求生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬憑證。期間捐益結(jié)轉(zhuǎn)憑證通常是整個(gè)系統(tǒng)的最后一張記賬憑證。
2.內(nèi)部通用業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)種類(lèi)
無(wú)論是被標(biāo)注為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證,還是被命名為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄,通用軟件提供以下兩種通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)處理功能。
(1)對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)。是指將一個(gè)科目的當(dāng)前(期末)余額按設(shè)定比例轉(zhuǎn)入一個(gè)或多個(gè)對(duì)應(yīng)科目的轉(zhuǎn)賬方式。需要用戶(hù)設(shè)置的參數(shù)主要有兩項(xiàng):一是需結(jié)轉(zhuǎn)的科目余額的方向;二是轉(zhuǎn)入科目的轉(zhuǎn)賬比例。使用對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)功能時(shí),不需要由用戶(hù)自己定義分錄內(nèi)容和金額計(jì)算公式。凡是余額對(duì)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù),如將制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)至生產(chǎn)成本、將所得稅費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn)等,都可以通過(guò)對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)方式生成機(jī)制憑證。
(2)自定義轉(zhuǎn)賬。這是由用戶(hù)對(duì)憑證的全部要素項(xiàng)目進(jìn)行定義,并保存為轉(zhuǎn)賬模板,由系統(tǒng)根據(jù)模板自動(dòng)生成記賬憑證的轉(zhuǎn)賬方式。自定義轉(zhuǎn)賬憑證中的憑證類(lèi)型、摘要、會(huì)計(jì)科目、借貸方向、金額來(lái)源公式等都必須由用戶(hù)自己來(lái)定義,其中金額來(lái)源公式的設(shè)置涉及到對(duì)各種賬簿與憑證的金額關(guān)系的理解,以及需要掌握軟件所約定的語(yǔ)法規(guī)范,所以,這一轉(zhuǎn)賬形式對(duì)用戶(hù)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)要求比較高,應(yīng)用過(guò)程也較為復(fù)雜,一般在前述各種類(lèi)型的轉(zhuǎn)賬方式均無(wú)法滿足用戶(hù)的要求時(shí),才利用自定義轉(zhuǎn)賬方式來(lái)處理自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。
3.外部轉(zhuǎn)賬的種類(lèi)
外部轉(zhuǎn)賬是指賬務(wù)處理子系統(tǒng)以外的各專(zhuān)項(xiàng)核算子系統(tǒng),按照用戶(hù)設(shè)置,自動(dòng)生成與本系統(tǒng)業(yè)務(wù)相關(guān)的記賬憑證并傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬方式。外部轉(zhuǎn)賬方式生成的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證常被稱(chēng)作外部憑證。外部轉(zhuǎn)賬也是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化處理的數(shù)據(jù)橋梁。常見(jiàn)的外部轉(zhuǎn)賬有以下幾類(lèi):
(1)工資費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)。工資薪酬管理系統(tǒng)可以根據(jù)工資匯總表自動(dòng)生成有關(guān)分配工資費(fèi)用、計(jì)提福利費(fèi)、計(jì)提工會(huì)經(jīng)費(fèi)、計(jì)提職工教育經(jīng)費(fèi)等業(yè)務(wù)的記賬憑證。
(2)固定資產(chǎn)折舊計(jì)提。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以根據(jù)有關(guān)固定資產(chǎn)增減變動(dòng)資料生成固定資產(chǎn)增減的記賬憑證,根據(jù)設(shè)置的折舊方法及計(jì)提周期自動(dòng)生成計(jì)提固定資產(chǎn)折舊的記賬憑證。
