摘 要: ERP系統(tǒng)是一個(gè)財(cái)務(wù)會計(jì)導(dǎo)向的全面企業(yè)集成系統(tǒng)，管理整個(gè)供需鏈，權(quán)衡供需鏈上各個(gè)實(shí)體的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對制造、財(cái)務(wù)、客戶、分銷和供應(yīng)商的業(yè)務(wù)流程管理。實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)管理模式逐步向以IT技術(shù)為基礎(chǔ)的供應(yīng)鏈管理模式轉(zhuǎn)變，其優(yōu)勢顯而易見。本文將主要從ERP加強(qiáng)工廠內(nèi)部會計(jì)控制這個(gè)角度來進(jìn)行闡述。
關(guān)鍵詞：ERP 內(nèi)部控制 業(yè)務(wù)流程
一、利用ERP加強(qiáng)工廠內(nèi)部會計(jì)控制的必要性
(一)加強(qiáng)內(nèi)部會計(jì)控制制度的建設(shè)是貫徹《會計(jì)法》，強(qiáng)化內(nèi)部管理的重要措施，由于技術(shù)條件的限制，工廠現(xiàn)有會計(jì)控制存在一定的局限，主要是通過人工操作、現(xiàn)場檢查等手段實(shí)施內(nèi)控。僅依靠這些傳統(tǒng)的手段無法滿足內(nèi)控的要求:
1、控制效率低下。在相互制約、相互核對、監(jiān)督檢查等重要措施實(shí)施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作。由于現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營內(nèi)容廣泛、地理分布遼闊，信息處理量非常大。如果采用傳統(tǒng)手段，不僅速度慢而且交易成本高、花費(fèi)大。由于工作效率和經(jīng)濟(jì)效率低下必然造成企業(yè)內(nèi)控制度流于形式。
2、難以避免主觀因素的影響?，F(xiàn)代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念，但在制度的制定和執(zhí)行過程中小能忽視人性的弱點(diǎn)。通過人工進(jìn)行內(nèi)控難以逾越兩個(gè)障礙:1.人情障礙。我國社會有重視人情關(guān)系的文化傳統(tǒng)，在對關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制中，難免發(fā)生由于控制人“抹不開面子、邁不開人情”而喪失原則的情況。2.素質(zhì)障礙。員工在內(nèi)控程序執(zhí)行過程中，由于生理、心理?xiàng)l件的限制，難免發(fā)生錯(cuò)誤或疏漏。
二、利用ERP加強(qiáng)工廠內(nèi)部會計(jì)控制的意義
(一)優(yōu)化了核心業(yè)務(wù)流程，規(guī)范了管理。 通過實(shí)施了ERP，不但能快速準(zhǔn)確地處理大量信息，而目克服了許多手工管理隨意性大、計(jì)劃性差等無法克服的困難，改變了原有的手工管理模式。利用企業(yè)積累的經(jīng)驗(yàn)，初步實(shí)行了知識管理，較好地實(shí)現(xiàn)了全廠資源的優(yōu)化配置。如庫存管理，通過詳細(xì)分析測算，確定了系統(tǒng)中庫存的最大量和最小量，制定合理庫存計(jì)劃，運(yùn)用預(yù)警機(jī)制，通過系統(tǒng)集成倉庫事務(wù)處理，自動生成采購計(jì)劃，既可以有效降低庫存，減少庫存資金，加快資金周轉(zhuǎn)，又能保證正常的生產(chǎn)經(jīng)營需要。
（二）建立了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)平臺，降低了數(shù)據(jù)成本，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。形成了較為準(zhǔn)確的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)資料。這些靜態(tài)的數(shù)據(jù)和生產(chǎn)經(jīng)營過程的動態(tài)數(shù)據(jù)(如采購合同、庫存記錄、
細(xì)錄任務(wù)等)通過系統(tǒng)的集成,一點(diǎn)錄入，多點(diǎn)聯(lián)動，既有效的減少了由于數(shù)出多門而造成的數(shù)據(jù)失真情況，又做到了在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時(shí)，降低了數(shù)據(jù)的獲取成本，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的高度集成。
（三）強(qiáng)化了成本費(fèi)用控制職能。 利用ERP系統(tǒng)可對企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)各流程中的每個(gè)環(huán)節(jié)的成本變化情況進(jìn)行跟蹤，每個(gè)工序、每個(gè)環(huán)節(jié)要產(chǎn)生增值，系統(tǒng)就立即動態(tài)地進(jìn)行成本滾動，可實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)成本費(fèi)用按月、按單位進(jìn)行分析控制。各單位可以通過運(yùn)行報(bào)表，適時(shí)地了解掌握本單位在任何時(shí)間段所發(fā)生的各項(xiàng)成本費(fèi)用情況，使成本費(fèi)用可以得到有效的控制，從而提高工廠的經(jīng)營管理水平。
