2011年年底，新汶礦業(yè)集團（下稱“新礦集團”）電子票據(jù)系統(tǒng)正式上線,這在煤炭行業(yè)當屬首家。由于新礦集團票據(jù)業(yè)務(wù)量大，傳統(tǒng)的紙票業(yè)務(wù)已經(jīng)無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展及集團管控的需要，因此借助信息化的力量成為必然的選擇。
作為以煤為主業(yè)的新礦集團，其信息化建設(shè)路徑必然有其行業(yè)特殊性。2003年開始，隨著集團管理理念的變革，新礦集團形成了以財務(wù)為中心、引進ERP的信息化建設(shè)思路。
與戰(zhàn)略同行
新礦集團的特殊之處體現(xiàn)在其產(chǎn)業(yè)、地域、行業(yè)多元化，因而在集團跨越式發(fā)展的過程中，不可避免地存在內(nèi)部管理多頭、資金管理分散、財務(wù)信息失真等問題。
“經(jīng)過多次嘗試、摸底，我們最終形成了既能滿足基層核算需要又能為集團領(lǐng)導(dǎo)決策支持提供服務(wù)的集中式管理系統(tǒng)，在不斷進行管理變革的同時，將信息化建設(shè)與其適應(yīng)起來，形成了以財務(wù)為中心，引進ERP理念的信息化建設(shè)思路?！币恢必撠?zé)信息化項目建設(shè)的新礦集團信息中心主任袁清國說道。
之后，新礦集團圍繞集中管控這個中心，開展了以財務(wù)管理、物資供應(yīng)、煤炭營銷三大信息系統(tǒng)的完善整合為重點的信息化建設(shè)新規(guī)劃，構(gòu)建了集中采購、集中儲備、集中配送“三集中”的管理模式。
“規(guī)劃必須是與時俱進的，在實踐中不斷修正并創(chuàng)新，我們正在搭建信息化建設(shè)軟件平臺，將涉及的人力資源、財務(wù)、煤炭銷售、物資供銷、生產(chǎn)管理等五個職能域系統(tǒng)都無縫化鏈接起來。”袁清國說，如今，我們可以隨時看到及時的采購、經(jīng)營、銷售等方面的數(shù)據(jù)，這極大地方便了管理層據(jù)此進行分析，布局發(fā)展戰(zhàn)略。
“重業(yè)務(wù)”才能“重財務(wù)”
談到信息化建設(shè)中的亮點，袁清國一再提到“業(yè)務(wù)”、“接地氣”、“資金不落地”等字眼。他說，作為煤炭企業(yè)，由于礦業(yè)公司分布廣的特殊性，各個礦的數(shù)據(jù)相互獨立，如果不站在集團的高度上對各個礦的數(shù)據(jù)進行實時查詢和監(jiān)控，數(shù)據(jù)就有會有“水分”。
“我們將集團企業(yè)的資源進行統(tǒng)一管理、監(jiān)控，并在細節(jié)上下功夫，從而實現(xiàn)各分子公司的數(shù)據(jù)的可比性和一致性?！痹鍑f。
比如，針對采購的管理，細化到采購訂單、比質(zhì)比價、收貨管理、物資分發(fā)、庫存告警查詢等，實現(xiàn)了物資申請—— —訂單—— —收貨—— —結(jié)算的跟蹤，動態(tài)掌握了各庫存的倉儲情況，及時了解物資的短缺、超儲、過期和積壓狀況。“這樣做的目的是實現(xiàn)物資在集團范圍內(nèi)的調(diào)配，減少物資占壓和浪費，減少資金的占用，同時有了更好的與供應(yīng)商談判的籌碼?！痹鍑f。
“‘接地氣’的數(shù)據(jù)，成為了財務(wù)部門編制、生成報表的依據(jù)。報表編制的主角發(fā)生了改變，從‘自下而上’到‘自上而下’，即以前是二級單位編制報表，集團審核?，F(xiàn)在是集團編制報表，二級單位無修改權(quán)限進行審核。”新礦集團財務(wù)處副處長張瑞山說，這在很大程度上避免了財務(wù)信息失真，推動了企業(yè)的透明管理。
“全局化”管理促發(fā)展
“之前,由于沒有軟件支持，新礦集團在各區(qū)域設(shè)立辦事處，由總部直接派駐財務(wù)人員，然后通過電話、傳真將財務(wù)數(shù)據(jù)傳到集團進行銀行結(jié)算?！痹瑖逭劦竭^去的狀況很是感慨。
而今，在信息化幫助下，財務(wù)實現(xiàn)了集中管理，集團公司制定的財務(wù)管理規(guī)范得到了充分的貫徹；能夠?qū)崟r準確地獲取各單位的財務(wù)信息，提高了集團對財務(wù)狀況的掌控能力，便于及時作出分析與決策。
比如，考慮到煤炭行業(yè)受市場影響相對比較小，而受地質(zhì)影響比較大，因此在一定程度上企業(yè)發(fā)展與成本不成比例。因此必須要將預(yù)算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行結(jié)合，實施全面預(yù)算，將各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)都結(jié)合起來，在預(yù)算系統(tǒng)中進行考量。
信息化作為一種管理手段，為新礦提供了高效、真實的數(shù)據(jù)，也為管理層提供了戰(zhàn)略決策的依據(jù)，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展插上了飛躍的“翅膀”。
“信息化建設(shè)沒有最好，只有更好，我們一直走在創(chuàng)新的路上?！睆埲鹕秸f。