(3)往來(lái)業(yè)務(wù)及壞賬準(zhǔn)備計(jì)提。應(yīng)收應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以生成有關(guān)應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的發(fā)生及償還等業(yè)務(wù)的記賬憑證,并能根據(jù)應(yīng)收賬款余額自動(dòng)計(jì)提壞賬準(zhǔn)備,生成計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的記賬憑證。
(4)差異結(jié)轉(zhuǎn)與成本結(jié)轉(zhuǎn)。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用中,存貨管理系統(tǒng)可以根據(jù)材料出入庫(kù)記錄,生成有關(guān)存貨出入庫(kù)業(yè)務(wù)的記賬憑證,并能自動(dòng)生成材料成本差異結(jié)轉(zhuǎn)憑證。
二、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬適用的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類(lèi)型
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是在用戶(hù)定義的基礎(chǔ)上,由系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置的參數(shù)自動(dòng)運(yùn)算并生成記賬憑證。適合設(shè)置為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),通常需要滿足以下幾個(gè)條件:
1.需定期重復(fù)處理的穩(wěn)定業(yè)務(wù)
完成初始轉(zhuǎn)賬設(shè)置后,使得本應(yīng)每次都需完整錄入的憑證,簡(jiǎn)化為只需點(diǎn)擊幾個(gè)簡(jiǎn)單命令即可生成。但是,憑證模板的初始設(shè)置需要有一定精力投入,在此,自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的意義在于多次重復(fù)應(yīng)用,只有對(duì)于不同會(huì)計(jì)期間須重復(fù)多次處理的業(yè)務(wù),才能在反復(fù)應(yīng)用中體現(xiàn)出簡(jiǎn)便、快捷的優(yōu)勢(shì)。稅金計(jì)提、成本結(jié)轉(zhuǎn)、損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)都具有一定的時(shí)間性,也有一定的規(guī)律性,這類(lèi)在不同會(huì)計(jì)期間重復(fù)發(fā)生有基本穩(wěn)定的業(yè)務(wù),最能體現(xiàn)軟件自動(dòng)處理的優(yōu)勢(shì)。
2.會(huì)計(jì)科目能夠事先確定
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬本身是智能的,但這種智能體現(xiàn)在用戶(hù)的應(yīng)用過(guò)程中,自動(dòng)憑證一旦被設(shè)定,就只能按照事先的定義來(lái)生成實(shí)際業(yè)務(wù)的記賬憑證。凡不能確定最終會(huì)計(jì)科目的業(yè)務(wù),是無(wú)法以自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的方式來(lái)處理的。比如,銷(xiāo)售入賬業(yè)務(wù)不宜設(shè)置成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證,因?yàn)槭孪炔荒艽_定銷(xiāo)售對(duì)象,也就無(wú)法預(yù)先設(shè)定入賬的明細(xì)科目或輔助項(xiàng)目;而固定資產(chǎn)改良支出的攤銷(xiāo)則適宜自動(dòng)轉(zhuǎn)賬處理,因?yàn)榉謹(jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)的入賬科目,不管是銷(xiāo)售費(fèi)用還是管理費(fèi)用,一旦確定就不會(huì)再改變。
3.金額可以事先預(yù)知或可以被描述
通常,轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的發(fā)生金額具有一定的規(guī)律性,如折舊額可按折舊公式計(jì)算,無(wú)形資產(chǎn)可按某一確定的數(shù)額或比例攤銷(xiāo),而費(fèi)用或成本則可按各該科目的當(dāng)前余額結(jié)轉(zhuǎn),等等。只有確定的金額來(lái)源,或者體現(xiàn)著某種規(guī)律性的金額取得渠道,才能夠事先以某種規(guī)范的方式將其描述和表達(dá)出來(lái)。反之,發(fā)生金額不能被事先預(yù)知,或不能被準(zhǔn)確描述的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都無(wú)法交由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)處理。
