會計檔案是會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)物在時間維度上的積累，其所包含的會計信息內(nèi)容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整呈現(xiàn)出企業(yè)組織發(fā)展的歷史畫面，而且能為管理當(dāng)局的會計預(yù)測、決策、控制提供依據(jù)。
但是，近幾年來，會計檔案非法隱匿、銷毀的案件時有發(fā)生，許多重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件也都涉及會計檔案，在規(guī)范證券市場的過程中也發(fā)現(xiàn)不少關(guān)于會計檔案管理不善的問題，使原本就不完善的會計檔案管理體系的許多問題不斷浮出水面。如何改善會計檔案的管理，加強(qiáng)會計檔案信息資源的開發(fā)和利用，為提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)價值服務(wù)，是本文關(guān)注的焦點(diǎn)。
一、會計檔案保管工作的現(xiàn)狀
目前，大部分企業(yè)過于注重經(jīng)濟(jì)效益，忽視了會計檔案的保管工作。盡管會計檔案的作用無庸質(zhì)疑，然而在會計檔案保管的實(shí)際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，主要反映在以下一些方面：
1．會計檔案保管制度不健全
《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！钡珦?jù)筆者調(diào)查所知，多數(shù)公司除了建立健全財會等崗位人員的會計制度外，很少或根本沒有建立會計檔案的立卷、歸檔、保管查閱和銷毀等管理制度。
由于沒有建立這些制度，就會造成會計檔案管理的不規(guī)范、責(zé)任的不明確。有的公司雖設(shè)有檔案室，由公司指定專門人員管理檔案，但公司的財務(wù)部門卻自己保管會計檔案，并不向檔案室移交。有的公司并未設(shè)檔案室，所以由財務(wù)部門自己保管會計檔案，但是，在公司會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部沒有指定專人保管會計檔案。這種情況下，實(shí)際上是財務(wù)部根據(jù)分工的不同，由誰經(jīng)手的會計檔案便由誰保管，比如報表就由做報表那個會計保管，制憑證的那個會計就保管憑證等等。導(dǎo)致會計檔案被零散地保管在會計人員個人手中。
2．會計檔案隨意丟失、損毀的現(xiàn)象時有發(fā)生
這種現(xiàn)象主要發(fā)生于單位的合并、再合并。合并后原單位的會計人員由于工作內(nèi)容可能發(fā)生變更，無力談檔案保管，而新單位也因?yàn)橹匾暡粔?，?zé)任心不強(qiáng)，極易忽視對會計檔案的保管工作，容易給別有用心的人故意損毀會計檔案的機(jī)會。
3．檔案銷毀工作不及時，出現(xiàn)“儲藏式”保管
將所有會計檔案全部一并保管，但常年無人問津，不能按規(guī)定銷毀，使許多失去價值信息的會計檔案占用大量資源，造成資源浪費(fèi)。其形成原因一般是當(dāng)事的會計人員唯恐落下“不規(guī)”之嫌疑而不愿意提出銷毀建議，其他人員則有事不關(guān)已的思想，因此形成無人牽頭銷毀會計檔案的現(xiàn)狀。
二、會計檔案管理現(xiàn)狀的成因分析
會計檔案管理記錄和總結(jié)了公司的財務(wù)運(yùn)作情況和各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，利于公司對財政進(jìn)行預(yù)算，促進(jìn)公司長期平穩(wěn)發(fā)展。針對上文提到的會計檔案管理現(xiàn)狀，筆者總結(jié)了出現(xiàn)這些問題的原因。
1．對會計檔案的現(xiàn)實(shí)作用缺乏客觀認(rèn)識
其一，會計檔案涵蓋的是過去一定時期的經(jīng)濟(jì)信息，由于會計核算的繼承性和連續(xù)性，它對當(dāng)前的會計核算有不可替代的作用，對未來的財務(wù)預(yù)測和會計管理有著信息支持的作用，此外作為檔案的根本功能——憑證功能，也為企業(yè)在經(jīng)濟(jì)糾紛或反傾銷應(yīng)訴中挽回或降低損失發(fā)揮著舉足輕重的作用。而大多數(shù)企業(yè)并未意識到這點(diǎn)，認(rèn)為會計檔案只是過期的“船票”，除了外部審計和行政檢查以外，無法為企業(yè)帶來任何經(jīng)濟(jì)效益，這種短期、片面的認(rèn)識造成了會計檔案管理的混亂。
