所謂會計(jì)電算化,是指在會計(jì)實(shí)務(wù)中,以當(dāng)代電子技術(shù)以及信息技術(shù)等電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要操作手段進(jìn)行會計(jì)工作,是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會計(jì)信息系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化,使傳統(tǒng)的手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?jì)信息系統(tǒng)。會計(jì)電算化是會計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命,它不僅是會計(jì)發(fā)展的需要,而且是經(jīng)濟(jì)和科技對會計(jì)工作提出的要求。
一、我國會計(jì)電算化中存在的問題
1.復(fù)合人才的缺乏,電算化會計(jì)人員整體素質(zhì)有待提高
之于會計(jì)電算化,它不僅要求操作人員具有會計(jì)的專業(yè)知識,還要求操作人員具有一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識,這就需要對會計(jì)人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)相關(guān)知識培訓(xùn)。
第一、計(jì)算機(jī)培訓(xùn)教材老化。由于當(dāng)前科技發(fā)展迅猛,計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代以及計(jì)算機(jī)技術(shù)也是以目不暇接的速度更新變化著。然而,在現(xiàn)如今市場上的計(jì)算機(jī)教材,大都是前幾年出版的,知識老舊,對實(shí)際操作的指導(dǎo)意義不強(qiáng)。即使是最近出版的也是原先教材的翻新出版,這樣的教材不僅不能達(dá)到會計(jì)電算化的要求,甚至還會導(dǎo)致會計(jì)電算化發(fā)展滯后。
第二、會計(jì)人員知識不全面,缺乏對會計(jì)人員的再培訓(xùn)和定期考核。相對于傳統(tǒng)的手工會計(jì),會計(jì)電算化是人機(jī)結(jié)合的系統(tǒng),財(cái)務(wù)人員不僅要掌握財(cái)務(wù)知識還要對計(jì)算機(jī)的硬件以及軟件都要有一定的了解。目前在我國,這種既是會計(jì)專業(yè)的同時(shí)又兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)技術(shù)的人才還有很大的缺口,然而對這方面的人才培養(yǎng)還需要相當(dāng)長一段時(shí)間。
2.會計(jì)電算化涉及范圍的局限:缺少具有管理功能的會計(jì)軟件
我們可以到會計(jì)軟件市場上走一走,發(fā)現(xiàn)我國的會計(jì)電算化軟件種類十分繁多,然而,這些品種滿目的的軟件它們在功能上基本上沒有差別。但是,在我國經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的要求下,無論是企業(yè)單位還是使用單位,它們最終都是要市場化的,所以,企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策時(shí),必須依賴其對市場的預(yù)測,況且在對事物進(jìn)行決策與執(zhí)行的過程中必須進(jìn)行全面控制,之后還要進(jìn)行核算分析,這些都需要與之相對應(yīng)的會計(jì)管理軟件來完成。專業(yè)化管理軟件的缺乏無疑會影響會計(jì)電算化的發(fā)展。
從這種意義上來講,完整意義上的會計(jì)電算化并不是利用計(jì)算機(jī)對會計(jì)工作簡單的進(jìn)行操作,而是將財(cái)務(wù)會計(jì)電算化與管理會計(jì)電算化相整合在一起,使二者有機(jī)結(jié)合。這不僅使財(cái)務(wù)會計(jì)記賬、算賬為管理會計(jì)提供資料,而且使管理會計(jì)可以將資料充分利用;更使管理會計(jì)獲得來自于財(cái)務(wù)會計(jì)基本信息以外的其他相關(guān)信息,為管理提供更全面、更具體的信息。
3.會計(jì)軟件不能及時(shí)升級換代,軟件安全性、保密性差
第一、在當(dāng)前不少企業(yè)中,相對于計(jì)算機(jī)的硬件而言,計(jì)算機(jī)的軟件系統(tǒng)還是比較古老的。目前。企業(yè)中相當(dāng)一部分人沒有正確的理解會計(jì)點(diǎn)算化的真正意義,僅僅認(rèn)為會計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)記賬代替手動記賬,只重視對于其計(jì)算機(jī)硬件進(jìn)行更新而無視于會計(jì)軟件的升級,使得會計(jì)軟件跟不上現(xiàn)實(shí)操作的需要。
第二、有的企業(yè)雖然對會計(jì)軟件進(jìn)行不斷的更新,其企業(yè)應(yīng)用的軟件也是最新版的,但是對于計(jì)算機(jī)的安全性卻關(guān)注甚少,導(dǎo)致會計(jì)信息泄露,對企業(yè)的發(fā)展形成障礙。
4.內(nèi)控制度不夠健全,電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱
會計(jì)電算化雖然在很大程度上減輕了會計(jì)人員的工作量,但同時(shí)也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。而目前,我國建立在手工操作條件下的會計(jì)基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足,一些中小企業(yè)內(nèi)部控制也不是十分完善。實(shí)施會計(jì)電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。目前,不少單位沒有嚴(yán)密的管理制度或有章不循,使得會計(jì)電算化不能正常健康運(yùn)轉(zhuǎn)。由于基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就出現(xiàn)了一些問題,導(dǎo)致手工與計(jì)算機(jī)并行時(shí)間過長,增加了會計(jì)人員的工作量。
二、會計(jì)電算化對會計(jì)內(nèi)部控制的影響
1.內(nèi)部控制形式的變化
第一、由于會計(jì)電算化采用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),使得在傳統(tǒng)手工會計(jì)下進(jìn)行的一些內(nèi)部控制措施顯得有些多余,甚至已經(jīng)沒有必要再進(jìn)行這方面的控制了;
第二、在實(shí)施會計(jì)電算化后,原先的傳統(tǒng)手工會計(jì)下進(jìn)行的一些內(nèi)部控制被計(jì)算機(jī)的內(nèi)部控制所自動化。
第三、在會計(jì)電算化系統(tǒng)中,不僅存在著人工進(jìn)行的內(nèi)部控制,還存在著計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行的內(nèi)部控制,它們二者之間是相結(jié)合的。