三、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置是一項(xiàng)一次定義、多次反復(fù)應(yīng)用的一勞永逸的初始化工作,憑證模板建立以后,相關(guān)參數(shù)可不再調(diào)整,或只在業(yè)務(wù)變化以及會(huì)計(jì)核算方法變更時(shí)作少量修改即可。如果會(huì)計(jì)人員能巧用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能,煩瑣的憑證輸入環(huán)節(jié)的瓶頸現(xiàn)象將大大緩解。在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理中,通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成記賬憑證具有明顯的優(yōu)勢(shì)。
1.加快期末業(yè)務(wù)處理速度
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證由系統(tǒng)自動(dòng)生成,省去了處理過(guò)程中逐項(xiàng)輸入憑證要素內(nèi)容的手續(xù),大大提高了生成憑證的速度,使期末轉(zhuǎn)賬與結(jié)賬有機(jī)會(huì)趕在業(yè)務(wù)結(jié)束的當(dāng)時(shí)快速地完成。雖然少數(shù)憑證在生成過(guò)程中需要用戶(hù)的干預(yù),如輸入期末匯率、分配結(jié)轉(zhuǎn)比率等等,但這些參數(shù)一般由軟件即時(shí)提示,其錄入方式也比較單一,通常不影響期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的處理速度。
2.提高記賬憑證的正確率
在信息化系統(tǒng)中,由手工錄入的憑證,可能因?yàn)楣ぷ魇杪?、疲勞、判斷失誤等原因而出錯(cuò),而由系統(tǒng)根據(jù)事先定義的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板所生成的憑證,其中多數(shù)要素內(nèi)容已事先確定而不再有出錯(cuò)機(jī)會(huì),唯一可能出錯(cuò)的是根據(jù)用戶(hù)描述臨時(shí)生成的憑證金額。由于金額來(lái)源于軟件系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫(kù),因?yàn)檐浖旧硎遣粫?huì)出錯(cuò)的,只要定義的憑證模板中的參數(shù)是正確的,則所生成的記賬憑證就必定正確。所以,自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證具有較高的正確性保障。
3.保障會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的完整性
需要在期末進(jìn)行處理的業(yè)務(wù)比較多,而且比較雜,若用戶(hù)對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)整體不熟悉,則很容易出現(xiàn)遺漏、錯(cuò)轉(zhuǎn)等情況,其中任意一筆業(yè)務(wù)的疏漏都將影響最終業(yè)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。而自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的應(yīng)用,將業(yè)務(wù)交由系統(tǒng)內(nèi)部程序來(lái)控制,期末業(yè)務(wù)處理可以嚴(yán)格按順序逐筆進(jìn)行,不再存在因操作疏忽而遺漏業(yè)務(wù)處理項(xiàng)目的可能性。
四、轉(zhuǎn)賬金額的來(lái)源渠道及其表示方式
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的重點(diǎn)與難點(diǎn)均體現(xiàn)于轉(zhuǎn)賬金額的設(shè)置。通常,專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)賬憑證(如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、材料成本差異結(jié)轉(zhuǎn)等)的金額由程序內(nèi)置算法確定,用戶(hù)不能閱讀更無(wú)法更改其金額來(lái)源方式。而更多的轉(zhuǎn)賬憑證是以自定義的方式由用戶(hù)設(shè)置的,金額來(lái)源公式也由用戶(hù)來(lái)設(shè)定。常見(jiàn)的幾種轉(zhuǎn)賬方式中,金額來(lái)源主要有以下種類(lèi):
1.來(lái)源于賬戶(hù)余額
按余額結(jié)轉(zhuǎn)是最為常見(jiàn)也是最易理解的一種結(jié)轉(zhuǎn)方式,一般情況下,制造費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等都是直接按照各該科目的當(dāng)前余額來(lái)轉(zhuǎn)賬的,結(jié)轉(zhuǎn)后轉(zhuǎn)出科目的余額都被清零。在實(shí)際應(yīng)用中,所謂的對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)實(shí)際上就是一種直接把一個(gè)科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)至另一個(gè)(或一組)科目的結(jié)轉(zhuǎn)方式。在自定義轉(zhuǎn)賬結(jié)轉(zhuǎn)中,通常也在公式設(shè)置中用到提取科目余額的函數(shù)。
