隨著電子計算機和網(wǎng)絡技術的發(fā)展,以ERP為核心的企業(yè)管理信息化在我國得到了蓬勃的發(fā)展。ERP系統(tǒng)的核心是在企業(yè)內部通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)對整個供應鏈的有效管理,把市場的信息、產(chǎn)品的設計、物料的采購、生產(chǎn)計劃、財務、營銷、統(tǒng)計分析等各環(huán)節(jié)集成優(yōu)化管理,在企業(yè)內部形成資源共享,實現(xiàn)企業(yè)資源的最佳配置和利用。一個有效的ERP系統(tǒng)在設計時則把財務管理放在企業(yè)管理的首位,要求各部分與之相關的正在或預計發(fā)生的經(jīng)濟活動信息,例如企業(yè)采購定單、銷售計劃、管理費用等,都對財會部門透明。同時,要求將相關的工作或控制流程,按一定的程序儲存于計算機,做到準確、規(guī)范、及時、全面,并通過企業(yè)各個環(huán)節(jié)的計算機網(wǎng)絡進行即時傳輸。因此,ERP的出現(xiàn),使企業(yè)實現(xiàn)了對物流、資金流和信息流的實時反映和監(jiān)控,為企業(yè)的會計信息系統(tǒng)提供了大量的實時會計信息,從而使相關單據(jù)的實時傳遞、相關數(shù)據(jù)的實時處理、相關信息的實時披露成為可能。為此會計控制必須適應這種變化,有必要研究ERP環(huán)境下的會計控制,完成從傳統(tǒng)會計控制向會計實時控制的飛躍。
一、ERP環(huán)境下會計實時控制的理論分析
(一)會計控制理論
會計控制系統(tǒng)是由全體員工共同實施的,針對企業(yè)價值運動而建立的開放型監(jiān)控體系。會計控制是指通過會計工作和利用會計信息對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動所進行的指揮、調節(jié)、約束和促進等活動,以使企業(yè)實現(xiàn)效益最大化的目標,是內部控制的核心,貫穿了內部控制發(fā)展的全過程。內部會計控制的方法主要包括不相容職務相互分離控制、授權批準控制、會計系統(tǒng)控制、預算控制、財產(chǎn)保全控制、風險控制、內部報告控制、電子信息技術控制等。
(二)ERP環(huán)境下的會計實時信息系統(tǒng)
我們知道,實時并非指完全消除時間差,而是我們所追求的一種最有效的會計信息處理境界。在這種狀態(tài)下,將盡可能減少由于時間的推移而造成的信息減值,在信息的有效期內實現(xiàn)信息的獲取、處理和應用。這種理想境界單純靠計算機及網(wǎng)絡等技術手段是難以實現(xiàn)的,歸根到底還要借助于企業(yè)管理手段的提升和企業(yè)業(yè)務流程的改進。傳統(tǒng)會計在會計信息披露上存在一定的滯后性,會計分期作為傳統(tǒng)會計的權宜之計,在新的技術經(jīng)濟條件下,已演變成為束縛實時會計發(fā)展的僵硬假設。但是ERP系統(tǒng)則是以企業(yè)的業(yè)務流程為中心來組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的,根據(jù)企業(yè)的物流、資金流、信息流的連續(xù)運動和反饋來設計,突破傳統(tǒng)按職能領域劃分的界限,實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務流程的統(tǒng)一。ERP系統(tǒng)的核心是對企業(yè)資源進行合理的配置和利用,但系統(tǒng)設計時把企業(yè)的財務會計管理放在了企業(yè)管理的首位。系統(tǒng)設計要求各部門與會計相關的信息都對財會部門透明,例如企業(yè)采購定單、企業(yè)銷售計劃、管理費用預算等,不再是經(jīng)濟活動已經(jīng)發(fā)生后再傳遞信息,而是在經(jīng)濟活動發(fā)生的當時就傳遞會計信息,同時將預計發(fā)生的經(jīng)濟活動信息也都及時傳遞到財會部門。這樣,使得會計信息的處理從事后過渡到現(xiàn)實或事中的處理,以及對未來信息的處理,從而為企業(yè)財會部門及時報告企業(yè)資金運用情況、籌集和調度資金、提出企業(yè)經(jīng)營決策建議提供基礎數(shù)據(jù)。
(三)會計實時信息基礎上的會計實時控制