（四）為提高財(cái)務(wù)工作效率莫定基礎(chǔ)。 通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)與分銷和制造系統(tǒng)高度集成，所有銷產(chǎn)供的數(shù)據(jù)都直接從銷產(chǎn)供的業(yè)務(wù)活動輸入到財(cái)務(wù)成本系統(tǒng)中來，無須人工重復(fù)錄入。各種事務(wù)處理所發(fā)生的原始憑證都是在業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)自動生成、自動編制記錄憑證，并自動登錄過賬。保證了資金流、物流的同步及數(shù)據(jù)的一致性，從而提高財(cái)務(wù)工作效率，井可運(yùn)用從系統(tǒng)中得到的資金和成本信息，加強(qiáng)財(cái)務(wù)分析，為決策者提供及時(shí)的、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，用于指導(dǎo)和控制生產(chǎn)經(jīng)營活動。
（五）實(shí)現(xiàn)績效監(jiān)控動態(tài)化。 ERP的應(yīng)用可為企業(yè)提供豐富的管理信息，我們利用這些信息資源設(shè)計(jì)了一套動態(tài)績效監(jiān)控體系，可以對生產(chǎn)過程的車間任務(wù)、庫存、成本、質(zhì)量檢查、更換率、超發(fā)料等情況進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和監(jiān)控，獲取適時(shí)的信息，可以幫助管理人員及時(shí)地解決和處理在生產(chǎn)過程中所出現(xiàn)的各種問題，以提高工廠的生產(chǎn)管理水平。
財(cái)政部在《規(guī)范》中要求:內(nèi)部會計(jì)控制應(yīng)當(dāng)涵蓋單位內(nèi)部涉及會計(jì)工作的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位，并應(yīng)針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)，落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)的管理范圍，抓《規(guī)范》的控制要求草本相襯，利用ERP系統(tǒng)可以在產(chǎn)、供、銷等各個(gè)環(huán)節(jié)采取措施，實(shí)現(xiàn)對人、財(cái)、物的全面控制。
利用ERP系統(tǒng)，采用信息化手段進(jìn)行內(nèi)控?？梢杂行浹a(bǔ)現(xiàn)有人工會計(jì)控制的缺陷。一方面，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息處理和傳輸工作，可以極大地提高工作效率；另一方面，通過軟件系統(tǒng)實(shí)施控制，可以克服人為因素的干擾，做到一絲小茍、鐵面無私。
三、利用ERP加強(qiáng)工廠內(nèi)部會計(jì)控制的方案設(shè)計(jì)
(一)事前控制。在系統(tǒng)中主要可采取以下預(yù)防措施:
1、預(yù)算控制。將企業(yè)的整體目標(biāo)分解為具體的控制項(xiàng)目和明確的控制標(biāo)準(zhǔn)，井落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)自動將實(shí)際情況，預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行比較，對不符合目標(biāo)的業(yè)務(wù)操作進(jìn)行否決或提高授權(quán)機(jī)構(gòu)決策。
2、授權(quán)控制。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任，設(shè)置每個(gè)員工對系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對信息的查詢范圍。系統(tǒng)將保證企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動均是由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行。 通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀性，克服控制過程中的人情障礙，保證相關(guān)政策得到嚴(yán)格的執(zhí)行。
（二）事中控制主要是對操作程序進(jìn)行控制。通過系統(tǒng)可以進(jìn)行以下程序控制： 會計(jì)系統(tǒng)控制。主要可以在以下幾個(gè)方面采取措施:
1、會計(jì)科目。通過設(shè)置一套名稱準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、歸類繁簡適度的會計(jì)科目，規(guī)范會計(jì)核算過程，方便監(jiān)管信息的提取；