科目余額在不同時(shí)期有不同的含義,在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬以及報(bào)表指標(biāo)取數(shù)公式設(shè)置中,余額是指業(yè)務(wù)處理到這一步驟時(shí)的即時(shí)余額,有時(shí)也稱(chēng)為當(dāng)前余額。比如,通常所言“期末應(yīng)將制造費(fèi)用余額結(jié)轉(zhuǎn)至生產(chǎn)成本”,這里所稱(chēng)的余額就是指結(jié)轉(zhuǎn)前余額。為此,在轉(zhuǎn)賬設(shè)置中所稱(chēng)的余額,不能與通常所說(shuō)的期末余額相混淆。
圖1是用友軟件對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證設(shè)置界面,系統(tǒng)將轉(zhuǎn)入科目與轉(zhuǎn)出科目分布在不同區(qū)域來(lái)進(jìn)行定義,其中轉(zhuǎn)出科目只有一個(gè),且按當(dāng)前余額全額轉(zhuǎn)出,而轉(zhuǎn)入科目允許有多個(gè),可以由用戶(hù)設(shè)置各轉(zhuǎn)入科目的轉(zhuǎn)入金額比例。
2.預(yù)先確定的常數(shù)
少數(shù)轉(zhuǎn)賬憑證在每一會(huì)計(jì)期間的發(fā)生額都是相等的,如按平均分?jǐn)偟墓潭ㄙY產(chǎn)改良支出費(fèi)用、個(gè)別認(rèn)定的無(wú)形資產(chǎn)攤銷(xiāo)費(fèi)用等,這些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)每一期所需編制的結(jié)轉(zhuǎn)憑證,不僅科目完全相同,金額也完全一樣。所以,在定義轉(zhuǎn)賬憑證模板時(shí),只要在金額欄輸入一個(gè)常數(shù)即可。個(gè)別軟件(如用友)允許在自定義轉(zhuǎn)賬憑證金額公式向?qū)гO(shè)置過(guò)程中,在金額公式欄輸入一個(gè)常數(shù),并可將這一常數(shù)與繼續(xù)錄入的其他函數(shù)共同構(gòu)成更為復(fù)雜的金額來(lái)源公式。
3.通過(guò)鍵盤(pán)輸入
有些憑證的金額或用以計(jì)算金額的各運(yùn)算項(xiàng)的數(shù)額,或來(lái)源于系統(tǒng)外部,或客觀上無(wú)法通過(guò)自動(dòng)計(jì)算的方式獲得,比如期末匯率、按面積分?jǐn)傋赓U費(fèi)等,用戶(hù)在定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證時(shí),往往將金額來(lái)源定義為鍵盤(pán)輸入,系統(tǒng)在生成憑證的過(guò)程中,遇有需要鍵盤(pán)輸入的數(shù)據(jù)時(shí),會(huì)自動(dòng)暫停,提示并等待用戶(hù)輸入數(shù)據(jù)。目前許多通用軟件還采用另外一種常數(shù)輸入模式,即由用戶(hù)直接在生成的憑證中修改輸入手工計(jì)算得出的金額。用友、金蝶等軟件均默認(rèn)了對(duì)常數(shù)進(jìn)行任意修改的鍵盤(pán)輸入方式。
4.取自專(zhuān)項(xiàng)核算系統(tǒng)的運(yùn)算結(jié)果
大多數(shù)外部結(jié)轉(zhuǎn)憑證的金額都是由相關(guān)子系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算得出的。比如在工資薪酬管理系統(tǒng)中,軟件根據(jù)用戶(hù)輸入的工資項(xiàng)目數(shù)據(jù)計(jì)算出應(yīng)付工資額和實(shí)發(fā)工資額,按指定項(xiàng)目合計(jì)數(shù)(或扣除指定項(xiàng)目數(shù)額后的計(jì)提基數(shù))以及設(shè)定的計(jì)提比例計(jì)算出福利費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等計(jì)提費(fèi)用額。在此需要用戶(hù)操作的主要是指定運(yùn)算基數(shù)(含蓋項(xiàng)目或扣除項(xiàng)目)、計(jì)提比例、觸發(fā)條件等參數(shù),而計(jì)算公式與運(yùn)算過(guò)程則由系統(tǒng)內(nèi)置功能來(lái)完成。
圖3是用友軟件工資薪酬模塊的費(fèi)用分?jǐn)傇O(shè)置界面,在完成分?jǐn)傤?lèi)型、分?jǐn)偙壤脑O(shè)置后,系統(tǒng)將打開(kāi)憑證主體內(nèi)容設(shè)置窗口,由用戶(hù)定義摘要、科目、借貸方向等要素,而金額則由分?jǐn)偙壤c之前設(shè)置的分?jǐn)傄罁?jù)兩個(gè)參數(shù)運(yùn)算得出。
5.生成于用戶(hù)公式計(jì)算結(jié)果
在自定義轉(zhuǎn)賬憑證的設(shè)置中,一般由用戶(hù)根據(jù)軟件提供的公式設(shè)置功能,直接編輯并錄入金額來(lái)源公式。在所有金額錄入方式中,這種金額來(lái)源方式的表達(dá)功能最強(qiáng),應(yīng)用也最為靈活。
