2007年1月16日,財(cái)政部、教育部印發(fā)《關(guān)于“十一五”期間進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的若干意見》中規(guī)定:“高等學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)財(cái)務(wù)管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化,充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一核算和實(shí)時監(jiān)控,提高財(cái)務(wù)管理水平和會計(jì)信息質(zhì)量。高等學(xué)校應(yīng)逐步改變傳統(tǒng)的資金收付方式,借助銀行卡、網(wǎng)上銀行等先進(jìn)手段,大力推進(jìn)資金收支業(yè)務(wù)的電子劃轉(zhuǎn),最大限度地減少現(xiàn)金流動”。規(guī)定對高校的財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算工作提出了更高的要求。隨著部門預(yù)算、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支兩條線管理等財(cái)政體制改革的不斷深入,高校規(guī)模不斷擴(kuò)大,高校資源日益增加,高校財(cái)務(wù)環(huán)境也日趨復(fù)雜。高校傳統(tǒng)的資金結(jié)算方式已滯后于高校財(cái)務(wù)管理工作。如何借助發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù),通過網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)與會計(jì)電算化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫對接實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金報銷,減少現(xiàn)金流,規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險,提高財(cái)務(wù)工作效率,已經(jīng)成為各高校急需研究的重要課題。蘇州大學(xué)自1991年實(shí)施會計(jì)電算化,邁出了會計(jì)信息化的第一步。之后,學(xué)校以會計(jì)電算化為平臺,不斷進(jìn)行無現(xiàn)金結(jié)算改革,先后在教工工資和學(xué)生補(bǔ)助發(fā)放、學(xué)生學(xué)費(fèi)收繳、校園“一卡通”、零星收費(fèi)、“報賬通”無現(xiàn)金報賬等方面實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算,尤其是“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)在國內(nèi)屬首創(chuàng)。
一、“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的研發(fā)背景
(一)現(xiàn)金安全問題凸現(xiàn)
1.現(xiàn)金流量日益增加。隨著學(xué)校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展,蘇州大學(xué)教育事業(yè)經(jīng)費(fèi)不斷增加,2004年教育事業(yè)經(jīng)費(fèi)達(dá)5.4億元,全年庫存現(xiàn)金流量2.72億元;2005年教育事業(yè)經(jīng)費(fèi)達(dá)6.3億元,全年庫存現(xiàn)金流量3.30億元,現(xiàn)金流量較上年增長21.32%;2006年教育事業(yè)經(jīng)費(fèi)達(dá)6.9億元,新校區(qū)建設(shè)貸款資金14.33億元,日均現(xiàn)金流量達(dá)幾十萬元?，F(xiàn)金出納崗位風(fēng)險巨大,財(cái)務(wù)工作面臨如何降低出納崗位風(fēng)險,確?，F(xiàn)金收付安全問題。
2.多校區(qū)辦學(xué)現(xiàn)金問題。2005年8月,學(xué)校正式啟用新校區(qū),隨著8個學(xué)院1.5萬名師生入住新校區(qū),學(xué)校要求財(cái)務(wù)處在新校區(qū)設(shè)立報銷點(diǎn)。由于學(xué)校只有一套印鑒章,首先面臨如何解決新校區(qū)每天現(xiàn)金備用金及現(xiàn)金安全問題,其次,轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)也無法及時辦理,影響了教學(xué)和科研的開展。
(二)財(cái)務(wù)人員緊缺
學(xué)校核定財(cái)務(wù)處編制數(shù)為32人,與同規(guī)模高校相比,校財(cái)務(wù)人員較少,在學(xué)校教育事業(yè)費(fèi)日益增長及多校區(qū)辦學(xué)的情況下,財(cái)務(wù)人員編制數(shù)與需求數(shù)的矛盾日益突出,如何合理設(shè)置崗位,提高財(cái)務(wù)人員工作效率,節(jié)省人力資源,成為財(cái)務(wù)部門面臨的現(xiàn)實(shí)問題。