2、財(cái)務(wù)政策。由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，自動完成折舊計(jì)提、費(fèi)用攤銷等工作，杜絕利用相關(guān)政策人為調(diào)節(jié)會計(jì)利潤的現(xiàn)象；
3、會計(jì)報(bào)表。利用取數(shù)公式，直接根據(jù)會計(jì)賬簿生成會計(jì)報(bào)表，保證報(bào)表數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。 通過系統(tǒng)進(jìn)行事中控制，可以有效控制在制度執(zhí)行過程中，人為因素帶來的各種隨意性、欺騙性，提高內(nèi)控的穩(wěn)定性、可靠性。
（三）事后控制。在系統(tǒng)中主要可采取以下檢查措施：
1、數(shù)據(jù)核對。系統(tǒng)可自動核對內(nèi)部外部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，并把異常情況及時(shí)提交給相關(guān)的監(jiān)控部門。其中，內(nèi)部核對是指在各個(gè)子系統(tǒng)之間的核對，如財(cái)務(wù)部門記錄的往來款項(xiàng)是否與銷售部門實(shí)現(xiàn)的銷售情況相符，財(cái)務(wù)部門掌握的庫存變動是否與物管部門實(shí)際的出入庫情況相符等等；外部核對是指通過接口將系統(tǒng)數(shù)據(jù)與外部數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，如通過電子對賬單核對企業(yè)收付的資金是臺，銀行記錄相符。
2、風(fēng)險(xiǎn)評估。根據(jù)企業(yè)面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，如籌資風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等，設(shè)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)模型，井轉(zhuǎn)化成具體的控制項(xiàng)目及風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)。系統(tǒng)可定期搜集相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)模型，還原成企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)狀況，生成風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告。
3、檢查計(jì)劃完成情況。系統(tǒng)可定期將企業(yè)的實(shí)際績效，計(jì)劃目標(biāo)相比較，分析各項(xiàng)具體工作的進(jìn)展情況及其變動趨勢是否符合要求。
4、檢查制度執(zhí)行情況。通過搜集整理員工的日常操作，系統(tǒng)可定期分析員工的工作內(nèi)容及行為方式是否合乎規(guī)范。 通過系統(tǒng)進(jìn)行事后控制可以確保檢查報(bào)告的客觀性、可靠性，提高檢查效率、降低檢查成本，有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)及制度執(zhí)行過程中的各項(xiàng)偏差。
從以上措施可以看出，ERP系統(tǒng)可以在提高會計(jì)信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)安全、保障制度執(zhí)行等各方面發(fā)揮作用。但是，技術(shù)不是萬能的。首先，并不是所有的控制目標(biāo)都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通過程序進(jìn)行模擬僅憑ERP系統(tǒng)不能保證萬無一失。全面、有效的內(nèi)控離不開信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合。其次，ERP系統(tǒng)只是一種工具，能否發(fā)揮作用取決于管理當(dāng)局的支持程度、系統(tǒng)使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統(tǒng)、經(jīng)營方式等環(huán)境因素。因此，只有將管理思想，信息技術(shù)較好地結(jié)合起來，才更有利于工廠加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高管理水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]黃曉清．工廠會計(jì)理論與實(shí)務(wù)．財(cái)會通訊[J]．2005年9月
[2]劉光忠．改進(jìn)我國工廠會計(jì)制度的思考．會計(jì)研究[J]．2004年2月
[3]錢梅生．我國工廠內(nèi)部會計(jì)控制的探索．立信會計(jì)高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)[J]．2005年9月
[4]蔡麗蘭．我國工廠會計(jì)研究．財(cái)務(wù)與會計(jì)[J]．2005年11月