2.內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化
由于會計(jì)電算化將計(jì)算機(jī)技術(shù)也引入了會計(jì)操作實(shí)務(wù)中,使得對計(jì)算的控制也加入了會計(jì)內(nèi)部控制中,例如對計(jì)算機(jī)病毒的防治、對計(jì)算機(jī)硬件的維修、對計(jì)算機(jī)軟件的分析、程序的編制、操作人員的維護(hù)、信息介質(zhì)的維護(hù)、信息安全的保障、系統(tǒng)維護(hù)人員的道德責(zé)任等等問題都加入到了會計(jì)內(nèi)部控制的內(nèi)容中。
3.內(nèi)部控制重點(diǎn)的變化
傳統(tǒng)手工會計(jì)轉(zhuǎn)換為會計(jì)電算化后,進(jìn)行會計(jì)財(cái)務(wù)工作時(shí)的數(shù)據(jù)都將來源于數(shù)據(jù)庫,在會計(jì)操作中,如果出現(xiàn)對計(jì)算機(jī)的操作不當(dāng),不但會使數(shù)據(jù)輸出發(fā)生錯(cuò)誤,還會導(dǎo)致計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到損害。
所以,在會計(jì)電算化后,在整個(gè)會計(jì)電算化業(yè)務(wù)中,對數(shù)據(jù)輸入操作不當(dāng)?shù)目刂茖⑹亲钪匾目刂骗h(huán)節(jié)。
4.信息存儲介質(zhì)的變化
由于在會計(jì)電算化中,會計(jì)操作主要是通過計(jì)算機(jī)來完成,信息的存儲大都是通過磁性介質(zhì)來予以保存的。然而當(dāng)磁性介質(zhì)受潮、受熱、被磁化、彎曲后都會使介質(zhì)損壞,導(dǎo)致信息丟失,所以,在對信息系統(tǒng)的資料進(jìn)行保存時(shí)也要進(jìn)行必要的控制,以免發(fā)生不必要的風(fēng)險(xiǎn)。
5.會計(jì)網(wǎng)絡(luò)化帶來的新問題
第一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,大量的會計(jì)信息通過開放的互聯(lián)網(wǎng)傳遞,很難保證其真實(shí)性與完整性。
第二、互聯(lián)網(wǎng)的開放特性,給一些非善意訪問者以可乘之機(jī)。
第三、計(jì)算機(jī)病毒的猖獗也為互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)帶來更大的風(fēng)險(xiǎn)。
三、加強(qiáng)會計(jì)電算化管理以完善內(nèi)部控制的措施
1.嚴(yán)格機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制
會計(jì)核算軟件正式使用后,對原有會計(jì)機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整,針對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會計(jì)崗位和電算化會計(jì)崗位?；緯?jì)崗位可包括會計(jì)主管、出納、會計(jì)核算、稽核、會計(jì)檔案管理等工作崗位;電算化會計(jì)崗位包括直接管理、操作、計(jì)算機(jī)維修及會計(jì)軟件系統(tǒng)維護(hù)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。
2.嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)
操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù)。操作程序控制主要通過制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來實(shí)現(xiàn)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé),操作程序和注意事項(xiàng),并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志,規(guī)定資料備份及機(jī)器的使用規(guī)范,規(guī)定軟碟專用以防病毒感染。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)。
3.建立計(jì)算機(jī)房管理制度
實(shí)行電算化以后,設(shè)立計(jì)算機(jī)房的主要目的是:給計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)機(jī)器設(shè)備;防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房,保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和資料的安全。具體措施包括:
第一、對進(jìn)入機(jī)房內(nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查。
第二、保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。如機(jī)房防火規(guī)定等。
第三、保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行的措施。如機(jī)房防潮、防磁等方面的規(guī)定等。
第四、會計(jì)資料和會計(jì)軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在計(jì)算機(jī)上玩電腦游戲等規(guī)定。
第五、修改會計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會計(jì)核算軟件的修改需報(bào)經(jīng)單位總會計(jì)師批準(zhǔn)等。
4.建立健全的檔案管理制度
這些檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證,存儲會計(jì)資料和程序的軟碟及其他存儲介質(zhì);系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的各種文檔及其他會計(jì)資料。檔案管理的功能是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。檔案管理一般通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn),通常包括:
第一、存檔的手續(xù),必須有會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。
第二、各種安全保證措施,如備份軟碟應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方。
第三、采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。
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