會計信息系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)的有機組成部分,是ERP的核心,但會計信息系統(tǒng)不是專門作為一個系統(tǒng)開發(fā)的,而是與企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、人事、管理等子系統(tǒng)之間的緊密結合,系統(tǒng)之間是相互融合的。同時會計系統(tǒng)又集財務會計、管理會計及成本會計三者于一體,體現(xiàn)了計劃、控制和預測、決策的思想,會計子系統(tǒng)向有關的信息使用者傳遞了需要的信息。這一管理系統(tǒng)為會計實時控制理論的出現(xiàn)提供了可能,同時也要求傳統(tǒng)會計控制理論適應管理方式的改變,發(fā)展為實時控制。一個實時會計控制系統(tǒng),首先要求該組織機構運作的所有環(huán)節(jié)必須與會計控制系統(tǒng)是緊密聯(lián)系的;其次,要求該組織機構運作的所有過程變化都必須實時迅速反映到會計控制系統(tǒng)內;最后,要求財務會計處理結果必須盡快反饋給會計信息的各種需求者,反饋給企業(yè)各級管理者,使其能夠迅速作出決策和反應,改善業(yè)務和管理,提高績效。會計實時控制理論是體現(xiàn)信息時代特征的一種新的控制理論,它不僅僅是會計控制內涵和外延的擴充,而且是對傳統(tǒng)控制理論的發(fā)展和創(chuàng)新。ERP系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)結構的統(tǒng)一實現(xiàn)了各個不同模塊的實時傳遞,從而將整個系統(tǒng)集成為一個統(tǒng)一的有機整體,實現(xiàn)供應鏈上各個環(huán)節(jié)的信息高度統(tǒng)一,實時反映了企業(yè)的運營狀況,為管理決策提供了及時準確的信息,便于及時作出調整。在ERP系統(tǒng)中,會計控制系統(tǒng)不僅反映貨幣計量信息,還反映非貨幣信息。
二、 企業(yè)ERP環(huán)境下會計實時控制的實現(xiàn)
北京 企業(yè)是一家以白色電器為主導產(chǎn)品的家用電器生產(chǎn)銷售中型企業(yè)。自2002年創(chuàng)建至今,一直保持著高速發(fā)展的增長態(tài)勢,目前產(chǎn)品除了已遍布全市以外,在周邊省市也有了越來越多的用戶。 企業(yè)高層管理者認為,要實現(xiàn)企業(yè)管理信息化,提高企業(yè)管理水平,就必須開發(fā)一套適合企業(yè)自身發(fā)展特點、企業(yè)管理人員易掌握和接受的ERP管理軟件。企業(yè)在走訪了一些應用ERP軟件的企業(yè)之后,對接觸的多家軟件產(chǎn)品進行綜合比較,最終選用了用友面向中小企業(yè)的用友ERP-U8軟件,該軟件憑著成熟完善以及用友良好的技術服務優(yōu)勢,贏得了 企業(yè)的首肯。通過對相關業(yè)務流程的再造,實現(xiàn)企業(yè)內外資源的優(yōu)化配置,實現(xiàn)信息流、物流、資金流與業(yè)務流的有機集成,全面提升企業(yè)競爭能力,確保企業(yè)在規(guī)模不斷擴大和業(yè)務迅速發(fā)展的過程中保持堅實的管理基礎,在與同行業(yè)激烈的競爭中處于不敗之地。
(一)實施前的準備
1.制定戰(zhàn)略目標
建立以會計控制系統(tǒng)為重心的管理信息系統(tǒng),通過對經(jīng)營活動全過程的控制,實現(xiàn)提高企業(yè)經(jīng)營效率和效益的目標。
2.制定實施戰(zhàn)術
在全企業(yè)范圍內,對信息系統(tǒng)相關的部門進行一次全面的業(yè)務流程、管理方法和制度執(zhí)行情況的調研。采用集中控制模式,利用計算機網(wǎng)絡將經(jīng)營活動全過程信息集成起來,實現(xiàn)信息的集成和共享。構建最佳財務業(yè)務一體化流程,利用信息對采購、入庫、付款、出庫、銷售、財務等形成的物流、資金流等進行控制,協(xié)同企業(yè)各個部門有序、高效的運作。合理配置企業(yè)資源,最大限度地發(fā)揮會計控制的作用。通過會計控制,達到合理利用采購資金,降低采購和庫存成本,提高資金周轉率等,保證企業(yè)經(jīng)營效率和效益的提高。
(二)ERP資源配置
1.ERP應用架構配置
經(jīng)過慎重考慮, 企業(yè)選擇了B/S技術支持實時集中應用結構,根據(jù)企業(yè)管理和規(guī)模的需要配置了45個客戶端,通過網(wǎng)絡將企業(yè)各個部門連接在一起,實現(xiàn)信息集成和信息共享。
2.軟件資源配置
為了實現(xiàn)對企業(yè)經(jīng)營活動全過程進行實時控制,按照探測器和控制器資源配置的原則,配置了財務、采購、庫存、成本、銷售、基礎數(shù)據(jù)、領導查詢與分析等功能模塊。
(三)ERP環(huán)境下的會計業(yè)務流程
