——聚焦內控缺陷癥
新疆《烏魯木齊晚報》2011年9月15日刊登的一則關于“財務經(jīng)理、會計、出納三人串通模仿領導簽字貪了102萬元，事發(fā)新疆兵團奎屯儲運有限公司”的報道。由此報道，引發(fā)筆者對該國企內部控制的薄弱環(huán)節(jié)及改進措施的探討。
一、公司內部控制的薄弱環(huán)節(jié)
（一）控制環(huán)境不佳
1．公司治理結構不完善
由于該公司為國有企業(yè)，組織結構為經(jīng)理負責，內部設置紀委、監(jiān)察、黨委等監(jiān)督機構，工作結果實行層層負責制，企業(yè)負責人由上級委派并對上級領導負責，行駛對國有資產(chǎn)經(jīng)營管理，形成委派管理關系。此類組織結構可能導致工作績效與國有資產(chǎn)是否保值增值安全有效相脫離、無法發(fā)揮各級員工的主人翁意識。
2．公司監(jiān)督及相關部門機構形同虛設
由于國有企業(yè)實行經(jīng)理負責制，多數(shù)國企負責人與黨委書記的崗位同時一肩挑，與紀委、監(jiān)察等監(jiān)督部門均為平行機構，相互之間存在利益糾葛，在日常監(jiān)督中既是運動員也是裁判員，即便出現(xiàn)問題，也無法行駛獨立的實質性監(jiān)督，無法形成實時監(jiān)督的有效機制。
3．管理層及業(yè)務等相關部門被完全架空
三人利用職務便利，一年的時間累計21次單獨或共同侵吞國有財產(chǎn)102萬余元，對于舞弊的大額交易事項，諸如發(fā)生22.6萬元業(yè)務招待費事件，其他部門及相關領導人均毫不知情。管理及監(jiān)督層軟弱無力，沒有履行好監(jiān)督管理層的職責，也沒有及時獲取和掌握公司經(jīng)營管理中的重大信息，直至人民檢察院查證該事件方浮出水面。
4．公司人力資源政策極差
三名財務人員惡意串通見財起意，在金錢面前不能見利思義，保持專業(yè)的注意和獨立的立場，與財務人員的職業(yè)道德標準及業(yè)務能力標準背離嚴重。業(yè)務及審計等各個部門員工及領導沒有能夠按照內部控制的規(guī)定盡職工作，其職業(yè)道德、業(yè)務能力等方面存在不足。
5．公司內部機構權限及職責分配不當
對于大額交易事項，只需兩位領導人的簽字即可，缺乏對特殊事項及大額事項的授權審批和集體決策機制。管理層對于多項職責越俎代庖，造成正常的執(zhí)行和監(jiān)督職能的混淆。
（二）控制活動無效
1．制度不執(zhí)行，導致業(yè)務活動失控
第一，按照法律規(guī)定企業(yè)分管財務的領導人應該具備財務知識，在進行報表審核時，對大額和異常事項，應該引起足夠的注意和警覺，實行實時詢問與專項檢查，將問題及早發(fā)現(xiàn)。第二，虛假裝卸費的發(fā)生其行為本身具有很多令人生疑的“虛假”內容。首先，對于給兵團奎儲提供裝卸業(yè)務的單位，兵團奎儲應與其簽訂裝卸合同，合同須載明諸如標的、結算方式、付款時間等等要素，而兵團奎儲的內部財務人員卻行駛了裝卸方應該行駛的結款權利。其次，按照規(guī)定，與供應商發(fā)生業(yè)務一般應采用銀行轉賬方式結算款項，該案中竟以現(xiàn)金方式輕松套現(xiàn)據(jù)為己有。第三，購置辦公用品，未根據(jù)入庫登記及審核相關合同條款就辦理結算業(yè)務，業(yè)務本身具有風險。
2．人員分工及授權設置不當
國有企業(yè)經(jīng)理負責，各項工作實行層層負責制，導致家長及個人作風較濃，常權利過大。在日常工作中，難以形成相互牽制，對特殊及大額事項未實行集體決議及按級審批制度，其處理結果本身具有較大風險。各項經(jīng)濟業(yè)務僅需兩位領導人及財務人員的簽字即可辦理，對相關人員的授權過大導致交易員超過授權范圍連續(xù)進行錯誤的交易。
（三）信息不對稱及溝通不暢
公司內部沒有建立及時、準確、收集、傳遞與經(jīng)營相關的內部控制信息傳導機制，沒有建立以計算機網(wǎng)絡為依托，對公司經(jīng)營活動進行收集、處理、分析和控制的全面自動化信息處理系統(tǒng)，無法確保信息在單位內部、單位與外部之間進行有效的溝通。