隨著銀行網(wǎng)銀支付系統(tǒng)及公務(wù)卡的推行,許多高校利用銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)、公務(wù)卡來實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算,規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險,但數(shù)據(jù)需二次輸入,會增加財(cái)務(wù)人員的工作量,為了使數(shù)據(jù)不重復(fù)錄入,提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,節(jié)省財(cái)務(wù)人員的勞動力,只要學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)直接無縫對接,使各項(xiàng)付款業(yè)務(wù)不需二次錄入,就能完成學(xué)校銀行賬戶與其他單位或個人銀行卡之間的資金劃轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算。2005年初,校財(cái)務(wù)處、交通銀行、上海復(fù)旦天翼公司三家單位合作,經(jīng)過反復(fù)論證,研發(fā)、完成了“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的開發(fā)。2005年該系統(tǒng)在新校區(qū)試行,2006年在本部全面推開。
二、“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)功能及特點(diǎn)
“報賬通”系統(tǒng)主要依托學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行網(wǎng)銀支付系統(tǒng)完成付款,財(cái)務(wù)審核人員憑用戶名和密碼登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng),編制記賬憑證后交出納員,出納員憑鑰匙盤和密碼登錄“報賬通”系統(tǒng),核對每筆付款業(yè)務(wù)的相關(guān)信息,按記賬憑證編號實(shí)施支付,從而完成學(xué)校銀行賬戶與其他單位或個人銀行卡之間的資金劃轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金支付。由于記賬憑證編號的唯一性,避免了該系統(tǒng)發(fā)生重復(fù)付款的可能。若審核、出納人員各司其職,相互配合,實(shí)時處理報銷業(yè)務(wù),則每筆付款業(yè)務(wù)由單位賬戶支付到同行個人賬戶只需5分鐘就能完成。
與傳統(tǒng)網(wǎng)銀支付系統(tǒng)相比,“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)具有以下特點(diǎn):
(一)有效整合了兩個系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程
由于學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)是兩套獨(dú)立的系統(tǒng),各個系統(tǒng)都有一套完整獨(dú)立的業(yè)務(wù)流程,而這些業(yè)務(wù)流程之間又存在著密切的聯(lián)系。傳統(tǒng)網(wǎng)銀支付系統(tǒng)要求有數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)復(fù)核的環(huán)節(jié),學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)中也有同樣的環(huán)節(jié),在“報賬通”系統(tǒng)下,對重復(fù)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行了有效的整合,使得兩個環(huán)節(jié)只要一次操作,就能夠完成兩個系統(tǒng)的全部業(yè)務(wù)流程。
(二)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享,保證了數(shù)據(jù)的一致性
學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存在大量重復(fù)的數(shù)據(jù)信息,通過“報賬通”系統(tǒng),可以把財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動提交給網(wǎng)銀支付服務(wù)器,既減少了二次錄入工作量,又規(guī)避了因二次錄入而產(chǎn)生的差錯,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享,保證了網(wǎng)銀支付系統(tǒng)提交的電子數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。
三、“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)
(一)規(guī)避了現(xiàn)金風(fēng)險