金額公式有嚴(yán)格的語(yǔ)法規(guī)則,這些規(guī)則由軟件內(nèi)置規(guī)范來(lái)約定,不同軟件的語(yǔ)法規(guī)則所表現(xiàn)的靈活性以及掌控的復(fù)雜性也各不相同。例如,企業(yè)購(gòu)入的某項(xiàng)土地使用權(quán)(核算科目代碼為170101)總計(jì)600000元,需在五年內(nèi)平均分?jǐn)?則將金額公式描述為“取無(wú)形資產(chǎn)——某土地使用權(quán)科目余額的六十分之一”,為此,在不同的軟件中需填入的金額公式如表1所示:
為方便用戶(hù)正確設(shè)置自定義轉(zhuǎn)賬憑證,幾乎所有通用軟件都支持引導(dǎo)輸入方式生成金額公式。例如在金蝶軟件自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置中,當(dāng)選擇轉(zhuǎn)賬方式為“按公式轉(zhuǎn)出”并通過(guò)“獲取”命令調(diào)用的引導(dǎo)輸入編輯界面時(shí),能夠由用戶(hù)自由運(yùn)用的有賬上取數(shù)、表間取數(shù)、運(yùn)算函數(shù)、日期段取數(shù)和通配符取數(shù)等多種取數(shù)設(shè)置功能。
五、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能應(yīng)用的一般技巧
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的正確運(yùn)用,建立在用戶(hù)對(duì)這一功能的正確理解基礎(chǔ)之上。所以,用戶(hù)在利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)用特別注意以下問(wèn)題:
1.自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證需進(jìn)行與手工憑證相同的后續(xù)處理
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證與手工填制憑證的區(qū)別,只在于憑證產(chǎn)生方式的不同,這些憑證后續(xù)審核、過(guò)賬等操作的步驟與規(guī)則,與手工填制憑證是完全一樣的。在賬簿輸出與內(nèi)部表單處理環(huán)節(jié),除了個(gè)別軟件采用專(zhuān)用類(lèi)別名稱(chēng)外,機(jī)制憑證并不在其中留下其他特別的痕跡。
2.轉(zhuǎn)賬前須將所有業(yè)務(wù)登記入賬
多數(shù)賬務(wù)函數(shù)是從基本賬表文件中提取數(shù)據(jù)的,而賬表文件只針對(duì)已記賬的憑證進(jìn)行更新,所以未記賬憑證的數(shù)據(jù)不會(huì)出現(xiàn)在賬表文件中,因此賬務(wù)函數(shù)無(wú)法提取未入賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)。所以,當(dāng)自動(dòng)取數(shù)公式所指向的內(nèi)容中包含有未入賬憑證時(shí),所生成的自動(dòng)憑證很可能是錯(cuò)誤的。因此,當(dāng)月末集中利用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能生成憑證時(shí),一定要逐張生成并立即審核登賬。
由于憑證制單人和審核人不能為同一用戶(hù),在單機(jī)操作環(huán)境下,可能需要頻繁更換操作員以便完成生成憑證、審核憑證、記賬等操作。對(duì)此,少數(shù)軟件采取了變通處理方法,如金蝶軟件在自動(dòng)轉(zhuǎn)憑證定義頁(yè)面安置了一個(gè)“包含本期未過(guò)賬憑證”的選項(xiàng),用戶(hù)可以將其設(shè)置為“包含”,則系統(tǒng)在生成這一憑證時(shí)會(huì)自動(dòng)將未入賬的相關(guān)數(shù)據(jù)加計(jì)在內(nèi)。這一處理避免了頻繁更換操作員的麻煩,使自動(dòng)記賬憑證能連續(xù)編制,一氣呵成。
3.注意期末業(yè)務(wù)的處理順序
期末業(yè)務(wù)是相互關(guān)聯(lián)、互相銜接的,業(yè)務(wù)處理有嚴(yán)格的順序,用戶(hù)必須保證讓系統(tǒng)按順序生成轉(zhuǎn)賬憑證。例如,用戶(hù)定義了結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本、計(jì)算匯兌損益、結(jié)轉(zhuǎn)期間損益、計(jì)提所得稅費(fèi)用、結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費(fèi)用五張自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證,那么因?yàn)殇N(xiāo)售成本、匯兌損益是期間損益的一部分,所以一定要先生成這兩張憑證并記賬后,才能生成結(jié)轉(zhuǎn)期間損益的憑證;又因?yàn)橐罁?jù)本期利潤(rùn)計(jì)提所得稅費(fèi)用,所以一定要先生成結(jié)轉(zhuǎn)期間損益的憑證并記賬后,才能生成計(jì)提所得稅費(fèi)用的憑證;而因?yàn)橛辛怂枚愘M(fèi)用后才能將其結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤(rùn),所以一定要先生成計(jì)提所得稅費(fèi)用的憑證并記賬后,才能生成結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費(fèi)用的憑證。故此,這五張憑證的生成順序應(yīng)該是結(jié)轉(zhuǎn)銷(xiāo)售成本、計(jì)算匯兌損益(此二者無(wú)先后順序)、結(jié)轉(zhuǎn)期間損益、計(jì)提所得稅費(fèi)用、結(jié)轉(zhuǎn)所得稅費(fèi)用。并且,應(yīng)在前一張憑證審核記賬后才生成后一張憑證。