其二，缺乏面對現(xiàn)實(shí)、敢于創(chuàng)新的觀念。會計檔案管理工作本身就比較單調(diào)瑣碎，而且有的企業(yè)并沒有專職的會計檔案管理人員，更談不上對會計檔案信息的加工和增值信息的生產(chǎn)，會計檔案利用工作舉步維艱已是客觀現(xiàn)實(shí)，我們卻沒有勇氣面對，不能從主觀上查找自身存在的問題，以提高工作能力來應(yīng)對這一挑戰(zhàn)。
2．措施單一
如何做好檔案利用工作，有的企業(yè)建立了有關(guān)會計檔案的收集、整理、鑒定、保管等一系列工作規(guī)范，上述這些措施雖有一定成效，卻不能從根本上解決問題，其原因是這些措施都是只在圍繞會計檔案本身做文章。然而，會計檔案參與管理和支持決策的作用發(fā)揮并不明顯，會計檔案利用工作仍然具有巨大的挖掘潛力。這些作用的實(shí)現(xiàn)有賴于會計信息系統(tǒng)的完善、計算機(jī)信息處理技術(shù)的提高、管理層觀念的轉(zhuǎn)變以及會計人員自身素質(zhì)的提高。
三、加強(qiáng)會計檔案保管工作的優(yōu)化對策
會計檔案為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部微觀管理、提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益提供準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)。因此，必須加強(qiáng)會計檔案的保管工作。
1．優(yōu)化對會計檔案資料的收集與整理
由于會計程序執(zhí)行過程中的誤差或會計檔案管理制度的不健全，有些會計檔案資料并未按正常程序歸檔，而是散見于某些部門或個人手中。因此，對會計檔案資料的歸類整理與保管，有利于企業(yè)相關(guān)信息的長期利用。
會計檔案的整理是會計檔案管理有序化工作的開端，按會計檔案立卷模式的不同可以從以下三種思路對會計檔案進(jìn)行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度將會計檔案分類，然后以憑證、賬簿、報表、重要的經(jīng)濟(jì)合同、會議記錄、外部會計資料等類別劃分，最后按規(guī)定的保管期限再分別整理。這種思路適用于只有一個會計類型的單位，其優(yōu)點(diǎn)是簡便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-組織機(jī)構(gòu)-形式：這種思路適用于擁有多個分支核算單位的組織，它能清楚地反映會計檔案形成的部門，體現(xiàn)了會計檔案的完整性；（3）年度-會計類型-形式：如果某企業(yè)組織采取多角化經(jīng)營，存在不同的會計核算類型，選用這種思路比較恰當(dāng)，它能反映不同性質(zhì)會計活動的內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)了會計檔案的系統(tǒng)性。
2．建立健全會計檔案規(guī)章制度，開展會計檔案鑒定和銷毀工作
首先，只有建立并逐步健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、鑒定和銷毀等管理制度，才能規(guī)范會計檔案工作，明確目標(biāo)職責(zé)，使會計檔案的管理有章可循。會計部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，編制會計檔案保管清冊，并移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
其次，逐步開展鑒定和銷毀工作。對已經(jīng)到保管期限的會計憑證、賬簿等進(jìn)行鑒定，在鑒定中除按照本單位制定的規(guī)章制度外，還應(yīng)遵循會計檔案的鑒定原則。對已經(jīng)到期應(yīng)該銷毀的會計檔案，不能過于謹(jǐn)慎，當(dāng)毀則毀。
最后，可以根據(jù)企業(yè)自身的具體情況，完善會計檔案的保管設(shè)施，給會計檔案創(chuàng)造好的保管條件。
3．引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段
會計信息化的日益普及對會計檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求，建立新型財務(wù)系統(tǒng)刻不容緩。近年來，電算化財務(wù)會計檔案逐漸取代傳統(tǒng)財務(wù)會計檔案，成為檔案管理的主流。要適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就必須要發(fā)揮電算化管理的功能，并吸收傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點(diǎn)，以形成嚴(yán)肅認(rèn)真的財務(wù)會計檔案管理制度。