在實(shí)施無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)之前,學(xué)校每天現(xiàn)金流量高達(dá)數(shù)十萬元。在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,報銷款通過無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)直接轉(zhuǎn)入個人銀行卡,現(xiàn)金收款業(yè)務(wù)通過POS機(jī)刷卡轉(zhuǎn)賬收取,收、付款業(yè)務(wù)都不涉及現(xiàn)金,實(shí)現(xiàn)了零庫存現(xiàn)金核算、管理,徹底避免了現(xiàn)金保管和周轉(zhuǎn)過程中不可預(yù)見的風(fēng)險,確保了現(xiàn)金安全。
(二)保證了付款信息準(zhǔn)確
每筆付款業(yè)務(wù)先由審核人員登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)填制記賬憑證,再由出納人員登錄“報賬通”系統(tǒng),根據(jù)復(fù)核后的記賬憑證,按憑證號核對付款金額、用戶名、卡號及開戶行等付款信息,核對無誤后進(jìn)行支付操作。這樣,一筆業(yè)務(wù)經(jīng)過兩人核對,避免了現(xiàn)金付款時,只有出納一人付款操作可能帶來的差錯,確保了付款信息準(zhǔn)確無誤。
(三)極大提高了工作效率
首先,在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,每日終了無需盤點(diǎn)庫存現(xiàn)金。其次,銀行出納人員可以隨時從無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)中下載標(biāo)準(zhǔn)格式的對賬單,導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)的銀行對賬模塊實(shí)現(xiàn)自動對賬,從而減輕工作量。再次,“報賬通”系統(tǒng)付款信息只需審核人員一次錄入,如對個人報銷業(yè)務(wù),審核人員可直接從工資系統(tǒng)中獲取收款人和卡號等信息;對單位付款業(yè)務(wù),第一次發(fā)生支付業(yè)務(wù)時,審核人員要將該收款單位的戶名、開戶行及賬號完整輸入財(cái)務(wù)系統(tǒng)中,以后發(fā)生同一單位轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)時,只要輸入其單位全稱或賬號,財(cái)務(wù)系統(tǒng)就會自動跳出相關(guān)信息,減少了錄入工作量,大大提高了工作效率。
(四)加強(qiáng)了內(nèi)部會計(jì)控制
銀企端通訊機(jī)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)有很好的內(nèi)控機(jī)制,分別設(shè)置專用鑰匙盤及系統(tǒng)口令。鑰匙盤和系統(tǒng)口令兩者缺一不可,否則將無法進(jìn)入財(cái)務(wù)無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)。每個操作人員都有USBKEY客戶證書和各自的操作密碼,操作指令系統(tǒng)中都留有記錄,安全可靠。出納付款時無法修改付款信息,發(fā)現(xiàn)信息有誤只能提請?jiān)瓕徍巳藛T修改,進(jìn)一步加強(qiáng)了內(nèi)部會計(jì)控制,確保了網(wǎng)上資金的安全。
(五)提升了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量
在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,報銷人員只需將原始單據(jù)交財(cái)務(wù)審核人員錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng),通過財(cái)務(wù)處內(nèi)部傳遞,出納人員將報銷款直接付到報銷人卡上,節(jié)省了教職工二次排隊(duì)等候時間,如果教職工開通了手機(jī)“銀信通”業(yè)務(wù),就能通過短信及時了解報銷款的到賬時間、到賬金額以及信用卡余額。安全、方便、快捷的支付手段,為教職工提供了更好的服務(wù)渠道,提升了服務(wù)質(zhì)量。
(六)有利于科學(xué)設(shè)置財(cái)務(wù)崗位
在無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)下,財(cái)務(wù)崗位設(shè)置可在不違背內(nèi)控制度的前提下,進(jìn)一步優(yōu)化崗位設(shè)置,減少崗位間的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié),提高工作效率。如可以不設(shè)現(xiàn)金出納崗,銀行收款兼收入審核崗,銀行付款兼復(fù)核崗等。各個學(xué)校可根據(jù)實(shí)際情況,合理設(shè)置出納崗、審核崗、復(fù)核崗,明確各崗位的工作職責(zé),從而提高全處的工作效率,提升財(cái)務(wù)管理水平。
四、實(shí)施無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)的體會
(一)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)支持是無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)實(shí)施的前提