4.掌握系統(tǒng)的自動(dòng)明細(xì)匹配規(guī)則
有些軟件允許用戶(hù)在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義中使用非末級(jí)科目,而由系統(tǒng)來(lái)自動(dòng)處理憑證的明細(xì)數(shù)據(jù),這類(lèi)處理很可能有其獨(dú)特的規(guī)則。通常,系統(tǒng)將未指定末級(jí)科目或輔助項(xiàng)目的科目所擁有的下級(jí)科目或輔助項(xiàng)目數(shù)據(jù),逐一結(jié)轉(zhuǎn)至憑證中的對(duì)應(yīng)科目;或者,在借貸雙方均為非末級(jí)科目情況下,自動(dòng)匹配下級(jí)科目或輔助項(xiàng)目并結(jié)轉(zhuǎn)相應(yīng)數(shù)額。例如,在用友軟件中,進(jìn)行銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn)時(shí),可只指定庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本這三個(gè)一級(jí)科目,而忽略其下級(jí)科目結(jié)構(gòu),但要求這三個(gè)科目的下級(jí)科目結(jié)構(gòu)必須相同,軟件會(huì)自動(dòng)匹配明細(xì)科目并按對(duì)應(yīng)關(guān)系一一予以結(jié)轉(zhuǎn)。
5.控制自動(dòng)轉(zhuǎn)賬運(yùn)行的次數(shù)
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證中,專(zhuān)項(xiàng)設(shè)置功能(如匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn))通常能自動(dòng)控制一個(gè)會(huì)計(jì)期內(nèi)被調(diào)用的次數(shù),一般不會(huì)出現(xiàn)多次重復(fù)制證的情況。但大多數(shù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板是可以在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)被重復(fù)使用的。用戶(hù)必須留意期末結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)處理的次序,防止跳躍進(jìn)程或重復(fù)進(jìn)程而出現(xiàn)漏記、重記等錯(cuò)誤。
六、提高自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功效的若干策略
財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用過(guò)程,始終伴隨著對(duì)軟件功能的深入理解與創(chuàng)造性發(fā)揮,而對(duì)于初次應(yīng)用軟件的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的用戶(hù),更應(yīng)注意做好以下幾方面的工作:
1.加深自動(dòng)轉(zhuǎn)賬屬性研究,選擇使用最佳轉(zhuǎn)賬類(lèi)型
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的類(lèi)型多,適用性也比較廣,有的轉(zhuǎn)賬方式能夠處理多種類(lèi)型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),也有的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)適合于多種轉(zhuǎn)賬方式來(lái)處理。為此,用戶(hù)在選擇轉(zhuǎn)賬類(lèi)型時(shí),一定要對(duì)轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)與轉(zhuǎn)賬類(lèi)型進(jìn)行認(rèn)真的分析與比對(duì),既使設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證模板保持簡(jiǎn)捷、正確,又要使其有一定的可調(diào)整性。例如,對(duì)于制造費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù),既可以選擇自定義結(jié)轉(zhuǎn)方式,也可以應(yīng)用對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)方式,兩者相比,對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的初始設(shè)置更簡(jiǎn)單一些,但對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的轉(zhuǎn)出科目只能是一個(gè),隨著明細(xì)科目(費(fèi)用項(xiàng)目)的增加,需設(shè)置的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)量也將動(dòng)態(tài)遞增,而自定義結(jié)轉(zhuǎn)盡管在初始設(shè)置時(shí)比對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)稍煩瑣些,但它將業(yè)務(wù)歸集在一張憑證中進(jìn)行處理,這比分散處理更規(guī)范,更便于查詢(xún)和分析。究竟選擇簡(jiǎn)潔還是取舍方便,就要看用戶(hù)的經(jīng)驗(yàn)了。