該企業(yè)原有會計手工核算流程在信息時代已經(jīng)無法滿足企業(yè)管理和控制的需要,因此,必須站在網(wǎng)絡環(huán)境下,利用信息技術不斷改變和完善業(yè)務流程,努力實現(xiàn)“信息集成,集中管理”,做到一張原始憑證一次錄入,業(yè)務核算、分析統(tǒng)計、會計核算等全部自動完成,充分發(fā)揮網(wǎng)絡和信息技術的優(yōu)勢,支持事前計劃、事中控制、事后分析。因此, 企業(yè)管理者通過分析、調研之后構建的財務業(yè)務一體流程如圖1所示。
(四)ERP環(huán)境下會計實時控制的設計與方式
按照網(wǎng)絡環(huán)境下會計控制理論,很多會計控制方法是依據(jù)控制準則進行的,結構化控制準則越多,實施剛性控制的時機越多,控制效率和質量就越高。因此,當流程設計好之后,會計人員應該盡量多選擇控制點,并設計控制準則。 企業(yè)管理者很重視預算管理的重要性,在預算的執(zhí)行過程中,事中控制需要及時掌握預算執(zhí)行情況,將實際發(fā)生數(shù)與預算數(shù)之間的差異反饋給相關部門,根據(jù)反饋信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動進行調整。但在手工環(huán)境下,由于時間、距離的限制,企業(yè)無法得到實時動態(tài)的預算實際數(shù)據(jù),預算控制大多在事后進行,不能達到實時控制的效果。而這種事后層層匯總的實際數(shù)據(jù)已經(jīng)失去了與預算數(shù)對比的意義,很多企業(yè)的預算管理只是形同虛設,沒有真正起到控制作用。在企業(yè)經(jīng)營活動過程中,當一項活動或事件發(fā)生時,通過預算數(shù)與實際數(shù)進行對比,找出差異,分析問題,然后通過信息反饋,對經(jīng)營活動過程進行實時控制。通過實證研究得知,企業(yè)基本預算控制規(guī)則至少有三類:第一類,一般情況下,制定了預算就要嚴格按照預算進行控制,當實際發(fā)生額累計數(shù)與本次發(fā)生的實際數(shù)之和大于預算數(shù),那么該事件不允許通過。第二類,當實際發(fā)生額累計數(shù)與本次發(fā)生的實際數(shù)之和大于預算數(shù),那么只能按兩者的差額處理該事件。第三類,有些特殊的事件,或者預算數(shù)制定時有問題,當這種事件發(fā)生時,仍然需要將實際累計發(fā)生數(shù)和本次實際發(fā)生數(shù)之和與預算數(shù)進行對比,提交分析報告,將該事件提交上級主管審批。例如, 企業(yè)各個部門的差旅費用都實行了預算管理,當某部門報銷差旅費時,分析器根據(jù)ERP系統(tǒng)中的控制準則如果實施剛性控制,那么嚴格按照準則實施控制,即如果實際差旅費大于預算數(shù),計算機將毫無情面地拒絕此項事件的發(fā)生,報銷單據(jù)永遠無法進入系統(tǒng),該事件被拒絕通過;如果在預算范圍內,允許報銷。如果實施柔性控制,那么嚴格按照準則實施控制,即如果實際差旅費大于預算數(shù),則按照其權限報銷差額;否則,通過電話或電子郵件將該事件提交給上級主管部門審批,通過修改控制標準或者特殊處理,不斷調整偏差,最終實現(xiàn)對該事件的實時控制。實際上,隨著ERP環(huán)境下會計控制系統(tǒng)應用的不斷深入,將企業(yè)財會人員從繁雜的勞動中解脫出來,可以不斷創(chuàng)新、制定新的控制規(guī)則;同時,將這些新的規(guī)則轉換成控制準則,嵌入會計控制系統(tǒng),從而不斷提高企業(yè)經(jīng)營活動的效率和質量。
(五)系統(tǒng)運行效果評價
目前, 企業(yè)ERP系統(tǒng)已運行了快兩年,系統(tǒng)狀態(tài)一直穩(wěn)定良好?？梢哉f,正是ERP系統(tǒng)的導入,使企業(yè)變成了一個能進行實時業(yè)務處理、實時信息反饋、實時會計控制、實時市場響應的“實時企業(yè)”。不但在財務、銷售、生產(chǎn)、采購及倉庫業(yè)務管理方面實現(xiàn)了信息化和集成化,而且使企業(yè)的作業(yè)流程和崗位職能達到了最佳的規(guī)范和優(yōu)化。
總之,北京 企業(yè)通過ERP項目的成功實施,建立了實時集中控制模式,實現(xiàn)了信息的流暢傳遞,消滅了信息孤島,使得該企業(yè)在經(jīng)營活動過程中對資金控制、成本控制、提高信息傳遞速度和質量、財務與業(yè)務協(xié)同等方面取得了顯著的成效,促進了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
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