每一項(xiàng)改革措施的出臺,都會有個讓人接受的過程,一開始實(shí)施無現(xiàn)金報賬時,人們習(xí)慣于報銷后拿到現(xiàn)金,當(dāng)看不到現(xiàn)金貨幣后,心里總感到不踏實(shí),于是會想出各種理由反映到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層,若得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持,改革就很難推行。蘇州大學(xué)在實(shí)施無現(xiàn)金報賬過程中,得到了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持,校領(lǐng)導(dǎo)帶頭使用無現(xiàn)金結(jié)算方式,有力地促進(jìn)了這項(xiàng)新型支付方式的順利實(shí)現(xiàn)。
(二)選擇合作銀行是實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金報賬的關(guān)鍵
無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)與銀行網(wǎng)銀系統(tǒng)的直接對接,因此,一定要選擇一家網(wǎng)銀技術(shù)較強(qiáng)的銀行,確保系統(tǒng)安全對接,實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算。同時,為方便教職工報銷款能及時付到個人信用卡上,一般應(yīng)選擇教職工工資卡所屬銀行作為合作伙伴,而且,該行應(yīng)在學(xué)校各校區(qū)內(nèi)設(shè)有服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)或ATM機(jī),方便教職工及時取款或繳款。如蘇州大學(xué)學(xué)校財(cái)務(wù)處辦公地附近就有銀行服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)和ATM機(jī),銀行服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)還承擔(dān)了學(xué)校零星解款業(yè)務(wù)。
(三)做好宣傳和服務(wù)工作是實(shí)施無現(xiàn)金報賬的保障
在實(shí)施無現(xiàn)金報賬前,先利用校園網(wǎng)進(jìn)行廣泛的宣傳,宣傳實(shí)施無現(xiàn)金報賬的意義及具體運(yùn)行方案,同時,在啟用初期,經(jīng)常有教職工忘記帶卡,財(cái)務(wù)處隨時提供查詢卡號服務(wù),讓廣大教職工親身體會到方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),保證無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)得以順利實(shí)施。各個學(xué)?？梢愿鶕?jù)實(shí)際情況,廣泛做好實(shí)施前的宣傳工作,在實(shí)踐中不斷地完善無現(xiàn)金報賬系統(tǒng),為廣大教職工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(四)以無現(xiàn)金報賬為契機(jī),不斷探索財(cái)務(wù)核算新模式
目前,因條件限制,?！皥筚~通”系統(tǒng)還不包括國庫支付系統(tǒng)的業(yè)務(wù)。2010年年初,財(cái)務(wù)處積極與省財(cái)政廳聯(lián)系,設(shè)想將國庫支付系統(tǒng)納入“報賬通”系統(tǒng),充分發(fā)揮無現(xiàn)金結(jié)算優(yōu)勢,減少數(shù)據(jù)二次錄入,全面實(shí)現(xiàn)審核一次錄入、出納核對付款。同時正在研發(fā)將銀行公務(wù)卡結(jié)算納入“報賬通”系統(tǒng),進(jìn)一步擴(kuò)大無現(xiàn)金報賬范圍,實(shí)現(xiàn)縱向延伸管理。
(五)進(jìn)一步探索財(cái)務(wù)服務(wù)途徑,創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理理念
蘇州大學(xué)“報賬通”系統(tǒng)已實(shí)行了三年多,整個工作運(yùn)行良好,全校師生普遍滿意。為了進(jìn)一步提高服務(wù)水平,財(cái)務(wù)處利用“報賬通”系統(tǒng)這個平臺,推出“預(yù)約報銷”服務(wù)模式,報銷人員只需通過網(wǎng)絡(luò)提供必要的信息,報銷單據(jù)“打包”后送交財(cái)務(wù)處即可完成報銷業(yè)務(wù)。從而為廣大教職工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù),進(jìn)一步縮短了教職工報銷時間,提高了報銷效率。
總之,開發(fā)無現(xiàn)金報賬系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算,是高校財(cái)會電算化的發(fā)展趨勢,對創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理手段、提高財(cái)務(wù)工作效率,避免現(xiàn)金保管和流通過程中不可預(yù)見的風(fēng)險,提高財(cái)務(wù)管理水平有著積極的意義。我們將以“報賬通”無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)為契機(jī),進(jìn)一步推進(jìn)財(cái)務(wù)管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理理念,不斷提高財(cái)務(wù)管理水平。