2.熟練使用兩種金額公式設(shè)置方式
金額公式的定義有兩種方式,一種是直接輸入,這需要用戶(hù)熟練掌握公式編輯的詳細(xì)的語(yǔ)法規(guī)則。另一種是引導(dǎo)輸入,用戶(hù)只需知道金額來(lái)源的渠道,在引導(dǎo)界面選擇或輸入相關(guān)參數(shù)后,由系統(tǒng)自動(dòng)生成金額來(lái)源(函數(shù))公式。日常應(yīng)用中,一般以引導(dǎo)方式由系統(tǒng)生成主要函數(shù),以手工補(bǔ)充方式修正其中的運(yùn)算項(xiàng)和常數(shù)項(xiàng)。
3.科學(xué)設(shè)置科目體系,合理利用輔助功能
高效使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的前提是建立科學(xué)、合理的會(huì)計(jì)科目體系。會(huì)計(jì)科目一般包括一級(jí)科目(總賬科目)和明細(xì)科目,在會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)中,應(yīng)盡可能減少明細(xì)科目,而通過(guò)使用輔助核算功能來(lái)解決多層次核算問(wèn)題。比如對(duì)于應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)科目,應(yīng)盡量采用往來(lái)輔助核算模式,而對(duì)于管理費(fèi)用、銷(xiāo)售費(fèi)用、在建工程等成本費(fèi)用科目,則宜使用通用項(xiàng)目輔助核算模式。輔助核算不僅能減少業(yè)務(wù)處理工作量,增加輔助數(shù)據(jù)處理與報(bào)告功能,而且,在對(duì)科目進(jìn)行一次性定義后,不必進(jìn)行后續(xù)修改即能適應(yīng)輔助項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)變化,從而減輕自動(dòng)轉(zhuǎn)賬設(shè)置工作負(fù)擔(dān),提高轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)處理的工作效率。
4.加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義有一定的技術(shù)含量,其中可能出現(xiàn)的問(wèn)題有一定的隱蔽性,會(huì)計(jì)人員往往不容易發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)賬設(shè)置中的一些隱含的錯(cuò)誤。所以,自動(dòng)轉(zhuǎn)賬對(duì)會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有較高的要求。會(huì)計(jì)人員不僅要熟悉本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),還必須能夠熟練運(yùn)用軟件系統(tǒng)的函數(shù),能正確解析業(yè)務(wù)指標(biāo),并能靈活定義轉(zhuǎn)賬公式。只有對(duì)業(yè)務(wù)與軟件規(guī)則兩方面都熟悉的操作員,才能在企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)變化時(shí)正確進(jìn)行轉(zhuǎn)賬設(shè)置的調(diào)整,也才能保證自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的憑證的準(zhǔn)確無(wú)誤。否則,因?yàn)檗D(zhuǎn)賬定義偏差導(dǎo)致的錯(cuò)誤,很可能將長(zhǎng)時(shí)間影響所生成憑證及其相關(guān)賬表的真實(shí)性與正確性。
主要參考文獻(xiàn)
[1]谷茂春.淺議會(huì)計(jì)電算化的期末業(yè)務(wù)處理.甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào).2006.12.68—69
[2]呂志明.會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能分析.財(cái)會(huì)月刊.2008.12.58—59
[3]張鳳新.期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能應(yīng)增加“臨時(shí)輸入”取數(shù)來(lái)源.中國(guó)管理信息化.2007.9.17
[4]付得一.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng).北京.清華大學(xué)出版社.2006.51—53