（四）內部監(jiān)督乏力
1．監(jiān)督機構不獨立
由于國有企業(yè)經(jīng)營機構與監(jiān)督機構實質上不具有獨立性，雖然檢查項目較多，但有時重形式不重實質，檢查流于形式。即使有問題，也可能大事化小、小事化了，最終不了了之。各個內部控制責任主體、監(jiān)管主體、政策、程序上的上述缺陷導致公司難以形成持續(xù)的實時監(jiān)督；由于監(jiān)管層的弱化，也不能對各級執(zhí)行層實現(xiàn)有效監(jiān)管。
2．監(jiān)督缺乏實質內容
公司缺乏對內部控制的執(zhí)行情況進行個別評價和持續(xù)監(jiān)控，導致內部控制制度在具體業(yè)務中沒有得到體現(xiàn)。內部監(jiān)督包括日常監(jiān)督和專項監(jiān)督；實時監(jiān)督、單獨監(jiān)督和報告監(jiān)督。該公司針對資金類等高風險的業(yè)務，缺乏定期與不定期的專項監(jiān)督，導致管控漏洞頻頻出現(xiàn)和公司重大損失發(fā)生的不良后果。
二、加強內部控制的改進措施
（一）優(yōu)化控制環(huán)境
1．企業(yè)文化，融入員工思想
領導者們必須認識到企業(yè)文化在整個企業(yè)經(jīng)營乃至整個價值鏈條中發(fā)揮的重要作用，好的企業(yè)文化能夠起到導向功能、約束功能、凝聚功能、激勵功能、輻射功能、品牌功能的六大作用。定期培訓、實時宣灌，使員工與企業(yè)形成相互依存、彼此依賴的關系，使員工與企業(yè)樹立好的價值觀，引導企業(yè)與員工茁壯成長。
2．兩權分離，激勵與監(jiān)督并進
所有權和經(jīng)營權的分離，會導致所有者更關注價值的增值和分享，希望充分參與到公司控制權和索取權的分享，經(jīng)營者更關注業(yè)績的提升，這個過程的進行主要靠公司治理將分配權限和責任、組織、發(fā)展員工的方式等等內容進行細化，這就形成了內部控制的規(guī)定前提。改善公司的組織結構，使之與經(jīng)營實際狀況相適應，組織機構更符合需求，強化各個機構部門的執(zhí)行力。
3．嚴把用人關，實行定期輪崗制
人才是關鍵，在用人選拔的各個環(huán)節(jié)中，堅決杜絕庸俗作風。堅持任人唯賢、德才兼?zhèn)洹⒁灰曂实脑瓌t，不從個人親疏、好惡、恩怨出發(fā)，不做違反原則的事；嚴格按照程序辦事，客觀、公正地選賢任能，努力創(chuàng)造野無遺賢的氛圍。對關鍵及利益牽制崗位實行定期輪崗制可以實現(xiàn)合理配置資源、規(guī)避風險。
（二）規(guī)范控制活動
1．不相容職務分離與授權審批控制
不相容職務分離的核心是內部牽制的理念。因此，企業(yè)在設計內控系統(tǒng)時，首先要確定哪些崗位與職務是不相容的；其次要確定各個機構和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機制。
2．預算與績效考核控制
嚴格執(zhí)行預算，對超預算項目，執(zhí)行特殊程序進行分析和挖掘、揭示運行本質、找出運行脈絡并理解、通過連續(xù)控制，找出預算差異本質，尋找計劃目標。定期不定期的考核指標不應僅僅包括經(jīng)營業(yè)績還應該有資產(chǎn)保值增值安全有效，制定多維度的考核指標體系、財務與非財務指標，考核人員應包括各級工作人員，實現(xiàn)全員激勵與約束結合考核制。
（三）加強信息溝通和內部監(jiān)督
除了傳統(tǒng)的溝通方式外，應建立健全覆蓋企業(yè)各個部門和各個業(yè)務環(huán)節(jié)的計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)經(jīng)營業(yè)務的物流、資金流、信息流的高度統(tǒng)一和同步流動，并通過網(wǎng)絡授權實現(xiàn)企業(yè)內外部信息充分共享，達到信息溝通無障礙。
